文件和记录控制程序范文

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文件和记录控制程序范文

1、目的

确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2、范围

适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3、职责

3.1 各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。受控文件的会签、签收、保管、执行。

4、文件管理工作流程及说明

权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/

记录

制

定

单

位

YES

YES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文

件格式拟稿，在以权责表审核。（权责表5.3）

4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有

原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，

依权责表审核。

4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止

时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注

明废止原因。依权责表审核。文件废止后，

原文件的编号不得重复使用。受控作废文件

应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原

件加盖作废章“作废”后留存。作废文件作

为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不

可擦拭比作“打叉”标记。

4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件

是。统交由文控中心编号，编制《外来文件

记录表》，并加盖“外来文件管制”章。经编

号的外来文件，其原稿由文控中心保存。外

来文件的接受、购入视同制定，更新视同修

订，废止为不再使用。

《文

件申

请单》

《外

来文

件记

录表》

管理代部门负

4.5审核/会签权限见权责表

5.3文件制/修/废

废

审议、会签

确认

责

人

管

理

代

表

总

经

理

4.6核准权限见权责表

5.3

文控中心4.7文件编号：由文控中心依据文件编码原则进行统一编码，文件编号不应有重复的情形。

4.8文件版本编号原则参

5.4.3

相关责任单位文控中心4.9文件经会签、核准后，三天内发型。文控

中心应填写《文件发放、回收登记表》，在发

放的文件上加盖“受控文件”章，注明发分

编号，文件领用人应签收。

4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若

用电子版本发布时，有文控中心通过内部网

络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”

代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理

申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏

文件的编号以备查考。

《文

件发

放、回

收登

记表》