公司办公电话管理规定

办公电话管理规定

第一章目的与现状

为更好地使用电话网络资源，特拟此规定以规范公司办公电话的操作规程。合理高效地利用电话资源，减少不必要的重复操作。

第二章适用范围

本规定适用于集团本部及下属企业全体员工。

第三章名词解释

3.1电话权限：分为内线、市话、国内长途、国际长途。由前到后权限依次递增，后权限包含前权限。

3.3工作周期：指申请提交到信息部至处理完成的时间。

第四章职责

4.1信息部负责公司办公电话的安全管理和运行秩序维护。

4.2 所有员工负责正确使用公司办公电话。

第五章申请流程及操作规范

5.1电话申请

5.1.1根据工作需要由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话装机申请单》。市话：分管领导，国内长途：总经理，国际长途：董事长审批后提交至信息部。

5.1.3电话申请工作周期为七个工作日。如装机地点电信还没放线或线对不够，装机时间顺延。号码由信息部按顺序安排，两位员工共同使用一个虚拟内线，如特殊需要指定号码或单人使用一个虚拟内线，须提出申请并经有权审批人审批。

5.2移机申请：由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话移机、使用人变更申请单》，经使用部门负责人审核后报送信息部。电话在同一建筑物内的移动，工作周期为一个工作日；从一幢建筑物移动到另一幢建筑物的，工作周期为三个工作日；如因装机地点没有综合布线，必须提前十五个工作日把需求提交给信息部，

以便安排相应的基础设施建设；为了确保电话的信号质量，一个号码一般只能在一幢建筑物内。

5.3权限变更申请：权限变小的，由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话权限更改申请单》提出申请，经使用部门负责人审核后，报信息部；若需权限变大，按5.1电话申请流程审批完后报送信息部。工作周期为一个工作日。

5.4使用者变更申请：由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话移机、使用人变更申请单》经使用部门负责人审核后送信息部。如电话权限或装机地点有变化，请参照相关的审批流程。工作周期为一个工作日。

5.5重大电话会议，需要跳送电话信号的，请提前一天由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《临时、会议电话开通申请表》经使用部门负责人审核后报送信息部。需注明要跳送的电话号码、位置及权限。

5.6员工离职时，当员工《离岗通知单》提交信息部办理信息设备移交情况确认时，信息部查看该员工电话使用情况如果是两位员工共用一个虚拟内线的，将给予保留使用。如果该离职员工独自使用该虚拟内线的，信息部该虚拟内线将做摘机处理。员工未办理离职手续离开公司的，所在部门负责人必须第一时间通知信息部。

第六章办公电话使用规定

6.1办公电话仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。

6.2严禁利用公司办公电话拔打私人电话、声讯台及其它与工作无关的电话。

6.3员工不得私自调换公司办公电话虚拟号码。

6.4员工应自觉爱护电话设备，以便保证通讯线路的畅通。当办公电话出故障时应及时通知信息部处理。

第七章应用表格

《办公电话装机申请单》

《办公电话移机、使用人变更申请单》

《办公电话权限更改申请单》

《临时、会议电话开通申请表》

拟制: 审批：生效日期：