外贸业务管理系统操作手册资料

腾龙外贸业务管理系统

简易操作手册

本系统适用于进出口代理外贸企业,集外贸单证管理、核销单领用分发回收管理、认汇与核销、出口合同签订、增值税开票通知、外贸业务结算、税票录入与稽核、申报退税与未退税信息查询、银行贷款管理、出纳票据打印于一身的强大外贸业务管理系统。SQL网络版设计开发，不仅可以在局域网内共享，还可通过宽带网实现不同区域的广域网连接共享、可同时供外贸公司不同用户角色同时操作。

设计理念：通过外贸业务单据录入后，可实时动态查询收结汇情况、出口情况统计表、预付账款、应收外汇账款、应付账款、银行存款、银行贷款等汇总表及相关明细账等，及时掌握外贸公司整体运作情况；关单、收汇、付款、发票录入后自动汇总生成财务部门的会计凭单，便于财务部门一目了然地进行会计分录的制单、入账；月末调汇一键生成，快速生成资金动态报表。

功能流程图如下：

一、系统安装和配置（仅指网络版，单机版直接安装即可）

。）1（图”图标，弹出如如业务系统的桌面上双击“Windows．在1．

（图1） 2．服务器端版本安装：SP4“”作为服务器的电脑上必须装上“SQL2000并打上在安装本服务器端版本时，提示：。补丁”“附加数据库”，．A服务器端版本安装后，须进行数据库的附加，单击右上角的出现（图2），单击

，待提示，连接成功后，单击附，如果成功附加数据，会提示“”加数据库成

功！．

2）（图

“数据库连接”单击右上角的，出现如（图． B新安装首次使用时须进行数据库连接配置，3），输入服务器地址（IP地址或服务器名，连接本身SQL时IP：127.0.0.1）、SQL数据库文件名、用户名及密码后，单击连接钮，如提示连接成功，即表示数据库连接配置完成！连接配置完成后又自动回到如（图1）窗口，输入正确的操作员及密码（用户首次的登录名为Admin，口令为为空，在登入系统后，通过“用户管理—密码修改”菜单进行修改），单击确定（或按回车键），即登录系统。

）3（图3．客户端版本安装：

提示：客户端版本安装后，无需装有“SQL2000”，直接进行数据库连接配置即可。

二、系统设置

本模块主要功能包括：公司银行账户、初始余额、会计科目及关联科目、合同条款等基本信息；合作客户；对外出口的商品库；国别货币、运输方式、货源地、成交方式、结汇等。为便于用户对安全性、)操作权限、查询权限(方式及关区代码表等常用信息；用户管理．

稳定性、易用性进行控制，系统提供强大的权限设置功能，每个操作人员可定制自己的操作平台，避免了误操作和跨权限操作。

提示：该模块设置操作方法简便，不详述具体的操作步骤，主要讲解一下设置信息在系统中的作用。

（一）、基本信息

1．公司信息：公司名称、海关登记编码、税务登记等信息在单证制作时需使用，因此要保证准确无误，不要随意修改。

2．账户信息、初始余额：本公司所有银行账户信息设置。该信息在收款水单、付款水单、银行贷款及出纳支付及日记账查询时须使用，要保证设置信息的准确性。

3．会计科目、关联会计科目：为系统自动生成会计凭单调用。

4．费用项目：主要有关单项目、代垫项目和财务项目设置，为相关单据录入调用。

5．合同条款：用户可根据实际情况进行修改，为系统自动购货合同统一格式的合同条款模板。5．其他设置：主要包括系统启用日期、合同签约地、税票验证提示及系统界面的美观等设置。（二）、客户设置

客户资料分散在多个业务员手中，缺乏集中和有效的管理和利用，保密性不够。该功能模块主要对合作客户的起始合作日期、毛利率及联系方式、所属业务员和单证员及余款结算方式进行统一管理设置。．

（三）、常用信息

常用信息主要包括国别、币种、运输方式、境内货源地、成交方式、结汇方式、区号及邮编查询、关区代码表的设置和查询。

（四）、商品库设置

主要包括出口商品库的添加、修改、删除、导入和导出。

商品库的添加、修改、删除、导出比较简单，这里着重介绍商品的导入功能操作步骤、注意事项：1．商品库导入：单击商品库功能表的“导入”，弹出如下图的导入商品库窗口；

“打开DBF 文件”按钮，弹出下图，选择并打开国家税务总2．打开DBF文件：单击局发布并解压的商品库“cmcode.DBF”文件。（至2011年止商品库品种多达70,978条，完整读入需要几拾秒，耐心等待商品库的完整读入），等完整读入后，进入第三步操作；

３．商品库列设置：在商品导入商品顶部，如下图，设置显示在该窗口中的商品库信息对应所在列英文列名后，设置现行编码筛选，筛选出需要导入的商品信息后（如要导入所有，按“保存”，即出现在导入的进度条，待出显示的商品库信息，不必进行现行编码筛选）”即表示导入成功！完成导入商品编码！现“

（五）、用户管理

操作简单，不再详述。主要包括组别、组所属用户、权限及密码修改。．

（六）、表头设置

功能及注意事项：相关表头只能进行字体、字号、行宽、列宽的设置，不能增删除行及列，否则引起取数行列号错位。

（七）、服务器时间同步

功能：使用工作台的计算机自动与服务器时间同步。

（八）、皮肤选择

系统内置7种皮肤，每个用户可根据个人爱好，选择自己喜好的界面皮肤，网络版用户间的皮肤选择互不影响。

三、出口单证

本模块主要功能包括：核销单领用、分发、回收管理及跟踪；报关单录入；购货合同签订；购货

发票的录入、稽核、退税申报、收回退税管理及退税信息查询；认汇与核销、核销变动及核销冲转；代垫、预付款、货款结算的支付申报及查询。

认汇与核销：认汇是在收汇后才能进行的外汇来源与去向认领，核销是在认汇后，自动与关单进行核销，因此，本部分的操作流程在后面另述。

（一）、核销单管理

： ]核销员[ ．领取1．

2．内部分发与接单：

．内部回收：3．

4．外部分发（或作废）[单证员] ：

．外部回收：5．

6．使用情况跟踪：

（二）、报关单

出口单证→报关单→新增,．新增：单击进入新增报关单录入窗口，据实录入关单1信息，关单的详情部分不必录入，由系统自动计算生成。

操作提示：

1.1 必须录入的项目有：客户、海关编号（即关单号，18位）、批准文号（即核销单号，取消核销单领用后，由系统自动生成）、商品编码、数量、单位、总价、币制（特别重要）；

1.2 同一份关单录入的币制必须一致；

1.3 样品单不进入核销，如为样品单，须在样品选择框内打勾；

快速录入：出口口岸、运抵国、境内货源地只需要录入编码；1.4

位数时间格式录入，如：“”、“”；8关单核销顺序如需修改，应以1.5

可查询到该单的 1.6 单击工具条核销情况、会计分录、毛利率、折算率、记账汇率、退税额、折算价及应付余款；单击工具条，又返回到关单信息录入窗口；

1.7 录入完整的关单保存并经审核后，才能进入购货合同的签订环节。

出口单证→报关单→查询,单击进入报关单筛选查询窗口。 2．查询：操作提示：在筛选窗口根据需要选择或录入相关项目，单击确定即显示筛选的内容，筛选的内容可进行修改、删除、查询关单详情并可自动生成会计凭单。

（三）、购货合同

出口单证→购货合同→合同签订与查询,1．合同签订与查询：单击进入合同签订与查询窗口。