劳动合同归档方案

劳动合同归档方案

一、目的

规范公司劳动合同管理，保证劳动合同齐全完整，便于今后查找。

二、归档流程

1、审核劳动合同的规范性：劳动合同签订完毕后检查劳动合同填写是否规范，有无涂改或字迹不清的地方，有无缺页少页，合同是否盖章，确保合同表面整洁无污渍。

2、劳动合同编码：编码规则按劳动合同自然生成的顺序生成3位流水码，即从第一位签订合同的001号一直往下顺序编码直至999号。对于第二次或以后续签的劳动合同编码执行第一次劳动合同号。

3、登记劳动合同台账：建立劳动合同单独的台账，台账内容包括：员工姓名、员工编码、入职日期、劳动编号、劳动合同签订的起止日期等。将编好码的劳动合同登记到劳动合同台账中，并在劳动合同台账中注明是第几次续签劳动合同。新上线的ERP 系统可以定期根据建立的劳动合同台账更新。

4、劳动合同的归档：将编好码的劳动合同按照顺序号整理归档，归档时要注意档案的整齐整洁，保证按顺序号排列，无错排和缺号的情况。

5、劳动合同的借阅管理：建立劳动合同借阅台账。台账中注明借阅人姓名、借阅合同编号、借阅谁的劳动合同、借阅劳动合同的起止日期、借阅日、计划归还日期、借阅人签字确认等内容。

对于到期没有归还的要及时催交，仍需借阅的需要从新办理借阅手续。

4、劳动合同归档注意事项：

①离职人员的劳动合同执行原在职时的劳动合同编码，离职后不再从新整理编码。

②对于3为流水码的编码方式不能满足合同编码需要时，从不能满足需要的劳动合同起建立新的编码方式，原劳动合同不在从新编码。例最后一份合同编码999后下一份合同编码执行4为流水码即为0001，前999份合同不再从新按4位流水码编号。

刘辉

2012-11-3