XX分公司费用管理办法

XX分公司费用管理办法 第一条 为加强公司费用管理，规范员工借支、费用报销、审批权限及程序，制定本办法。 第二条 本办法适用于XX公司全体员工。 第三条 根据总公司审批的分公司年度预算，分解、核定、并下达分公司各部门、各地市业务部费用预算。对各部门、各地市业务部的费用报销做出以下要求： 1、各部门在部门费用预算额度内报销费用，超过当期费用预算不得报销。 2、按照总公司要求实行对部分费用科目的定额管理，定额管理的费用科目为业务招待费、租赁费、会议费、营销费用及业务发展费用，其业务发展费用包含邮电费、运输费、差旅费、车辆使用费、交通费。 5、根据税务局对于报销发票的相关规定，要求报销人在报销费用前登录国、地税发票真伪查询系统进行查询，确保发票的真实有效，假发票、伪造、变造发票一律不予报销。若使用假、伪造、变造发票被税务局查处，由报销人承担所有的经济责任。 6、为了保证费用报销的时效性，应在发票开具日期三个月内报销，超时的发票一律不予以报销。 7、分公司各部门、各地市业务部因特殊情况需报销预算外费用，应在事前签报请示分公司领导，经批准后方可报销。 第四条 加强费用管理，节省公司的每一分支出。分公司各部门、各地市业务部应加强成本费用管理，严格按照预算和分公司下发的各项规章制度，合理确认各项开支，严格控制费用支出。 第五条 成本费用应在规定的时间内报销，分公司报销日期分别为每月的10日、20日和25日，遇节假日顺延；各部门如不按规定的审批程序办理各项报销手续或综合管理部认为有疑问的费用，有权拒绝办理报销手续。 第六条 本办法所指费用为全体员工在工作中经常性发生的管理费用和业务费用。其主要包括租赁费、水电汽暖费、邮电费、会议费、差旅费、营销费、业务招待费、办公费、业务培训费、修理费、车辆使用费等。 第七条 租赁费（定额管理） 租赁费是指公司因租用办公用房发生的费用。租赁费支付必须以租赁合同为依据。报销租赁费时，需以签报请示分公司领导同意，并附房屋租赁合同、租赁发票、租用房屋产权证、租用房屋所有人身份证复印件等。 第八条 邮电费 邮电费是指公司日常办公所发生的电话费、邮寄费、快递费、电报费、电传费、上网费、寻呼费等。各类业务平台、为商户机具承担的通讯费及其他客服租用通讯专线发生的租用费、通讯费，计入“主营业务成本”，不在本科目核算。快递费与电话费等分开填列，签报需写明费用发生时段。以分公司名义办理的SIM 卡通讯费用由运行中心每月核对卡片数量及费用内容，给予报销。 分公司的办公电话及计算机上网使用费由电信部门直接托收，综合管理部财务人员根据每月的银行托收单进行审核后，填制报销凭证报销。寄送信件物品产生的费用由产生费用的部门填制报销凭证，每月报销一次，不允许积压。 第九条 业务培训费、会议费（定额管理） 业务培训费是指公司利用培训、竞赛形式向商户、持卡人等外部对象普业务培训等所发生的费用，包括场地费、讲师费、资料费、伙食费等。 会议费是指公司组织或参加行业会议、总公司或本部业务会议所发生的包括场地费、餐费、资料印刷费等在内的会费和活动费用。 组织各项会议，需以签报请示分公司领导同意，并由主办部门拟定会议议程，由综合管理部协助组织会议，做好会场、用餐、住宿等安排。报销会议费用时，需附会议发票、会议签报和具体会议议程。 第十条 差旅费 差旅费是指分公司全体员工因开展业务出差所发生的包括车船飞机费用、住宿费、出差补助（含交通补助和餐补）在内的差旅费用。 1、本着节约从俭的原则，所定标准均为上限。 2、员工出差乘坐飞机、汽车、火车、轮船等交通工具的，应填写《XX分公司公差申请表》报综合管理部备案；如需自驾私家车出差的，应填写《私车长途公差登记表》。 3、国内出差差旅费标准

职级 异地交通费 住宿费 市内交通费用 伙食补助

飞机 汽车 火车 轮船 省会、副省级城市和特区 一般城市 县及县以下地区 省会、副省级城市和特区 一般城市及县城

总经理、副总经理 据实报销 据实 报销 据实报销 据实 报销 据实 报销 据实 报销 据实报销

部门总经理及其他人员 经济舱 据实报销 硬座、 硬卧、 二等座 三等舱 400 300 200 20 80 40

说明： ①民航机场管理建设费、燃油费、订票费、及因公发生的托运费、小件寄存费 和打包费等相关费用可据实报销。往返出差人单位所在地与本地机场之间的公共 交通费、磁悬浮列车费可据实报销；往返出差地与当地机场（车站、码头）之间 的出租车费可据实报销。 ②硬座、硬卧、二等座。部门总经理及其他人员出差，可以乘坐硬座、硬卧及列车（动车组）的二等座。 4、部门总经理及其他人员出差，铁路里程在500 公里（以火车时刻表列示的里程为准）以内，或者高铁、动车车程在4小时以内的，原则上不允许乘坐飞机。如有特殊情况必须乘坐飞机的，事先经分公司领导批准后，出差人可以乘坐飞机。 5、住宿费在按上述标准的情况下，还应遵照以下原则： （一）总经理、副总经理常规工作住单人间； （二）部门总经理及其他人员原则上两人一间。同性别人员数量为奇数的，剩余一人可单独一间。 （三）为鼓励厉行节约，部门总经理及其他人员实际发生住宿费用低于分公司相应标准的，差额部分的50%以伙食补助形式发放给个人。报销时无法提供住宿费发票的，不予差额补助。 6、超以上标准部分，一律自付。因公务紧急或票源限制而超标准的，应事先请示分公司领导审批。随公司领导出差的其他人员，因工作需要住在同一宾馆而发生住宿费超标时，可经领导签字后据实报销。 7、因会议、培训出差，凡食宿统一解决的，不得报销住宿费和伙食补助。因主办单位统一安排的原因而超标，可予报销，报销时应提供会议或培训通知。 8、分公司人员去各地市业务部出差，其住宿费一律全额自结，各地市业务部不得承担。 9、公差地点超过公司或各地市业务部所在地区覆盖范围以外，并产生过桥过路费，即享受出差补贴。 第十一条 广告宣传费、营销费（定额管理） 广告宣传费是指公司设计、制作、发布广告，宣传公司形象和产品、服务而实际支付的费用。广告发布的途径包括电视台、广播电台、网络、报纸、杂志、户外、灯箱等视听媒体或载体。 营销费是指公司组织营销活动（含自行组织、外包组织）宣传公司形象和产品、服务而实际发生的费用，如①营销活动策划费；②场地费；③宣传资料（海报、宣传册、宣传折页、宣传光盘、宣传卡片等）印制费；④宣传品制作及发送；⑤有奖活动支付的奖品等支出。 各部门、各地市业务部应提前做好全年市场营销预算工作，营销费用由分公司市场服务部统一管理。开展宣传营销活动前需以签报请示分公司领导同意，并按照总公司要求，由主办部门将拟定的宣传营销方案上报分公司市场服务部，由市场服务部上报总公司市场服务部品牌营销室批准同意后，方可开展广告、宣传活动。 报销宣传营销费用时，发票后需附采购营销奖品清单、签收单、签报以及营销方案等。 第十二条 业务招待费（定额管理） 业务招待费是指分公司为经营管理的合理需要而发生的业务招待费用，包含餐费、礼品费等。 分公司各部门、各地市业务部宴请外单位或部门加班产生的业务招待费，应填写《业务招待宴请审批单》，由经办人员、部 门负责人、综合管理部负责人签字。因公出差时发生的业务招待费应尽可能在报销差旅费时同时进行。 第十三条 办公费 办公费包括购置以下物品的费用支出： （1）印刷名片、劳动合同所需印刷费；（2）保证办公设备正常运行所耗费的纸张、墨盒、硒鼓、色带、软盘、光盘等耗材费；（3）日常办公领购的办公用品；（4）其他办公费用。 分公司各部门办公用品由综合管理部制定计划统一采购或承办，双人经手，采购和付款分离。按照办公用品种类设置实物帐，根据采购清单登记入库，各部门领用履行登记手续。 为满足工作需要而日常领用的办公用品如纸张、签字笔、文件夹、长尾夹等，可直接在综合管理部登记领用。如需采购非日常领用办公用品、宣传用品、劳保用品、固定资产等，采购审批流程详见《XX分公司采购管理规定》。 各部门、各地市业务部在报销购买办公用品支出时除提供合法发票，由经手人、证明人签字外，还应附有注明品名、数量、单价的清单（明细清单上需盖有供应商的签章）以及相应的签报、询价函等。 第十四条 修理费 修理费是指办公场所、桌椅等非经营性设备修理费用（车辆除外，车辆维修费纳入车辆使用费核算；平台设备的修理费和终端机具的修理费计入相应成本科目）。 第十五条 车辆使用费 车辆使用费是指公司使用车辆所发生的各种费用，包括：燃料费、修理费、保险费、养路费、路桥费等与车辆有关的费用。 根据市场发展和服务工作需要，对于分公司员工私车用于日常工作在市区内给予一定标准车辆燃油补贴。另外，员工私车因公长途出差，可根据工作缓急程度自行安排时间乘坐交通工具或使用私家车出差。使用私家车出差需事前向部门领导汇报，填写“私车长途公差登记表”（见附件二）报综合部。综合部将根据公差的实际里程数按照百公里10升油耗标准进行测算，燃油费与过桥过路费予以报销。 有关车辆使用费的具体细则详见《XX公司车辆管理办法》。 第十六条 费用审批权限 分公司各部门、各地市业务部1000元（含）以下费用开支，在履行财务审核后由综合管理部审批；分公司各部门、各地市业务部1000元以上费用开支由分公司总经理审批。费用金额在1000元以上的租赁费、会议费、营销费、办公费、图书资料费、业务培训费、修理费、其他业务/管理费用必须以签报请示分公司总经理批准后方可报销。 第十七条 费用审批程序 各部门发生的费用，第一步，由各部门综合员填制费用报销凭证；第二步，部门负责人审核签字；第三步，负责费用报销的财务人员审核签字；第四步，综合管理部负责人审核签字；第五