技术文件管理控制程序
文件资料控制程序
文件资料控制程序在当今的工作环境中，文件资料的有效管理和控制对于任何组织的高效运作都至关重要。
文件资料控制程序的建立旨在确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，以支持组织的决策制定、业务流程的顺利进行以及满足法规和合规性要求。
一、文件资料的分类首先，我们需要对文件资料进行明确的分类。
这可以根据文件的性质、用途、产生部门等因素来划分。
常见的分类包括管理类文件，如规章制度、工作流程等；技术类文件，如产品规格、设计图纸等；合同类文件，包含与供应商、客户等签订的各类合同；以及记录类文件，例如会议纪要、工作日报等。
二、文件的编制与审批在文件的编制过程中，应明确责任人和编制要求。
编制人员应具备相关的专业知识和经验，以确保文件内容的准确性和实用性。
文件编制完成后，必须经过严格的审批流程。
审批人员应根据其职责和权限，对文件的内容、格式、合规性等方面进行审查。
对于重要的文件，可能需要多个部门或层级的审批，以确保其符合组织的整体战略和利益。
三、文件的标识与编码为了便于文件的识别、检索和管理，需要对文件进行标识和编码。
标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等信息。
编码则可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、文件类型、流水号等进行组合编码。
这样可以确保每个文件都有唯一的标识符，避免混淆和重复。
四、文件的发放与回收文件经过审批和编码后，需要按照规定的范围进行发放。
发放应确保接收人员能够及时获得有效的文件，并做好发放记录，包括接收部门、接收人员、发放日期等。
当文件需要更新或废止时，应及时回收旧版本的文件，以防止误用。
五、文件的存储与保管文件的存储应选择合适的介质和环境，以保证文件的安全和完整性。
对于纸质文件，应存放在干燥、通风、防火的文件柜中，并按照分类和编码进行有序排列。
对于电子文件，应建立专门的服务器或存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。
同时，要设定访问权限，确保只有授权人员能够查阅和修改文件。
六、文件的使用与查阅员工在使用文件时，应严格按照文件的规定执行。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件控制程序
文件控制程序1 目的为保证与质量体系运行和检测活动有影响的文件得到有效控制，需要对文件编制、发放、标识、保管和回收等环节实施管理，保证受控文件适宜、易于获取，确保使用现行有效版本，避免作废文件被误用。
2 适用范围适用于质量体系文件和检测方法等对检测活动有影响的文件得到有效控制。
3 职责3.l 公司经理负责批准《质量手册》和《程序文件》，确定其发放范围。
3.2质量负责人负责组织编制《质量手册》和《程序文件》，对现有体系文件定期评审，维护其有效性。
3.3技术负责人负责组织技术文件类编制、批准，《质量手册》的审核。
3.4综合部和检测室负责《作业指导书》及《记录表格》的编制和修订，质量负责人审核质量表格，检测室主任审核技术表格，上报技术负责人批准。
3.5综合部负责体系文件的标识、发放、回收、废止、销毁、保管工作，并做好记录。
3.6档案管理员负责记录的收集、分类、标识、编目、归档、保管、借阅、回收和销毁。
3.7仪器设备管理员负责组织人员编制仪器设备的使用、维护及量值溯源计划，及相关管理记录的整理，协助档案管理员做好仪器设备档案相关资料的归档。
4 工作程序4.1 受控文件范围4.1.1 受控文件包括：（1）质量体系文件：包括《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》和《记录表格》。
（2）与检测工作或检测能力相关的检测方法和技术规范。
（3）对检测活动构成影响的其他技术类文件。
4.1.2 非受控文件分为非受控质量体系文件和非受控标准两类。
（1）非受控质量体系文件：同一版本的质量体系文件分成受控和非受控两种版本，非受控质量体系文件用于与其他单位的交流，须统一编号并登记发放，但无需定期审核。
（2）非受控标准：与检测活动相关，但与检测工作不直接相关的标准。
4.2文件缩写4.2.1质量手册和程序文件质量手册（SC）；程序文件（CX）；记录 (JL-质量记录, JC-检测原始记录) 4.2.2技术性文件设备操作规程(CG)；设备核查规范(HG)；其他(QT)4.2.3外部购买的技术标准(BZ)检测方法；技术规程4.3文件编号规则4.3.1公司内部编制的文件资料编号规定4.3.1.1质量体系文件编号格式质量手册编号格式：□□□□ / □□□—□□□□公司代码文件类别缩写版本号制定年号程序文件编号格式：□□□□ / □□□—□□公司代码文件类别缩写版本号顺序号4.3.1.2质量记录表编号格式□□□□ / □□□□—□□公司代码文件类别缩写程序文件章节顺序号4.3.1.3检测原始记录表及其他文件编号格式□□□□ / □□—□□公司代码文件类别缩写顺序号4.3.2检测报告恒静电检字〔2016〕第xx 号4.3.3 公司检测员证发放编号恒静电检员字〔□□□□〕第□号年号顺序号4.3.4公司发文编号恒静电检字[□□□□]第□号年号顺序号4.3.5文件编号为流水号，顺序编号；制定年号为文件制定的公元年。
文件控制程序
制订部门品质部5.1.2 三阶文件的编号为：
5.1.3公司代码的组成(2位代码)
字母代表意义
** **有限公司
5.1.4部门代码见下表:
部门代码
总经办GD
财务部FD
营销中心SA
研发中心RD
品质部QA
生产部PD
工程部ED
采购部BUY
PMC部PMC
人力资源部HR
5.1.5产品生产作业指导书由工程部管控，具体编号规则如下：
**-WI-GC-01
说明：**+作业指导书代号+部门代号+流水号
5.1.6检验规范编号声规则：
通用类的按5.1.2要求进行编制；产品专用的以产品型号为编号。
5.1.7记录编号格式如下:
**（表格代码）- XX(部门代码)-XXX（记录流水号） XX（版本）
5.1.8文件的版本状态和修改次数的识别规定。
文件管理控制程序
XXX食品集团有限公司管理文件控制程序文件编号：1 目的和适用范围1.1 目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识别，并控制其分发，防止使用作废的文件。
1.2 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法律、法规文件等。
2 相关文件《一体化管理手册》Q/21YJ01《产品实现的策划程序》Q/21YJ02-10《工作环境控制程序》Q/21YJ02-09《职工健康管理程序》Q/21YJ02-403 职责本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司3.1 公司办公室3.1.1 控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序；3.1.2 归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.1.3 评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单"和“作废文件通知单”；3.1.4 作为本程序和文件的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。
3.2 项目经理部、分公司3.2.1 控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序；3.2.2 搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件；3.2.3 控制承包项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件；注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制3.2.4 评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。
3.3 各配合部门3.3.1 控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序；3.3.2 搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.3.3 适时对上述文件进行评审，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。
4 工作程序4.1 文件的审核、批准和界定文件拟稿后应加附“文件印发审批单”（附录A），由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签，再交办公室由负责人或指定的人员核稿和界定是否受控。
文件控制程序 ( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。
2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。
3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。
3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。
3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。
3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。
4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。
6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。
b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。
4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。
4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。
4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。
4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。
三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。
2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。
4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。
2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。
4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。
5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。
五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性和可追溯性。
2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
文件控制程序
1 目的对文件有效控制，正确管理文件，确保文件使用处及时得到有效版本，避免失效文件被误用。
2 适用范围适用于公司文件控制。
3 职责3.1 行政组负责行政文件、质量手册、程序文件、制度、相关记录表单(质量体系文件)及外来文件控制。
3.2 技术部负责技术文件的控制。
3.3 标准化办公室负责外来标准的控制。
3.4 其他部门负责部门相关文件的控制。
文件编制文件更改B文件审核文件批准外来文件处理文件保存文件发放文件回收作废留用、销A开始NNY5 要求 5.1 文件分类a) 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）； b) 形成文件的程序； c) 相关制度； d) 记录表单；e) 为确保其过程有效运行和控制所需的文件，如产品图样和技术文件、工艺文件、作业规程、标准等。
f ）外来文件。
5.2 文件编号 a) 质量手册：b) 程序文件： c) 相关制度：d)记录表单：文件接收现场使用文件更 改申请BA结束NYe) 技术文件（包括图纸、工艺、标准等）编号执行《技术文件管理制度》。
5.3 文件的编制和审批5.3.1 文件在发布前，根据其类别、职责范围和审批权限的规定进行审批。
5.3.2 质量体系文件由管理者代表组织编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.3.3 公司级规章制度、岗位职责和权限由行政组组织编制，总经理批准。
5.3.4 与文件相关的表单随文件审核批准。
5.3.5 为完善部门管理的各项制度由本部门编审，部门经理批准实施。
当与上级规定不一致，按上级规定。
5.3.6 文件编写应完整，确保文件正确、清晰、统一、易于检索和识别。
5.3.7 文件编写部门不定期检查文件的适用性，必要时重新提交审批，确保文件持续有效。
5.3.8 使用电子文件时，根据相关的审批权限设置在系统（如PLM）内签字审批；尚未完成审批权限系统设置的以纸质文件审批，文件控制部门保持文件的审批记录。
5.4 文件的发放、领用5.4.1 技术文件由技术部受控发放；设计文件（包括图纸、产品印刷包装文件等）由技术部受控发放；工艺文件（包括装配/机加工作业指导书、操作规程等）由技术部受控发放；行政文件由行政部受控发放；技术标准由标准化办公室受控发放。
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1、目的：
明确技术图样与文件的签署、更改及标准化等内容，对技术图样与文件进行有效的控制。
技术文件是公司的核心秘密，是公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有；公司的每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、正确性、系统性以及保密性，为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。
2、定义：
技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及商务合同、客户资源、财务报表等等；技术文件还包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。
3、范围：
适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的管理。
4、职责：
工程部负责技术图样与文件的设计制作
人力资源负责技术图样与文件的统筹管理及发放。
5、内容：
5.1技术文件的形成与发放
5.1.1任何一份技术文件的形成都是公司员工辛勤劳动的成果和员工智慧的结晶，但其中还
饱含了公司巨大的前期投入、过程控制和后期经营等因素，显而易见是公司投入了巨大的财力、物力，为每位员工提供了展示自己能力的平台，员工与公司在这个平台上共同进步和发展的过程中形成了种种技术文件。
5.1.2技术文件、技术标准及图纸资料的形成应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把
关制度；明确各级的责、权、利。
5.1.3技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，
签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。
5.1.4图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文
件”章，由人力资源部发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，人力资源部负责图纸的发放。
5.1.5纸质技术文件或电子档技术文件等由人力资源部收存并负责保管。
员工借阅技术文件
应凭部门经理批准的借阅申请单向人力资源部借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。
5.1.6技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行；技术文件修改前，负
责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。
5.1.7修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发更改通知书。
5.2技术文件的管理与存档
5.2.1技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，各部门应
指定一名专职或者兼职资料员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。
若暂时未指定资料员，则由部门经理暂行代理。
部门经理和资料员负责本部门技术文件的保密、发放与归档。
5.2.2技术文件、图纸由工程部备份、存档，工程部定期对技术资料进行整理。
5.3技术文件的保密
5.3.1技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或
者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。
因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请单，部门经理签字批准后方可通过工程部工程师打印、复印、拷贝。
5.3.2为了保证技术资料的保密性，除按正常程序（员工填写申请单，部门经理批准）办
理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报公司给予严肃处理。
5.3.3若不负责任的遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将根据有
关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。
5.4技术文件的销毁
5.4.1 由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除。
5.4.2 需要销毁的技术文件由工程师提出，部门经理会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总经理室，由总经理签署“同意”后，方可销毁。
5.4.3销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。
6、常用表单
6.1《技术文件、图纸资料发放记录表》
6.2《技术文件、图纸资料申请领用表》
6.3《技术文件、图纸资料销毁申请表》。