公司各部门各种档案管理工作办法(试行)范文

公司各部门各种档案管理工作办法(试行)

第一章总则

第一条为加强和规范**公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》、《贵州省档案管理条例》、《会计档案案卷与格式》、《**档案管理工作制度》等有关法律法规、标准、主管单位的相关规定，制定本办法。

第二条本办法所指档案包含:管理性文件档案、文书档案、资质维护(使用)档案、人事档案、财务及会计档案、招投标文件、合同文件、工程项目的预算与结算文件、技术资料档案等。

第二章档案工作职责

第三条公司档案工作实行统一领导、综合管理、分部门负责的原则。总经理对档案工作负总责,副总经理及总工程师负责指导分管各职能部门档案归口管理、保密安排部署，批准档案内部借阅，对需外部借出的档案进行审核并签署审核意见；对各职能部门提出的档案鉴定及销毁建议进行审核。

第四条公司各部门档案工作职责

(一)党委办公室:负责党委管理性文件档案、文书档案、工会关联文件的归口管理及保密；党委办公室主任对需内部借阅、外部借出的党委管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

(二)综合办公室:负责主持培训公司各部门档案业务工作；负责行

政管理性文件档案、文书档案、资质维护资料的归口管理及保密；综合办公室主任对需内部借阅、外部借出的行政管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

(三)人事科:负责人事档案及关联文件的归口管理及保密；人事科主任对需内部借阅、外部借出的人事档案进行审核并签署审核意见，并报分管领导批准后方可办理。提出人事档案鉴定及销毁建议。

(四)财务科:负责公司财务及会计档案的归口管理及保密；财务科主任对需内部借阅、外部借出的财务及会计档案进行审核并签署审核意见，提出账务档案鉴定及销毁建议。

(五)市场发展部:负责公司招投标文件、合同文件、资质证书和人员证书使用文件(电子版)、工程项目的预算与结算文件的归口管理及保密；市场发展部主任对需内部借阅、外部借出的招投标文件文件、合同文件、资质使用文件(人员资质)、工程项目的预算与结算文件进行审核并签署审核意见，提出相关文件鉴定及销毁建议。

(六)总工办:负责公司技术资料档案的归口管理及保密；总工办主任对需内部借阅、外部借出的工程项目的技术成果及过程记录档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。对档案工作进行创新，不断完善档案管理制度。

(七)各生产部门:负责本部门各类技术资料向所归口管理职能部门进行汇交归档；负责本部门内部各类技术资料(档案)的管理及保密；各生产部门主任对需本部门内部借阅的各类技术资料(档案)进行审核并签署审核意见，无权审核及批准向外部借出任何技术资料(档案)。

(八)各部门负责人对本部门资料管理工作负领导责任，应指定一

名专职档案管理人员，具体负责相关资料的收集归档工作。

(九)认真贯彻执行党和国家以及上级主管部门关于档案工作的有关法律、法令、法规、条例。

(十)档案管理条理化、排放规格化、卫生制度化；定期检查档案保管情况，做到无差错、无丢失、无霉烂、无虫蛀、无损坏；保证档案的齐全和完整。

(十一)严格贯彻党和国家保密制度，确保单位档案的完整与安全。

第五条档案员职责

(一)贯彻、执行、宣传国家的有关法律、法规和方针政策，统筹规划单位档案工作，落实执行资料归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度，档案管理科学、规范、标准。集中统一管理公司公务活动中形成的各种门类和载体的档案，为公司各项工作活动服务。

(二)严格执行党和国家的保密规定及档案管理工作制度。认真履行职责、忠于职守，具备档案专业知识和业务水平。对集中统一管理的档案，不得私自借出和带到其他场所，控制阅读范围的档案不得向个人提供利用。严守工作纪律，对借出的档案及时催还，凡不符合借阅档案的人员应予拒绝。做到档案材料不丢失、不泄密，确保档案的完整和安全。

(三)接受上级档案管理部门对我公司档案工作的监督、指导，完成上级档案管理部门安排的各项档案工作任务。

(四)负责对部门(各生产单位)在各项工作中，文件材料的形成、积累、整理及归档等工作进行监督和指导。

(五)保持档案室内的通风、干燥，做好档案防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温高湿、防光、防尘、防污染(微生物)、防有害气体等工作。

(六)按规定负责将要汇(移)交的档案，向相关的上级部门汇(移)交档案。

第三章档案归档规定

第六条文书档案(资料)由公司党办、综合办根据《**档案管理工作制度》、及国家相关规定进行鉴定分类立卷归档；人事档案由人事部按《干部人事档案工作条例》及国家相关规定，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理办法》及相关规定，由市场发展部进行归档；技术档案(资料)由各生产部门进行分类汇总，交总工办立卷归档；会计档案按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷与格式》的相关规定执行，由财务部进行分类立卷。

第七条声相档案、实物档案，由承办人整理后两周内移交综合办公室归档。

第八条归档数量和要求

(一)一般文件一式一份；重要文件和技术资料一式二份；电子文件至少一式二套，一套封存保管、不外借，一套供查阅利用。

(二)档案移交和接收必须履行移交手续。移交者应将需归档文件登记造册，一式二份，接收人应按册核实内容、数量、质量合格后，办理交接签收，一式二份，各存一份。

(三)档案的接收、移出、借阅和销毁，必须严格执行审批制度、保密制度，并认真做好有关记录。

(四)各种门类载体的档案，按不同要求进行收集整理、立卷，保证档案的齐全完整、系统、准确、科学。

(五)保管期限应划分准确，便于查找。

(六)电子文件应进行检验，无划痕、清洁、无病毒，检验合格率应达100%。

第九条公司在公务活动中形成应归为档案的文件材料(含微缩储存器、照片、录音、录像、光盘等)，由各部门档案员负责积累、系统整理，组成保管单位(件、盒)，经本部门负责人审查后，向综合办公室移交。

第十条归档的文件资料，要求内容真实、系统、准确、完整，能真实反映本部门公务等各项活动及其过程。

第十一条文件材料的纸型要求:文书档案统一用纸为A4纸；技术成果档案文件用纸为A4纸或A3纸。大于标准的资料、图纸应折叠为A4/ A3纸型规格。`

第十二条字迹材料一律用黑色碳素字迹墨水书写或电脑打印，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸记录，字迹必须工整、清晰。如有不符合书写要求、又难以整改的文件材料，应对文字材料进行复印，将复印件附在原件后面，复印件不编页号。

第十三条归档材料必须层次分明，符合其形成规律，审批签署手续完备。

第十四条归档材料除图纸外，文字材料要去掉金属物，装订成册，对破损的文件材料应按裱糊技术托裱；字迹已扩散或褪色的文件材料，应复印并与原件一并归档。

第十五条归档文件材料要逐页编号。不装订的图纸应在图章上方空白处或图纸图章的背面处加盖档号章，并逐件填写档号。声像材料应用文字标出说明，并标明拍摄活动的时间、事件、责任者等内容。(复核公司是否有档号章)

第十六条电子文件应具备安全措施，保证电子文件不被非正常改动。重要价值的电子文件，应同时生成纸质或缩微储存器拷贝同步保存。

第十七条文书文件的正件与附件、印件与底稿、请示与批复、转发文件与原件，不得分开。

第十八条文书档案保管期限分为永久、30年、10年期保存，文件必须按规定格式打印盒(卷)文件目录，题名为文件名；技术档案保管期限分永久、长期、短期保存三种，案卷必须按规定格式逐件填写盒(卷)内目录，对文件材料的题名不得随意更改和简化，没有题名的应拟写题名。卷内备考表应说明卷内文件材料的情况和立卷人、时间。会计档案保存期限分为永久、定期两类。其中，需永久保存的包括年度财务决算报告、年度会计报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；需定期保存的包括凭证(15年)、帐簿(15年)、日记帐(25年)、月和财务报告(15年)；实物档案的保管期限分永久、定期(30年、10年)。

第十九条归档案卷、文件封面，应用碳素墨水书写或用计算机打印，字迹工整、清晰，案卷题名简明，能确切反映卷内材料内容。文件材料归档时，必须办理归档移交手续，填写移交清册一式两份，双方当面点清无误后在移交清册上签字。同时，移交单位保存一份，另

一份留档案室存查。

第四章档案鉴定销毁办法

根据档案管理的相关规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

第二十条档案鉴定与销毁工作，一般每十年开展一次，也可根据情况提前或推迟。

第二十一条鉴定档案必须在公司分管领导的主持下，由综合办公室和有关职能部门、档案归口管理部门组成档案鉴定工作组共同进行。

第二十二条鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案，由档案归口管理部门编写清册，提出销毁报告，经公司领导审核并报上级主管单位批准同意后，由鉴定小组组织人员销毁。

第二十三条档案的销毁，须在档案归品管理部门负责人的主持下，根据档案鉴定工作组的鉴定意见，由档案归品管理部门编制档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限及销毁时间等)，由公司领导在档案销毁清册上签署意见，由档案鉴定工作组一起监销。销毁后，应在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。

第二十四条销毁档案前应再次重新进行认真鉴定，如果发现有保存价值的，应重新立卷归档。

第二十五条销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字，任何人不得私自销毁档案。

第二十六条销毁档案时应严格执行有关规定，档案鉴定小组必须将已销毁的档案送造纸厂打成纸浆后方能离去。

第五章电子文件档案保管规定

第二十七条管理要求

(一)电子载体档案应当遵循管理制度中的要求，各部门进行文件资料立卷归档时，将电子载体中文件信息转入档案管理人员的计算机系统，形成数字档案系统中的基础资源。

(二)各档案管理部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。

(三)各档案管理部门应及时对电子档案进行登记、建账，账目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。

(四)由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记账中注明所在的电子档号及文件名。

第二十八条保管环境

(一)归档光盘、硬盘(U盘)必须严格按规定保管，不得擦洗、刻划，触摸光盘盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打，防止光盘盘片、硬盘(U盘)接口沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。

(二)远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

(三)检测与维护:电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘、硬盘(U盘)损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。

第六章会计档案管理规定

必须加强对会计档案工作的管理，建立会计档案管理规章制度，确保会计档案安全、准确、完整和有效利用。财务部负责单位会计档

案的保管及提供利用，会计档案管理工作除遵照本办法外，应符合国家法律法规及上级有关规定。

第二十九条管理内容及要求

(一)会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我单位及所属机构经济业务的赁证和依据，具体包括:

(二)会计凭证:原始票证、记帐凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

(三)会计帐簿:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、其它会计帐簿。

(四)财务报表:月度、季度、年度财务报告、清产核资报告(包括报表、附表、附注及文字说明，电费上交汇总)、其他财务报告。

(五)其他类:银行存款余额调节表、对帐单、资产变更及其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

(六)每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。会计年度终了后，由财务部兼职档案员(出纳人员不得兼管会计档案)保管二年，保管期满后在次年4月份由财务部兼职档案员负责本部门归档文件的收集以及著录信息的录入工作，并打印《会计档案移交目录》，列明应交会计档案的名称、卷号、册数以及本册报表、帐簿、凭证张数、起止年度、编号、保管期、移交人)，签字确认后将整理好的归档文件及其著录信息一起统一保存。

(七)移交的会计档案，必须符合归档要求。

(八)财务部保存的会计档案，一律不得借出。如因工作需要借阅或复制，必须经单位领导或财务部负责人批准并指定专人办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

(九)会计档案销毁，由财务部提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保存期限、已保存期限、销毁时间等内容，经单位会计档案鉴定小组签署意见后，报局财务处批准后，由单位财务部、综合办公室共同派员监销。监销人员应按照销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案后进行销毁。销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报单位会计档案鉴定小组和单位负责人。

(十)保存期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出重新立卷，保管到未了事项的债权债务完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和保管清册中列明。

(十一)基建建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算、移交建设项目时一并移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。未按规定办理交接手续的项目，财务部应不予付清建设单位相关费用。

(十二)在接受基建项目移交时，由财务部负责会计档案的交接及验收。会计档案未移交完毕的建设项目，一律不予接受。

(十三)会计档案的库房管理、借阅、保管、利用、统计，按国家相关规定执行。

第七章技术资料档案管理规定

第三十条公司技术资料档案是指各生产部门在生产技术、科研成果、质量等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

第三十一条总工办负责承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为公司有关单位和技术人员服务。

第三十二条总工办要把技术资料档案工作纳入公司的技术业务管理工作中，按照集中统一管理技术资料档案的基本原则，在公司总工程师的领导下，集中统一管理公司的生产、开发、质量等技术资料档案；建立、健全技术资料档案工作，达到公司技术资料档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。技术资料档案应收集齐全、整理系统、并按制度及时归档。保证技术资料档案的积累，保证公司技术资料档案管理工作的顺利开展。

第三十三条技术资料的归档

(一)各生产部门在每个工程项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料；由项目负责人或项目技术负责人按单位形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)，提交生产部门负责人或主任工程师审查后及时向总工办移交归档。

(二)各生产部门在向总工办移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，总工办档案员有权拒绝接收。

(三)凡公司各部门外来(不含外借需归还且不复制)、外购回的图

纸、技术资料，均应由公司各部门相关人员及时向总工办移交归档并办理借阅手续方可借阅使用，未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

第三十四条技术资料档案的保管

(一)对接收来的技术资料档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

(二)认真执行技术资料档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交公司总工程师审查。公司总工程师根据检查报告的结果，对检查报告的真实性进行复查，对出现的问题勒令相关部门进行整改。

(三)做好技术档案的安全、保密工作，严格履行借阅手续。经常保持技术档案室清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗，防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

第三十五条技术资料档案的保密制度

(一)公司保存的技术资料档案原则上不对外开放，主要供公司内部使用；职工借阅技术资料档案必须与公司承担的工程项目任务、工程总结、专业学习、参考等有关。

(二)离退、停薪留职、下岗人员一般不予借阅公司技术资料档案，如因反聘或其他特殊情况确需借阅，须经公司总经理批准同意后方可借阅；职工在办理离退、调动、停薪留职、下岗手续前必须还清所有借阅的技术资料档案。

(三)职工必须严守机密，维护技术资料档案的安全。借阅技术资料档案须由公司总工程师批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管借阅的技术资料档案，不得遗失。

(四)技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

(五)不得私自翻拍、翻录、复印、摘抄、在网络发送借阅的技术资料档案，如需翻拍、翻录、复印、摘抄、在网络发送，应办理相关手续，经公司总工程师批准方能翻拍、翻录、复印、摘抄；非涉密技术资料档案办理相关手续并经总工程批准后可在网络发送；涉密技术资料档案不得在网络发送。

(六)未经主管部门批准，禁止将任何技术资料档案携带、传递、寄运至境外；严禁携带秘密技术资料档案旅行、访友和出入公共场所；不在不利于保密的地方存放秘密技术资料档案；不与他人谈论有关公司秘密技术资料档案的事宜。

(七)非工作人员未经允许，不得进入技术资料档案室，不得随意翻阅技术资料档案。

第三十六条技术资料档案的借阅

(一)技术资料档案均在公司内控制使用，技术资料档案临时查阅不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理借阅手续，经公司总工程师批准方能借出。为确保技术资料档案资料的周转、利用，职工每人借阅在手中的档案资料累计不得超过二份。

(二)经同意借出的技术资料档案，每次最长借阅时间为一个月。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必

须将所借技术资料档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。

(三)借阅者应保持所借技术资料档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。

(四)遗失或损坏技术资料档案资料的职工，需写出书面报告，经所在部门主任、档案归口管理部门负责人签署意见后，报分管领导，根据技术资料档案资料的重要性和损坏程度、损坏和遗失原因，分别按不同情况给予批评、赔偿、行政处罚、追究责任。

(五)凡借阅(出)的档案资料，应由借阅(出)人和所借部门负责保密，妥善保管，不得转借他人，不准折卷、涂改、损坏，违者追究责任。

第三十七条技术资料档案和受控技术文件的更改

(一)当技术文件编制部门需对技术资料档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术资料档案实施更改。更改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。

(二)技术资料档案更改后，技术资料档案管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证技术文件的使用得到有效控制。

第三十八条技术资料档案室有关要求

(一)技术资料档案室条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。

(二)技术资料档案室应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

第八章实物档案管理规定

第三十九条实物档案是指公司在主要职能活动时，有参考利用价值的实体物品，如奖状、奖牌、锦旗、奖章、报废印章等。

第四十条归档范围:公司从事经营活动的合法证照；上级领导机关授予公司的奖状、锦旗、奖章、奖杯、证书、奖牌、光荣册等；上级领导人到公司视察工作或从事其他活动以及在其他场合形成的题词等；公司在对外活动中形成的馈赠品等；公司人员参加重大活动而被授予的荣誉奖章和证书等；公司建设工程的模型；公司在重要活动中形成的实物及其它有保存价值的实物。

第四十一条实物档案归档

(一)实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则。凡是公司有关工作、社会活动中获得的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、题词、奖章等实物档案均应收集齐全完整，整理归档；归档实物必须整洁，完好无损，并由承办人员加以必要的文字说明；标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。归档时由移交人填写《实物档案移交清单》，注明实物档案的名称(如实填写)、颁发单位、获奖单位、获奖时间、获奖种类、数量和移交日期，移交人；由移交人将实物及其附属材料、包装盒一并移交归档。所有实物档案拍成数

码照片，进行数字化管理。

(二)公司有关人员在获得实物档案后一周内办理档案移交登记手续。最迟归档时间不超过一个月。

(三)实物档案形成部门兼职档案人员应对实物档案进行录入、编辑、移交，一月内将实物档案移交综合办公室保管，并履行移交手续；档案管理人员应浏览未归档的各部门录入的归档目录，监督归档整理工作情况。

(四)各实物档案形成部门兼职档案人员负责对本部门实物档案的收集、整理和著录信息的录入工作，并编制《实物档案移交清册》，签字确认后将整理好的实物及其著录信息一起移交，档案人员检查移交的实物和著录信息，不符合要求的退回移交部门重新整理，符合要求在《实物档案移交清册》上签字接收。档案工作人员补充著录信息后整理入库。

(五)实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值，便于保管和利用。

(六)实物档案以“件”为单位，管理层次为一层；

(七)按问题、年代分类的整理。设奖状、奖牌、锦旗、证书、奖杯、奖章、印章、其他等大类(可自行设定、增加、删减)，

(八)排序方式以年度、类别代号、流水号进行排列；

(九)对于一些礼品、纪念品等整理中要用文字说明，包括赠送(颁发)单位、接受单位、赠送(颁发)时间、原由。

(十)实物档案目录:《实物档案移交清册》和《实物档案台账》《印

章记录册》。

(十一)实物档案移交目录应包含:序号、档案名称、颁发单位、获奖单位、获奖时间、物品种类、移交时间、移交人、接收人、备注。

第九章附则

第四十二条公司各类档案资料保存期限、销毁严格按国家、省市、行业主管部门及上级主管单位的有关规定执行。

第四十三条本办法未提到的内容按国家、省、行业单位、主管部门的相关规定执行。

第四十四条本办法由综合办公室负责解释。

第四十五条本办法自发布之日起施行。

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