物业管理一整套程序文件及工作规程汇编

租户入驻管理程序

1.0目的

规范投资广场的租户入驻各项手续的办理。

2.0适用范围

投资广场各业主/租户入驻的接收与各项手续的办理均按本程序进行管理。

3.0工作职责

3.1管理处办公室信息档案员负责具体的入驻手续办理。

3.2管理处主任负责审核租户入驻中的各项收费项目与收费标准。

3.3管理处各下属部门主管负责提供对口服务。

4.0程序要点

4.1入驻接收

4.1.1租户落定后，由招商部办理签约手续，发出《入驻通知》，租户凭《入驻通知》到物业处办理入驻手续。

4.1.2物业管理处凭《入驻通知》接收租户入驻，填制《租户入驻登计表》，为租户建立档案，引导租户办理以下手续：

-确认所租区域《物业设施状况记录表》所载内容并签字。

-购买或委托物业管理处购买水电表，由物管处安装并签认《水电计量表安装竣工签验单》

-交纳水电费押金

-交纳装修管理费

-办理装修申报手续

4.2装修手续

4.2.1租户装修必须按装修管理规定，先由委托施工方申报各种图纸，施工方案等，填定《装修申报审批表》，由物业管理处，大厦业主方进行审核后凭该表到物业公司财务部交纳装修押金。

4.2.2《装修申报审批表》完成审批后管理处向施工方核发《装修开工许可通知》，施工人员核发《临时出入证》。

4.2.3《临时出入证》由施工方签写申领表，物业管理处凭此表，通知财务从施工方预交的装修押金中扣除工本费。

4.2.4装修完成后，由施工方、物管处、租户三方共同进行竣工验收，验收后在《装修竣工验收表》上签字，施工方凭押金单和管理处退款签暑意见到财务办理退还押金余额手续。财务部部扣除各种扣罚款，管理费后，将余款退还施工方，索回原押金收据，开据各扣款收据。

4.2.5施工方完成装修退场时，应将临时出入证交还物业管理处，丢失或未交回由管理处通知财务部扣除赔款。

4.2.6对施工方在装修中的违约行为，由管理处各部门发出扣款通知，经施工方签字后交财务从装修押金中扣罚。装修期间的水电费，也由物业管理处发出水电费抄表收费单交财务部扣款。

4.3正式入驻

上述程序完成后，租户正式入驻。管理处发出工作单通知各部门配合。租户如有其他要求按其他标准作业程序处理。

5.0 记录文件与控制表格

5.1《入驻通知单》

5.2《租户入驻登计表》

5.3《物业设施状况记录表》

5.4《水电计量表安装竣工签验单》

5.5《装修申报审批表》

5.6《装修开工许可通知》

5.7《临时出入证》

5.8《装修竣工验收表》

6.0 支持文件

6.1《装修管理标准程序》

6.2《各项代收费用工作程序》

工作记录管理标准作业程序

1.0目的

规范各类工作记录的管理工作，确保工作记录的有效性。

2.0、适用范围

适用于物业管理处服务工作中各种规定记录的管理工作。

3.0职责

3.1公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。

3.2各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。

4.0程序要点

4.1记录的作用

4.1.1证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。

4.1.2分析的作用：为分析过程虽否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。

4.1.3追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。

4.2记录的形式和来源

4.2.1公司形成记录的形式有，但不限于：

A、质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；

B、凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。

4.2.2分供方提供的记录

4.3记录形成的要求4.3.1应使用规定的记录格式。

4.3.2应由规定的人填制。

4.3.3填写应及时、准确、完整、清晰。

4.3.4记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。

4.4记录的标识

4.4.1记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业程序》的相关规定。

4.4.2具有追溯作用的记录应编录应编制记录的编号（No）。

4.5记录的收集

4.5.1记录应按下列要求进行收集：

A、记录填写、编制部门收集；

B、记录接收部门收集；

C、记录归口管理部门收集。

4.5.2记录收集时间：

A、连续收集；

B、按月、季、年集中收集。

4.6记录的编目

品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业程序》的相应规定。

4.7记录的查阅

4.7.1记录应按规定的路线和时间进行传递，以发挥记录的使用价值。

4.7.2合格要求在商定期内的工作记录可提供给接收服务或管理的住户或其代表查阅，具体实施执行《质量体系文件和资料管理标准作业程序》的相应规定并予以记录。

4.8记录归档

4.8.1下列性质的记录应予归档：

A、有关物业接管验收的记录；

B、有关委托物业管理合同的记录；

C、有关质量策划——计划的记录；

D、有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；

E、有关组织机构设置，调整和职责权限规定的记录；

F、有关重大安全责任事故的记录；

G、有关火灾、重大治安事件的记录；

H、有关管理评审内部质量审核的记录；

I、有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；