关于公司合同档案的管理规定
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度是为了规范公司合同档案管理工作，保证合同档案的安全、完整和可查找性，提高公司运营效率和风险控制能力的一套制度规范。
本制度的实施范围涵盖公司所有部门和员工，适用于所有涉及合同签订、履行和管理的业务活动。
一、合同档案管理职责1.公司全体员工都有责任遵守合同档案管理制度，保护、妥善使用合同档案，不得私自销毁、篡改或泄露合同档案信息。
2.合同管理员负责全面管理公司的合同档案，包括档案的归档、整理、检索和借阅等工作，并负责制定具体的档案管理操作规程。
3.合同管理部门负责合同档案的日常管理工作，包括合同的登记、归档、整理、借阅和销毁等工作。
二、合同档案管理流程1.合同登记：经办人员在合同签订后，将合同信息填写在合同登记表中，并按照统一规范编号、分类和归档。
2.合同归档：合同管理员在收到合同后，按照合同登记表上的信息，将合同归档于指定的合同档案柜内，并做好相应的标注。
3.合同整理：合同管理员定期对合同档案进行整理，保证档案的秩序和完整性。
4.合同检索：员工需要查找合同的，可通过合同管理部门提供的查询系统或向合同管理员提出申请，经审批后可以借阅合同。
5.合同借阅：在借阅合同前，借阅人应填写借阅申请表并经上级批准，合同管理员按借阅人需求提供相应的合同副本或扫描件，并记录借阅信息。
6.合同销毁：根据公司规定的保管期限，合同管理员对过期或无效的合同档案进行销毁，销毁记录需做好备案。
三、合同档案管理要求1.做到合同档案的全程监控，确保合同的签订、履行和变更等环节的合法性、合规性。
2.合同档案应按照合同类型、部门和日期等进行分类，确保档案的有序性和易查找性。
3.合同档案应存放在专用的合同档案柜内，档案柜应保证防火、防潮、防尘和防盗。
4.合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
5.高风险合同需要特别关注，合同管理员应加强对这类合同档案的管理和监督，防范风险。
6.严禁私自销毁、篡改或泄露合同档案信息，一经发现，将依法追责。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。
二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。
2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。
-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。
-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。
三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。
-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。
-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。
2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。
-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。
-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。
3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。
-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。
-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。
-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。
4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。
-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。
-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。
四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。
2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。
3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。
公司合同档案管理规定
公司合同档案管理规定年月日发布（）法合档案字第号第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。
第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。
第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
第四条1.合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。
同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2.合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
3.档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
第五条1.根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
2.借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。
为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在十日内归还。
如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。
借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3 ~12个月奖金处罚。
第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第九条本规定自年月日起施行。
附件：合同管理档案封面续表：合同基本情况登记合同名称：合同文件登记合同文本附件质量保证书验收标准补充协议（如涉及诉讼仲裁，则有起诉状、答辩状、申请书、判决书、裁定书、裁决书等都是重要的文件, 要一一登记在此）。
合同档案管理管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同的档案管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止遗失、损坏或篡改。
2. 准确性原则：保证合同档案内容的准确无误，便于查阅和使用。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的保密性和安全性。
4. 规范性原则：严格按照法律法规和公司内部规定进行合同档案管理。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：1. 合同文本及附件；2. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；3. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要等；4. 合同纠纷解决的相关文件。
第五条合同档案的归档要求：1. 合同档案应按照合同类别、年份、项目等进行分类编号；2. 合同档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成；3. 合同档案的归档应包括纸质档案和电子档案。
第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的专用档案柜中；2. 合同档案的保管人员应具备一定的法律知识和档案管理经验；3. 合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第七条合同档案的使用：1. 合同档案的使用应严格按照公司内部规定进行；2. 查阅合同档案需填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；3. 查阅合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露公司商业秘密。
第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁应按照国家有关规定执行，经公司领导批准后方可销毁。
第九条合同档案销毁前，应进行以下工作：1. 对合同档案进行核对，确保档案完整；2. 对合同档案进行整理，归档备查；3. 编制《合同档案销毁清单》，经相关部门负责人签字确认。
合同档案管理制度
XXXX有限公司XX行政【2021】XX号合同档案管理制度一、总则1. 为规范公司合同管理，保障公司合法权益，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司内所有合同的档案管理，包括合同的起草、审批、签署、执行、归档和保管等环节。
3. 合同档案管理应遵循合法、规范、安全、高效的原则，确保合同档案的完整、准确、及时和保密。
二、档案管理1. 合同档案应按年度、项目、合同类型等分类归档，确保档案的有序性和易查性。
2. 合同档案应包括以下内容：合同文本、附件、审批文件、签署文件、履行过程中的相关文件等。
3. 合同档案应以纸质和电子形式同步保存，确保档案的双重备份。
4. 合同档案应设置专人负责管理，确保档案的安全、保密和完整。
三、档案查阅与借阅1. 合同档案仅供公司内部人员查阅，外部人员如需查阅，须经公司领导批准。
2. 查阅合同档案时，应登记查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，确保档案的可追溯性。
3. 借阅合同档案须经档案管理员同意，并办理借阅手续，借阅期限不得超过一周。
四、档案销毁1. 合同档案到期或不再具有保存价值时，应进行销毁。
2. 销毁合同档案前，应进行档案鉴定，确保销毁的档案无保存价值。
3. 销毁合同档案时，应采取安全、环保的方式进行，确保档案的彻底销毁。
五、监督与考核1. 公司应定期对合同档案管理工作进行检查和考核，确保档案管理的规范性和有效性。
2. 对于违反本制度的行为，公司将按照相关规定进行处理，确保合同档案管理的严肃性和权威性。
六、附则1. 本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，另行通知。
2. 本制度的解释权归公司所有。
XXXX公司XXXX年XX月XX日。
业务合同归档管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有业务合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。
第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保所有合同及相关文件齐全，无遗漏。
2. 准确性：合同内容与实际执行相符，记录准确无误。
3. 安全性：采取必要措施，确保合同档案的保密性和安全性。
4. 便捷性：便于查询、检索和利用。
第二章归档范围第四条以下业务合同应纳入归档范围：1. 合同签订、变更、解除、终止等所有文件；2. 合同履行过程中产生的相关文件，如发票、付款凭证、验收报告等；3. 合同争议解决过程中产生的文件，如仲裁裁决书、法院判决书等；4. 合同相关的其他文件，如会议纪要、内部审批文件等。
第五条以下文件不属于归档范围：1. 法律法规、政策性文件；2. 公司内部通知、通报等；3. 与合同无关的个人物品。
第三章归档流程第六条合同归档流程如下：1. 合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门；2. 合同管理部门对报送的文件进行审核，确保文件齐全、准确；3. 合同管理部门对审核通过的文件进行分类、编号，并填写《合同归档登记表》；4. 合同管理部门将文件扫描成电子版，并存档；5. 合同管理部门将纸质文件按照分类、编号顺序整理归档；6. 合同管理部门定期对合同档案进行整理、更新。
第四章归档要求第七条合同档案应按照以下要求进行归档：1. 文件齐全：合同文本、附件、相关文件等应齐全；2. 分类清楚：合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；3. 编号规范：合同档案应按照统一编号规则进行编号；4. 标题明确：档案文件标题应简明扼要，准确反映文件内容；5. 页码连续：档案文件页码应连续，无缺页、破损等情况。
第五章查询与利用第八条合同档案查询与利用应遵循以下原则：1. 保密原则：未经授权，不得泄露合同档案内容；2. 便捷原则：提供便捷的查询途径，确保合同档案的及时利用；3. 实用原则：根据实际工作需要，提供相应的合同档案服务。
合同文件档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同文件档案管理，确保合同文件档案的完整、安全、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同文件档案的管理，包括合同起草、签订、履行、变更、解除、终止等各个环节的文件。
第三条公司合同文件档案管理遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同文件档案的完整性，不得遗失、损毁、篡改。
2. 安全性原则：确保合同文件档案的安全，防止泄露、丢失、火灾、盗窃等风险。
3. 准确性原则：确保合同文件档案的准确性，保证合同内容与实际相符。
4. 有效性原则：确保合同文件档案的有效利用，提高工作效率。
第二章管理机构及职责第四条公司设立合同文件档案管理小组，负责公司合同文件档案的全面管理工作。
第五条合同文件档案管理小组职责：1. 制定、修订合同文件档案管理制度，并组织实施。
2. 组织、协调、监督各部门合同文件档案管理工作。
3. 指导各部门合同文件档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
4. 负责合同文件档案的鉴定、销毁工作。
5. 负责合同文件档案的保密工作。
第六条各部门应指定专人负责本部门合同文件档案管理工作，具体职责如下：1. 收集、整理、归档本部门合同文件档案。
2. 保管好本部门合同文件档案，确保其完整、安全。
3. 按规定向合同文件档案管理小组报送合同文件档案。
4. 协助合同文件档案管理小组做好合同文件档案的鉴定、销毁工作。
第三章收集与归档第七条合同文件档案的收集范围：1. 合同文本及附件。
2. 合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件。
3. 合同履行过程中的各类凭证、记录、证明材料。
4. 合同纠纷解决的相关文件。
第八条合同文件档案的归档要求：1. 合同文件档案按照年代、项目性质进行分类编号。
2. 合同文件档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成。
3. 合同文件档案的归档材料应齐全、完整、准确。
4. 合同文件档案的归档应按照档案管理要求进行装订、封存。
公司企业合同档案管理制度
第一章 总则 第一条 为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，提高合同管理效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各部门、子公司及分支机构涉及的所有合同档案的管理。 第三条 合同档案管理应遵循以下原则： 1. 完整性原则：确保合同档案的完整、准确、系统，不得遗失、篡改或损坏； 2. 安全性原则：加强合同档案的保密措施，防止泄露公司商业秘密； 3. 有效性原则：提高合同档案的利用效率，为公司决策提供依据； 4. 规范性原则：按照国家有关法律法规和公司内部规定，建立健全合同档案管理制度。
第二章 合同档案的收集与整理 第四条 合同档案的收集范围： 1. 合同签订、履行、变更、解除等过程中产生的各类文件； 2. 合同执行过程中产生的各类证明材料； 3. 合同纠纷处理过程中产生的各类文件； 4. 合同相关法律法规、政策文件等。 第五条 合同档案的整理要求： 1. 按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类； 2. 对每份合同档案进行编号，并填写档案目录； 3. 对合同档案进行整理、装订，确保档案整洁、美观； 4. 对电子合同档案进行备份，并确保备份的安全性。 第三章 合同档案的保管与利用 第六条 合同档案的保管： 1. 合同档案应存放于专用档案柜中，并配备防火、防盗、防潮、防虫等设施； 2. 合同档案的查阅、借阅、复制等，需经合同管理部门批准； 3. 合同档案的保管期限，按照国家有关法律法规和公司内部规定执行。 第七条 合同档案的利用： 1. 合同档案的利用应遵循合法、合理、及时的原则； 2. 合同档案的查阅、借阅、复制等，需填写相关申请表格，并经合同管理部门批准；
3. 合同档案的利用，不得泄露公司商业秘密，不得用于非法目的。 第四章 责任与奖惩 第八条 合同管理部门负责合同档案的管理工作，具体职责如下： 1. 制定和实施合同档案管理制度； 2. 负责合同档案的收集、整理、保管和利用； 3. 监督、检查各部门、子公司及分支机构合同档案管理工作。 第九条 对违反本制度，造成合同档案遗失、损坏、泄露等行为的，按照公司内部规定追究相关责任。
公司合同档案管理制度范文
公司合同档案管理制度范文公司合同档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、可靠性和便捷性，保护公司合法权益，提高工作效率，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司内所有与合同相关的业务活动和合同档案的管理。
第三条定义1. 合同：公司与其他组织或个人签订的、具有法律效力的书面文件。
2. 合同档案：公司合同的存档材料，包括合同原件、复印件、电子存档等。
3. 合同档案管理制度：公司内部管理合同档案的规范和程序。
第二章合同档案的建立和登记第四条合同档案的建立1. 合同签订后，双方应当及时将合同交由合同管理人员进行整理和归类，形成合同档案。
2. 合同档案应当按照合同的类别和时间顺序进行编号和分类，确保档案的有序性和准确性。
第五条合同档案的登记1. 合同档案应当在合同管理系统中进行登记并填写相关信息，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等。
2. 合同管理系统应当进行备份，以防止数据丢失。
第三章合同档案的存储和保管第六条合同档案的存储1. 合同档案应当妥善保管，防止遗失、灾害等情况导致档案的损毁。
2. 档案室应当设有防火、防潮、防尘等设施，保证档案的安全性。
第七条合同档案的保管1. 档案管理员负责合同档案的保管工作，并负责合同档案的定期清点和整理。
2. 不得私自移动、外借和销毁合同档案，如需变更或销毁合同档案，应当经过合同管理人员的审批和记录。
第八条合同档案的电子存储1. 公司应当建立合同档案的电子存储系统，将合同档案纸质文件进行电子化存储。
2. 电子存储系统应当具备数据备份、数据恢复、权限管理等功能，确保电子档案的可靠性和安全性。
第四章合同档案的查询和提取1. 公司内部部门需要查询合同档案的，应当向合同管理人员提出申请，并填写查询申请表。
2. 查询申请表应当包括查询的合同编号、查询的目的、查询人员等信息。
第十条合同档案的提取1. 公司内部部门需要提取合同档案的，应当向合同管理人员提出申请，并填写合同提取申请表。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
关于公司合同档案的管理规定
目的：为进一步加强合同档案的管理工作，提高合同档案管理水平，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
范围：本制度的管辖范围包括但不限于公司与合作单位签订的技术合同、协议，大宗、高价值物资采购合同，固定资产采购合同，基建项目合同，租赁合同等，以及与上述合同签订相关的会议纪要、备忘录、传真、邮件等业务资料。
内容：
一、合同文本草拟：
重大商务合同应由公司草拟合同范本，并经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。
涉及我方欠缺的专业知识的合同或协议，可以由对方提供合同草案，由公司制定专人进行修改，再经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。
二、合同协议议定：
合同的议定，原则上至少由公司总经理或董事会授权2人以上参加。
持总经理签字或董事长签字的《合同签订授权书》的主议定人方可代表公司在合同上签字，并办理合同印鉴使用手续。
副议定人一般作为合同审核人，会签待签订的合同协议。
合同议定达成共识后，由主议定人填写《合同审批表》，附上合同或协议副本，有审核人会签，连同《合同签字授权书》一起，报合同章管理员盖公司合同专用章。
合同金额超过5万元人民币，或年度采购金额累计超过5万元人民币的，须报总经理批准后，方可签订。
重大的基建合同、合同标的100万元人民币以上的采购合同、技术协议，需报经董事会审批后，方可签订。
三、合同档案归档：
合同签订后一周内，议定人需要将全部合同协议正本、连同与合同议定相关的会议纪要、备忘、传真、邮件的原件或打印件整理完毕，一并交合同管理部门，并登记《合同档案登记管理台账》。
合同履行过程中合同双方之间对于所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等原则上也应由双方代表签字确认，并按照主合同编号为序，随时产生过、随时进行存档。
原则上，议定人可以保留上述文档的复印件备用。
当议定人（业务员）离职时，作为工作交接的要件，必须将个人保管的合同档案副本全部移交。
四、合同台账的登记、保存：
合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。
年代- 项目性质- 档案类型- 序号。
2012 –（基建/采购/技术/人事/质量）–（合同/协议/会议纪要/备忘/传真/邮件）–
01
五、合同档案保存年限：
如果仅涉及中国大陆地区的业务，从业务结束之日起至少保存三年。
如果涉及跨国业务，则保存期限应当延长至五到六七年。
六、合同档案的调阅：
合同档案已经存档，原则上不外借，只可以调阅或复印。
若需调阅合同，需按照公司文件管理制度，报经公司领导审批后，方可调阅。
已归档的合同档案属于公司AAA级保密信息，参照公司《保密规定》执行。
七、管理责任划分
合同档案交付存档前由主议定人负责管理，交付后，由管理人员负责管理。
八、其他：
本规定自下达之日起实施。
附件：
《合同签订授权书》
《合同审批单》
《合同档案登记管理台账》。