编制采购计划与采购预算

编制采购计划与采购预算

采购计划的编制流程

采购计划（预算），是属于生产/销售计划中的一部分，也是公司年度计划与目标的一部分。通常，销售部门的计划（即销售收入预算）是公司年度营业计划的起点，然后生产/销售计划才随之确定。而生产/销售计划则包括采购预算（直接原料/商品采购成本）、直接人工预算及制造/销售费用预算。由此可见，采购预算是采购部门为配合年度的销售预测或采货数量，对所需求的原料、物料、零件等的数量及成本做出的详细计划，以利整个企业目标的达成。采购计划（预算）虽是整个企业预算的核心，但是如果单独编制，不但缺乏实用的价值，也失去其他部门的配合。

a.采购计划编制的目的

企业的经营始自购入商品/物料后，经加工制成或经组合配制成为主推商品，再通过销售获取利润。其中如何获取足够数量的物料，即是采购计划的重点所在。因此，采购计划是为维持正常的产销活动，在某一特定的期间内，应在任何时购入何种物料以及订购的数量是多少的估计作业。采购计划应达到下列目的：

（1）预估商品/物料采购需用的数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。

（2）避免采购商品/物料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。

（3）配合公司生产/采货计划与资金的高度。

（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入商品和物料。

（5）确立商品及物料合理耗用标准，以便控制采购商品和物料的成本。

b.采购预算编制的流程

采购预算即是采购计划以金额来表达到形式，它的编制必须以整个企业的预算制度为基础，并且遵循一定的流程。

c.采购数量计划编制流程

c-1采购计划

由销售预测，加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标。销售计划，是表明名种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订的。

c-2采购商品/物料清单

采购计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助采购商品和物料清单。清单是由公司市场部配合采购部门所拟订的，内容列示各种产品由哪些基本的商品所制造或组合而成。根据清单可以精确计算某种商品及组合架存和库存的安全数量。清单所列的基本安全量，即通称的标准用量（以15日或30日为一个周期），与实际用量相互比较，作为成本控制的依据。

c-3存量管制卡

若商品有存货，则采购数量不一定要等于销售数量。所以商品采购数量也不一定要等于根据清单所计算的基本商品需用量。采购员应依据实际和计划商品需求数量，并考虑采购的安全在途时间和安全存量水准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。

d怎样做好采购计划

1、了解清楚自己所要采购的材质和数量

2、对采购材料的技术参数要数据清晰，建立文档

3、按自然月的消费数量进行预测相应的单价，供应能力以及速度

4、对比较特别和关键的环境和工艺要特别注意时间上能否满足。

编制和执行采购计划时注意的问题

(1)在制定采购计划时，要把货物、工程和咨询服务分开。编制采购计划时应注意的问题有：采购设备、工程或服务的规模和数量，以及具体的技术规范与规格，使用性能要求；采购时分几个阶段或步骤，哪些安排在前面，哪些安排在后面，要有先后顺序，且要对每批货物或工程从准备到交货或竣工需要多长时间做出安排；一般应以重要的控制日期作为里程碑式的横条图或类似图表，如开标、签约日、开工日、交货日、竣工日等，并应定期予以修订；货物和工程采购中的衔接；如何进行分包份段，分几个包/合同段，每个包给同段中含哪些具体工程或货物品目。

(2)实际工作中应该注意的有关事项：为更好地组织好采购工作，要建立强有力的管理机构，并保持领导班子的稳定性和连续性。切实加强领导，保证项目采购工作的顺利进行；要根据市场结构、供货能力或施工力量，以及潜在的竞争性来确定采购批量安排、打捆分包及合同段划分。土建合同在采用ICB方式招标时，规模过小则不利于吸引国际上实力雄厚的承包商和供货商投标，合同太多、太小也不便于施工监理和合同管理；在确定采购时间表时，要根据项目实施安排，权衡贷款成本，采购过早、提前用款，要支付利息；过迟会影响项目执行。因此，项目采购部门及采购人员要权衡利弊，做出统筹安排。

(3)及早做好采购准备工作。根据采购周期以及项目周期和招标采购安排的要求，一般来说，在采购计划制定完毕之后，下一步要做的工作就是编制招标文件（包括在此之前的资格预审文件），进入正式采购阶段。通常，最理想的安排是，在项目准备和评估阶段就要开始准备招标文件，同时进行资格预审，到贷款协议生效之前，就完成开标、评标工作，待协议一生效就可以正式签订合同。这样做可以避免因采购前期准备工作不充分，而影响采购工作如期进行。世界银行曾指出，采购进度tif{J快慢主要取决于项目前期准备阶段采购计划和合同包的详细程度。同时，尽早编写招标文件，也对采购进度有相当大的促进作用。

(4)选择合适的采购代理机构。采购代理机构的选择要根据项目采购的内容、采购方式以及国家的有关规定来确定。通常，属于国际竞争性招标的，要选择国家批准的有国际招标资格的公司承担。对属于询价采购、国内竞争性招标、直接采购的，要视情况而定，可以选择国际招标公司，也选择外贸公司作为代理，还可以由项目单位自行组织采购。在世行项目中选择采购代理机构，既是国家有关部门的明文规定，也是我国现行体制决定的，在绝大多数项目中，业主往往只是接触自己一个项目，几乎所有的工作都是从头开始，而采购代理机构则介入了许多项目，对世行各方面的规定和程序都有深刻的了解，实践证明业主完全可以借此加快项目进度，并避免产生不必要的错误。

采购预算

是指采购部门在一定计划期间(年度、季度或月度)编制的材料采购的用款计划。

采购预算的作用

1、保障企业战略计划和作业计划的执行，确保企业组织目标一致。

2、协调企业各部门之间的合作经营。

3、在企业各部门之间合理安排有限的资源，保证资源分配的效率性。

4、对企业物流成本进行控制、监督。

采购预算的编制原则

1、实事求是地编制采购预算。

2、积极稳妥、留有余地编制采购预算。

3、比质比价编制采购预算。

采购预算的编制步骤

1、审查企业以及部门的战略目标。

2、制定明确的工作计划。

3、确定所需的资源。

4、提出准确的预算数字。

5、汇总。

6、提交预算。