公文智能交换系统介绍
电子公文传输系统
电子公文传输系统电子公文传输系统是指利用电脑技术和互联网技术，将机关事务处理过程中所形成的公文通过电子方式进行管理、处理和传输的一种信息化管理系统。
它能够实现政府机构公文的在线交换、审批、签发和归档等一系列操作，极大地提高了审批效率和工作效率，同时还能大大降低机关的运行成本，可以说是鼓励政府机关数字化转型，提高区域电子治理能力的重要工具。
首先，电子公文传输系统能够实现政府机关公文的在线交换。
传统的公文传递方式需要人工送达，非常耗费人力物力，而且还存在可能丢失或因不慎而造成的泄密等安全隐患问题。
但有了电子公文传输系统，政府机关工作人员只需在电脑上填写好相关信息，就可以轻松得将公文发送到指定接收方，无需再进行传统的人工送达了。
这大大提高了效率，缩短了时间成本。
其次，电子公文传输系统还可以实现政府机构的在线审批和签发。
在传统方式下，公文的审批和签发都需要通过多个环节进行审核和签字，耗费时间漫长，甚至还有可能会因为错过出访时间或各项紧急事件而影响到政府机构正常的运作。
但在电子化管理系统下，公文传输、审批、签发等各环节都可以在电脑上实现，显著减少了人员流程影响和误办公文的风险，提高了工作效率。
最后，电子公文传输系统还可以实现政府机构公文的在线归档。
由于大量公文对于机关部门来说，归档体系的搭建和运转成本非常昂贵，因此部分政府机构不能确保公文信息的完整性和可追溯性。
而电子公文传输系统则能够更好地解决归档问题，将公文电子化并分类存储，使公文跟踪和查阅更加方便。
不仅如此，它还可提高归档安全性，减少信息泄密的可能性。
总的来说，电子公文传输系统促进了政府机构的数字化转型。
通过电子公文传输系统，政府机关工作人员间的交流更加方便快捷，互动更加顺畅，工作效率得以提高。
此外，该系统还能够为政府机构的信息化管理和建设打下坚实的基础，实现资源共享、信息共享和知识共享。
可以说，它既是政府机构现代化的必然趋势，同时也是构建数字政府治理体系的重要组成部分。
基于RSA技术的网上公文流转系统的设计
引言 文件的数字签名 。２ ． ２ ２签名的验证。 证书公钥： ∥申 请证书者的公钥 随着科学技术飞速发展 ， 利用计算机和网络 Ｂ ） Ｄ （ （ （ ） 相 等则签名有 效 ， ｒ ： Ｌ 肼） Ｅ ｒ ） 否 ２． ． ４ ２证书的申请。用户申请证书信息 ， 提交 对信息进行收集 、 加工、 存储以及交换等 ， 成为各 则无效 。 文件的 数字签名生成后 ， 带印章的文件被 身份证号、 所属机构、 姓名、 籍贯和证书公钥给 Ｃ Ａ 行各业必不可少的手段。 但对网络环境传输 、 存放 存放在文件目录下 ， 数字签名信息和文件名 、 签发 证书 中心 ，Ａ中心 审核通过后 （ Ｃ 即提交 信息属 的数字信息的非法访问、 、 窃取 篡改等行为必然导 单位等信息存放在文件数据库表中，以便归档和 实）就签发证书， ， 该证书变得有效 。签发后 的证书 致计算机安全问题的出现 ， 需要解决身份认定、 信 查找。 签名后的文件可发给其他用户 ， 接收到￣ｇ 实例内容如下 ： ｃｌ ＝ 息来源认定 、 息的完整性和安全性等诸多问题 的用户可根据签名者的公钥验证签名 。 信 验证签名 编号 ：５ ８ 的技术。 时， 操作者不用手动导入签名者的证书 ， 由软件自 版本号 ：Ｄ １ 针对这些问题， 采用基于 ｌ Ａ的公钥密码数 动查找、 Ｉ Ｓ 导人签名者的证书进行验证。 ２３ ２ ．文件的 身份证号：２ ４ ６ ８ １３ ５ ７ ９ 字签名算法解决原公文流转系统可能出现 冒充 、 多重签名实现。 当一份文件需要多个部门签章 ， 此 签名算法 ： Ｓ ＲＡ 抵赖、 篡改公文的问题， 采用线性多重数字签名解 时要用多重签名实现。比如火电一分厂需要—个 证书颁发者 ： 某厂 Ｃ Ａ中心 决多个部门盖章问题。 机房管理员 ， 请求 的批准应通过人力资源部和总 有 效期 ：０ ８ ５ ２ ６ ３ ５至 ２０ — — ７ １： ２０ — — ７ １： ： ．２ ４ ０ ９ ５ ２ ６ ４ ．５ ３２ １Ｒ Ａ Ｓ 公钥密码阳 经理的多重批准签章。 １７ 年发表的 Ｒ Ａ ９８ Ｓ 是公钥密码体制中最具 ２ 文件的管理与加密备份存储 ３ 所属机构 ： 息 信 处 代表 ｌ 生 的算法， 到目前为止它仍然是安全的。 该算 不同用户对接收到的文件在本地 的管理是 姓名 ： 崔雪冰 法的安全性基于 “ 大整数的因数分解 困难性 问 将所有文件存放在—个固定文件目录下面 ，同时 籍贯 ： 新乡 ２ ３ 证 书的撤 销 ． ４ 题” Ｓ 。Ｒ Ａ签名算法描述如下Ｍ： 将该文件的一些关键信息如文件名 、 文件接收时 １ 参数构造： 取两个大素数 Ｐｑ 计算 间 、 ． １ 避 ，。ｈ 文件发送者单位 、 文件长度 、 文件的签名等记 证书失效后（ 如过期、 用户私钥丢失等原因） ， 出公开自模数 ： ｐ 。 算 ： 却一 Ｘ一 ） 々 ｎ ｑ ｄｔ ＝ ｌ １ 其中 录在本地数据库的表单 中。其中导入导出文件的 向 Ｃ ｑ ， Ａ中心 申 请作废证书 ，Ａ中心将证书状态改 Ｃ ｌ 为 Ｅ ｌ 函数。ｄ ｌ ， ｕｅ ｒ 随机选取 ｅ满足 ｌｅ ｌ（且 数据结构如下 ： ， ＜ ＜Ｉｎ Ｊ） 为失效 ， 此证书不能再用于安全通信 ， 但可进行其 ｇ （ ｌ（ ， ｃ ｅ ｌ ） 得到验证密钥（ ｎ 生成签名私钥 ｄ， ｎ ， １ ｅ ）ｅ ，ｏ ｆ 文件编号 ＋ 文件名 ＋ 创建 日期 过期后的用户签名认证 。 ” ” （，） 满足 ｅ＝ ｍ ｄＩＯ）销毁 Ｐｑ 巾（ 。 ｄｎ， ｄ ｄ ｌ ｏ（ｆ１， Ｉ ） ，， ｎ ） ＋ Ｉ 上次访问时间 ＋ 文件长度 ＋ 转发单 ’ ＋ ” ” ２． Ｃ ．４ Ａ中心的证书管理 ４ １ ２签名和认证过程． 且 签名 ： （ ｍｏ（ ， 位 ＋ 签名机构 ＋ 签名值 ＋ ＋ ｓＨ ： ｄｎ ） ” ” 类型 ＋ ” Ｃ Ａ中心将所有用户的申请证书信息存放在 ”＋Ｉ Ｉ（ Ｉ Ｇ ． ＋ ｌ 文件 ＋ ｜ ’ ” 申请证书表中 ， 颁发者可进行浏览 申 请证书信息 其中，为签名 ， ｓ 私钥为 （ｎ ｈ ｄ ） 发送方 Ａ发送附加 状态 ＋ ｆ Ｓ Ｄ 签名序列号） ” ＋ ，。 了签名的消息给 Ｂ：－＊＇ ／。枷 Ａ－ＢＭ／ ． ｓ ： Ｂ收到消息 为避免非法用户登陆系统窃取文件内容或 已 核实颁发 ， 颁发后的证书文件被存放在证书列 后 ， ｈ ｓ ｏ（ ， ｅｎ 计算 ＝ｅ ａ ） ｍ ｎ 其中（ ） ， 为发送方 Ａ的公钥； 对文件备份加密保存 ， 根据列表中证书的状态去区分其有效或失效 。 该系统将文件存放 目 录内 表， 计算 ｈ ＝ （）比 ， ｌ ｈ １ 较 如果 ｈ ｈ ， １； Ｖ ＝ｌ 则表示签名有效 ， 的所有文件加密备份， ３结论 下一次文件操作时 ， 先解密 否则无效。 还原密文文件。该项功能的实现通过文件加密器 通过 用数字签名取代手写签名 和 “ 橡皮图 ２系统的实现 实现。 章”采用 ｌ Ａ密码技术 、 ， Ｉ Ｓ 数字签名和数字信封等 为了便 于本地文件管理 和客户端 功能的定 加密器主要包括： 技术 ， 基于企业内部的网络 ， 实现各个企业部门与 制， 本系统采用 ＣＳ ／模式实现网上的公文流转。 为 明文文件 ： 由文件安全收发系统传输过 总经理间、各部门之间的公文安全传送和安全认 存放 了 保证数据的安全通信和实现数字签名 ， 该系统 来 的明文文件或是本机 匕 的任意文件。 证， 满足上述各项安全要求 ， 改善企业内部办公手 密文文件 ： 存放被加过密的密文文件。 段， 优化办公流程 ， 从而提高决策效率。该系统开 设计了—个证书权威 （ Ａ中心） 每个用户可 向 Ｃ ， Ｃ Ａ中心 申 请证书，证书数据项参照 Ｘ ０ 标准， ．９ ５ 加密备份 ： 明文转换成密文并存放到密文 发完成并成熟应用后可有助于电子政务 、电子商 将 任何两个客户端的通信经过通信服务器，通信服 文件夹 中。 务的推广 ， 再结合 Ｐ ］ Ｋ 技术实现安全 、 快捷、 节省 务器 同时也为每个客户提供当前在线用户列表。 解密还原 ： 将密文转换成明文并存放到明文 的无 纸办 公。 本系统的证书权威系统实际上提供了—个完整数 文件夹中。 参考 文献 字证书服务平台， 它包括多个子系统所承担的多 导出密钥 ： ／ 将加 解密用的密钥导出到 ｕ 。 ｆ张先 红 擞 字签 名原 理 与技 ． ： 械 工业 盘 １ 】 北京 机 １ —９． 个功能角色 ， 承担审核、 签发、 撤销和管理证书等。 导人密钥 ： 将加 ， 解密用的密钥从 ｕ盘中导 出版 社 ：７５ １ １ 客户端可实现文件编辑 、 数字签名 、 收发、 管理等 人 。 ｆ王晓明， ２ ］ 符方伟． 前向安全的多重数字签名叨 计 ． 功能 。 算机学报 ， ０ ，７９ ：１７ １７ ． ２ ４２ （）１７ — ９ ０ １ 更新密钥 ： 产生新的会话密钥。 １ 系统 本 框架的设计与实现 ２ 证书管理 ’ ４ 『卢开． 计算机密码学——计算机 网络中的数据 ３ 】 澄 该系统总体上由Ｃ Ａ中心服务器 、 通信服务 ２ ． 证书的格式。 ．１ ４ 参照 Ｘ５ ９ ． 协议自 ０ ， 应用系 保密与安全（ ２ ） ｌ 第 版 『 北京 ： Ｍ 清华大学出版社 ， ２ ０３ １ ： ５ －１ ８ ０ ．２１ １ ９ ． 器、客户端三部分组成 ，Ａ中Ｊ 匣 Ｃ 务器与通信服 统的证书格式为： 务器之间、客户端与通讯服务器之间通过 ｓｃｅ ｏｋ ｔ 编号： ／ Ａ中心颁发的证书统一 ［冯登 国网 络安全原理与技树 ． ： 学出版 ／ Ｃ ４ ］ 北京 科 社 ．ｏ ３ １ ＿ Ｉ ２ ｏ ：９ ２ ． ３ 建立连接。这样 Ｃ Ａ服务器、 客户端的所有通信都 编号 由通信服务 中 器 转。 版本号： ／ ／ 证书的版本号 【】 ５ 牛少彰． 信息安全概论【 ］ Ｍ． ： 北京 北京邮电大学出 身份证号 ： ，申 ／ 请者的身份证号 Ｎ￣ ． ０ ４ １ ｏ １ ２ － ２０ ：１ ． １． ： ｋ ２ ２数字签名算法的实现 Ｍ 表示原文 ， Ｈ表示 Ｍ ５ Ｄ 散列算法 ， ｄ ｅ 表 ， 证书颁发者 ： ， ， 证书颁发机构名 作者简介： 崔雪冰（ ７＾ 女 ， １ ２． 河南新乡 ， ９ ， 人 讲 示 Ｒ Ａ的公私钥对 ， 表示连接操作。算法实现 Ｓ Ｉ ｌ 有效期 ： ��
电子公文系统-规格需求说明书
电⼦公⽂系统-规格需求说明书规格需求说明书1 引⾔1.1 使⽤说明 本系统以公⽂管理需求为出发点、按照《GB/T33482-2016党政机关电⼦公⽂系统建设规范》和《国家⾏政机关公⽂处理办法》、《国家⾏政机关公⽂格式》等国家标准，开发电⼦公⽂系统，本系统可实现纸质公⽂全流程全⽣命周期的电⼦化，使⽤⽤户友好的UI界⾯，满⾜公⽂流转过程中的安全性要求，通过对系统的合理设计提⾼环境是硬性，系统集成度，实现电⼦公⽂的全⽣命周期管理。
本⽂档提供给⽤户，项⽬经理，开发⼈员，系统管理员，以及对该项⽬感兴趣的其他⼈员。
1.2 背景 当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。
推动电⼦政务的发展，是⼀种世界性潮流，也是电⼦信息技术应⽤到政府管理的必然趋势。
随着计算机和⽹络技术在政府办公中的⼴泛应⽤，很多信息可通过电⼦信息通道传递。
但对于⼤量存在的机要⽂件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多⽆法通过⽹络直接传输，⽽必须以实物的⽅式进⾏传递、处理和保存。
长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质⽂件收发、流转⼯作主要是靠⼿⼯签收、⼿⼯录⼊完成的。
⼿⼯管理⽅式受⼈为因素影响⼤，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚⾄还会出现失泄密等重⼤事故。
且由于⽂件的收发流转信息⼀般在登记本上，查询统计很不⽅便，信息资源难以共享，⽆法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对⼤量信息处理提出的快速、准确的要求。
另⼀⽅⾯，在传统的办公⾃动化系统中，需要分发交换的⽂件和⽂件相对应的电⼦信息是脱节的，经常出现⽂件的电⼦信息已经发到领导的电脑上⽽纸质⽂件还没有到达，或者领导已经在纸质⽂件上进⾏了批阅，秘书还要重新录⼊电⼦信息的情况，使纸质公⽂与电⼦公⽂形成“分离脱节”现象。
因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要⽂件流转作业的全⾯信息化管理已成为政府机关政务信息化建设⼯作的⼀个重要领域。
公文交换岗位职责(共3篇)
公文交换岗位职责（共3篇）篇：公文交换系统1.公文交换电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。
作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。
实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输。
通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。
1.1.平台整体框架电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息通知等各种Web Service接口。
全市各部门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接口的调用。
各部门OA系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。
由此构成一个全市各部门（包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。
目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织结构，统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。
电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务。
1.2.业务办理分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行统计，如按未查看、待签收、待回复等等。
1.3.功能介绍电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。
从上图可以看出，电子公文交换系统主要由四大部分组成：公文传输、数据接口、日志管理，以及系统维护。
其实，系统维护和日志管理是任何应用系统都必须具备的基础性功能;另外，公文传输实现公文交换的基本业务，完成公文的跨部门的交换业务;考虑到公文交换系统必定要同办公自动化系统通讯，数据接口是保证数据一致性而规定的接口规范。
公文写作中的公文交换和信息传递
公文写作中的公文交换和信息传递在公文写作中，公文交换和信息传递起着不可忽视的重要作用。
公文交换是指各个部门或机构之间传递公文的过程，而信息传递则是公文中要传递的信息被正确理解和接收的过程。
本文将从公文交换和信息传递两个方面探讨公文写作中的重要性和技巧。
一、公文交换公文交换是组织之间进行信息传递和协调工作的主要手段。
对于一份公文来说，其交换过程需要注意以下几个方面：1. 清晰明了的目标：每一份公文的写作都应该有明确的目标和目的。
在公文交换中，发送方应首先确定对方的需求和目标，确保所发公文的合理性和适用性。
2. 简洁明了的语言：在写作和发送公文时，应使用简洁明了的语言表达，避免使用过多的行文花哨和复杂的词汇。
公文的目的是传递信息，因此语言应该简练、明确，以便读者能够迅速理解。
3. 规范的格式和布局：公文交换中，格式和布局的规范性也是非常重要的。
在撰写公文时，应遵循相应的规范，统一字体、字号和字距，保证公文的整洁美观，并给读者留下良好的印象。
4. 及时准确的交换：公文交换应该在时间上及时准确。
在公文撰写完成后，发送方应立即传递给接收方，确保信息能够及时传达。
同时，为了减少误解和错误，交换的公文应准确无误。
5. 妥善保管和归档：公文在交换后应妥善保管并进行归档。
通过建立合理的归档系统和保密措施，可以确保公文的安全和隐私，以及方便后续查阅和使用。
二、信息传递公文写作的一个重要目的就是传递信息，因此在信息传递方面需要注意以下几个方面：1. 信息准确性：在公文写作中，信息的准确性是最基本的要求。
发送方在编写公文时应确保所传递的信息是真实可靠的，不造假不虚假，以免给接收方带来误导和困惑。
2. 信息完整性：公文中涉及的信息应尽量完整。
发送方在撰写公文时，应确保所传递的信息充分完整，不遗漏重要细节，以保证接收方对事情的全面了解。
3. 信息明确性：公文中的信息应该明确清晰，避免使用含糊不清的词句，以免造成歧义和误解。
政务信息资源库、交换体系及目录体系介绍ppt课件
非信任域
门户应用
政务外网
手工录入 （网站维护）
CWS站群管理
CWS内容管理 采编发管理 政府信息公开
网站前台 发布
公众参与
场景式服务
宁夏自治区政府案例
新疆生产建设兵团案例
新疆生产建设兵团案例
体系结构
兵团司令部
填报目录
通讯录 工程 人事 财政 农一师 农二师 … 十四师
组织机构 CWS
元数据与分类标准
是中国领先的中间件产品供 应商，目前国内最完整的集 成中间件系列产品提供商。
西安时光科技有限公司
是专业化宽带网络投资建设 、运营和服务的新型高科技 企业。
时光系列产品线
表现层整合产品包括： Cicro WCM/Portal/UUMS
Enterprise 2.0 表现层整合产品
流程层整合产品包括： Synchro Flow/Form/Report
基于共享的门户网站群
统统
不限时间、不限地点支持各种终端设备访问
一一 管安
浏览器
移动设备
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主 题 服 务
面向主题的数据组织
大容量、高并发、多角度的数据服务
基于数据清洗，装载，查询，展现的数据 加工及利用
政务信息资源库的作用
完善信息资源管理机制； 规范信息资源采集维护工作； 推动政务信息资源共享； 支持跨部门业务协同和主题应用建设； 为信息化项目建设提供决策和指导依据。
公文交换操作手册
有关于公文交换的过程如下：
从图中我们可以看出公文交换是从封发开始，到登记结束。
具体步骤如下：
1、发送公文
在封发的时候有两个选择，交单位收发员发送、交部门收发员发送。
此时如果我们往集团或单位外发文选择交单位收发员，如果是集团或单位内则交部门收发员发送，选择完以后点封发完成。
此时假设我们选择的是交部门收发员发送，在登录处室内的公文员账号在右下角看到如下提示：
我们在右侧的下拉菜单项中公文管理的公文交换选择待发送选项
点击待发送
然后双击待处理公文
此时我们就可以看到我们发出的公文双击它就会出现送文单选项
点击发送就可以
此时我们想跟踪查看发出公文的处理情况可以点击送文单，查看回执信息
2、 接收公文
当有人给你所在的部门/单位发送公文时，登陆你所在部门/单位的公文收发员账号，会在右下角弹出系统提醒”发起了公文交换“****””，此时我们点击左侧的下拉菜单中的公文管理中的公文交换点击待签收按钮
然后双击发送的公文就可以看到回执信息
点击待签收
然后双击要签收的公文
出现签收单后点击签收
点击签收
签收完毕后在公文管理中的收文管理选择待登记公文
点击待登记公文
然后点击在这里点上对勾
选择待登记的公文后单击登记按钮
点击登记
接着进入收文流程，公文交换结束。
交换系统简介
太极业务信息和电子文件交换系统总体介绍一、产品概述根据NW 交换系统技术规范，太极业务信息和电子文件交换系统（以下简称：交换系统）由交换服务管理中心系统、交换站系统、交换箱系统、交换客户交换服务管理中心负责交换管理域的管理，负责对本交换管理域的体系结构、交换策略进行配置管理和监控管理，负责交换管理域之间的互联管理，允许对本交换管理域进行跨域互联策略设置，使得本交换管理域和其他交换管理域相互连接，共同组成NW 全网的交换服务体系。
交换中心管理系统包括交换体系管理子系统和交换策略管理子系统。
交换站是交换系统提供交换服务的基础系统，由管理子系统、传输子系统、交换路由子系统、交换安全子系统构成。
交换站支持分层汇聚，通过上下级联的交换站可以实现全网范围内端到端的交换传输，支持跨域交换、域内交换。
交换站可以根据交换业务负荷的大小进行动态扩展，满足服务能力和服务质量的要求。
交换箱是交换系统对外提供服务的末端系统。
交换箱在发送端负责对交换客户端或业务应用系统发送的交换件进行封包、分包、生成交换标识形成交换数据包，然后将交换数据包提交到交换传输通道，进行交换传输。
交换箱在接收端负交换中心交换中心交换站交换站交换箱1交换箱n 交换箱1交换箱n ......交换站交换箱1交换箱n...交换客户端1...n业务应用系统1...n交换客户端1...n 业务应用系统1...n............责将交换件从交换传输通道接收下来，自动恢复收件封包，然后将收件自动推送到交换客户端或业务应用系统，由应用系统进行收件处理，并进行自动状态反馈、收件回执发送。
交换客户端是交换体系的重要组成部分之一，承担了对离线电子文件进入交换体系的入口作用，用户使用交换客户端能够将桌面电子文件（扫描）上传、下载且自动进行加密和完整性约束，组成业务报文进行发送，并提供重发机制。
交换客户端能够自动识别来自第三方应用系统的发件登记请求，也能够接收交换箱转发过来的业务数据，自动校验保密性和完整性，并生成业务数据并自动发送业务数据的状态信息。
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联系作者联系作者、、业务咨询业务咨询：： wodechang@163.comwodechang@163.com 公文智能交换公文智能交换与与OA系统系统 融合管理融合管理简介简介简介
2012年7月公文智能交换公文智能交换与与OA系统融合管理系统融合管理简介简介
联系作者、业务咨询： wodechang@163.com 目录目录
1. 系统融合管理概述系统融合管理概述 .................................................................................................................................. 2 2. 系统融合管理内容系统融合管理内容 .................................................................................................................................. 3 2.1. 系统应用融合系统应用融合 .................................................................................................................................................... 3 2.2. 系统功能融合系统功能融合 .................................................................................................................................................... 3 3. 系统流程介绍系统流程介绍 .............................................................................................................................................. 5 3.1. 业务流程介绍业务流程介绍 .................................................................................................................................................... 5 3.1.1. 外来文流程 ..................................................................... 5 3.1.2. 督办流程 ....................................................................... 7 3.1.3. 发文流程 ....................................................................... 9 3.1.4. 发信流程 ...................................................................... 10 3.1.5. 收信流程 ...................................................................... 11 3.1.6. 签报流程 ...................................................................... 12
3.2. 数据流程介绍数据流程介绍 ................................................................................................................................................. 13 3.2.1. 收文数据流 .................................................................... 13 3.2.2. 发文数据流 .................................................................... 14 3.2.3. 签报数据流 .................................................................... 15 公文智能交换公文智能交换与与OA系统融合管理系统融合管理简介简介
联系作者、业务咨询： wodechang@163.com 1. 系统系统融合管理融合管理融合管理概述概述概述
当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。 随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、交换工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。且由于文件的收发交换信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。 另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件交换作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。 公文交换智能一体化管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。该系统将条码识别技术应用于纸质公文管理，文件、信件的相关信息（如发文单位、文号、标题、紧急程度等）生成一维或二维条码附在文件、信件上，通过带有条码识读装置的“智能交换箱”来记录纸质公文流转的全部信息，并将数据自动载入电子化公文系统（OA系统），同时，实现在电子化公文系统（OA系统）中对纸质公文流转的管理和控制，从而建立公文智能交换与OA系统的融合管理系统。 “智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。交换箱箱体可根据用户要求改型设计。在系统中，参与交换交换的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急程度等信息，自动打印交接清单，不必进行人工面对面的手工登记签收。特别适用于机要文件交换单位及负责文件交换的文书通信部门。 利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。这一系统的建立，公文智能交换公文智能交换与与OA系统融合管理系统融合管理简介简介 联系作者、业务咨询： wodechang@163.com 解决了以往公文交换过程中手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、查询统计难等历史难题。系统能够生成含有文件信息的条码，把条码贴附在文件上，在文件的交换过程中通过“智能交换箱”自动采集条码上的信息，这样纸质的文件和文件的信息是完全同步的，避免了文件实物流与电子信息流“两层皮”现象。
2. 系统融合管理内容系统融合管理内容
2.1. 系统应用融合系统应用融合 通过系统的建设，在应用方面实现真正意义的融合，主要实现： 用户身份认证方面，采用注册用户信息同步的方式实现。用户在进入OA系统后，从OA系统跳转到机要文件交换系统无需二次登录操作。 收文登记时秘书只需要在机要文件交换系统中做一次登记，即可将收文信息实时同步到OA系统的数据库中。 发文或者签报以纸质文件流转时，纸质文件在机要文件交换系统中流转的数据与OA系统中公文流转数据要实时同步。纸质文件的流转状态在OA系统中能够进行查询、统计等操作。 处室用户可以通过系统中提供的功能实现自助打印外发信件条码、登记签报信息，并直接生成内部流转条码，查询本部门交换箱中公文的数量及详细信息，领导秘书录入领导批示，部门可录入办理情况，并可通过系统接收督办提醒。 两系统使用相同的用户信息，进行不同的权限设置。各角色的用户可以查询自己权限内的公文信息、监事会范围内的流转过程，以及公文在处室内部的流转、办理情况。系统将有关系的“收文、签报及发文”进行关联，例如：在起草发文的时候可以直接看到与本次相关联的收文信息，以及多次签报的信息，使监事会实现真正意义上的完整的公文流转电子化管理。
2.2. 系统功能融合系统功能融合 本融合项目的建设，在以OA系统为核心的大原则下，满足用户的统一认证和文件流转信息同步的要求。依据监事会和国家的相关标准规范、法规规章，建设一个统一高效的办公自动化系统，具体功能融合方面实现： 建立公文智能交换系统 建立一套全新的公文智能交换系统。该系统具有收文管理、督办、文件流转、机要信