ZY-QP01文件和资料控制程序
QP01文件控制程序
《记录控制程序》
6.相关记录
《文件总览表》
《文件发放登记表》
《文件（报废、修改、补领）申请表》
《外来文件登记表》
拟制：审核：批准：
电子文件应做好备份、防止病毒和杀毒工作，若文件为传真纸时，应在文件字迹模糊前拷贝保存。
4.8外来文件管理
人力资源部建立《外来文件登记表》，统一管理所有外来文件，控制分发范围。其他部门接收后应转发一份至人力资源部，外来文件的转发和转化视其必要性进行发放,人力资源部每年的第四季度对外来文件的适用性进行确认并更新。
手册
QM
人力资源部
管理者代表
总经理
程序文件
QP
各部门
管理者代表
总经理
作业指导书
WI
各部门
部门主管
管理者代表
记录
FM
各部门
部门主管
管理者代表
4.2文件版本
体系文件的“文件版本”由“版本号/版次号”组成，“版本号”用英文大写字母(A、B、C…Z)表示，“版次号”用阿拉伯数字(00、01、02…099)表示；
1.目的
本程序为公司质量管理体系文件（包括外来文件）的管理提供指导，规定了体系文件的制订、审批、发放、保管及更改等要求，以对公司文件进行有效控制。
围
2.1除记录以外的体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件等；
2.2法律法规，包括质量相关法律法规和其他要求，技术标准，检验规范等。
各文件内页每修订一次换一个“版次号”，每修订10次“版本号”换为下一个字母。新制订文件，“文件版本”为“A/00”。
4.2.1各部门代号规定：
总经理
GM
管理者代表
MR
QP01文件控制程序
文件控制程序1. 目的对质量管理体系文件进行控制，保证文件的适用性、有效性。
2. 适用范围适用于与质量体系有关的文件的控制。
3. 术语3.1 受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。
3.2 外来文件：从本公司以外获得的各类文件和资料。
4. 职责4.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
4.2 管理者代表负责质量手册的审核。
4.3 其它文件由相关部门组织编写，部门负责人审核，主管领导批准；涉及多个部门的文件，由相关部门组织会签。
4.4 办公室文控员负责所有受控文件的编号、发放、回收、销毁及存档。
4.5 各部门文件管理员负责本部门文件的接收、传阅、保管等工作。
5. 作业程序5.1文件的编制和审批5.2文件的编目和发放5.2.1 受控文件应在审批前由办公室文控员统一进行编号，按《文件编号规定》执行。
5.2.2 办公室应保留所有受控文件原稿，应确保：进行了有效的批准；标题、文件号、版本号、页数完整；有明确的发放范围。
5.2.3 文控员在收到文件后，按规定进行编号分发，原稿存档；分发时要做签收并在《文件发放/回收登记表》上记录。
5.2.4 各职能部门应设文件管理员（兼职），对接收的受控文件进行登记，并建立《受控文件目录》，以识别更改和现行修订状态。
5.2.5 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写《文件领用申请表》，经部门负责人和管理者代表批准后，到文控员处办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由文控员收回。
5.2.6 文件使用人应妥善保管好文件。
5.2.7 文件使用人将文件丢失后，应填写《文件领用申请表》申请补发。
文控员补发时给予新的分发号，原号作废，并在《文件发放/回收登记表》登记。
5.3文件的以旧换新5.3.1 在使用过程中损坏的文件，使用部门可用损坏的旧文件到文控员处换取新文件。
5.3.2 以旧换新的文件，要在《文件发放/回收登记表》上记录并注明原因，并保持原编号。
QP-01文件和资料管制程序
文件类型 程序文件 文件编号S N -Q P -01 页次 1/5 主题 文件与资料管制程序修订日 11/04/18 版次:1.0变更内容1. 目的：使质量管理体系所使用的文件，制定与使用中受到管制。
2. 范围：本公司产品生产中各阶段所使用的相关文件、表单与资料均属之，包括质量手册、程序文件、作业指导书、品质记录表、技术图面、外来文件。
3. 名词解释：3.1 质量手册：用于高阶层管理者宣告全公司品质政策与方向；3.2 质量程序文件：叙述某项作业目的与范围，并说明那一些特定人员于什么时机、地点、以何种方式来执行的文件。
管理责任、合约审查、文件管制…等，如质量手册内质量管理体系标准要求所含的各项程序；3.3 作业标准手册：制造作业标准、操作说明、检验标准等，凡在制程上须使用的文件与资料均属之；3.4 记录表单：检验记录、纠正记录、测试记录/报告、教育训练记录、校验记录等； 3.5 技术图面：与产品有关的零组件；3.6 外来文件：公司内各部门所用的外来国家标准、政策文件、技术资料、专利文件、品质报告以及政府部门文件。
4. 流程图：流程 权责 使用表单 其它说明 使用部门 《文件申请单》↓管理者代表↓ 总经理↓ 公司文管员 《表单品质记录总汇表》↓ 公司文管员 《文件分发登记表》文件制定审 查 核 准编号登记发 行文件类型 程序文件 文件编号S N -Q P -01 页次 2/5 主题 文件与资料管制程序修订日 11/04/18 版次:1.0变更内容流程 权责 使用表单 其它说明 公司文管员或部门 《文件清单》部门或管理者代表各部门相关部门或管理者代表相关部门或管理者代表5. 作业内容： 5.1 制定5.1.1 质量手册由管理者代表制订，总经理审核； 5.1.2 程序文件管理者代表编制，总经理审核；5.1.3 作业指导书、记录表单由各部门负责人定稿，管理者代表编制； 5.1.4 技术图面、文件由开发部主管核准 ； 5.2 编号登记5.2.1 文件格式及编号原则依「文件格式与编号作业标准书」执行；5.2.2 所有核准后的质量文件由管理部文管员登记、编号，并登记于《ISO 文件清单》中；5.2.3 表单汇总于《表单、品质记录汇总表》； 5.3 发放5.3.1 文件由公司文员管理，依「文件发放作业标准执行」，发文于各相关使用单位，盖“发文章”，填写《分发/回收管制表》，回收旧版文件；5.3.2 部门另有需要时须以《文件申请单》提出书面申请，由协理核准后获得。
QP-01文件及记录控制程序
一、目的：对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二、范围：本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三、定义：3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有“受控文件”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四、职责：4.1文控:公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门:文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五、文件管理流程：六、记录管理流程：七：组织知识管理流程八、相关记录：8.1《管制文件一览表》8.2《系统文件增/修/删/补申请表》8.3《系统文件签呈单》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九、附件一：文件编码规则SF-公司英文缩写◆质量管理手册（一级文件）的编号：SF-QM-01手册流水号质量管理体系◆管理程序文件（二级文件）的编号:SF-QP -XX流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:XX– XXX流水号(001、002…)三级文件各部门代码产品技术图纸的编号根据客户或产品的要求进行编号◆表格及记录（四级文件）的编号:XX-XXX表格流水号(001、002…)部门代码◆部门代码：十、附件二：知识分类表。
QP01文件和资料控制程序
1.0目的对本公司与质量相关的文件和资料进行控制，以保证在质量体系运行的各个场合所使用文件和资料的有效性。
2.0适用范围适用于本公司的质量体系文件以及外来文件和资料3.0职责3.1质量体系文件的制订、修改和作废职责3.2外来文件和资料由各使用部门自行收集、整理，行政部负责登记、发放。
4.0工作程序4.1质量体系文件分类（以下简称文件）4.1.1一级文件：质量手册4.1.2二级文件：程序文件4.1.3三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、规程、检验标准、图样、规定等4.1.4四级文件：质量记录、附件4.2文件书写规则4.2.1质量手册文件的封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。
4.2.2程序文件封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。
4.2.3三级文件、附件在首页要有拟制人、审核人的签名及日期。
4.3文件的归档管理4.3.1质量手册、程序文件、作业指导类文件及质量记录表单、附件的原稿由行政部保存，并防止文件损坏或丢失。
行政部负责编制全公司《文件一览表》，提供快速查阅的捷径。
记录的管理执行《记录控制程序》。
4.3.2各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，并每月定期检查本部门受控文件。
行政部每半年向各个部门发行《文件一览表》，以供使用部门核对是否为最新版本。
4.4文件的编号方式如下：4.4.1质量手册：QM—XX4.4.2程序文件：XX — XX流水号（01—99）QP代表质量体系程序文件4.4.3三级文件编号：WI— XX— XXX流水号（001—999）部门代码（可省略）作业指导书缩写（Working Instruction）4.4.4部门代码如下：4.4.5四级文件编号：4.4.5.1表格XX XX—B XX流水号：（01-99）对应程序文件或三级文件编号4.5文件发放与回收行政部拟定《文件发放范围》交管理者代表审批。
按规定范围统一发放至各职能部门。
4.5.1文件制订后，由拟制单位将文件的电子文档发送给行政部进行更新，行政部根据文件分发部门及分发份数对文件进行复印，填写《文件收发/回收登记表》对文件进行发放，文件的持有人签收。
QP-01文件控制程序
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。
QP01文件和资料控制程序
5.2.2 修改状态：0，1，2……表示
5.2.3质量手册：QM
编号办法为：本公司名称缩写/质量手册代码—年份编号
如：HT/QM-2010
5.2.4 程序文件：QP
编号办法为：本公司名称缩写/程序文件代码—程序文件顺序号
如：HT/QP-01
5.2.5质量记录：QR
编号办法为：质量记录代码—程序文件顺序号—表单顺序号
4.3办公室负责质量管理体系文件的复制、发放、控制以及政府法律、法规文件等管理工作。
4.4办公室负责对技术文件、图纸资料的保管、控制、更改、发放和换版工作。具体按《技术文件管理规定》执行。
4.5各部门负责本部门使用的文件的控制与管理。
5. 程序
5.1文件及资料的分类
5.1.1本公司的文件和资料包括：
5.7.3作废的文件由原文件发放部门收回，并在《受控文件发放/回收记录》中予以记录。作废的文件收回后，应加盖“作废”印章。
5.7.4作废文件需销毁时，应填写《文件和资料销毁清单》，经文件收回部门主管批准后，由文件收回部门进行销毁或使用部门按《文件和资料销毁清单》进行销毁。
5.7.5 如需保留作废的文件和资料，则由原文件和资料发放部门加盖“保留资料”印章，并在《受控文件发放/回收记录》中备注栏注明，方可保留。
c.技术文件和资料的管理按《技术文件管理规定》执行。
d.输入计算机软盘、光盘的文件和资料应编目和备份，并归档登记，备份及存档文件应采取防尘、防潮、防磁、防高温、防丢失等措施。文件的存档、保管参照《质量记录控制程序》执行。
5.7.2外来文件和资料由相关责任部门负责接收，并及时填写在《外来文件和资料接收记录》中，并进行必要的传递。文件经审核、批准后，方可列入《受控文件清单》。
QP-01文件和记录控制程序
1 目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。
2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。
3 职责和权限3.1行政部文控中心负责文件的控制。
3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。
4 工作程序4.1 文件分类：(1)质量手册(2)程序文件（各部门运作程序）(3)三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4)外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5)记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1 文件及记录编号方法：1）质量手册QM-012）程序文件顺序号（用01，02，03，……表示）公司程序文件代号如：QP-01表示公司的第一份程序。
3）三级文件顺序号(用001，002，003，……表示)作业指导书代号如： WI-001表示公司的第一份三级文件。
4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。
b）当外来文件无编号则按以下方法编号：OUT-XXX顺序号(用001，002，003，……表示)外来文件代号如:OUT-001表示公司的第一份外来文件5）记录表格编号方法QR -XXX-A/0版本号（用A/0，A/1，……表示）顺序号（用001，002，003，…表示）公司记录表格的代号如QR-001-A/0表示公司的第一份记录表格。
4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。
4.2.3 质量手册编写、审核、批准见（表1）4.2.4 程序文件编写、审核、批准见（表1）4.2.6 三级文件(1)作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。
三级文件编写、审核、批准见（表1）。
（表1）4.3 文件及记录分发4.3.1 质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。
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宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
C.作业指导文件编号：（三级文件）
编 页 版
号 数 本
ZY-QP01 3/5 A1
（1）管理制度：包括公司行政管理制度和各部门管理文件。 （2）作业规程：指各工序通常性，共同性的操作。 （3）检验规程：指指导检验员进行质量检验的共同性操作流程 （4）岗位职责汇编：指公司所有岗位人员资历和相关负责事项的文件汇集。 编号方式： ZY－WI－XX 文件流水号 作业文件代号 公司代号
宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
5.4 外来文件的控制
编 页 版
号 数 本
ZY-QP01 5/5 A1
1）开发工程部负责收集与产品有关的外来文件、国家或行业标准等，品管部负责收集产品 质量标准，包括客户的质量标准等交给文控中心做好外来资料登记，并由文控员根据内 容放发到相关部门。 2）行政部负责收集适用的与环保或安全相关的法律、法规和其他要求，按“法律法规识别 与更新控制程序”执行。 5.5 每隔三个月由文控中心检查全公司各部门的文件使用情况，确保有效版本的文件得到充 分的使用。 6.相关文件及记录 《文件修改申请单》 《文件借阅登记表》 《外来资料登记表》 《文件发放、回收记录表》 《文件补发申请单》 《受控文件统计表》
类 别 制 定 审 核 批 准 修 改 发 放 回 收
管理手册
ISO小组
管理者代表
总经理 总经理 管理者代表
ISO小组 各部门 各部门
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
程序文件 各部门经理 管理者代表 作业指导文 件 技术文件 （图纸） 记录 外来资料、 标准 公司管理制 度 岗位职责 各部门 技术员 工程师 各部门 － 行政部 行政部 部门经理 项目负责人 － 管理者代表 管理者代表 管理者代表
5.2.2.5 文件版本及修改号的控制 1）管理体系文件版本号以英文件字母A1、A2、A3……表示。文件采用活页修改的方式， 每修改一次修改号递增一次，文件任何一页修改5次后或重大修改后,版本号递增一 次,如初版时为A1，第一次修改后为A2……等。 2）技术文件（图纸）的修改由制图员在图纸上注明。 5.2.2.6 文件的作废 1）作废文件在文件上加盖“作废文件”印章，由文控中心保留一份存档，其余均回收。 2）使用部门对文件需妥善保管，若有损坏、丢失，应上报文控中心或管理者代表。 5.2.2.7 文件的回收 1）文件因作废需收回由文控中心负责收回。 2）因各种原因离开岗位或公司的人员，需将所持文件交接后，方能办理有关手续。 5.2.2.8 文件的借阅 文件如需借阅，需到文控中心进行登记填写《文件借阅登记表》后方能借出。 5.3 电子版文件及记录的管理 5.3.1 管理体系文件电子版文档由文控中心收集管理,做好备份,定期杀毒,防止病毒感染. 5.3.2 电子版记录由各部门记录管理人员统一管理，做好备份，定期杀毒，防止病毒感染. 5.3.3 公司不发放电子版管理体系文件到各部门.
2）技术文件（图）由开发工程部确定需要发放到的部门或人员，交由文控中心文控员
宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
编 页 版
号 数 本
ZY-QP01 4/5 A1
发放，并在复印件上加盖“技术受控文件”印章受控发放，确保相应场所都能得到 相应文件的有效版本，文件接收人在《文件发放、回收记录表》里签名。 5.2.2.4 文件的修改 1）管理手册、程序文件及各种记录，由提出修改人填写《文件修改申请单》交管理者代 表批准后由制订部门实施修改，作业指导书、岗位职责、管理制度等文件如需修改， 由提出修改人员填写《文件修改申请单》经原审核、批准部门确认后由原制订部门修 改；管理者代表根据公司实际情况可直接修改管理手册、程序文件及各种品质记录； 其他任何人、部门均不得在文件上擅自乱写、乱画或自行修改。由于打印或印刷等其 他不是原则性的个别字眼、符号的更改，制订部门可在文件中进行更改；修改后的文 件按正常的审批及批准后方可发布实施。 2) 技术文件(图纸)由工程师直接修改，并经项目负责人审核，开发工程部经理批准。
宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
4.定义（无） 5.工作程序 5.1 工作流程 文件控制管理流程
文件编、审、批
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ZY-QP0Байду номын сангаас 2/5 A1
文件的受控、下发
文件的执行
文件的修改
文件的存档借阅
文件的作废
文件的回收
5.2 工作要点 5.2.1 文件的编制、审核、批准 公司管理体系文件的编、审、批见上页一览表。 5.2.2 管理体系文件的受控与管理 5.2.2.1 受控文件包括管理手册、程序文件、作业指导书、技术（产品）图纸、岗位职责 管理制度等。 5.2.2.2 管理体系文件编号规定： A.管理手册： ZY － QM 表示管理手册（一级文件） 表示公司名称代号 B.程序文件编号方式：（二级文件） ZY－ QP —XX 程序文件流水号 程序文件 公司名称代号
D.记录：指证明管理体系正常、有效运作和改进的记录或表格。 编号方式： ZY－QF－ XX X 文件流水号（001） 部门代码 记录代号 公司代号 E.外来资料：指公司体系运作有关的外来技术书籍、标准、法律法规及其它要求。 编号方式：直接引用原编号进行登记。 F.技术文件（图纸）：指与产品有关技术参数、图样及其它说明等。 编号方式：EN-WI-XX EN-ECN-XX EN-PP-XX EN-QC-XX 5.2.2.3 发放控制 1）管理手册、程序文件、作业指导文件、岗位职责、管理制度、外来文件等文件，由 发文部门根据文件内容确定需要发放到的部门或人员，交由文控中心在复印件上加 盖“受控文件”印章受控发放，并填写《文件发放、回收记录表》，确保各个场所 都能得到相应文件的有效版本。文件接收人在《文件发放、回收记录表》里签名。 指工程技术文件 指工程更改文件 指产品图 指QC工程图
宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
1.目的
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ZY-QP01 1/5 A1
通过对文件和资料实施控制管理，满足管理体系有效运行，保证所有文件的适用性、协调性 和完整性，确保与管理体系运作的场所均能使用有效版本文件，特制定本管理程序。 2.适用范围 本管理程序适用于全公司所有与管理体系运行有关的文件。 3.职责 3.1 各部门负责本部门资料的管理。 3.2 公司各类体系文件由品管部统一管理。 3.3 文件的编制、审核、批准、修改、发放、回收，具体按以下管理体系文件控制一览表执 行，当编制、审核、批准人员不在时，直属上司可代替行使。 管理体系文件控制一览表
部门经理 开发工程部 管理者代表 － 总经理 总经理 品管部 － 行政部 行政部
注: 在制定以上各类文件内容涉及到其他部门时，由分管范围内部门经理组织各相关部门会审.
文件分发号标识规定
序号 1 2 3 4 5 6 部门名称 总经理 副总经理 管理者代表 制造经理 开发工程部 品质部 分发号 01 02 03 04 05 06 序号 7 8 9 10 11 12 部门名称 物控部 制造部 人事行政部 销售部 财务部 分发号 07 08 09 10 11 序号 部门名称 分发号