01--(2014.8.20)文件和资料控制程序
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
实验室文件和资料控制程序（含表格）
实验室文件和资料控制程序（含表格）文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
01-文件控制程序
修订史1 目的对本公司内部与质量管理体系有关和各个场所使用的质量管理体系文件加以控制，以确保文件为有效版本，保证质量管理体系的有效运行。
2 适用范围本程序适用于本公司内部质量体系文件（包括质量手册、程序文件、工作指示、质量计划等），以及外来文件的控制与管理。
3 职责总经理：负责批准质量手册。
管理者代表：负责策划质量体系文件的管理。
文控中心：负责质量管理体系文件的控制管理。
品质部：负责外来法律、法规及技术标准文件的控制其它部门：制定本部门业务范围内的质量管理体系文件，负责执行有效文件的使用、保存和管理。
4 工作程序4.1 质量管理体系文件的编写、审核和批准4.1.1 文件的编写1）质量手册、程序文件、质量计划、工作指示由管理者代表策划或组织有关人员编写。
2）质量体系文件文控中心统一编号管理。
4.1.2 文件的审核和批准1）质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
2）程序文件由相关部门经理审核，管理者代表或总经理批准。
3）作业指导书、质量计划及其他管理方面文件由相关业务部门主管或管理者代表批准。
4.2 质量管理体系文件的发放4.2.1 管理体系文件分为受控文件与非受控文件两种状态：受控文件是指其更改必须得到有效控制的文件；非受控文件是指其更改免受更改控制的文件。
4.2.2受控文件正本由文控中心负责保管，受控文件副本由文控中心统一复印后发放至相关部门或人员，发放时须在文件封面的右上角盖“受控文件”。
4.2.3 非受控文件一般由客户或供应商向公司索取，须在文件的显著位置标识“非受控文件”，在发放非受控文件时，需经管理者代表批准才予发放。
4.2.4 受控文件的分发范围由管理者代表批准，文件发放时需办理签收手续，文控中心填写“受控文件发放一览表”，并由各签收人员作好签收记录。
4.2.5 各部门需要获得受控文件时，需填写“受控文件发放回收记录表”，经管理者代表审批后，才可发放，文控员发放时办理签收手续。
4.2.6 申请非受控文件的程序同4.2.5。
01文件与资料控制程序.doc
6.2电子文档的管理
6.2.1公司电子文档制作完成后，应合理分类，交部门负责管理（不予共享），外人不得擅自阅览、转发该文档。如需经网络传阅的电子文档，需经相应主管同意后方可作相应的公开。
部门
编号
部门
编号
制造部
MD
行政部
XZ
研发部
RD
业务部
VW
品质部
QD
财务部
FA
采购部
PD
6.电子文档的管理
6.1网络管理
6.1.1网络用于员工工作使用，旨在提高工作效率。任何人未经同意不得擅自修改相关软、硬件配置。
6.1.2公司网络由专人负责维护，每个部门有独立的e-mail，任何人不得使用私人帐号用于接收、发送有关工作业务的邮件。
3.3文件使用部门：
3.3.1负责分发文件的保管维护。
3.3.2负责品质记录的保管与维护。
3.3.3负责文件使用前相关培训。
4.运作程序：
4.1文件的编制与修订。
4.1.1文件编制由行政部指定相关人员编写。
4.1.2文件若需更改时，由申请人填写《文件更改申请单》，按文件会审程序处理。
4.2文件审核。
5.3外来文件的编号沿用其本身编号。
5.4三级文件和作业指导书编号如下：
FS/ WI-----------
顺序号从：001-999
制定部门
文件名称代码
企业名称代号
5.5四级文件编号如下：
FS/FM----- ------
顺序号从：001-999
制定部门
表格名称代码
01文件控制程序
天达物流有限公司程序文件文件编号：TD[2012]-MP-01 A/0版文件控制程序1 目的和适用范围1.1 目的为确保公司文件及资料的管理有统一的标准，以防止误用或混用，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
1.2 适用范围本程序适用公司所有质量、环境、职业健康安全体系内相关文件、资料的控制。
2 职责2.1 文件的制（修）订由各责任部门主管负责。
2.2 文件及资料的保管2.2.1 管理类文件包括管理手册、程序文件、管理文件（制度）、标准等文件正本，由行政部档案管理人员管理。
2.2.2各部门负责本职责范围内文件及资料的管理。
3 相关/支持文件3.1 《记录控制程序》4 定义无5 程序内容5.1 文件分类，公司的文件及资料分为：5.1.1 管理手册；5.1.2 程序文件；5.1.3 作业、管理文件；5.1.4 有关技术文件；5.1.5 记录、表格。
5.2 文件编号文件编号按如下规定进行：TD —□□□□— —公司代码时间文件类别流水号注：文件类别代码：质量手册：QM程序文件：MP作业文件及管理制度：MF外来文件：WL质量记录：MR另：①外来文件若本身已有规范的文件编号，也可按原文件编号执行；若其没有规范编号，则按上面编号方法执行。
②图纸及有关技术文件的编号也可按公司原有的技术文件编号方式或有关技术标准执行。
5.3 文件的制订、审核、修改。
5.3.1 公司体系文件由各责任部门主管制订，并按下表所列职责进行审核、批准后交行政部统一编号发布。
文件类别制订审核批准管理手册有关人员管理者代表部门负责人程序文件各责任部门管理者代表部门负责人作业、管理文件各有关人员部门主管管理者代表记录表格各有关人员部门主管管理者代表5.3.2 文件的修订（更改）由原制订部门负责，填写《文件更改通知单》，按5.3.1的要求进行审核、批准后实施修改。
5.4 文件版次文件编号按如下规定进行：□、□版本号修改状态文件经多次更改（修改状态从0到3时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。
01文件与资料控制程序
中山市同曦照明科技有限公司ISO9001:2008质量管理体系标准文件与数据控制程序文件编号: TX-QP-01版本: A0发行日期: 2016.01.16编制：日期：审核：日期：批准：日期：文件更改记录:1目的通过对本公司的质量管制体系文件(包括外来文件,如适用的质量法律法规、标准及客户提供的文件、数据等)的管理,确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制,使本公司的各项工作依据有效的文件进行.2适用范围本程序适用于本公司所有质量管制体系文件的管理和控制.3主要职责3.1总务课：负责本公司质量管制体系文件的组织编制、修改、发放、原件保管及与控制有关的其他工作.3.2各部门：负责本部门文件的管理和控制.4工作程序4.1文件的编制、审核、批准4.1.14.1.2文件在审批过程中,如需征询相关部门的意见,则通过文件会签的方式进行.4.2文件的分类、编号4.2.1公司的质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格均由总务课统一编号.编号方法如下：a)质量手册： TX-QM-01；TX代表同曦公司,其中QM为质量手册代号,星号代表手册序号b)程序文件： TX-QP-**；其中TX为本公司的缩写（下同），QP为程序文件，后两位星号表示文件序号,从01开始.c)作业文件： TX-WI-**,其中WI为作业文件代号,后两位星号表示序号,从01开始.d)表格：其规律为: FR-** **为序号，从01开始4.3 体系文件的有效性控制4.3.1体系文件分为受控文件，非受控文件a)受控加盖“受控文件”章b)作废文件加盖“作废文件”章。
01、文件和资料控制程序
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
01文件、记录和资料控制程序
文件、记录和资料控制程序1、目的为了对质量／环境／职业健康安全管理体系有关的文件、记录和资料进行控制，使所有场所都能及时得到有效版本，防止使用作废文件，确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。
2、适用范围本程序适用于集团公司（直属机构）、分公司质量／环境／职业健康安全管理体系运行有关的文件、记录和资料的控制。
3、职责3.1公司办公室是本程序的主管部门，负责对质量／环境／职业健康安全管理体系运行中的有关文件、记录和资料进行编号、登记、标识、发放、回收、归档管理，并对本程序的实施、主管部门负责记录的进行监督和指导检查。
集团公司各职能部门（直属机构）、分公司／指挥(项目经理)部设专(兼)职文件管理人员，负责文件的收发、登记、标识、传递、回收、档案管理，保证所有场所使用有效文件。
同时，负责本单位（部门）日常活动记录的填写、收集、整理和保管。
负责对科技项目竣工文件、记录和资料整理的指导及验收工作。
3.2集团公司企划部负责组织《质量／环境／职业健康安全管理手册》和《质量／环境／职业健康安全管理程序文件》的编写、登记、发放，负责修改和换版工作。
负责核查企业执行国家、行业及地方有关质量／环境／职业健康安全管理方面的法律、法规标准、规范，并确定其文件的有效性。
负责本部门记录的填写、收集、整理和保管。
3.3集团公司施工管理部负责施工技术／环境保护文件、记录和资料的管理和控制，并对下属单位的施工技术／环境保护文件、记录和资料的使用管理情况实施监督和指导。
3.4集团公司施工管理部负责职业健康安全文件、记录和资料的管理，并对下属单位使用的职业健康安全文件实施监督和指导。
3.5公司各有关部门（中心）负责本部门（中心）管辖范围内的质量／环境／职业健康安全管理体系运行文件、记录和资料管理。
3.6各分公司／项目(指挥)部执行集团公司质量／环境／职业健康安全管理体系文件规定，负责对本单位、本项目文件、记录和资料的管理，并对管辖单位进行监督和指导。
QP01文件和资料控制程序
1 目的对公司所有与质量有关的文件和资料进行控制，确保质量管理体系运行的各个环节都使用相应文件的有效版本。
2 适用范围适用于公司所有与质量有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 综合管理部负责质量管理体系类、行政管理类文件和资料的管理，以及与质量有关的管理类外来文件、各类权证等的管理。
3.2 工程管理部负责工程（含现场）技术类文件和资料（副本或复印件）的管理，包括与质量有关的外来技术标准、规范及图集图样等的管理。
3.3 营销策划部负责品牌发展、销售服务类文件和资料的日常管理。
3.4 计划财务部负责本部门相关文件和资料的日常管理。
3.5 前期部负责有关前期报建、政府批复类等相关文件和资料的日常管理。
3.6 工程成本管理部负责各项目招标文件、施工合同及工程变更联系单等工程有关文件和资料的管理。
3.7 材料设备部负责本部门相关文件和资料的日常管理。
4 工作程序4.1 文件的分类公司所有与质量有关的文件和资料分为五类：a）质量管理体系类文件和资料：包括质量手册、程序文件、工作规程及记录表式；b）行政管理类文件和资料：包括各种与质量有关的内部行政管理文件，以及与质量有关的外来文件、权证等；c）工程技术类文件和资料：包括招投标文件、施工合同、地质资料、设计会审纪要、施工图纸、变更联系单、竣工资料等，还包括外来的与质量有关的标准规范及图集图样等；d）项目策划类、前期类文件和资料：包括可行性研究报告、产品策划书、设计委托书、项目总体开发计划、各类报批文件、竣工项目备案等；e）营销策划、销售类文件和资料：包括营销策划书、楼书资料、合同文本、业务手册、广告宣传品、户型图、价格文件及售价表等。
4.2 文件的编制4.2.1 各类文件的编制、评审、审核、审批流程参见相应程序文件和工作规程的规定。
4.2.2 为保证文件归类明确、便于检索，所有质量文件都应编号，具体按《文件编码规程》执行。
4.3 文件的受控与发放4.3.1 按照控制力度的强弱，可将文件分为“受控”和“非受控”两种状态。
01-文件与记录控制程序
文件与记录控制程序1 目的确保质量管理体系的所有文件、资料、记录，能保持其适用性，有效性、安全性，系统管理与使用。
2 范围适用于公司质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、三级作业指导书、表单/记录以及外来文件的管理与控制，确保与产品质量有关的部门、场所使用正确、有效的文件版本。
3 权责单位拟稿审核核准类别质量手册（QM）管理者代表总经理程序书（QP）拟订人/制订部门管理者代表总经理管理类作业文件（WI）部门主管或指定人员管理者代表总经理表单及附件（FM）附属于所衍生的相关QP/WI文件被审核3.2行政部：主管公司文控工作，负责质量手册、程序书、三级管理类指导书及相关的法律法规的发放、更改记录的保存、以及原版质量体系文件的管理。
3.3各部门：负责归口本部门的程序文件及工作指导书的编制，并负责缴回旧版/废止文件，严格依相应文件标准进行作业。
4 定义4.1 文件：可用以追查产品质量及品质系统是否有效运行之资料。
4.2 受控文件：需随时保持最新状态的文件，如质量手册、程序书、工作指导书等，盖有受控文件识别章。
4.3质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系，落实质量方针，目标的最基本的文件。
4.4程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一层文件，是质量管理体系中各种作业程序的运作文件，这一类的作业通常为跨部门性质的作业。
4.5三级作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一层文件，是质量管理体系各重要作业程序的运作文件，这一类的作业通常都为单一部门性质的作业。
4.6表单：包括各种记录格式、表格，图表经过作业产生的图表原始记录的记录格式，各类表单应置于相对应的程序文件，三级作业指导书之附件中。
4.7 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4.8 参考文件：无需随时保持最新状态的文件，如政策法规、提供客户或评鉴单位之质量手册。
4.9 外来文件：包含客户或供应商所提供之图面、标准书、技术资料及引用国际或商业相关之标准。
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富國工業（惠陽）有限公司
编号：FQP-01
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标题：文件和资料控制程序
第 A 版
第 1次 修改
未经授权，不得复印
修改次序 生效日期 更改内容摘要描述
A/0
A/1
2011.08.01
2014.08.20
首次发行
增加：6.1.4文件生效日期以盖受控文件章后为
准。（若文件无生效日期则以制订日期为生
效日期）
批准： 审核： 制订：
日期： 日期： 日期：
富國工業（惠陽）有限公司
编号：FQP-01
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标题：文件和资料控制程序
第 A 版
第 1次 修改
未经授权，不得复印
1. 目的
对公司内文件进行控制，确保生产相关场合使用的文件和资料均为有效
版本。
2. 范围
适用于本公司质量/环境手册、程序文件、工作指令、质量记录、内部管
理规定等文件的管理。
3. 职责
3.1. ISO办负责对各类文件的管理。
3.2. 文件的编制、审核、批准及修订职责见下表。
文件类别 编 制 修订责任 审 核 批 准
质量/环境手
册
ISO办 ISO办 管理者代表 总经理
程序文件 各部主管 ISO办 ISO办＋管理者代表 总经理
工作指令、作
业指导书
各部门编制 各编制部门 各部门主管 事业部领导
4. 定义
生产工艺文件：是指将设计文件转化为指导生产的相关文件图表，包括但
不限于图纸、流程图、控制计划、潜在失效模式分析、作业指导书等等。
5. 相关文件
《记录控制程序》、《文件和资料编号规则》、《客户提供的文件和资料
管理规定》
6. 工作程序
6.1. 文件的制定
6.1.1. 各相关部门按本程序3.2 要求编写质量/环境管理体系文件。
6.1.2. 质量/环境手册、程序文件完成后，由ISO办组织相关部门主管讨论通
过后按3.2要求审批发行。
6.1.3. 文件编号按《文件和资料编号规则》执行。
6.1.4文件生效日期以盖受控文件章后为准。（若文件无生效日期则以制订
日期为生效日期）
6.2. 文件的分发
6.2.1. 文件审批后，将原件交由ISO办资料室，由ISO办资料室统一存档管理。
6.2.2. 公司质量手册、程序文件由ISO办资料室统一发放至相关部门，各事
业部各类作业指导书、操作规范、管理规范类文件由各事业部文控负责保
富國工業（惠陽）有限公司
编号：FQP-01
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标题：文件和资料控制程序
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未经授权，不得复印
管，任何人不得随意复印使用。
6.2.3. 各事业的责任部门确认分发范围后，原件交ISO办资料室按确定的分
发范围，将原件复印相应份数，并在每一页正面加盖红色“受控文件副本”
印章，并填写《文件发放与回收记录表》发放至相关部门（表格需在背面
加盖“受控”印章）。
6.2.4. 当需要向客户送样、产品尺寸测量结果需要后附图纸时，允许品质部
测量室复印受控图纸加盖“受控”印章并记录发放范围后实施发放。
6.2.5. 变更后文件评审再发放时间须在一周内完成，工艺文件、资料需对外
部（供应商/顾客）发放的，原则上3 个工作日内由相关对外部门完成。
6.2.6 各部门接收到的文件遗失时，填写《文件修改/废止申请单》，申请表
经部门主管确认，分管领导批准后交由ISO办 资料室。ISO办资料室根据《文
件修改/废止申请单》确定文件是否需补发，并对申请表进行存档保存。
6.2.7. 各接收部门收到文件后应在《受控文件一览表》中进行登记。
6.3. 文件的修订
6.3.1. 各部门依据实际工作需要，在文件首页的“更改内容摘要描述”中提
出需要修改的条款和内容。
6.3.2. 文件修订版数和修订次数分别用英文字母(A、B、C．．．) 和数字（1、
2、3．．．）表示，首版为第A 版第0 次,修订一次，文件的修订次数变更
一次，当修订次数达9 次后，该文件需换版。
6.3.3. 修订后的质量/环境手册、程序文件、工作指令、生产工艺文件重新
发行时需附上“更改内容摘要描述”，以确保文件的更改和现行修订状态
能得到识别。
6.3.4. 质量记录表格修订一次即版本增加一次，首版为第A 版，修订一次即
为B 版。
6.3.5. 文件修订后按6.2 执行发放。
6.3.6. 文件资料的状况由ISO办汇总纳入管理评审，必要时按6.3 执行修订。
6.4. 文件的回收和销毁修订或改版的文件由ISO办资料室在分发新版本的同
时将已失效的文件收回并记录在《文件发放与回收记录表》后统一予以销
毁。
6.5. 已经失效的受控文件的原版由ISO办资料室进行保留，保留范围为最新
版的上两版文件（如：最新文件发放至A 版2 次，则需保留A 版0 次和A 版
1 次两版文件）。保留时须加盖红色“作废”印章。相关部门如需使用失
效版本，需到发文部门处进行登记借阅。
6.6. 外来文件的控制外来文件（如质量标准、环境标准、法规、客户资料等）
如需发放按6.2 执行发放。客户提供的文件和资料有特别要求的按《客户
提供的文件和资料管理规定》执行。
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未经授权，不得复印
6.7. 记录的控制具体按《记录控制程序》执行。
7. 记录
《文件发放与回收记录表》
《受控文件一览表》
《文件修改/废止申请单》
8. 附件(无)