物业程序文件-质量记录文档管理程序
物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序
物业管理公司质量体系文件：质量记录控制程序1.0目的证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。
2.0适用范围适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。
3.0职责各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。
4.0工作程序4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。
4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。
4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。
5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。
5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。
5.4所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。
5.5对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。
5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。
5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。
5.8质量记录的填写要求5.8.1操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。
5.8.2不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。
5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》，按《文件和资料的编号规则》进行标识。
5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录，并编目、存放。
5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。
5.12质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在《借阅登记簿》上，在规定的时间内归还。
5.13在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。
5.14增加质量记录的内容、格式更改。
5.14.1若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照《文件和资料控制程序》。
5.14.2若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。
5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。
物业质量体系工作程序文件
物业质量体系工作程序文件1. 引言本文档旨在明确物业质量体系工作的程序文件，包括流程、步骤和相关要求等内容。
为确保物业服务过程中的质量，促进物业服务水平的提升，制定本文件。
2. 工作程序2.1 起草物业质量体系工作程序文件应由物业公司相关部门制定，草案应由物业公司领导审核并批准。
在制定程序文件过程中，需要涉及到以下内容：•确定物业服务目标；•制定物业服务标准；•设定质量控制的指标和标准；•制定改进措施。
2.2 实施物业公司相关部门应根据制定的程序文件，进行实施工作。
在实施过程中，需要各相关部门必须遵守文件规定的各个方面。
具体实施步骤如下：1.制定工作计划和工作标准。
2.分解和执行工作任务。
3.建立数据监测和记录管理制度。
4.有关部门进行定期检查和审查工作效果。
2.3 监测为确保工作质量，物业公司相关部门应该建立监测体系。
下面是物业公司监测体系的主要内容：1.建立监控点，录入监测数据。
2.实施巡检和抽查，记录问题和处理结果。
3.定期进行质量检查，并制定针对改进要求的措施。
2.4 后评估对于已实施的物业服务，应按照规定进行后评估，以验证服务质量，消除潜在安全隐患。
具体要求如下：1.在服务结束后，记录评估数据。
2.对评估数据进行分析，在评估反馈表上反映相关情况。
3.按照要求，制定和实施改进方案，并进行跟踪和核实。
3. 要求3.1 编制要求物业质量体系工作程序文件必须符合国家相关标准及物业服务行业的规定。
文件编制应在以下基础上进行：1.考虑到物业服务过程中的风险和影响。
2.应考虑到要求操作方便和清晰易懂的表述。
3.应考虑到监测和评估的实施。
3.2 相关标准在编制物业质量体系工作程序文件时，应参考并遵守以下相关标准：•土地利用标准（GB/T 17154-1997）•房屋建筑设计标准（GB 50096-2011）•物业服务行业标准（Q/YX Z4-2009）•物业服务管理体系要求（GB/T 50321-2013）4. 结论物业质量体系工作程序文件是物业服务中的重要部分，对于物业服务质量的提升具有积极作用。
物业质量管理程序文件范例
物业质量管理程序文件范例物业质量管理程序文件范例一、导言物业管理规范化程序文件有助于物业服务企业规范工作流程，提高服务水平和工作效率，确保物业管理质量和安全。
本文将提供物业质量管理程序文件的范例，以便物业服务企业参考和借鉴，更好地提高管理水平和管理效益。
二、程序文件的内容物业质量管理程序文件是为了规范物业管理工作，确保服务质量，保障业主权益而设定的文件。
其内容一般包括以下主要方面：1. 组织机构物业公司应设立物业管理部门，负责物业的管理工作，包括物业维护、安全管理、环境卫生等方面。
物业管理部门应制定明确的职责分工，明确职责，保证工作的有序进行。
2. 勘察和控制物业管理部门应对小区内部及周边的环境进行勘察和控制，包括道路、绿化带、公共场所等，保证环境整洁，美观。
工作应该有计划、有方案、有记录，勘察结果应及时上报批准。
3. 维护与维修物业管理部门应集中管理周边设施和建筑物维修保养的工作，及时更新维修计划，并依据计划实施维修工作。
工作中应确保使用正规服务商进行维修服务，并希望使用环保材料。
4. 安全管理物业公司在日常管理过程中，应加强小区整体的安全管控，管理方案应该有计划、有方案、有记录。
对于小区内的事故隐患应做好隐患排查，并提前做好预防工作。
在特定场所，应配备专人进行护卫。
5. 环境卫生物业公司在管理过程中应注重小区环境卫生，制定小区环境整治方案，并执行，保证小区环境卫生质量。
小区的绿化管理也要按照规划进行划分和管理，确保整体环境稳定和卫生。
6. 业主服务物业服务提供商在日常管理中，应当注重业主服务，建立物业业主服务中心，服务包括接受投诉、安排物业巡视、维修保障等。
提供业主便捷的人员服务和常见问题解决节点，提高物业服务品质质量。
物业管理方应及时解决业主的诉求，保护业主权益。
7. 管理评估物业公司和有权管理人员应对管理的过程进行管控，并从结果、流程、因素、方法等多个维度来执行管理流程评估。
并依据评估结果，及时进行必要调整，以提高物业管理质量和业绩。
物业管理质量程序文件
物业管理质量程序文件物业管理质量程序文件是一份规定物业管理公司业务流程和管理体系的文件，它的主要目的是确保物业服务的质量，提高居民满意度和维护业主利益。
本文将从文档概述、内容要素、流程图、实施方法等多个方面阐述物业管理质量程序文件的基本知识。
一、文档概述物业管理质量程序文件通常包括以下主要内容：1.物业管理质量目标和计划：包括目标的制定、实现计划的具体措施和执行时间。
2.组织结构：为了落实质量管理方案，物业管理公司需要明确组织结构的设置和各部门的职责。
3.流程控制：包括各项业务流程、管理程序和标准作业流程等，以确保运作的规范和高效。
4.培训计划：为了提高员工素质，设定针对不同层次和岗位的培训计划。
5.客户服务管理程序：为了提高客户满意度，制定了一系列客户服务管理程序，包括客户投诉处理、追溯调查等。
6.质量评审：定期对物业服务进行评估和审核，以及对管理程序进行更新和改进。
二、内容要素物业管理质量程序文件的内容需要符合ISO9000国际质量体系标准，其中包括以下要素：1.质量政策：管理者要对物业服务的质量下达明确的指导方针。
2.计划、标准和工作指导书：明确整个管理流程中的每个环节的标准和要求，从而确保质量水平的稳定和提高。
3.程序文件和作业指导书：明确每个业务流程的操作规程，包括工作内容、责任、工作指导方法等。
4.记录和文件：保留过程数据和操作记录，用于评估和分析之后的质量管理。
5.内审和管理评审：定期内部审查，查找问题和改进对于质量管理体系缺陷的检查。
三、流程图物业管理质量程序文件的制定需要具体流程图，主要包括以下环节：1.制定程序：由物业管理公司负责人授权制定。
2.审核程序：审核文件并确定是否通过。
3.批准程序：由管理者决定是否批准。
4.公布程序：向质量体系内人员公布。
5.执行程序：在执行过程中对质量管理体系进行监督。
四、实施方法物业管理质量程序文件的实施需要考虑以下几个方面：1.理解标准：在制定和推广质量管理文件之前，要确切理解和遵循ISO9000质量管理体系标准。
物业公司质量记录控制管理工作程序
物业公司质量记录控制管理工作程序物业公司质量记录控制管理工作程序一、引言物业公司作为管理和运营社区的主要力量，其服务质量直接影响社区居民的生活品质。
为了保证物业公司的服务质量，必须建立一套科学的质量记录控制管理工作程序。
二、质量记录的定义和类型质量记录是指对物业公司各项服务活动进行记录和备案，包括但不限于服务投诉记录、设备维修记录、故障处理记录、项目竣工验收记录等。
根据需要，质量记录可以分为以下几类：1. 服务质量记录：主要包括服务评价表、服务满意度调查表、客户投诉记录等；2. 设备维修记录：主要包括设备故障记录、维修过程记录、维修完成记录等；3. 工程验收记录：主要包括项目开工报告、工程验收报告、竣工验收报告等。
三、质量记录控制管理工作程序1. 制定质量记录控制管理制度：物业公司应制定一套完整的质量记录控制管理制度，明确每类质量记录的要求、流程和责任，确保质量记录全面、准确、完整。
2. 录入质量记录：物业公司应设立专门的质量记录录入岗位或由相关工作人员负责录入，将相关质量记录的信息准确录入电子系统或纸质档案中，并及时保存备查。
3. 审核质量记录：物业公司应设立专门的质量记录审核岗位或由相关工作人员负责审核，对录入的质量记录进行逐项审核，确保记录的真实可信。
4. 分析质量记录：物业公司应定期分析质量记录，发现问题和不足，提出改进措施，并及时采取相应的措施，防止类似问题再次发生。
5. 保管质量记录：物业公司应制定质量记录保管制度，规定质量记录的存储时限、存放位置和备份措施，确保质量记录的安全可靠。
6. 定期报告质量记录：物业公司应根据需要，定期向上级管理部门和社区居民报告质量记录情况，展示物业公司的服务水平和改进成效。
7. 督促落实纠正措施：物业公司应督促相关责任人按照纠正措施的要求进行落实，确保问题及时得到解决和改进。
8. 首次评估和复评：物业公司应定期对质量记录控制管理工作进行首次评估和复评，评估过程中可以采取抽查、面谈、文件审核等方式，确保质量记录控制管理工作的有效实施。
物业管理公司质量记录控制工作程序
物业管理公司质量记录控制工作程序1.0目的运用质量记录以保证服务质量达到规定的要求，为确认质量体系的有效运行提供可追溯性依据。
2.0适用范围适用于本公司与质量活动有关的质量记录的控制。
3.0职责3.1各部门文件管理员负责按程序对本部门的质量记录进行控制。
3.2办公室负责对各部门质量记录的控制情况进行指导、检查。
4.0工作程序4.1质量记录的分类本公司所有与质量体系有关的质量记录分为质量体系实施方面的质量记录和质量体系验证方面的质量记录两大类。
4.1.1《管理评审报告》、《内部质量体系审核报告》、《合同评审记录》、《员工培训记录》、《不合格/纠正预防措施报告》等属质量体系实施方面的质量记录。
4.1.2《入库单》、《回访记录》等属服务质量验证方面的质量记录。
4.2质量记录表格的编码见《文件编码规定》。
4.3质量记录的填写质量记录应填写清晰、正确、内容完整、填写人、审核人、批准人应履行签字手续。
4.4质量记录的收集、归档4.4.1质量记录的收集保管由各部门文件管理员负责，并依据《质量记录表格清单》相关的内容要求进行归档。
4.4.2各项质量记录要求清晰、完整、签字手续齐全，在保存的有效期内不得有破损和残缺。
4.5质量记录的保存4.5.1各部门的质量记录由文件管理员负责保存，期限按《质量记录表格清单》的要求进行，贮存地应保持干燥通风，并采取适当的防护措施。
4.5.2质量记录还可以用磁盘方式贮存。
4.6质量记录的查阅4.6.1如因工作需要，需查阅存档的质量记录时，应先填写《质量记录查阅审批表》，经主管领导批准，可以查阅存档的质量记录。
4.6.2在合同规定或用户要求情况下，经部门负责人批准后可以查阅记录。
4.6.3文件保管人员负责办理查阅手续。
4.7失效及过期质量记录处理对过期的质量记录或需销毁的记录，应由保管部门及时进行销毁。
5.0相关文件5.1《质量手册》5.2《质量记录表格清单》5.3《文件和资料控制程序》5.4《质量记录查阅审批表》。
物业公司质量体系文件管理工作程序
物业公司质量体系文件管理工作程序物业公司质量体系文件管理工作程序一、目的根据物业公司质量管理体系的要求，建立和规范质量体系文件管理工作程序，以确保文件的合理性、准确性和及时性。
二、适用范围本程序适用于物业公司的所有部门和员工。
三、定义1. 质量体系文件：指规定了物业公司的质量管理体系要求、政策和目标，以及相关管理程序、工作指引和相应记录的文件。
2. 文件控制：指在文件的创建、发布、修订、变更、废止等过程中的管理控制。
四、程序1. 文件的编制（1）质量体系文件应由相关部门或岗位的责任人负责编制。
（2）编制质量体系文件前，应进行必要的调研和资料收集，确保文件内容合理和准确。
（3）编制质量体系文件应根据公司的实际情况和质量管理要求，结合行业最佳实践和相关法规进行编写。
2. 文件的审查和批准（1）编制完成的质量体系文件应提交给质量管理部门进行审查。
（2）审查内容应包括文件的准确性、逻辑性、一致性和可操作性等方面。
（3）审查完成后，质量管理部门应及时反馈审查意见，并要求文件责任人进行修订。
（4）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行批准。
3. 文件的发布和使用（1）质量体系文件的发布应由文件责任人负责，确保在相关部门和人员中得到充分的传达和理解。
（2）文件的使用应严格按照文件内容和要求进行操作，不得随意变更或超越文件要求。
（3）如有变更需求，应按照文件控制程序进行申请和批准。
4. 文件的修订和变更（1）质量体系文件的修订应由文件责任人负责，修订前应进行必要的调研和资料收集，确保修订内容合理和准确。
（2）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行审查和批准。
（3）质量体系文件的变更应按照变更控制程序进行申请和批准，变更内容应明确、具体，并及时通知相关部门和人员。
5. 文件的废除和归档（1）质量体系文件的废除应由文件责任人负责，废除时应说明废除理由和废除日期，并及时通知相关部门和人员。
（2）质量体系文件的归档应按照归档规定进行，确保文件的安全性和可检索性。
物业质量管理程序文件
物业质量管理程序文件物业质量管理程序文件随着社会和经济不断发展，物业管理行业也迎来了全新的时代。
物业管理的工作内容如今已经不仅仅局限于传统的基础物业服务，更强调物业安全、环保、创新和管理水平的提升。
作为物业管理工作的主导标准，物业质量管理程序文件在这个时代中扮演了重要的角色。
一、物业质量管理程序文件的概述物业质量管理程序文件是物业公司制定、实施和评估物业服务质量的基本文件，是一套标准的管理规范和SOP （标准操作流程），它可以从多角度对物业服务质量进行综合管理并有效的管理。
物业质量管理程序文件是物业公司向住户和业主展示自己的管理水平和服务标准的标志，是“物业服务质量管理三重体系”之一。
物业质量管理程序文件的主要组成部分包括：物业服务质量管理指南、工作程序文件和工作说明书。
其中，物业服务质量管理指南是制定和执行物业合同的准则，它包括物业服务合同管理规定、物业售后服务和住户投诉处理流程规定等。
工作程序文件则规定了具体的工作流程、工作内容和实施要求。
工作说明书则重点明确了具体职责、任务和细节等。
二、物业质量管理程序文件的主要作用1. 明确物业服务目标和标准物业质量管理程序文件为物业服务标准的制定和实施提供了重要的指导和依据。
通过阐明工作程序、服务等级和实施要求，明确了物业服务目标和服务标准，为物业服务质量的提升和提供清晰的指导和保障。
2. 规范业务流程物业质量管理程序文件的制定，可以消除、缩小和避免在物业服务中出现的管理漏洞和潜在风险。
通过明确的工作流程和实施要求，规范和标准化了物业服务过程，从而提高了物业服务的操作效率和工作质量，减少了管理混乱和管理风险。
3. 提升物业服务质量物业质量管理程序文件还可以帮助物业公司对自己的服务质量进行持续监控，针对已发现的问题和不足进行修正，及时调整物业服务质量的不足，为住户和业主提供更加优质和满意的物业服务。
4. 强化管理能力和责任意识通过执行物业质量管理程序文件，物业公司可以逐步积累服务管理经验和技能，提高管理能力和服务水平。
物业公司程序文件-质量记录控制程序
物业公司程序文件:质量记录控制程序物业公司程序文件:质量记录控制程序1.0 目的使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为质量的持续改进提供依据。
2.0 范围适用于公司各类质量记录和表格的管理。
3.0 职责3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行。
3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。
4.0 程序4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下：1)质量体系实施方面的记录。
如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。
2)服务质量验证方面的记录。
如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。
4.2 质量表格的分类编号4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号：1)程序文件质量记录表格编号：YGJYPM-- QR -- --表格序号，从01开始依次排列要素编号质量记录标志公司名称2)各单位质量记录表格编号：QR --☆☆单位代码，一个或三个字符表格序号，从001开始依次排列4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：公司领导：董事长-01 总经理-02 管理者代表-03 副总经理-04副总经理-05 总会计师-06 助理总经理-07部门代码：质量管理部-M、工程管理部-G、清洁绿化部-Q、教育培训部-E、商务部-S、企业发展策划部-F、酒店商管部-J、人力资源部-R、社区文化部-Z、安保部-B、财务部-C 、办公室-O、会计部-K管理处代码：海丽-HLG、海滨-HBG、海连-HLA、怡海-YHG、丽苑-L YG、中银-ZYG、商城-SCG、碧荔-BLG、世贸-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、东和-DHG、辛诚-XCG、景发-JFG、鹏都-PDG、居雅-JYG、华为-HWG、新浩城-XHC、碧云天-BYT、东港-DGG棕榈泉-ZLQ、聚豪园-JHY、逸翠园-YCY、浪琴屿-LQY、阳明山庄-YMS、怡翠山庄-YCS、中城康桥-ZCK、观澜豪园--GLH、东湖豪庭-DHH、中海华庭-ZHH、阳光四季-YGS、共和世家-GHS 枫丹雅园-FDY、建工宾馆-JGB、骏庭名苑-JTM、世濠-SHG管理处各班组代码：维修班-WXB、护卫班-HWB、清洁班-QJB、财务室-CWB、车库岗-CKB、大堂岗-DTB、道口岗-DKB、巡逻岗-XLB、消防中心-XFB、服务中心-FWB、会所-HSB、超市-CSB。
物业质量体系工作程序文件
物业质量体系工作程序文件一、前言随着城市化进程的不断加速，物业服务质量成为城市日常管理的紧要构成部分。
物业企业需要建立质量管理体系，以规范业务流程，提升服务质量，加强市场竞争力。
本文件旨在为物业企业建立一套完整的质量体系工作程序，实现规范管理，提高服务质量的目的。
二、范围本程序文件适用于全部物业服务企业，包括房屋租赁、物业管理、保洁卫生、安保等相关服务。
三、质量目标1.提高服务质量水平，达到客户充足度的提高；2.提高业务流程透亮度，降低服务供应链成本；3.提高员工素养，实现员工对质量管理的自发性和参加性。
四、质量体系要求1. 工作流程质量体系要求物业企业建立规范的工作流程。
实在包括：（1）业务流程图设计。
通过业务流程图设计，明确服务流程，规范各流程间的关联。
掌控过程中产生的风险和不确定性；（2）流程掌控要点。
在订立服务流程时，应依据实际需要设置掌控要点，以确保服务质量的可控性和稳定性；（3）特别流程标准化。
针对服务中显现的特别情况，订立应急方案和处理流程，依据实际情况实现有效管控。
2. 基础设施评估质量体系要求对基础设施进行评估，实在包括：（1）设施检查。
对物业管理的办公场所、公共设施、维护和修理设备等进行定期检查，保证基础设施的健康、安全和完好；（2）设施维护。
依据检查结果，订立设施维护计划，适时维护和修理更换有问题的设施，确保设施的正常使用。
3. 员工管理质量体系要求员工管理，实在包括：（1）培训计划。
订立员工培训计划和培训材料，定期对员工进行培训，提高员工素养和服务水平；（2）工时管理。
对员工的工时进行管理，确保员工充足规定的工作时间，保证服务的稳定性和适时性；（3）绩效考核。
对员工定期进行绩效考核，对表现优良的员工进行嘉奖，对存在问题的员工进行惩罚或整改。
4. 客户服务质量体系要求建立完善的客户服务体系，实在包括：（1）客户反馈。
建立客户反馈渠道，适时回应客户反馈，了解客户需求，不断完善客户服务；（2）服务质量监督。
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物业程序文件:质量记录文档管理程序
1.目的
为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
部门/岗位工作职责
办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。
监督公司各管理处、部门文档管理
品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。
收集质量管理体系标准，对其有效性负责。
保存最新有效的行业标准和政策法规。
相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。
管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理文件管理员收集保管质量记录、文档资料4.定义质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。
包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。
5.方法和过程控制
5.1现场质量记录的管理
5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。
5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。
5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。
局部更改时，可与内部质量审核同时进行。
5.2文件资料归档及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行，最迟于第五个工作日前完成归档工作。
5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别（名称）对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。
为便于查阅，管理处/部门可根据实际情况增加附表。
文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期
5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。
5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。
工程部设备管理生成的质量记录，除通用的培训（会议）签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室，其他记录可长期存放在工程部资料柜内。
还可根据具体情况，制作两联的质量记录表格，一份交管理处留存。
5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于管理处资料室。
5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。
借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门负责人批准，由文件管理员负责跟进、收回。
体系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。
5.2.8《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写，《标准政策法规一览表》由办公室填写，经现相关负责人审批后公布。
5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理，报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。
如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖"作废保留"章继续保留。
5.3文档资料编码规则
5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。
示范目录中一、二级目录必须执行，一般以一、二级目录为文档标题。
5.3.2日常管理文档编号方法为："部门汉语拼音简称+XX"，如：城市花园为"CH01、CH02······"。
5.4重要资料管理
5.4.1工程资料
5.4.1.1工程档案包括：
A.由发展商提供的规划、竣工、验收资料
B.设施设备安装、使用、维修保养技术资料；
C.物业质量证明文件和物业使用说明文件；
D.房屋本体和设备的改造变更资料
E.其它必要资料
5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各管理处应指定专业技术人员核对、接收，并列出清单交与文件管理员统一保管。
5.4.1.3如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。
5.4.1.4各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保养时查阅。
5.4.2顾客资料
5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。
5.4.2.2管理处控制中心应有业主/租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其他各类个性化情况，并根据情况定期更新资料内容。
5.4.2.3顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或经理允许不得对任何人透露。
除文件管理员和管理处负责人外，其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记，并经管理处/部门负责人批准。
作废顾客资料应仔细粉碎或销毁。
5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询，并登记查阅时
间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。
5.4.3物业资料
5.4.3.1物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。
5.4.3.2各管理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员。
5.4.4标准政策法规管理
办公室各职能部门各使用部门
5.5电子文档管理
5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。
部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子文档。
5.5.2管理处电子文档应统一管理，按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。
文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符，三级及以下目录管理处可根据需要自行调整。
5.5.3电子文档的备份及安全管理参照《电脑及网络系统管理规定》相关条款操作，管理软件内容须每月备份，每年初须对上年度重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》上登记。
5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报管理处/部门经理备案。
当事人如有离（调）职需完善交接手续。
6．支持性文件
TJzzWY6.3-Z01-02《电脑及网络系统管理规定》
7．质量记录表格
TJzzWY4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》TJzzWY4.2.4-Z01-F1《标准、政策法规一览表》TJzzWY4.2.4-Z01-F2《质量记录表格一览表》TJzzWY4.2.4-Z01-F3《质量记录报废申请表》TJzzWY4.2.4-Z01-F4《工程图纸清单》</P。