(行政文秘)业务助理工作内容以及应具备的能力

外贸助理工作内容以及应具备的能力外贸助理(业务人员)应具备的基本能力和工作内容

第一步：作为业务人员的心态：记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改变的。谈业务人员的心态，就必然会涉及两个方面：招聘和应聘。如果以业务人员/销售代表的身份进入公司.工作职责就是：维护好客户，多接订单。如果以业务助理的身份进入公司，工作职责就是：做好业务经理分配的工作。两者工作内容相同，但待遇却有相差。一般来说，业务人员/销售代表是有业务提成的;而业务助理是没有提成的。在招聘和应聘时，公司与业务人员双方需就待遇问题谈好细节条件。这就对双方提出要求。对公司来说，一整套完善的业务薪资体制需要出台；对业务人员来说，不要让不确定因素模糊下去。一个连自己利益都不会去争取的业务人员会为公司争取利益吗？从发展来说，业务人员应与公司的发展同步。即，业务人员的工作为公司带来稳定的发展，得到应得的报酬。业务人员在进入公司时，就必须做好在公司工作3-5年以上的准备。因为一个业务人员从熟悉产品到积累固定的客户最好也需要1年以上。也就是说到第2年，业务人员才能真正从自己的工作成果中获利。公司的相应待遇制度也应该建立在3-5年以上而且用好业务人员的这3-5

年时间，为公司谋取更大的利益。任何事都没有对与错，它是一种经历；人生也只是一种经历。所以要怎么样去做，尽管大胆地去做吧！

第二步：做到正规，注重细节为什么要正规和注重细节？对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工作是否严谨及是否可以信任。如何正规和注重细节？从业务人员来说，所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例。它们都有其固定的格式和规范。所以尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的样品发票等文件。在实际操作中从以下几方面做到：

1. 对客户的回复使用正规商务信函格式。

2. 在每一封信函中正确使用签名格式

3. 努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的语言。

4. 使用常用的字体及字号。公司如有规定，使用公司规定的字体，字号及颜色。

5. 不使用非正规缩写。如：asap.

6. 规范使用英文大小写。不使用全部大写，以方便客户阅读

7. 尊重客户，使用礼貌用语。勿出现商务忌讳用语或太粗俗语言。

第三步：熟悉产品一个连产品都不熟悉的业务人员，能将产品推销给客户吗？会赢得客户的信任吗？

从以下方面来熟悉产品：

1. 如果是生产型企业，业务人员多到生产车间和样品制作部去；如果是贸易企业，多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。

2. 如果你是接手以前业务人员手上的工作，整理以前与客户沟通过的信函，会让你了解许多有关产品方面的知识。

3. 不懂一定要问。因为客户既然敢下订单，说明他对产品还是有一定了解的，甚至说非常了解。而你要做的就是比他更专业，因为你要卖你的产品给他。把客户当傻瓜是最不明智之举。

4. 如果还有其他业务人员，创造机会让你们成为朋友。如果他愿意帮你，你可以省很多时间和精力。

5. 做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。

第四步：做到“分析—反馈—沟通”，“建议”和“守诺”沟通心态及目标：将客户每个询价变成订单。即使这次沟通没有接到订单，也要让客户在下次有类似的产品询价时，第一时间想到你或你的公司。分析—反馈—沟通在收到客户信函和询价时，第一件事就是认真阅读，然后进行分析；主要分析客户的意向是什么，客户需求什么及客户希望得到哪些方面的信息。根据多年对客户来函的统计及汇总，可以将其分为如下几类：

1. 建立业务关系函件这样的信函主要内容是介绍公司的情况，表达建立业务关系的意向及客户经营范围。回复方式：感谢客户对公司的关注，简单介绍公司的服务，体现公司实力，引导客户尝试公司提供的服务。

2. 产品大类的询价函件此类信函客户意向比较明显—他需要什么类别的产品，作途是什么等。这时，有针对性的推荐一些产品给客户并配合客户了解更全面的产品。主要以

体现企业在这些产品上及服务上的专业为中心。因为要推荐产品，所以必不可少的会涉及到产品图片。什么样的产品图片是最合适的呢？

1) 产品图片规格（单个产品）：大小（以最长的一边算）不要超过24CM, 分辨率72-100 DPI为合适。这时图片大小在200K以内为好。这样产品图片即清晰，体积也不大。通过电子邮箱发送也很方便。如果多个产品在一个图片上，大小以不超过24CM为好，分辨率为100DPI为合适。图片大小在400K左右。这里就涉及到一些简单图片处理的知识了。在PHOTOSHOP的入门教程上有介绍。到网上搜索或到书店买本书来学习一下。

2) 单个邮件大小不要超过800K。最好在600K以内。这样方便客户接收邮件。如果超出800K，则可以分多封信函进行发送。

3) 产品图片必须给客户直接印象并让客户清楚了解产品所有细节。我们产品必须有产品合起及打开时的图片。如有增加配件需单独附上。在报价中不包括的配件，最好单独附图片。

4) 业务人员使用的产品图片必须清楚，能真实反映产品颜色，结构，配件等款式不可缺少的因素。所以要求产品在拍摄时使用正片拍摄。正片拍摄费用也不贵，正片分两种：#120和#135. 一般以120为主，个体较小的产品(如钱包等)使用135拍摄在成本控制方面较为划算。#120：50元/张， #135：30元/张。大约值，具体请与拍摄公司确认。

3. 单个或几个产品款式的询价。这样的产品询价针对性比较强，客户已经将目标锁定到了具体的产品上。这时，第一步是满足客户的第一需求—得到报价；然后才是体现公司实力和服务的专业。当然以上所有的回复方式都是针对新客户。对于老客户就不用说太多，以实际服务质量及产品质量来说话。这里还提及一点：做个正式的报价单。报价单属企业文件的一种，也属于VIS中的一部分。越正规越好。国外客户习惯使用EXCEL文档，也可以将其做成PDF文档发送给客户。报价单文件名称方面也有进究。最能好包括产品名称，型号，数量，报价日期或客户编号。这样方面双方以后进行查找及核对。可将询价产品细分为两种：

1). ODM：即公司自行开发的产品如果产品款式不多，可以在报价的时候附产品图片，这样方面客户通过信函直接进行比较、审核。报价需要详细，包括：价格，产品说明/描述，包装资料，样品时间，样品费用，大货。如有商标，也需要注明相关细节。如果款式太多，可以不提供产品图片。而只提供报价。报价以表格的形式，即只提供价格而没有详细细节。待客户选择具体的款式后，再提供详细的报价。

2). OEM：即客户来款式报价。这些款式可能是客户直接开发的，也可能是竞争对手开发的。它代表了客户需求的一种意向。对于此类询价，除作详细的报价单外，还需将这些款式发送到公司产品设计和开发部门，作为公司开发产品的借鉴。分析：客户是否有价值。公司投入广告就象撒网一样，拉上岸的除了鱼还有树枝，垃圾等。所以公司通过广告得来的询价并不是全部都有价值。公司需要对这些资源进行过滤后，为真正的客户提供服务。一个公司拥有有限的资源，它只能服务一些客户并令他们满意，不可能服务所有客户并令他们满意。如何来辨别客户的价值呢？可以从以下方面进行判断：

①. 客户国别是否在贵公司主打市场范围内？

②. 客户联系方式是否符合正规公司条件：公司名称，地址，电话，传真，电子信箱，网站这些资料是否完整。电话和传真是同一个号码或者电子信箱是免费邮箱（yahoo. gmail, hotmail, https://www.360docs.net/doc/f917053713.html,等）的客户，一般是很小的公司。对于这些客户不要放过多的精力和时间去进行跟进。根据以往的经验，所有免费的邮箱会在使用1年以后失效。

③. 通过样品收费的方式过滤一部分无诚意合作的公司。2004年以前，几乎有一半的贸易公司都不接受样品费用。到2005年，接受样品费用的公司也越来越多。而且一般来说低价值的产品的样品费用都会在生产大货时退还。一般情况下收取样品费用，是对于新客户来说。而样品费用这个过滤网，也会为企业在开发大客户时成为障碍。因为绝大多数大公司是不同意支付样品费用的。这就看企业在开发客户时的取向了。这只是一个过滤网，可以对感觉比较有价值的客户采用灵活的调整。如公司订单比较缺乏时，可以通过免费样品争取到一些客户，这也是企业竞争的一个方面。制度与灵活的拿捏平衡也是很关键的。经过多次与客户的沟通及长时间的统计，但我想念肯定还会有其他的方法可以从沙中淘出金子来。这些技巧就要大家来补充了。反馈与沟通在订单跟进过程中，业务人员需养成即时反馈及沟通的习惯。客户发出的信息都能得到你的反馈，这样可以让客户放心。如果能让客户也养成这样的习惯，那也会减轻业务人员的工作量。沟通，不管是在订单跟进或为人处事中都是极其重要的一个手段。这里要说的沟通是确认订单前所有的细节。细节要分成两个部分。

一、业务人员方面的：即业务人员可以根据产品方面及跟单方面的知识来确认的细节。

二、客户方面的：即需要客户确认的细节。这两方面的把握也是体现业务人员跟单能力的重要因素。建议：站在客户的角度，给出你的建议。销售最理想的高度是：顾问式的销售。站在客户的角度来考虑问题，提出你自己的建议来帮助客户。同时也帮助了你自己。从产品来说，你要比客户更了解产品，所以您的建议会比客户的想法更适合于项目中的产品。你的合理建议让客户感觉到你的专业，也感觉到你的尽职。这样还让客户给你多一份信任。这种信任关系在业务开展中是非常重要的。它会让你的客户忠诚度提高一个层次。但合理的建议是建立在对产品的充分了解和丰富的跟单经验上的。这两个因素都是在业务开展过程中慢慢积累起来的。它也是一把双刃剑，用得好事半功倍，用不好会显得更不专业。守诺它是业务开展的基础，也是为人处事之道。除了业务人员必须守诺，还要让公司最高领导人守诺。而为了遵守承诺，最好的办法就是少做承诺，在给客户承诺之前，先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。只需向客户说：这是我的错。然后想办法来弥补。

第五步：一定的单证操作能力。有这么个说法，要做好业务必先做好单证。对于单证的熟悉有助与你更好的衔接各个环节。

业务助理的重要性

业务助理岗位是保障公司销售部门正常运转，方便销售部门制定销售计划和实现销售目标必不可少的岗位；是为公司销售部门提供后勤服务，为业务人员提供帮助必不可少的岗位。业务助理素质的高低和处理业务的综合能力直接影响销售部门的整体业绩和公司形象。为更好促使销售部门工作的顺利开展，制定以下相关制度。

业务助理工作的基本内容与职责

A 接待客户日常来访，来电，来函等咨询服务，为销售部提供后勤服务。

B 协助业务人员进行订单制作，跟单，样品寄送，并跟进，为销售部提供帮助。

C 处理制作业务员交给的报表，单椐，文件，资料等。

D 受理客户的投诉电话，做好相关记录，及时联系相关业务人员处理。

E 定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，介

绍公司的企业文化，让客户更加信赖公司的产品。

F 每月总结整理客户的投诉资料，分析出客户最不满意的情况并总结出来，为公司后

期改进和制定方案作参考。

G 协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。

H 及时提出合理化建议，帮助业务员成长，针对在外出差的业务员，每天电话跟踪一

次，咨询是否有需要提供帮助。

I 配合公司其它部门积极开展工作，如：配合仓库的开单发货工作。

J 做好每次部门会议的工作安排，为部门提供方便。

K 组织搜集相关能促进业务员成长的资料，分发到个人阅览，让业务人员圆满。

做好经理助理可不是一件容易的事

表面上看，这是一项简单的工作。但是，真要做到非常好是要求很高的，可做的事情也相当多。绝不仅仅是为经理泡泡咖啡、接接电话那么简单。

1 尽可能熟悉经理的工作，熟悉公司的工作。力争做到能够心里有数。

2 最重要的一条，学会换位思考。能够充分理解、领会经理的工作意图，随时做好辅助工作。

3 也是很重要的一条，要细心踏实。能够为经理处理好一些细节（文件的存放等等），帮经理料理好一些小事。

4 帮助处理好经理的一些对外联系的工作。如：挡住一些犯人的广告推销。还不能都挡，得学会区分那些是应该让经理亲自接待或过目的。

5 最难得一条，如能起到一定的出谋划策的作用，那你就大有前途了。

6 记好工作日志。

7 还有一条很重要，经理助理一定要注意自己的工作情绪。一定要乐观向上，必要的时候要用这样的情绪去看然经理。

8 最后，一定做好经理与员工桥梁作用。及时反映自己看到的问题。

业务助理的工作职责：

1、参与市场潜力调查及市场情况分析。

2、提供准确可靠信息，作为拟订产品售价政策，行销计划的依据。

3、各种情报资料的搜集及管理。

4、与客户购销合同的签定。

5、与客户良好关系的建立与维护。

6、办理有关销售的各项统计与分析，以供管理部门日常参考与业绩的追踪。

7、对各用户采取信用调查，以保公司帐款的安全。

8、积极配合各销售人员对来访客户主动热情接待。

9、根据与客户签定的合同，将款项已收、未收情况及时与财务部沟通、核实。

10、所有销售如实记录，建立并做好销售台帐。

11、密切配合其它部门主管做好衔接工作，认真执行年度计划。

12、负责本部门的制度、流程、绩效考核的创新和完善。

业务助理的工作总结

自从我2008年10月加入XXX电子科技有限公司，任行业务助理兼仓管工作，之前没有一点相关工作的经验，但来到贵公司后我虚心向同事请教和学习，一切都从零学起，从零做起，使自己从零中慢慢成长和完善，使自己的行为标准、思想觉悟和工作能力尽快的向公司要求的目标靠拢，向优秀的老员工靠拢，希望自己能早日加入这个充满活力的大集体。在公司业务部工作虽然仅仅有三个多月的时间，工作期间缺乏太多知识经验，是公司领导以及所有同事给予我的帮助和支持。在业务部门我做为业务助理担任的工作职责有：，生产日报表，管理客户、计算报价单、核填对账表、验、签订单、接待来访客户、业务跟单、生产跟单、制定生产计划、会议纪要、传真，电子邮件等文件的回复等管理工作。除此之外，还协助采购等人安排的其他工作。当然我本身经验不足，对业务工作的了解也不深入，所以，有什么不合理的地方，还请师姐他们多多包涵。在以后的工作中能主动与其他同事进行有效的沟通。三个月的时间很快过去了，在这三个月里，我在公司领导及同事们的关心与帮助下完成了各项工作。

在这三个月中，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极的完成了以下本职工作：（1）公司员工联系单、订单方面、办公明细等电子文档的的更新（2）材料，传真，电子邮件等回复时间的统计及后续工作（3）工作区域管理及执行（4）协助业务员做好了下流程单给车间里的人生产等工作，并催办车间的人在具体的发货时间内完成（5）做好了各类信件、传真及快递件的收发工作（6）协助好采购做好其供应商的对账工作；年底以前完成了公司2008年办公用品、低值易耗等各类帐务的报销工作（7）做好办公用品的管理工作：做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要（8）办公耗材及办公用品的采购、维护与维修工作(9)认真地做好公司领导及生产主管交办的其它工作(10)为了公司工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，我还积极配合其他同事做好工作。

需要学习并实践的工作，总结如下：（1）和客户有更好的沟通（2）加强学习业务管理各项工作的管理流程并具有实际操作经（3）区别对待不同的客户（4）抓执行，积极主动去跟单（5）物料采购基本知识

3、工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，正确认真的对待每一项工作，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，有效利用工作时间，坚守岗位，保证工作能按时完成。

4、工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为公司及部门工作做出了应有的贡献。

总结三个月的工作，尽管有了一定的进步和成绩，但在一些方面还存在着不足。比如跟单工

作做的还不够细心，出货工作没有做到位，客户管理方面不能及时和同事沟通与协调、不能按照制度等做到位，还有其他工作也存在很多的不足。这都有待于在今后的工作中加以改进。在新的一年里，我将认真学习我的本职，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平，希望能为公司的发展做出更大更多的贡献。