采购进货管理流程

采购进货管理流程

1、定义

采购管理是指计划下达、采购订单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对于采购过程中物流活动的各个环节状态要实行严密的跟踪、监督，实现公司采购活动执行过程的科学管理。

采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。包括定期采购计划（如：周、月度、季度、年度）、非定期采购计划（一般根据企业销售和生产需求产生）。最终将多元素的采购需求计划进行编制、分解，而形成采购订单。

2、采购管理的组成

（1）、采购订单管理

采购订单管理以采购单为源头，对从供应商（基地、农户）确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节经行准确的跟踪，实现全过程管理。可以更具货物情况实现不同入库，如图1-1。

直接入库（免检产品、基地供货、免检供应商…）采购流程

检验入库（一般供应商、农户供货、特殊产品…）

图1-1 采购流程

注：订单传达的方式可以直接通过电子商务系统发到供应商，实现在线采购。

（2）、收获管理

收获管理是采购结算管理中的重要环节。包括票务和价格确认（必须需要接货人员和检验人员共同签字确认），包括商品质量和损耗率、交货方式等的影响。可以在工作中根据具体情况定义规则，以适应公司的不断重组，流程不断优化的需要。

（3）、采购的原则

（1）考虑总体成本

（2）在事实和数据信息基础上进行协商（掌握协商主动权）采购原则（3）采购的终极目标是建立双赢的战略合作伙伴关系

（4）制衡——双方合作的基础

（5）根据供应商水平，选择性的下订单

3、订单（合同）及其管理

在确定了订货的品种、数量、品质、规格、目标供应商（或待选供应商）之后，配送中心采购部面对的任务是确认购买的具体条件。

在各种条件达成一致后，采购部门即可发出进货订单如图3-1所示。

图3-1 进货订单

注：该进货定单由配送中心人员出具，由主管签字确认，再由库管录入系统。并及时联系供应商。

（1）、进货订单编号

预先对每份进货订单编号，以确保日后进货订单可以被完整的保存，并能够在会计上对所有进货订单进行处理（进货订单号:JHD-2010-09-05-001)，标识为进货单-下单年月日-编号，这样便于查找、整理和统计。

（2）、进货订单检查

在采购部发出订单之前，必须由专人检查该订单是否授权（主管签字确认），以及是否经请购部门主管批准同意，以保证进货订单的有效性。

（3）、由专人复查进货订单的编制过程和内容

包括复查有关供应商的主要文件资料、数量、价格和金额的计算等等。其中价格必须根据过去的经验确定的标准或平均价格进行对比，以保证购进货订货单的正确性。如果进货订单的金额和数量比较小，可以简略一些。

（4）、收货管理

收货业务由配送加工中心的加工部根据进货订单接受商品，便于控制产品质量，办理完手续后，应该立即填写订单（一式三联，第一联给配送中心配送部，第二联留底，第三联给供货单位），以便让库管能够快速准确入库，接收时注意进货订单的送货时间、数量等，并且要标注好接货时间。在接受货物上一定要标

记供货单位，以便实现质量跟踪，进货单表格如图3-2所示。

图3-2 进货单

注：进货单由加中心人员出具，由主管签字确认，再由库管录入系统；如果是新品一定要在备注栏中标注“新品”标识。

（5）、退货管理

当收到商品出现不合格或者不满足公司标准时应拒收该商品，如果当时未发现而时候发现时，一定要及时汇报，并由加工中心技术人员检验属于非公司原因的，应由加工中心技术人员填写进货退货单，注明单位、数量、金额和退货原因，由配送加工中心主管签字确认（一式四联，第一联交财务，第二联交配送中心，第三联留底交），进货退货单如图3-3所示。

图3-3 进货退货单

注：该进货退货单由加工技术人员出具，由主管签字确认，再由库管录入系统。