档案目录数据采集规范(山东省地方标准).doc

DB37 山东省地方标准

DB37/T 536-2005

档案目录数据采集规范

2005-02-07发布 2005-02-10实施山东省质量技术监督局发布

前言

档案目录数据采集规范是建立健全统一、高效的档案计算机检索体系的重要前提和条件。为加强档案信息资源建设，规范各级综合档案馆（室）档案目录数据库，保证我省档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，特制定本规范。

本标准是根据GB/T 3792.1-1983《文献著录总则》、DA/T 18-1999《档案著录规则》的原则，结合我省档案信息化建设的实际情况，按照GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1单元：标准的起草与表述规则第1部分：标准的编写的基本规定》制定的。本规范具有以下特点：实现了计算机行业术语与档案行业术语的有机结合；规定了档案目录数据交换的格式、数据结构及要求；对目录数据字段采集规则做了必要的细化。

本标准由山东省档案局提出。

本标准由山东省档案局负责起草。

本标准主要起草人：王雁平郭志敏刘虎。

档案目录数据采集规范

1范围

本标准规定了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。

本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

本标准亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可适用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集

GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集

GB 3469-1983 文献类型与文献载体代码

GB/T 7156-2003 文献保密等级代码

GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB/T 15418-94 档案分类标引规则

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-94 档号编制规则

DA/T 18-1999 档案著录规则

DA/T 19-1999 档案主题标引规则

DA/T 22-2000 归档文件整理规则

国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1档案目录数据库

是将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.2 数据记录

是描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。

3.3数据字段

是描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

3.4 字段类型

是指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和数字型。

3.5字段长度

是指字段所包容字符的最大个数。

3.6代码

是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3.7档案著录

是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.7.1文件级著录

是以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。

3.7.2案卷级著录

是以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。

3.8档案目录数据交换

是指在计算机网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。

4档案目录数据库结构

4.1文件级.DBF目录数据库结构

文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表1。

表1 文件级.DBF目录数据库结构

4.2案卷级.DBF目录数据库结构

案卷级目录数据库中的数据记录由16个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表2。

表2 案卷级.DBF目录数据库结构

5著录项目细则

5.1著录项目的选择

分为必要项目和选择项目。

5.1.1必要项目

必须著录的项目。

5.1.2选择项目

除必要项目外均为选择项目。见本标准第4.1条、4.2条所列项目带“*”者。

5.2著录要求

5.2.1档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录（档案室此

项不著录）。

5.2.2档号

依据DA/T 13-94《档号编制规则》编制的档号结构为：

全宗号-案卷目录号-案卷号-件号、页(张)号

文书立卷改革后，档案室按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录，档号结构为：

全宗号-年度-保管期限-件号

或

全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号

5.2.2.1全宗号

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆（室）内全宗号不得重复。全宗号的格式是：

5.2.2.2案卷目录号

案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内不应有重复的案卷目录号。案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。案卷目录号的格式是：

5.2.2.3案卷号

一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。案卷号用四位阿拉伯数字标识。案卷号的格式是：