行政部管理实施细则

行政部管理实施细则

一、办公室

1、文书起草及各类文件的管理：

文书是指办公室所承办的文件、通知、信函、工作总结、申请报告、授权委托书、“三证”年检资料以及其他证明材料等的起草工作。文书的起草既要符合公司管理实际，又要符合当前法律法规的要求，文书起草人员应站在维护公司利益和形象的位置为公司开拓新思路，及时地宣传公司经营宗旨和对具体工作的目的及意见安排。不得无顾拖延文书的起草工作。

文件管理是指对各级行政主管部门以及公司下发的文件，包括各类传真文件、通知等，对所收到的各类文件应及时传递公司领导传阅登记，按照公司领导传阅意见立即付诸执行，对执行后的文件应妥善保管、及时存档，以备今后备查。

2、行政公章、合同章及企业各类证书的管理：

行政公章是公司对外的身份代表形式之一。它使用得正确如否，直接关系到公司的利益和形象声誉。所以正确使用管理公司的行政公章是件严肃的工作，根据公司的实际情况，对行政公章（包括法定代表人私章）作出具体的管理要求。

（1）行政公章和合同专用章（包括法定代表人私章）由办公室主任专管，任何人不得随意使用、任何人无权私自带出。若公章确需外出使用的，须由办公室主任或由办公室主任派专人前往使用，使用完后应登记并返还公章。

（2）对重要文件须使用行政公章和合同章的（包括法定代表人私章），办公室人员首先应请示领导批准，其程序是：请示领导批准—登记签字—使用—文件留底。

行政公章和合同章（包括法定代表人章）管理使用人员应有对公司高度负责的精神，严格审查、严格保管。切实维护好公司的根本利益和良好形象。

企业各类证书包括有资质证书、营业执照、安全许可证以及税务登记证、组织机构代码证、三体系认证证书（质量管理、环境管理、职业健康安全管理）。还包括项目经理（建造师）证、五大员证、特殊工种证、技术职称证、各类荣誉证等。这些证书证件都是公司在生产经营过程中必不可少的，因此在平时的管理中，必须做到合理使用，妥善保管：①使用各类证件原件，必须首先予以登记签名，规定使用时间、使用地点、使用的工程名称；②使用各类证书复印件，必须加盖公司印章，予以登记后再发放使用。对损坏或丢失证书原件的，应视其情节作出相应的处罚或赔偿。

3、电话管理：

电话是公司对外联络的重要工具之一，利用其得当，能体现办事便捷、速度快、效益高、成本低，否则相反。因此，须对电话管理作出相关规定：①有重要的工程信息或办公业务使用电话时必须长话短讲，是市话的一般控制在5分钟之内，长途电话控制在3分钟之内；

②属私人电话的原则上不得使用公司电话，确因事情紧急可用公司电话，但不得超出3分钟。③非本单位工作人员禁止使用公司电话。

办公室工作人员应及时传听电话，对接听的重要电话，应作好登记，并及时向领导作好汇报。

4、办公车辆管理：

办公车辆是公司领导外出处理重大公务、参加各类外务活动、办理紧急事务的专用交通工具，也是公司外部形象的具体象征，因此在平时使用过程中，应当做到管理得当、使用合理、维修及时、节支为本。

公司领导管理人员在使用办公车辆时应向办公室打招呼，由办公室统一安排司机出车，司机人员无权擅自出车。司机人员应当作好出车记录，并将出车里程、目的地、出车时间记录清楚。公司工作人员外出应自觉遵守公司管理制度，不在紧急情况下，不使用办公车辆。

司机人员应在公司办公室的安排下按时出车，安全到达目的地。

在行车过程中，应积极遵守交通规则，不得违章停车、超速行车和闯红灯，否则其罚款费用均由司机人员承担，出车任务完成后，应将车辆作一次例行检查，发现车况有异情，应及时向领导汇报，并予以维修，日常应保持车辆清洁，确保下次正常出车。

5、来客来访接待及日常事务管理：

公司办公室工作人员应有良好的精神风貌、文明办公、礼仪接待来访客人，并正确及时地处理日常事务。

①工作人员应注意个人的仪表形象，须文明用语、礼貌待人。

②接待来访人员要主动热情，积极为来访人员介绍公司基本情况，宣传公司的经营方针和宗旨。

③对来访人员所需办理的业务要虑心诚恳、细致耐劳，让来访人员高兴而来，满意而归。

④处理日常事务要胆大心细，重大事务必须先请示领导，后作出处理。

⑤处理日常事务要正确及时，不得滥用职权，随意处置，不得拖拉推迟，否则所造成的损失则由个人负责。

6、办公设施管理：

办公设施是指办公用的桌、椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、扫描仪、饮水机、空调电扇等。为了正确使用并保护好这些设施，我

们必须做到：

①按照已作登记的各办公室办公用的桌椅及其他办公物品，各办公室负责人应积极爱护，不得随意损坏或丢失，对随意损坏丢失的应由其当事人负责进行维修或赔偿。

②办公所用电脑、打印机、复印机、扫描仪等应由所在办公室负责人按照实际情况指派专人负责。采用专人使用、专人维修、专人负责的方法，确保机器的正常运转。禁止外单位人员使用电脑上网或打印文件。

③各科室使用空调电扇、饮水机，应本着节约用电的原则，合理使用空调，使用空调的时间可控制在上午10：00—11：20时、下午2：30—5：00时之内。冷空调温度应控制在26℃以下，热空调在室外0℃以下时方可使用，温度控制在18－20℃之间。办公室外出办事时，应做到人走关机（包括饮水机在内），以确保节约用电。

7、环境卫生管理：

公司环境卫生是关系到机关工作人员身体健康的大事，也体现公司对外形象。因此，公司的院内及办公环境卫生不容忽视，为了创造一个良好的环境卫生条件，对公司大院及各办公室环境卫生作出如下具体要求：

①公司大院内的卫生及花卉树木维护管理由门卫兼管负责，具体

要求是院内卫生始终保持整洁卫生，停靠车辆整齐有序，花卉树木及时浇水，消灭杂草，保持花卉树木葱萃。

②办公一楼及楼梯走道至二楼走道的上下（含董事长、总经理室、接待室、会议室）的卫生工作由门卫负责打扫，各科室的卫生均由各科室人员负责打扫。无人办公室的卫生均由工程部负责打扫。

③大院卫生以及接待室、会议室的卫生实行一天一检查，发现卫生死角要及时处理，各科室卫生实行一周一次检查评比。

④门卫人员负责的公厕卫生管理是一项十分敏感的问题，是企业卫生形象的第一直觉。因此做好本项工作必须要有不怕脏、不怕累的精神，认识要正确，思想要端正，要做到勤冲洗、勤打扫、勤喷洒消毒除臭药物。控制外埠人员来院内如厕，确保厕所每天的公众卫生。

8、水电管理：

水电是公司办公及职工日常生活必不可少的。为了管理好水电，必须遵照以下几点：

①全体职工干部及居住院内的职工家属，应本着节约用水用电的原则，不随意浪费一滴水、一度电。

②公司水、电实行有偿使用服务。水按水管部门人员每月抄得的表数。由公司财务科负责测算到各用户并收取水费。电按电管站每月抄表数，由办公室负责抄录各分户电表数，并按每度0.70元计算（印

刷、电焊用电每度0.8元），由财务负责收取到各户。

③要加强对电线、用电设备的管理，定期检查电线、电器设备的使用完好性，做到防患于未然，切实保障用电安全。

9、作息时间管理：

为了切实遵守工作纪律，维护劳动者的合法权益，保证公司各项工作正常运转，对公司全年职工上班下班的时间作出以下规定：公司机关职工每天上班实行指纹考勤签到方式，签到的记录一月完后，由办公室整理装订成册，作为年终考核依据。公司每年上班的作息时间分为两个时段。即2月1日—4月30日的上班时间为上午8：00—11：30分，下午2：00—5：30时，5月1日起至9月30日止，上班时间为上午8：00—11：30时，下午2：30—6：00时，从10月1日起至1月31日上午8：00—11：30分，下午1：30—5：00时。

根据国家双休日制的有关规定，公司执行双休制度，星期六派人轮流值班，若遇重大的需要突击完成的工作，则可以调整休息日，确保公司的中心工作及时顺利地完成。在规定的上班时间内，工作人员不得随意缺岗离岗，不得迟到或早退。外出办事人员应及时向办公室说明去向，便于办公室日常的工作安排处理。

10、档案管理：

各类档案是公司全年生产经营过程的记录。管理好各类档案是领导制定方案、分析经营成果、处理全盘事务的需要，因此档案管理工作十分重要。

①两部工作人员对各类文书、文件、合同、技术资料要认真地收集并分类整理，不得随意丢失或在文书、文件、合同资料上乱涂乱画。年度终了，应及时地分类装订成册，标明资料名称、编制档案号码，登记入册，及时归档，分类存放。

②档案管理人员要对档案室、档案柜要及时清理，贴上标签，分类管理，搞好档案室的环境及卫生。室内要及时通风，保持干燥，以防霉烂受潮变质，影响查看效果。

③档案查看要严格实行借阅制度，查看任何档案资料要办理查看手续，规定查看时间，查看后的档案资料应及时归正，若有丢失的应承担丢失责任。

④档案资料的收集责任范围：工程部负责工程技术档案以及平时的质量、安全检查记录、工程预决算、招投标函件等，行政部负责收集日常的各类文书文件资料，两部及时做到勤收集、勤整理，归档及时。

11、门卫安全管理：

门卫安全管理工作是公司所有工作中的一项重要工作，如何保障

公司机关紧张而有序的办公，公司的财产不受到被盗威胁，门卫安全管理工作显得尤为重要。因此，为了保证公司机关办公的正常秩序和公司财产，对门卫的安全管理工作规定如下：

①门卫人员要坚持24小时守护制，严格制止闲杂人员进入公司大院，对外单位来公司办事的人员应作好登记，做到先登记后放行。

②门卫人员夜间值班时不得酗酒、打牌或擅离职守，对夜间进出人员应采用查问制度，以防不法人员混入公司大院。

③公司大门每天早上6：00时开启，公司下班后大门关闭，并上锁只留小侧门，晚上10：00时准时关闭小侧门上锁。门卫人员对本单位夜间出差人员出入应随时提供开门服务。

二、财务统计科

1、票据管理：

公司及分公司、办事处财务科票据分为有价票据和一般票据等,为了管好各类票据,依据公司实际情况,特作出如下规定:

①银行现金支票、转账支票以及其他票据均由财务科出纳管理。财务主管作好对进出的各类票据予以登记。

②出纳人员管理的银行支票应在使用时加盖银行印鉴，库存不得有加盖印鉴的银行支票，不得对外发放空白支票或空头支票。

③使用银行支票的人员，应积极配合财务人员办理齐全财务签字

登记手续，手续健全后方可发放使用。

④财务科领用的收款收据领回后，应先由财务主管、主管会计登记号码后方可使用。使用完的收款收据存根应由主管会计汇同出纳会计核对，核对无误后，存根交由主管会计保存。

⑤财务收入分两类收据开具。各项目上交公司管理费的收入用“财政收据”开具，分公司、办事处的收入均用公司内部收据或税务收据开具，分类管理，分类入帐。

2、财务印鉴管理：

财务印鉴主要指公司（包括分公司、办事处）在银行设立帐户的备案印鉴，有财务专用章、法定代表人私章和财务工作人员私章。财务印鉴的管理应实行隔手制的管理，即财务专用章由主管会计管理，私人印章由出纳员管理。财务印章不得带出外地使用，若确需要外出使用的，必须由财务专管人员外出经手使用，并注明使用原因，登记留存。

3、各项收支管理：

财务收支是公司及分公司、办事处生产经营过程中的主要关键性过程。财务收支管理的好坏，直接影响公司的经济效益和公司的发展。因此，财务收支管理工作十分重要。为了做好本项工作，公司所有收入必须开具发票，坚持一个渠道进，一支笔审核。特制定如下规定：

①财务专管人员要对公司的各项收入做好全面系统的调查了解工作，做到各项收入不漏开，不重开，不违反公司规定开。

②各类收入在开据时，应注明收入来源、项目或个人名称，是当年或历欠等。

③各项支出按照公司现定的隔手审批制执行，财务人员对涂改、伪造、模糊或未复写的发票有权不予以报销，不得用白条入帐。分公司（办事处）财务支出应在总公司财务管理原则的基础上进行，在各项手续完备的情况下，最后由分公司（办事处）经理（主任）审核批准后登记入账，分公司（办事处）经理（主任）的审批权限如下：行政支出在5000元以内的，由分公司（办事处）经理（主任）审批；5000元以上的行政支出应报公司领导审批意见后，由分公司（办事处）经理（主任）签字入帐。

④公司各项费用支出必须执行先计划、后使用的原则，对公司必要的数目巨大的开支费用，必须是在审批后执行开支。个人垫付的费用不管垫付的数额大小，垫付者应及时到财务科办理手续，财务人员应及时记报，做到领导心中有数。

⑤财务人员要坚持原则，依照内部承包合同，深入现场催收公司的管理费。对超过规定时间欠交的单位或个人，要及时清理欠交单位或个人名单，注明欠交原因及下步催收建议，报送公司领导，以便采

取其他方式进行催收。

⑥财会人员要及时为公司领导提供相关数据资料，及时反映财务动态，提出意见和建议，全心全意地服务于基层项目。每月进行一次出纳库存清点，会计出纳移交项目要有签字记录，切实做到各类收付帐目日清月结。

4、财务报告及统计报表：

财务报告是具体反映公司生产经营成果的数据资料，也是公司领导决策公司事物的重要依据。及时编制财务报告及各类报表是财会人员的一项重要的工作。财务人员在编写财务报告时既要实事求是，又要符合公司发展利益，并要体现公司形象。财会人员应在平时的工作中加强专业技术业务的学习，在学习和工作中不断提高。

统计报表是公司向上反映公司生产经营状况的主要形式。统计人员应认真按照上级要求，及时编制统计报表，按照旬报、月报、季度报、半年报、全年报的基本格式，全面系统、客观地反映公司的生产基本情况和财务状况，确保公司资质年检、安全许可证年检以及公司参予市场投标等有资料可查。

5、银行帐户管理：

财务人员应依照上级规定的银行帐户管理原则，即一个单位在一个城市只允许开设一个基本结算帐户，不准多头开设帐户。公司允许

在武汉、十堰、孝感等地各设立一个基本结算帐户，帐户的管理必须是公司指派的专业财务人员监管。对原已设立的其它银行帐户应立即予以消户，各地财务专业人员应及时地将工程预付款、结算帐汇入指定的基本结算帐户上，统一管理。

财务专管人员应本着积极服务基层的工作原则，努力做到不影响基层项目生产，为基层项目提供便捷的服务。做到银行帐目笔笔清，每月与开户银行进行一次帐目核对，与项目班组帐务清楚明白，保证银行帐、出纳账、会计账三吻合。

财务人员应坚持国家财经管理原则，认真审查支出凭证，对虚报冒领、弄虚作假的开支有权拒付，对借用银行帐号，套取现金的行为应予以坚决制止。

6、固定资产管理：

办公设施、空调设施、房屋修缮、房屋出租都属于固定资产管理的范畴。因此对固定资产管理作出如下要求：

①所有办公设施包括空调设施的使用分布情况，应逐一登记，并加强防火、防盗、防损坏的管理措施，保证集体财产不受任何损害。

②对公司办公楼、礼堂、仓库每年应有维修计划，设立专项资金，予以专项维修使用，确保房屋墙面不脱落、屋面不漏水，营造一个一流的办公环境。

③公司闲置的房屋出租规定：凡来公司租房人员，首先应考核租房人员的身份、租房用途。待核实身份用途后，应进行租房合同的谈判，拟定租房时间（一般一年）、租金、租金交纳方式以及注意事项，交公司领导审批确定后方可入住。