石油化工工程质量监督资料档案管理办法
SHT 3500-2016 石油化工工程质量监督规范(监督工作用表)(1)
SH/T 3500—2016石油化工工程质量监督规范1范围本规范规定了石油化工建设工程质量监督的程序和要求。
本规范适用于新建、改建、扩建的石油化工、煤化工、天然气化工等建设工程的质量监督工作。
2规范性引用文件下列文件对于本规范的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本规范。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。
GB 50252 工业安装工程施工质量验收统一标准GB 50300 建筑工程施工质量验收统一标准SH/T 3503 石油化工建设工程项目交工技术文件规定SH/T 3508 石油化工安装工程施工质量验收统一标准SH/T 3543 石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定SH/T 3903 石油化工建设工程项目监理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本规范。
3.1工程质量责任主体main responsible organization for project quality在石油化工建设工程中，依法对工程质量负责的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、工程监理单位。
3.2石油化工工程质量监督机构project quality supervision agency受主管部门委托，依据有关法律法规和工程建设强制性标准，对石油化工建设工程质量实施监督的独立法人单位（以下简称质量监督机构），如石油化工工程质量监督总站等。
3.3监督组supervision team由质量监督机构派驻工程项目承担工程质量监督工作的组织。
3.4监督工程师supervision engineer具有中级及以上专业技术职称、三年以上工程实践经验并取得石油化工工程质量监督岗位证书，负责实施监督工作、由相应监督文件签发权的人员。
3.5监督大纲project quality supervision guideline监督组开展石油化工建设工程质量监督工作的指导性文件。
3.6监督计划书project quality supervision plan针对某一专业或某一方面工程质量监督工作的操作性文件。
石油天然气建设工程质量监督管理办法
石油天然气建设工程质量监督管理办法第一章总则第一条为加强石油天然气建设工程质量监督管理,根据《建设工程质量管理条例》和国务院行政主管部门的委托,结合石油天然气建设工程特点,制定本办法。
第二条凡中国石油天然气集团公司(以下简称集团公司)及其全资及控股子公司,在国内的新建、扩建、改建、技术改造等项目,包括配套的辅助附属工程,均应按本办法的规定,接受工程质量监督管理。
第三条本办法所称工程建设各方责任主体,是指与建设工程相关的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、检测单位等依法对建设工程质量负责的单位。
本办法所称监督机构,包括石油天然气工程质量监督总站(以下简称总站)和所属各工程质量监督站(以下简称监督站)。
第四条集团公司规划计划部是工程质量监督工作主管部门。
第五条|集团公司和中国石油天然气股份有限公司联合组成工程质量监督协调组,负责协调工程质量监督工作冲的重大事宜。
第六条受国务院行政主管部门的委托,总站负责石油石化建设工程质量监督管理工作,对委托部门负责。
监督站在规定的工作范围内,依法对石油石化建设工程项目具体实施监督管理。
监督站在业务上接受总站的垂直领导和管理,对总站负责。
第二章机构职责第七条集团公司规划计划部的主要职责:(一)贯彻国家有关建设工程质量管理的方针政策、法律法规和有关规定,制定石油天然气建设工程质量监督管理办法和有关规定;(二)负责石油天然气建设工程质量监督工作的规划;(三)指导石油天然气建设工程质量监督工作,管理总站的业务工作。
第八条工程质量监督协调组的主要职责:(一)审定石油天然气工程质量监督工作的办法和规定;(二)通报工程项目计划和相关质量信息;(三)审查特大型工程质量监督工作方案;(四)协调处理工程质量监督工作中的其他重大事宜。
第九条总站的主要职责:(一)贯彻国家和上级主管部门有关建设工程质量管理的方针玖策、法律渚规和有关规定,参与制定石油天然气建设工程质量监督工作实施细则并组织实施;(二)负责监督站和工程质量监督人员(以下简称监督人员)的资质管理;(三)负责管理特大型建设工程项目的质量监督工作;(四)接受和处理对工程质量监督工作的投诉;(五)参与重大工程质量事故的调查与分析;(六)掌握工程质量动态,向上级主管部门报告工作,组织交流和推广工程质量监督工作经验;(七)完成上级主管部门交办的其他工作。
石油化工建设项目《竣工档案编制管理规定》
建设项目竣工档案编制管理规定中国石油天然气股份有限公司管道建设项目经理部目录1 目的 (1)2 范围 (1)3 术语 (1)4 竣工档案编制内容 (1)4.1项目前期及可行性研究 (2)4.2.设计基础文件 (2)4.3设计文件 (2)4.4项目管理文件 (2)4.4.1征地、移民文件 (2)4.4.2计划、投资、统计、工程管理文件 (2)4.4.3招标、投标、承发包合同协议文件 (2)4.4.4专项申请、报批文件 (3)4.5 HSE文件 (3)4.5.1项目经理部HSE文件 (3)4.5.2监理单位HSE文件 (3)4.5.3 EPC单位HSE文件 (3)4.5.4施工单位HSE文件 (3)4.5.5检测单位HSE文件 (3)4.5.6物资（设备）调拨单位HSE文件 (4)4. 6 EPC项目管理文件 (4)4.7施工文件 (4)4.7.1建筑施工文件 (4)4.7.2设备及管线安装施工文件 (4)4.7.3通信、电气、仪表安装施工文件 (5)4.7.4无损检测文件 (5)4.8水土保持管理文件 (5)4.9监理文件 (5)4.9.1施工监理文件 (5)4.9.2物资（设备）生产加工、制造监造文件 (6)4.10飞行检查文件 (6)4.11政府质量监督文件 (6)4.12 制管及防腐生产加工文件 (6)4.12.1制管生产加工文件 (6)4.12.2防腐生产加工文件 (6)4.13 物资（设备）采购文件 (7)4.14物资（设备）调拨文件 (7)4.15涉外文件 (7)4.16科研项目文件 (7)4.17项目财务、审计管理文件 (8)4.18生产技术准备及试生产运行文件 (8)4.19竣工验收文件 (8)4.20电子文件 (8)4.21声像档案 (8)4.22实物档案 (8)5 竣工档案编制要求 (9)5.1竣工档案的编制标准 (9)5.2提交竣工档案的套数 (14)5.3电子文件编制要求 (15)5.4声像档案编制要求 (16)5.5实物档案要求 (16)5.6竣工图编制要求 (16)6竣工档案组卷方案 (18)6.1 HSE竣工档案组卷方案 (18)6.2水土保持工程竣工档案组卷方案 (18)6.3勘察、设计竣工档案组卷方案 (19)6.4 EPC承包商竣工档案组卷方案 (19)6.5施工竣工档案组卷方案 (21)6.5.1线路工程竣工档案组卷方案 (21)6.5.2站场工程竣工档案组卷方案 (22)6.5.3大型穿跨越工程竣工档案组卷方案 (23)6.5.4隧道工程竣工档案组卷方案 (24)6.5.5储罐工程竣工档案组卷方案 (25)6.5.6道路工程竣工档案组卷方案 (26)6.5.7通信、硅心管工程竣工档案组卷方案 (27)6.5.8仪表自动化系统安装工程竣工档案组卷方案 (27)6.5.9供配电系统外线工程竣工档案组卷方案 (28)6.5.10消防竣工档案组卷方案 (29)6.5.11无损检测竣工档案组卷方案 (30)6.5.12其他组卷要求 (31)6.6施工监理竣工档案组卷方案 (31)6.7物资（设备）生产加工、制造监造竣工档案组卷方案 (32)6.8飞行检查竣工档案组卷方案 (32)6.9物资生产加工竣工档案组卷方案 (32)6.9.1制管生产加工竣工档案组卷方案 (32)6.9.2弯管生产加工竣工档案组卷方案 (33)6.9.3防腐生产加工竣工档案组卷方案 (34)6.9.4弯管防腐生产加工竣工档案组卷方案 (35)6.10物资、设备档案组卷方案 (36)6.10.1物资档案组卷方案 (36)6.10.2设备档案组卷方案 (37)6.11物资（设备）调拨竣工档案组卷方案 (38)6.12电子、声像和实物档案组卷要求 (38)7 竣工档案的提交期限 (38)8 相关文件 (39)9 记录和表单 (39)1 目的竣工档案是基本建设项目的重要技术档案，是工程建设的重要技术成果，是建设项目进行竣工验收的重要内容，是工程建成投产后生产运营、维护、检修及改造、扩建的主要依据。
工程质量监督档案制度
工程质量监督档案制度工程质量监督档案制度的核心目的在于通过系统地记录和管理工程项目的各项数据、文件和报告，以便于对工程的质量进行实时监控和后续评估。
一个良好的档案制度应当包括以下几个方面：1. 档案管理制度的建立：需要制定一套详细的档案管理制度，明确档案的收集、整理、存储、检索和利用等流程。
这包括确定哪些资料需要归档、如何分类、保存期限以及谁负责管理等。
2. 档案的收集与整理：在工程实施过程中，所有与工程质量相关的文件和资料都应当及时收集并整理。
这些资料包括但不限于设计文件、施工图纸、材料检验报告、施工日志、质量检验记录等。
3. 档案的存储与保管：所有收集到的档案资料应当妥善存储在安全的环境中，防止丢失、损坏或泄露。
同时，应采用电子化管理手段，如建立电子档案库，以便于快速检索和备份。
4. 档案的检索与利用：建立有效的检索系统，确保在需要时能够迅速找到相关档案资料。
档案的利用应当有严格的权限管理，确保信息的安全和保密。
5. 档案的更新与维护：随着工程进度的推进，应及时更新档案资料，确保档案内容的准确性和时效性。
同时，定期对档案进行维护，检查存储环境的安全性和电子系统的可靠性。
6. 法律法规的遵守：在整个档案管理过程中，必须严格遵守国家和地方关于工程建设和档案管理的相关法律法规，确保监督工作的合法性。
7. 培训与责任：对于参与档案管理的人员，应进行专业培训，提高他们的管理能力和责任意识。
同时，明确各自的职责和责任，确保每个人都能够按照规定执行档案管理工作。
8. 监督检查与改进：定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改，并根据实际工作中的经验不断优化档案管理制度。
通过上述措施的实施，可以确保工程质量监督档案的完整性、准确性和可靠性，为工程质量提供有力的保障。
同时，这也有助于提升施工单位的管理水平，促进整个建筑行业的健康发展。
工程监督档案管理制度
第一章总则第一条为加强工程监督档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、准确性，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的工程项目监督档案管理工作，包括工程项目立项、设计、施工、验收等各个阶段形成的档案资料。
第三条工程监督档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：工程项目监督档案应集中统一管理，确保档案资料的安全、完整。
（二）分级管理原则：根据档案资料的重要性和保密程度，实行分级管理。
（三）规范管理原则：严格按照档案管理规范和程序，对档案资料进行收集、整理、归档、保管和利用。
第二章职责与分工第四条工程监督档案管理由工程监督部门负责，具体职责如下：（一）制定工程监督档案管理制度，并组织实施。
（二）负责工程监督档案的收集、整理、归档、保管和利用。
（三）定期对工程监督档案进行清理、鉴定和销毁。
（四）负责工程监督档案的保密工作。
第五条工程监督档案管理相关人员职责：（一）档案员：负责工程监督档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（二）档案保管员：负责工程监督档案的保管、防护和修复工作。
（三）档案利用者：按照规定权限和程序，利用工程监督档案。
第三章档案收集与整理第六条工程监督档案收集范围：（一）工程项目立项、设计、施工、验收等各个阶段形成的文件、图纸、图表等资料。
（二）工程项目监督过程中的各类会议记录、检查记录、整改记录等。
（三）工程项目监督过程中形成的各类报告、通知、函件等。
（四）工程项目监督过程中形成的各类检测报告、验收报告等。
第七条工程监督档案整理要求：（一）按照档案管理规范，对收集到的档案资料进行分类、编目、归档。
（二）对档案资料进行整理、归档时，应确保档案资料的完整、准确。
（三）对档案资料进行数字化处理，实现档案资料的电子化管理。
第四章档案保管与利用第八条工程监督档案保管要求：（一）按照档案保管规范，对档案资料进行分类存放，确保档案资料的安全。
石油化工行业规范石油石化工程建设工程质量管理规范
石油化工行业规范石油石化工程建设工程质量管理规范石油化工行业规范：石油石化工程建设工程质量管理规范1. 引言石油石化行业是国民经济重要的基础产业之一，工程建设质量是保障行业持续发展的基石。
为了规范石油石化工程建设的质量管理工作，提高工程建设的技术水平和安全可靠性，制定本规范。
2. 总则2.1 目的本规范旨在确保石油石化工程建设的质量达到国家标准和相关法规的要求，保障工程的持续运营和安全可靠性。
2.2 适用范围本规范适用于石油化工行业的新建、扩建、改建工程及设备的设计、施工和验收阶段。
2.3 规范依据本规范依据国家相关法律法规、行业标准以及国际惯例等进行制定。
3. 工程建设质量管理体系3.1 质量目标与规划3.1.1 设定适宜的质量目标，明确工程建设的质量要求和质量控制措施。
3.1.2 制定质量计划，明确质量计划的编制、审核和批准程序，确保各项质量工作得到有效实施。
3.2 质量组织与职责3.2.1 设立专门的质量管理部门，负责组织和协调质量管理工作。
3.2.2 确定各级组织的质量职责和权限，建立健全的职责分工体系。
3.3 质量控制3.3.1 制定质量控制方案，明确质量控制的标准和方法，确保施工过程中的质量符合要求。
3.3.2 加强对材料和设备的质量控制，建立质量档案，确保质量追溯和质量问题的解决。
3.4 质量资料和信息管理3.4.1 建立完善的质量管理档案，包括工程设计、施工和验收的相关文件和记录。
3.4.2 实施质量信息统计和分析，做好工程建设质量的数据管理和趋势分析。
3.5 质量检查和评审3.5.1 设立专门的质量检查组，进行定期和不定期的质量检查，发现并纠正存在的质量问题。
3.5.2 组织对工程建设质量进行评审，总结经验教训，提出改进措施。
3.6 质量培训与考核3.6.1 组织相关人员的质量培训，提高其质量管理和技术水平。
3.6.2 实施质量考核制度，鼓励和激励质量管理人员和施工人员提高工作质量。
工程施工项目资料档案管理制度办法
工程施工项目资料档案管理制度办法第一章总则第一条为规范工程施工项目资料档案的管理，保障工程质量，加强对工程施工项目资料档案的保管、整理和利用，制定本办法。
第二条本办法适用于工程施工项目资料档案的管理工作。
第三条工程施工项目资料档案管理应当依法、科学、合理、规范、完整、保密，确保资料档案的准确、完整、真实、可靠。
第四条工程施工项目资料档案管理人员应当具备相应的资格要求，掌握档案管理的基本知识和技能，具有较强的责任心和保密意识。
第二章工程施工项目资料档案管理的基本要求第五条工程施工项目资料档案管理应当遵循的基本原则有：（一）实事求是原则。
资料档案的记录和整理必须真实、全面、准确，不得虚假、误导。
（二）保密原则。
对于涉及国家秘密、商业机密、个人隐私等内容的资料档案，应当严格保密。
（三）利用原则。
工程施工项目资料档案应当及时整理、归档，并能方便查阅和利用。
第六条工程施工项目资料档案管理的基本要求包括：（一）建立健全资料档案管理体制，明确责任、权利和工作程序。
（二）建立完善的档案管理制度和工作规范，加强对工程施工项目资料档案的管理和使用。
（三）开展档案整理和归档工作，确保资料档案的完整性和可用性。
（四）加强档案保密工作，保障档案的安全性和完整性。
（五）积极推动信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。
第三章工程施工项目资料档案管理的组织第七条工程施工项目资料档案管理工作应当由资料档案管理部门负责组织和协调，具体工作由专门的档案管理人员负责。
第八条资料档案管理部门的主要职责包括：（一）负责制定档案管理制度和工作规范，加强对工程施工项目资料档案的管理和监督。
（二）负责资料档案的整理、归档和保管工作，保证资料档案的完整性和可用性。
（三）负责档案的保密工作，保障档案的安全性和完整性。
（四）负责推动信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。
第九条资料档案管理人员的主要职责包括：（一）遵守有关法律法规，执行档案管理制度和工作规范，保证档案管理工作的质量和效益。
论石油化工建设工程中资料管理的存在问题及解决办法
论石油化工建设工程中资料管理的存在问题及解决办法发布时间：2021-07-12T14:44:08.793Z 来源：《工程建设标准化》2021年第6期作者：贾文涛[导读] 一个工程确保一流的工程质量，其内涵也包括一流竣工资料的质量，以及竣工资料的形成质量，直接受到施工管理的制约水平的高低直接或间接。
贾文涛西安市碑林区摘要：一个工程确保一流的工程质量，其内涵也包括一流竣工资料的质量，以及竣工资料的形成质量，直接受到施工管理的制约水平的高低直接或间接。
竣工信息作为工程验收和保证石化项目运行过程是项目竣工后项目安全运行的重要文件在维修中，维修工作是重要的依据，所以，施工过程一定要保证完成对工作资料的完整、准确、系统、规范、完整、真实的描述和反映整个施工和竣工验收过程，使原始数据图一致，技术数据真实坚实可靠，签字手续齐全，同时，按规范和标准填写，使满足归档的要求。
关键词：石化建设；工程资料；管理 1 竣工资料管理存在的主要问题 1.1 施工综合管理文件原件不齐全由于空间和时间的关系，有非常重要的文件在问题或当转发是一份副本时，很难满足归档数据管理“完成数据”的要求。
是不允许出现在副本的基本要求。
有些单位数据管理不严，频繁更换专业技术人员，导致原始文件丢失。
1.2 工程资料验收签证不齐全，存在代签现象配合施工进度的需要，或为了满足施工进度寻求，工程现场验收，不按照国家行业标准的规定立即做当面在信上签字。
1.3 竣工图编制不够规范有的施工单位不能按照要求编制竣工图纸。
在形成施工图的过程中，或利用旧施工图改为施工图，或对原图纸修改过多，或使用计算机图纸的复制件，或修改不当，用以上现象均不符合竣工图纸要求。
1.4 施工资料格式不规范施工过程中形成的数据格式不统一，不规范，有用A4，有用16打开，有用32打开，文档的边距宽度不同，差别也就更多大，使案例绑定工作更加被动。
1.5 施工原始资料书写不规范在施工过程中，原始材料被用多种颜色书写，包括纯蓝色墨水。
【优质】监理组卷关于石油化工工程建设项目《建设工程施工阶段监理档案组卷办法、内容及编制程序》的通知1
关于下发石油化工工程建设项目《建设工程施工阶段监理档案组卷办法》的通知各监理部：为切实贯彻国家、省、市政府有关监理档案方面的文件精神，加强公司建设工程监理档案的管理，使公司档案管理走向法制化、规范化、标准化、程序化，现结合公司实际情况，特制定本办法并下发给你们，望认真执行。
原有有关档案方面的文件同时作废。
附《建设工程施工阶段监理档案组卷办法》。
一、建设工程监理档案组卷的一般规定1、建设工程监理档案应体现工程建设监理工作守法、城信、公正、科学的原则，全面、系统、完整、真实地反应监理工程项目的工作成果。
2、施工阶段监理档案的编制，应遵照合同的承诺，以四控制、二管理、一协调、为主要工作内容，全面反映建设工程产品的形成过程。
3、石油化工工程项目监理档案表格按照《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004监理规范执行，其他工业项目监理档案表格如果业主有要求，按业主要求执行，若没有要求可参照本规范规定的监理表格执行。
4、建设工程监理档案应按单位工程（或独立标段）编制。
5、监理档案纸张规格采用A4纸，一律竖向装订。
甲类监理档案按一式三份编制、整理、组卷，乙类监理档案按一式一份编制、整理、组卷。
6、一般工程档案的工程图象排列在本工程首卷目录之前。
大中型建设工程项目形成的图象，必须装在照片档案夹内，单独成册。
7、案卷装订时必须去掉金属物。
案卷装订采用三孔式白线绳装订，孔距左侧1cm，以卷中心向上下各反10cm，装订要整齐、美观、便于长期保管和利用。
8、案卷装订时每卷的厚度不允许超过3cm；9、若档案表格及文字为A4纸横向书写时，字头方向朝左侧装订。
10、案卷封面、卷内目录、卷内备考表及工程照片不编写页号；写内容的页面编写页号，每卷页号从“1”开始，卷与卷之间页号不能连续。
11、页号编写一律使用打号机打出有效数字，单面书写的文字材料在右下角编写页码；双面编写的文字材料，正面在右下角、背面在左下角编写页码。
工程质量监督档案管理制度
工程质量监督档案管理制度一、内容和要求（一）建设工程质量监督档案一般包括下列内容：1、建设工程质量档案封页；标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称、开竣工日期以及档案编号等；2、档案目录；3、建设工程报监资料，包括：报监登记表、施工、监理中标通知书、施工图设计文件审查意见、施工合同、监理合同等；4、有关各责任主体单位的资质和有关人员资格审查记录；5、质量监督记录：（1）监督交底会议纪要；（2）建设工程质量整改通知书及整改报告；（3）监督抽查记录；（4）行政处罚决定书；（5）建设工程质量事故报告；（6）建设工程质量监督报告。
（二）建设工程质量监督档案的填写和整理，必须做到记录内容及时、真实、详细、准确、字迹清楚、书写端正、保管整洁。
二、管理与职责（一）建立监督档案管理岗位责任制，由专职技术人员负责监督档案的收集、整理、装订和归档工作。
（二）监督档案按单位工程立卷，按系统、专业归类整理，统一编号。
在工程受监过程中，由质量监督员妥善保管，不得遗失、销毁和涂改。
一经发现，按有关规定予以处理。
在工程质量验收结束一个月内由专职技术人员及时将监督档案汇总整理，装订成册，经站长审定、签证后归档。
（三）建设工程质量监督档案保存期限，按归档管理规定执行，到期需销毁的要登记造册，由站长批准后统一销毁。
（四）建立工程质量监督档案定期检查制度，原则上每季进行一次，由站长负责，对检查中发现的问题，应及时反馈给监督员本人，以及时纠正。
三、立卷和归档（一）建设工程质量监督档案应根据本制度第（四）条内容，按其形成的时间顺序加以排列，立卷整理。
卷内文件资料排列顺序，一般应为封页、目录、文件材料、封底。
（二）归档后的监督档案应建立台帐，并妥善保管。
需要借阅和移交时，应按档案管理规定办理手续。
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石油化工工程质量监督资料档案管理办法 1． 总则 1.1 为进一步加强石油化工工程质量监督机构的资料、档案管理工作，确保石油化工工程质量监督档案的完整、准确、系统和安全，更好地促进工程质量监督工作，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、建设部《建设工程质量监督机构和人员考核管理办法》（建质[2007]184号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《中国石油化工集团公司档案管理办法（试行）》（中国石化厅[2001]54号）的有关规定，结合《石油化工工程质量监督工作程序》（2008版）的有关要求制定本管理办法。 1.2 本办法所称的监督资料是指石油化工工程质量监督总站（以下简称总站）及其分站、监督组（以下统称“监督机构”）对项目建设过程实施监督所形成的工作资料。包括： （1） 开展工程质量监督工作的启动文件、策划文件及相关资料； （2） 实施监督过程中形成的指令性文件、证据性记录和资料； （3） 相关责任主体在建设过程中报送的需要监督机构留存审查和核验的资料； （4） 其他相关的文件、资料、记录、图片、实物等。 1.3 本办法所称的工程质量监督档案（以下简称监督档案）是指由总站及其分站建立并进行保存管理的在建设项目实施监督过程中所形成的需要纳入档案管理的监督资料。 监督档案具体内容见附件一。 1.4 凡由石油化工工程质量监督机构实施监督的石化工程，适用本办法。国家或地方有关部门另有要求的，可根据要求进行相应的补充或调整。 2． 监督资料、监督档案形成过程的管理 2.1 档案/资料的信息载体形式包括： （1） 纸件：以纸质材料作为记录工程质量信息的载体。通常有印刷件、手写件、印刷与手写结合件等。 （2） 电子版件：以不同格式的电子文档记录、储存工程质量信息的载体。通常有Word、Excel、Powerpoint、pdf等格式。 （3） 声像资料：以磁带、磁盘等作为记录、储存工程质量信息录音、录像资料的载体。通常有原始录音、录像和整理编辑后的录音、录像等。 （4） 图片资料：以照相材料作为记录工程质量信息的载体。通常有照片、照相底片等。
第 1 页 共 20 页 实物：以与工程有关的实物及对其包含的相关质量信息进行标识与配套说明的资料作为保存、证明工程质量信息的载体。 2.2 监督资料、监督档案的形成过程及其管理具体是指： （1）产生过程：用适宜的信息载体以文字、图表、声像、电子数据、实物证据等方式如实记录工程质量监督活动或与活动直接有关的事件及收集相关资料的过程； （2）整理过程：在基于保证真实性的前提下，对记录活动或事件的各类载体进行合理剪辑，对记录的活动或事件及收集的相关资料从资料管理和档案保存要求的角度进行筛选、归类、排序、编目的过程； （3）审查确认过程：对整理完毕的各类监督档案进行审查、确认的过程；对未纳入档案管理的监督资料按资料管理要求进行审查确认的过程。 2.3 监督资料、监督档案的形成过程实行监督组长负责制： （1）工程建设项目监督组组长是监督资料、监督档案形成过程的第一责任人。 （2）受理后的监督申报资料及“监督申报表”在项目建设期间由监督申报受理部门保管，并适时告知监督组长；监督组长根据需要进行调阅或复印；在项目完成中交后，由监督申报受理部门向监督组长移交，监督组长负责整理归档。 （3）监督组应设专职或兼职档案、资料管理员，负责监督资料、监督档案形成过程的具体管理工作。 2.4 监督组应根据本办法结合监督项目的监督资料、监督档案管理的需要，制定所监项目监督资料、档案形成过程的管理制度或计划： （1）、明确监督组成员在监督资料、监督档案产生过程、整理过程、审查确认过程中各自的工作责任和工作成果要求； （2）、明确监督资料、监督档案形成过程的运作程序和成果流转传递的控制要求； （3）、建立项目监督资料、监督档案分类编号体系。 2.5 根据监督资料、监督档案分类编号体系要求，将不同类别的资料、档案按项目、专业（大的项目可以按单项工程、专业）的先后顺序进行分类管理，做好标识，并应及时建立相应监督资料、监督档案的管理目录、台帐。 2.6 凡需要归档的文件资料，都应做到字迹工整、图样清晰，纸质文件的签字盖章手续完备。 为有利于长久保存，手写内容须使用蓝黑、碳素墨水或墨汁等耐久性好的书写材料，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（一般用纸规格为A4，有特殊用途或
第 2 页 共 20 页 要求的除外）。其内容必须真实、准确，与实际相符合。 2.7 归档的文件资料必须经过分类整理，并根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中“5.3 案卷编目”中的相关要求，进行卷内目录、卷内备考表及案卷封面的编制，组成案卷。 监督档案的总封面及目录样式见附件二。 监督档案案卷封面及卷内目录样式见附件三。 2.8 各类监督资料、监督档案均在填写、整理完成后交监督组由档案资料负责人统一管理，个人不得私自保存、擅自涂改、销毁或据为己有。 2.9 以电子文件形式归档时，要保存一套与其对应的纸件，以确保档案的安全。 2.10 电子文件、声像资料、图片、实物档案的形成提示见附件五。 2.11 不设监督组的项目，分站站长应指定一名档案资料负责人，并按2.4~2.9条要求进行管理。 3． 监督档案的审查与移交 3.1 所有监督档案的汇总整理工作由监督组长（或档案资料负责人）负责组织，所有监督人员参与。对全部监督档案进行清点，并编制监督档案目录及档案整理情况说明。监督组长（或档案资料负责人）对监督档案的齐全性、真实性负责。 3.2 监督组（或档案资料负责人）应在工程项目中间交接完成后的三个月内向派遣的质监机构移交监督档案。 在中间交接完成以后的监督工作中形成的监督档案，应在工程竣工验收后的一个月内进行移交。 由总站委托分站监督的限上项目和安排分站监督的管辖范围以外的其它限下项目形成的监督档案，原则上由接受委托或安排的相关分站接收并保存。总站有专门要求的移交内容，由分站按总站的要求进行移交。 3.3 质监机构的档案管理部门应对监督档案的完整性、与档案管理要求的符合性进行审查，并在《监督档案/资料交接审查表》上签署审查意见。 对于不合格的监督档案，监督组必须在10天内整改完毕，并报质监机构的档案管理部门复查。 《监督档案/资料交接审查表》及填写说明见附件六。 3.4 验收合格的监督档案由监督组（或档案资料负责人）向质监机构办理移交手续，移交责任人员在《工程质量监督档案/资料移交清单》上签字。
第 3 页 共 20 页 《监督档案/资料移交清单》及填写说明见附件六。 3.5 移交后的监督档案由质监机构进行档案编号后统一管理。 4．监督档案的保存期限 4.1 根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中对不同工程档案进行不同保管期限管理的规定，结合监督档案保存管理的实际需要，制定监督档案保存期限的确定原则如下： （1）以分站或监督组为记录事项核心，记录项目受监状态和监督结论的监督档案应永久保存（A类）； （2）以具体项目为记录事项核心，记录监督过程的关键环节和重要事项的监督档案应长期保存（B类）； （3）以具体项目为记录事项核心，记录监督活动的资料，用于与责任主体之间的流转沟通性的监督档案为短期保存（C类）。 4.2 本办法对档案保存期的具体时限界定如下： （1）永久保存是指监督档案需要永远保存下去； （2）长期保存是指监督档案的保存期等于该工程的使用寿命； （3）短期保存是指监督档案保存5年以内但不少于一个大修期。 列入监督档案管理的文件、资料保存期限详见附件二。 4.3 对于附件一所列内容中的“其它文件资料、记录、图片等”，需要纳入监督档案加以保存的，应由监督组长（或档案资料负责人）核定，列出清单，报质监机构档案资料主管领导核准，纳入档案管理，并确定保存期限。 4.4 工程竣工验收后，监督组（或档案资料负责人）向派遣的质监机构移交档案并在移交清单上签字的日期为监督档案保存期的起始日。 5、监督档案的保管防护和借阅 5.1 保管和防护的要求： （1） 监督机构应有监督档案存放的库房或资料室，且有防火、防盗、防潮、防虫等措施； （2） 存放档案的柜架应清洁牢固，卷盒、卷夹等装具应符合国家标准规范要求且案卷脊背的标识清晰准确。 （3） 监督机构应具备档案信息化管理和利用保护的基本条件。 5.2借阅档案必须经有关领导同意，并履行登记手续方可借阅。
第 4 页 共 20 页 5.3借阅分室内借阅和出库借阅两种。出库借阅原则上不允许超过30天。需超期借阅的，须办理续借手续。 5.4对于重要的纸质件文字、图表等监督档案，保管过程中认为有必要的可采取复印方式进行备份，复印件必须加盖“监督档案备份专用章”。声像、电子数据等形式的监督档案则应2年进行一次备份并做好标识。 6、监督档案的销毁管理 6.1 保存期满的档案，原则上应适时销毁。 因项目出现新情况需要将期满销毁档案中的某些内容的文件、资料进一步延长保存时间或改为永久保存的，由有关责任人员提出要求，档案管理人员负责拣选，经站长批准后，重新编目存放。 6.2 对于符合销毁条件并准备进行销毁的监督档案，首先必须进行清理，由档案管理人员整理形成销毁档案目录，并对清理出的档案隔离保存。 6.3 档案销毁必须经站长批准且在销毁档案目录上签字，并经站长指定的监销人核对目录和档案后，在监销人见证下，方可进行销毁工作。 6.4 销毁的档案必须在档案总目录及卷内目录的对应“备注”栏中加盖“销毁专用章”，并注明销毁日期。 7、监督档案管理责任与检查 7.1 分站应根据本办法，结合本单位具体情况，制定具体的监督档案管理制度。 7.2 分站应定期对本站和下属监督组的档案管理进行检查。 7.3 总站不定期对各分站和直属监督组的档案管理工作进行抽查，检查情况纳入年度考核范围。 7.4 对于因管理不善导致监督档案损坏、失效、被毁的，将根据情况追究档案管理人员和站长/监督组长的责任。 8．监督资料的管理要求 8.1 监督资料按以下原则进行整理归类； 甲类：与监督档案相配套或直接关联的支持性资料； 乙类：甲类以外的其他资料。 监督资料主要内容见附件四。 8.2甲类资料的管理： （1）形成及其管理过程与监督档案的要求相同并与监督档案一起管理；
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