档案资料整理、组卷要求内容

档案资料整理、组卷要求
一、档案资料整理、组卷标准
建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。
二、档案资料排列顺序及组成容
1．工程基建档案由五大部分组成
（1）·建设单位组卷资料
（2）·质量监督部门组卷资料
（3）·监理公司组卷资料
（4）·设计单位组卷资料
（5）·施工单位组卷资料
2．英文大写字母排列顺序
根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。
例: ·A—建设单位组卷资料
·B—质量监督部门组卷资料
·C—监理单位资料
·D—设计单位资料
·E—施工单位资料
三、该项目基建档案主要组成容
1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总）
2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总）
3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总）
4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总）
5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总）
6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总）
7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总）
8．财务器材管理（由建设单位、立卷）
四、归档组卷
整理工作包括组成案卷和编目两个过程。根据基建档案主要立卷容，归档围的顺序归档
组卷；保管期限见附表。
1·组卷的要求
组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷文件容之间的系统联系。 由文件材
料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。
2．组卷的步骤和方法
归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；
保证案卷质量。
归挡的文件材料必须达到以下质量要求：
（1）归档文件材料容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。
（2）归档文件材料准确、有效。文件材料记载的容与实际相符、图物相符。按规定已通过
了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、
注明日期。
（3）归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸、胶片、相纸、磁带记录材料等必须
质量优良。直接书写的文件；不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的
材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。
（4）统一规格，组成案卷
采用A4尺寸规格，尺寸不同的要拆置或裱补成统一幅面，一份文件页数多的，可单独
组成一个至多个案卷；页数少的文件，可多份组成一个案卷。案卷厚度至多不要超过4厘米。
图纸折叠成A4尺寸规格，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向折叠。折叠后图标露
在右下角。
（5）卷文件排列和编印页号
文字材料按工程挡案资料卷目录排列；图纸按图样目录排列。然后，逐页用阿拉伯数字
进行编号，文件材料有书写容的页面编页号（空白页面及用表说明不编号），每卷页号从“1”
开始编写；图样目录与图纸同归类，编页号。页号正面在右下角，反面在左下角，两以上小
幅面材料裱在同一页纸上，只编一个页号，重要的文件一裱一页。
卷目录、备考表、封面等立卷用表不编页号。
（6）填写案卷封面
“档案”填写档案的分类号加项目号加宽卷顺序号。
“档案馆（室）代号”填写国家给本档案馆（室）的代号。
上述各项应由接收和保管档案的档案馆（室）填写。
“案卷题名”应简明扼要，准确地概括和提示卷文件的容和形式特征；案卷题名由建设
项目名称、子项工程名称（含代号）、容、文种或载体形式（胶片、相片、录音录像带等）
组成。
案卷封面脊背上方填写工程名称，下方填写案卷顺序号。
（7）案卷的排列和序号
案卷的排列按《名称表》所示的顺序，文字在前，图纸在后，案卷的编号待案卷排列以
后，逐卷编顺序号，顺序号从“1”开始，顺序号是连续号，写在封面脊背下方，同时填到
卷目录和备考表指定的位置上。
（8）案卷装订和装袋
要求文字材料装订；图纸不装订；直接装入填好封面的档案袋。装订前要去除去文件上
的金属物，用白色的棉纱线在卷面左边1厘米处，上下分四等份打三孔装订，结头统一放在
案卷背后，要求整齐、美观、结实。
附 件：
工程档案资料容及保管期限

序号 归 档 项 目 容
保 管 期 限
主管机关 建设单位 管理单位 施工单位 设计单位
1 可行性研究
1·1 可行性研究报告 长期 永久 永久 长期
2 设计基础资料
2·1 平面测量图 永久 永久 永久
2·2 地质报告 永久 永久 永久
3 设计文件
3·1 初步设计 永久 长期 永久
3·2 施工图设计 永久 长期 永久
3·3 设计计算书 永久 长期 永久
3·4 审批材料 永久 永久 永久
4 工程管理文件
4·1 承发包合同及协议书（包括设计、施工、监理）
永久 永久 长期

4·2 招标、投标及有关租赁文件
永久 永久 长期

4·3 各种证照、开工令 永久 永久
4·4 重要的协调会与有关会议文件
永久 永久 长期 长期

4·5 工程建设大事记 长期 长期 长期 长期
4·6 工程建设监理材料 永久
5 施工文件

5·1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 长期 长期 长期

5·2 施工组织设计、施工计划、方案、工艺施工 长期 长期
5·3 设计变更通知单 长期 长期 短期 长期
5·4 原材料、构铸件出场证明施工检质鉴定报告 长期 长期 短期 长期
5·5 建筑材料试验报告 长期 长期 长期 长期
5·6 材料、零部件、设备代用审批单 长期 长期 短期 长期

5·7 土建施工定位测量、地基允许承载 永久 永久 短期 长期
力调查报告
5·8 岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久 永久 长期 长期

5·9 地址描绘图及有关说明 永久 永久 长期
5·10 水工建筑物测量及沉陷、位移等观测记录 永久 永久 短期
5·11 施工记录 长期
5·12 施工过程中的来往文件 长期 长期 短期 短期
5·13 施工大事记 短期
5·14 隐蔽工程验收记录 永久 永久 长期

5·15 单元、分部、单位工程质量检查、评定材料 长期 长期 长期 长期

5·16 交工验收记录（包括单项工程的中间验收） 长期 长期 长期 长期
5·17 施工总结、技术总结 长期 永久
5·18 竣工报告、竣工验收报告 长期 长期 长期 长期
6 竣工文件

6·1 项目竣工验收申请及竣工验收会议文件材料 永久 永久 永久 长期 长期
6·2 全部竣工图 永久 永久
6·3 项目质量评审材料 永久 永久 长期
6·4 竣工现场材料 长期 长期

6·5 竣工验收委员会会议记录 长期
6·6 竣工验收鉴定书 永久 永久 永久 长期 长期
6·7 竣工财务决算申请报告 永久 永久 长期
7 运用技术准备、试运行

7·1 技术准备计划 短期
7·2 试运行管理、技术责任制 短期

7·3 安全操作规程、事故分析报告 长期
7·4 运行记录 短期
7·5 技术培训材料 短期
8 财务器材管理
8·1 年度财务计划 长期
8·2 工程概算、预算、决算 长期 永久

8·3 固定资产清单及交接凭证 永久 永久 长期
8·4 主要消耗材料与器材移交清单 短期 短期

施工单位需完成的基建施工文件卷宗（不分先后）
1、 投标文件、合同文件、开工竣工报告、施工技术方案
2、 图纸会审纪要、施工质量技术交底卡、工作例会纪要、施工管理工作
报告，设计变更与监理工程师通知
3、 施工日志
4、 施工管理大事记、施工进度计划报表、施工进度报表、工程款划拨申
请书、工程量签证表、工程月计量申报表
5、 质量记录表（包括混凝土搅拌等）
6、 建筑材料及中间产品试验结果报告单汇总表
7、 建筑材料报验单
8、 建筑材料及中间产品质量评定表（包括砂、粗骨料、石料、砼拌和质
量、砂浆质量等）
9、 单元工程质量评定表
10、 单位工程综合质量评定表、质量保证资料核查表、外观质量评定表。
11、 尺寸检测评定表等。
12、 工程验收申请单及工序验收记录表、隐蔽工程验收记录。