合同归档流程
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
公司合同审核归档指引方案
公司合同审核归档指引方案为了确保公司合同的合法性和完整性，并能够方便地进行归档和查阅，制定本指引方案。
一、合同审核流程1.合同初审：由部门负责人和合同起草人员共同进行合同初审，主要检查合同是否符合公司政策和法律法规的要求，并确保合同内容的准确性和完整性。
2.合同审批：合同初审通过后，需提交给公司法务部门进行审批。
法务部门主要负责对合同进行法律合规性审查，包括合同内容的合法性、风险评估等。
3.合同会签：在合同初审和审批通过后，合同需进行会签。
会签的参与方包括合同起草人员、财务部门、采购部门等，主要是为了确保合同的各项条款与其他部门的要求相符。
4.合同签订：签订合同时，需要由各方代表进行双向确认，确保各方对于合同内容的共识，并同时留存一份电子合同备案。
二、合同归档流程1.合同扫描：签订完成的纸质合同需要进行扫描，生成电子文件进行归档。
归档电子文件格式为PDF，并按照合同编号命名。
2.合同备份：完成扫描后，将电子文件备份至公司服务器，并建立定期备份机制，确保数据的安全性和完整性。
3.合同索引：针对每份合同，需建立索引表格，包括合同编号、合同名称、签订日期、合同有效期、相对方名称等，以便于查阅和管理。
4.合同存档：将扫描的电子文件和索引表格进行统一存放，建立合同归档文件夹。
合同归档文件夹按照年度进行整理，并按照合同编号加以区分，以方便日后查找和检索。
三、合同查阅流程1.内部查阅：公司内部员工可以通过公司内网访问归档文件夹，按照合同编号、合同名称或相对方名称进行查阅和检索。
2.外部查阅：针对需要提供合同给合作伙伴或审计等外部需求，公司可以提供相应权限让外部人员通过远程方式查阅所需合同的电子文件，同时还需记录外部人员的查阅时间和目的等信息。
四、合同保密与权限管理1.合同保密：公司合同属于商业机密，对于涉及商业机密的合同文件，需对其进行加密处理，并设置相关权限，只授权给有关人员进行查阅。
2.权限管理：公司需建立相应的权限管理体系，确定不同员工对于合同的访问和操作权限，并定期进行评估和调整。
合同归档管理
合同归档管理合同归档管理是指对合同的存储、整理、检索以及销毁等各个环节进行规范化、标准化和系统化的管理。
随着合同数量的逐年增加，合同归档管理已成为现代企业管理中不可或缺的一项重要工作，对企业的风险防范和资产保护具有重要意义。
一、合同归档管理的概述合同归档管理的基本内容是对合同的存储、整理、检索、管理和销毁等方面进行规划和监督。
合同的存储需要对合同的形式进行分类，如实行电子文档档案化的，可以采用服务器存储，实行实物原件档案化的，需采用防潮、防火、防虫的专业库房储存。
在合同存储方式的选择上，需要根据具体的实际情况进行决策，以保证合同的安全性、完整性、可查阅性。
合同的整理是指对存放在系统库中的合同资料按照一定的分类方法进行整理，便于以后对某个具体合同资料和各种分析统计的要求。
合同管理人员应该根据合同类型、签订时间、合同内容、合同金额、合同期限等分类原则对合同资料进行收集整理，定时更新归档的内容，保证归档档案的及时性和准确性。
合同的检索是指根据合同的各项特征来检索合同信息的过程，以快速地找到所需要的合同资料。
在检索中，需要根据合同的相关信息，通过系统的查询工具来找到所需的合同文件，保证检索能够贴近实际需求，有效提高工作效率。
合同管理的销毁是指对已经完成了使用目的的合同、合同草案以及其他合同附件进行销毁的过程。
为了避免出现泄密、丢失或篡改的风险，合同销毁应按照规定的程序进行，必须经过严格的审核程序，明确销毁的原因和目的，及时地销毁过期的合同文件，以确保企业信息的保密性和合规性。
二、合同归档管理的优势1.提高工作效率。
合同管理人员可以通过系统的查询工具快速地定位到合同文件，从而加快了工作效率，减少了不必要的时间浪费。
2.保证合同资料的完整性和准确性。
合同管理人员通过对合同资料进行安全存储、规范整理和及时更新等多种措施，保证了合同资料的完整性和准确性，提高了数据质量。
3.提升企业形象。
合同归档管理系统可以帮助企业提高合同管理水平，从而促进企业的规范化管理和卓越业绩，提升企业形象。
合同档案归档制度
合同档案归档制度一、背景和意义现代社会中，合同成为公司运营的重要组成部分。
随着公司运营规模和业务复杂度的增加，合同数量和种类也随之增加。
合同管理对于公司运营的高效性、安全性和合规性都具有重要意义。
在合同管理方面，合同档案的归档起着至关重要的作用。
合同档案是公司合同管理的核心内容之一，也是一项非常重要的工作。
归档是将文件分类、编号、分类、储存、保管、查找等各个环节组合在一起，并进行规范化管理，以有效维护文件的完整性和安全性。
因此，建立一套规范的合同档案归档制度，对于保障公司合同法律效力、保障公司对外合作的信誉度、促进合同管理的高效性和规范性具有重大意义。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有部门在进行合同签订、保管、管理、归档等所有相关工作的过程中，必须遵守本制度的规定。
三、制度内涵1.合同档案的范围合同档案包括公司所有的合同文件，文件包括原始合同、附件、补充协议、变更协议、终止协议、电子文档等相关文件。
2.合同归档方式及流程合同归档应尽早完成，归档流程应规范明细。
一般来说，合同档案的归档步骤包括：①确认合同类别并进行编号合同应按照不同类别进行编号，编号应与合同文件相对应。
②填写档案标签档案标签应包括基本信息及合同编号，方便查找及归档的定位。
③存放归档材料所有合同材料必须妥善存放，并保证安全。
纸质文档存放在密封储物柜内，电子文档也应存在相应的云盘内。
对于重要的合同文件，应另外备份。
④归档登记归档登记应在档案标签上进行，并及时更新档案库存。
3.合同档案的保管制度①后勤保卫部门应确保公司归档室、档案室等相关场所的安全性和环境整洁性，加强监管和巡查。
②指定专人负责对纸质合同的管理及保存，并保证档案的安全性。
③将电子文档备份到云盘或服务器，并定期备份。
④非法使用、篡改、破坏公司合同档案，将会受到法律的制止和制裁。
4.合同档案的借阅①借阅前必须进行档案查询，确认该档案的真实性及性质。
②借阅需要填写借阅申请表和授权书，按要求提供有效证件。
合同审核、审批、用印及归档流程规定
合同审核、审批、用印及归档流程的规定为了加强对公司协议合同管理的规范化、制度化，降低经营成本，减少可能产生的法律纠纷，要严格逐级审核、审批工作环节，减少或避免出现合同的不合法、漏洞或瑕疵现象，有效防范市场风险和法律风险。
结合公司实际，制订本规定。
一、适用范围及合同形式本规定适用于公司全体成员签订的各类合同、协议。
除即时结清者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
当合同单笔业务金额达一万元时，合同必须以书面形式订立；当有保证、抵押或定金等担保时，合同必须以书面形式订立；当我方先予履行合同时，合同必须以书面形式订立；当合同对方为外地单位时，合同必须以书面形式订立。
（“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件）。
二、流程规定1、流程图2、流程详细说明业务经办人负责整个合同审核、审批、用印及归档流程的送审。
（1）合同审核合同审核中遇到的问题，以“钉钉”办公平台为主要沟通方式。
经办人将已拟定完成的电子版合同（包括本公司合同模板、或对方公司模板）通过企业邮箱发送至公司法务人员，并抄送直接领导和总经理。
邮件应注明合同的主要内容、合同紧急程度和重要性、合同所涉业务是成熟模式还是首次尝试的说明、对合同当事人情况的说明、谁是强势一方的判断、合同谈判甚至是前期执行情况的介绍以及应要求提供的合同背景资料等。
公司法务人员应在收到业务经办人合同审核需求的邮件后3个工作日内予以回复，通过对业务人员对合同内容的担心和疑问，从合同整体角度把关，提出综合性的修改意见，对于反复审核的合同在邮件中应注明双方争议的主要问题的法律意见。
（2）合同审批及用印经办人负责整个合同审批、用印流程的送审。
经办人将已拟定完成的合同（对于涉及多部门业务的拟定合同时需进行多部门会商）→经办部门负责人审核→财务部门负责人审核→法务经理审核。
在按要求走完流程后可以到公司法务经理处直接用印，具体流程单详见《合同审批备案记录表》（附件1）。
业务合同归档管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有业务合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。
第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保所有合同及相关文件齐全，无遗漏。
2. 准确性：合同内容与实际执行相符，记录准确无误。
3. 安全性：采取必要措施，确保合同档案的保密性和安全性。
4. 便捷性：便于查询、检索和利用。
第二章归档范围第四条以下业务合同应纳入归档范围：1. 合同签订、变更、解除、终止等所有文件；2. 合同履行过程中产生的相关文件，如发票、付款凭证、验收报告等；3. 合同争议解决过程中产生的文件，如仲裁裁决书、法院判决书等；4. 合同相关的其他文件，如会议纪要、内部审批文件等。
第五条以下文件不属于归档范围：1. 法律法规、政策性文件；2. 公司内部通知、通报等；3. 与合同无关的个人物品。
第三章归档流程第六条合同归档流程如下：1. 合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门；2. 合同管理部门对报送的文件进行审核，确保文件齐全、准确；3. 合同管理部门对审核通过的文件进行分类、编号，并填写《合同归档登记表》；4. 合同管理部门将文件扫描成电子版，并存档；5. 合同管理部门将纸质文件按照分类、编号顺序整理归档；6. 合同管理部门定期对合同档案进行整理、更新。
第四章归档要求第七条合同档案应按照以下要求进行归档：1. 文件齐全：合同文本、附件、相关文件等应齐全；2. 分类清楚：合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；3. 编号规范：合同档案应按照统一编号规则进行编号；4. 标题明确：档案文件标题应简明扼要，准确反映文件内容；5. 页码连续：档案文件页码应连续，无缺页、破损等情况。
第五章查询与利用第八条合同档案查询与利用应遵循以下原则：1. 保密原则：未经授权，不得泄露合同档案内容；2. 便捷原则：提供便捷的查询途径，确保合同档案的及时利用；3. 实用原则：根据实际工作需要，提供相应的合同档案服务。
合同如何归档
合同如何归档
合同归档是指将已签署的合同文件进行整理、保存和管理的过程。
正确的合同归档可以确保合同文件的安全性和易于查找，对于
日后的审计、法律纠纷或合同履行都具有重要意义。
以下是合同归
档的一些最佳实践：
1. 创建统一的归档系统，建立一个统一的合同归档系统，确保
所有合同文件都能够按照一定的规则进行整理和存储。
可以根据合
同类型、签署日期、合同主体等因素进行分类和编号。
2. 设立归档流程，确定合同归档的流程和责任人，包括合同的
归档、备份、更新和销毁等环节。
确保每份合同文件都能够按照规
定的流程进行处理。
3. 使用电子归档系统，建议使用电子归档系统来管理合同文件，这样可以节省空间、提高查找效率，并且可以设置权限保护合同文
件的安全性。
4. 定期备份和更新，定期备份合同文件，并对归档系统进行更
新和维护，确保合同文件的完整性和可用性。
5. 合规性和安全性，确保合同归档系统符合相关法律法规的要求，保护合同文件的安全性和隐私性。
以上是关于合同如何归档的一些建议，希望对您有所帮助。
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合同存档流程
合同存档流程合同存档是企事业单位日常运营中非常重要的一项工作。
随着信息化时代的到来，合同存档的方式和流程也在不断地优化和完善。
合同存档流程的规范化和科学化，能够有效地提高合同管理的效率和准确性，为企业的发展和运营保驾护航。
合同存档流程是指将签订的各类合同按照一定的步骤进行存储和管理的过程。
下面将详细介绍一下合同存档的流程和注意事项。
第一步：合同登记合同登记是合同存档流程中的第一步，也是最基本的环节。
在合同签订后，必须及时进行合同登记，并生成唯一的合同编号。
合同编号能够方便合同的查找和管理，是合同存档流程的重要依据。
第二步：合同归档合同归档是指将已经登记的合同按照一定的分类方法进行存储的过程。
合同归档可以采用纸质存档和电子存档相结合的方式。
对于纸质存档，需要建立统一的合同存档柜，并按照合同的分类进行归档。
对于电子存档，可以利用信息化系统进行合同的分类和存储。
第三步：合同审核合同审核是合同存档流程中的重要环节。
在合同归档之前，必须进行合同审核，确保合同的真实性和合法性。
合同审核需要对合同的内容、签字、日期、盖章等进行仔细检查，以防止合同中存在的漏洞和风险。
第四步：合同备份合同备份是合同存档流程的重要一环。
合同备份是指将合同的重要信息进行复制和存储，以备不时之需。
合同备份可以采用物理备份和电子备份相结合的方式，确保合同的安全性和可追溯性。
第五步：合同查询合同查询是合同存档流程中的最后一步，也是合同管理工作的重要环节。
合同查询需要确保相关人员能够方便快捷地查找到需要的合同信息。
合同查询可以通过合同编号、合同类型、合同签订日期等进行筛选和检索，以提高查询效率和准确性。
在进行合同存档流程时，还需注意以下几点：一是合同存档的环境应该干燥、防潮、无尘、防火。
合同是企事业单位和个人之间约定的重要文件，如果遗失或损坏将会给双方造成损失，因此合同存档的环境要足够安全。
二是合同归档的分类方法应该合理、灵活。
根据合同的性质、类型和时间进行分类，便于后续的合同查询和管理。
合同档案管理办法(财务)
合同档案管理办法（财务）一、引言二、合同档案管理流程2.1 合同登记•合同名称•合同编号•合同类型•合同签订日期•合同有效期开始日期•合同有效期结束日期•合同相对方•合同金额•合同主要条款2.2 合同归档在合同登记完成后，财务部门的员工需要将合同归档到合同档案中。
合同档案应按照合同编号的顺序进行归档，以确保档案的完整性和可检索性。
2.3 合同保管财务部门的员工需要妥善保管合同档案，确保其安全性。
合同档案应存放在指定的安全文件柜中，并应定期备份。
只有经过授权的人员才能访问合同档案，并需要记录所有访问记录。
2.4 合同检索财务部门的员工需要能够快速检索合同档案以满足业务需求。
为此，需要建立一个合同档案检索系统，以便员工可以根据合同编号、合同名称等关键字进行搜索和检索。
三、合同档案管理规定3.1 合同档案保密性要求财务部门的员工需要严格保护合同档案的保密性。
任何未经授权的人员不得查阅、复制或泄露任何合同档案。
如有违反，将面临相应的纪律处分。
3.2 合同档案保管期限根据相关法律法规和企业规定，合同档案应按照不同合同类型设定保管期限。
财务部门的员工需要了解不同合同类型的保管期限，并及时销毁过期的合同档案。
3.3 合同档案销毁合同档案在经过保管期限后应及时进行销毁。
销毁过程应由专门的人员进行，并且需要制定销毁记录，以确保销毁的合同档案不会被恢复。
四、合同档案管理责任4.1 财务部门财务部门需要建立合同档案管理制度，并负责监督合同档案管理的执行情况。
财务部门需要定期对合同档案进行清点和检查，确保其完整性和规范性。
4.2 相关部门除了财务部门，其他相关部门也需要按照合同档案管理办法的规定，配合财务部门的工作，并能提供必要的支持和协助。
五、合同档案管理制度的执行5.1 培训和宣传财务部门需要组织合同档案管理培训，以确保员工了解合同档案的管理办法和相关流程。
在制度执行初期，还可以通过宣传推广活动提高员工对合同档案管理制度的知晓度和重视程度。
合同归档管理流程是怎样的
合同归档管理流程是怎样的在现实社会中，不论是上市企业还是⼩公司，都需要⼀个正规的公司管理制度，更需要⼀个专门对于合同的管理制度，对此，就跟随店铺⼩编⼀起阅读下⽂了解合同规档管理的流程吧。
⼀、合同归档管理流程是怎样的1、合同应交由企业档案管理部门进⾏归档，档案管理⼀般为法务部门或⾏政部门。
为保稳妥，建议企业每个合同⾄少应留存两份原件，并分别放置两个地⽅独⽴留存。
2、合同登记的项⽬应由企业的业务部门与归档部门⼀同汇总，共同完成登记⼯作。
有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应⾄少包括对⽅主体信息、主要项⽬内容、本企业合同负责⼈、对⽅合同负责⼈、主要权利义务履⾏期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进⾏资产登记。
3、合同归档之前进⾏扫描，留存合同电⼦版，做到纸质⽂件与电⼦⽂件的统⼀。
⽇后⾮必须使⽤原件时，查询电⼦版本即可。
4、建⽴客户档案信息。
通过签署合同得知的客户信息进⾏汇总，⽅便⽇后查询。
汇总的信息应包括客户主体信息、联系⽅式、业务成交过程中的重点注意事项等，为⽇后客户回访及⽼客户维护提供信息⽀持。
5、建⽴客户评价系统。
每签署⼀份并执⾏完毕的合同，请客户对本企业进⾏评价，以收集⾃⾝企业在合作过程中的不⾜，并进⾏对应的完善改进⼯作。
6、定期对合同进⾏汇总、整理，从不同的⾓度对合同进⾏分类、分析。
如在艺⼈经纪公司中，可以按照艺⼈进⾏分类，这样可以汇总每位艺⼈的业务收⽀情况、经纪事务发展情况，给每⼀个艺⼈团队的发展提供数据⽀持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收⼊、演出收⼊、制作⽀出、造型⽀出，给公司⽼板在⽇后平衡总体收⽀提供参考;还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来源是哪⾥，能够促进销售体系的完善。
根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进⾏汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进⽽调整公司经营策略。
⼆、合同归档管理的⽬的合同归档管理是企业管理的⼀项重要内容，也是企业为维护⾃⾝的合法权益⽽采取的必要⼿段。
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鸿华公司合同归档流程（初稿）
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…………………………….
…………………………….. 不合格 .………………………………… 合 格 ……………………………….. ……………………………….. ………………………… …….. ………………………… …….. 各部门整理合同文件 总经办接收
文件整理：
1、 原件、合同审批流转单（复印件）
2、外观要求：有封皮、封底
3、内容完整：合同编号、合同名称及委托事项、
责任双方名称、金额、签订日期、盖章签字等
4、编制《合同交接单》（纸质、电子版）
接收文件：1、交接单（纸质、电子版）
2、合同原件
3、合同审批流转单（复印件）
审核
标准：1、合同原件、《合同审批流转单》（复印件）；
2、外观要求：有封皮、封底；
3、内容完整：合同编号、合同名称及委托事
项、责任双方名称、金额、签订日期、盖
章签字等。
退回整改
1、 按鸿华公司、房管中心、征收中心分类；
2、 鸿华公司合同，按部门分别建立电子台账。
录入台账
著录系统
存档
办理交接
合同文档移交时，必须编制移交清单并当面点清。
以双方签字认可后方可完成交接手续。
1、 基本信息著录；
2、 文件扫描、上传系统。
1、 在公司档案室内设立合同存档专柜；
2、 使用正规档案盒存放；
3.、以时间结合性质进行分类编号；
4、保存条件应防火、防潮、防有害生物等措施，以
确保合同文档安全