办公室各岗位工作标准

办公室各岗位工作标准

主任、副主任岗位工作标准

1.文件办理

（1）拟稿。起草以公司名义印发的文件，做到符合党和国家的政策、符合公司的客观实际，事由表述清楚，语言精练，符合公文规范，并按规定期限及时完成。

3.1.2审核。对各单位、部门起草的公司发文件进行初审，应从标题、内容、语法、词句、标点、主题词、格式等方面进行全面的检查，力求规范、准确、精练，初审后及时交主任复审。收到秘书提交的收文后半个工作日内完成拟办，签署拟办意见后交秘书办理。

（2）、收到部门起草的发文件后1个工作日内（超过2000字的重要文件在3

个工作日内）完成审核，签署审批意见后交拟文单位按程序办理有关手续。力求文件规范、准确、精练，差错率不超过3%。

（3）、根据工作需要，按时组织完成公司工作计划、总结、报告等重要文件的起草、校核和印发。

（4）、按照ISO9001质量体系标准和文件控制程序要求，指导并控制机关文件的运行。

2、会议准备、落实

（1）、接到领导下达的会议通知后，在半个工作日内完成会议通知；临时会议即知即告；重要会议至少在会议召开前半个工作日内完成相应会议准备。（2）、公司重要会议召开后2个工作日内完成会议纪要或2周工作安排表的起草，交领导审批后印发。参加会议，做好签到，会签将人员出席情况报告会议主持人。

（3）、参加会议，做好记录，记录对审议过程及决定事项，应保持准确、完整。.（4）、有关重要会议，会议应写出会议纪要，送有关领导签发后印发。（5）、要了解、掌握有关单位、部门对会议决定事项的落实、执行和完成情况并报告主任，加强督查。

3、接待

接到接待任务后，应按照公司的接待规定和领导的要求，作出接待安排，并与有关部门协调好相关工作，保证接待工作热情、周到、有序。

4、协调、督办

需由几个部门共同完成的工作任务，应根据公司领导的意见，组织各相关部门协商明确工作任务、工作进程和工作要求，定期组织检查，按期高质量地完成工作任务。

对重要工作任务，要按照工作要求，对承担工作任务的单位或部门的工作进程进行跟踪，掌握工作进展情况，协调矛盾，反映或协助解决困难，敦促按期高质量地完成相关的工作任务，并将工作完成情况及时反馈给有关公司领导。

5、调研

要根据公司的中心工作，经常深入基层，了解和掌握基层单位、部门和员工的工作情况和思想状况，发现问题，总结经验，提出建议，为领导决策提供依据。

6、内部管理

（1）、严格遵守公司的各项规章制度，按章办事，按规程办事，坚持原则，不徇私情。

（2）、严于律己，率先垂范，要求群众做到的，必须首先自己做到；要求群众不做的，首先自己坚决不做。

（3）、按照职责范围，对分管的具体工作、部门和人员全面负责，对工作情况及时沟通协调，保持整体工作的协调发展。

（4）、关心职工，了解掌握职工的思想状况，做好一人一事的思想政治工作，帮助他们解决实际困难，创造和谐的人文环境和良好的工作环境，凝聚全体干部群众的力量，形成一个富有朝气和活力的坚强团队。

（5）、加强政治学习和业务学习，不断提高政策水平、思想水平和业务水平。

7、内务

（1）、每天上班后，应对办公室卫生进行清扫，擦净灰尘，拖净地面，将物品整理、摆放整齐。

（2）、每周对办公室卫生进行一次彻底清理，擦洗窗户玻璃、橱柜，清扫卫生死角，清理过期报刊、文稿等。

8、管理要求

（1）、未经批准，不得私自容留与办公无关人员滞留办公室。

(2)、机密文件、印章等重要物品，应妥善保管，不得随意防止，避免泄露或遗失

（3）、未经批准，不得私自外借或容许他人查阅文件和使用办公室仪器设备、用品、物品。

（4）、严格按照操作规程操作仪器、设备，如属违规操作造成的损坏，将追究当事人责任并由当事人承担相应的经济损失。

（5）、如发现仪器、设备出现故障，应及时报告，由专业人员进行维修，不得私自拆卸。

（6）、每天下班前，应对电源、水暖设施、门窗进行检查，无异常后锁门离开。.（7）、查阅档案须在档案室内进行。查阅秘密档案和涉及保密的科研技术档案，或确因工作需要借出档案，须经有关领导或主管审批，并作出详细记录。（8）、每月应对室内档案进行一次抽检（抽样率不低于5%），主要检查有无霉变、虫咬、湿度、温度等情况，发现问题，及时处理。

秘书岗位工作标准

1、收文（含传真、电报、电话）

（1）、收文后1个工作日内完成登记并提交主任拟办。急件即收即办。（2）、收文登记应将文件名称、发文单位、发文号、收文时间等内容详细登记，不得遗漏。

（3）、收文经主任拟办后即呈送有关领导阅示，领导阅示后，及时收回，并根据领导阅示意见分别送相关领导或部门领导阅办，领导阅办后及时收回保存。（4）、收文传阅应坚持横传，不得直传。每次收、送文件均应对文件数量进行清点，不准遗失。

（5）、收文经领导阅批后，如有需办理的事项，应督促相关部门和人员及时办结。

（6）、年末，应对收文进行归类整理后移交档案室存档。登记。公司文件均需登记并统一编号，登记编号时应审查会签、签发手续是否完备，原稿是否完整，附件是否齐备，检查无误后编写文号，交付印制。

2、发文

（1）、校对。文件出清样后，应对清样进行认真校对，重点检查文号、标题、主送、抄送单位、日期、主题词及文字等内容，检查无误后正式印制。

公司发文件经审核、签发、印制后，加盖印章前，应对文件进行检查，主要检查会签、签发、文号2等是否齐备，原稿与打印稿是否一致，文件内容是否准确，确认无误后，再加盖印章。

（2）、文件差错率不得超过1%。文件从签发到印发不超过1个工作日

（3）、存档文件应含原件，年末分类整理后移交档案室存档。

3、存档

（1）、熟悉遵守国家《档案法》、《保密法》和公司的《档案管理办法》，按照公司的要求和标准收集、整理、建立和管理公司档案。

（2）、要按照公司的实际，将应纳入档案管理的重要文件、材料、记录均应有完整、准确、系统的保存，不得有遗漏。

（3）、严格按照《公司档案管理办法》规定的档案收缴时限，及时完成各类档案的收缴，并填写完整的档案移交记录。对逾期不上缴档案的单位和部门，应及时报告办公室分管主任进行协调敦促。

（4）、每年年末应对档案的收进、移出、全宗和案卷数量、档案的利用情况进行全面统计并作出记录

4、会议准备

（1）、接到会议通知后，应及时通知与会人员，告知会议内容、时间、地点及会议要求等。

（2）、接到上级有关部门的电话，应对来电单位、部门名称、来电时间，来电内容，嘱办事项等内容详细记录，提交主任拟办。

5、介绍信、证明件的开具