汽车4S店配件管理手册

上海平治集团配件管理手册主要内容一、 岗位设定、人员配备二、 部门职能及岗位职责1、配件部部门职能2、配件经理岗位职责3、配件专员（精品销售）岗位职责4、采购员岗位职责5、库管员岗位职责6、内勤岗位职责7、专用工具管理员岗位职责8、经理助理岗位职责三、 工作流程及细则1、库房管理细则2、配件计划流程3、配件采购流程4、配件入库流程5、配件库房管理流程6、精品销售流程7、领料及退料流程8、配件报损管理办法及申报流程

四、考核及报表的管理1、月度经营考核2、年度费用预算3、周报表及月报表

一、岗位设定、人员配备 二、岗位职责l 集团配件经理1、 负责制定并监督集团下所有公司的配件指标。2、 熟悉并清楚了解集团子公司经营的品牌关于配件方面的所有指标以及优惠条件，并制定和监督集团子公司的主机厂配件指标。3、 根据各个子公司实际情况，合理配置人力资源。4、 监督并指导各子公司配件经理可以很好的开展本部门的工作，完善各子公司配件部的管理规定。

5、 监督并审核各子公司配件部大金额的报销和采购。6、 定期制定并组织各子公司配件部的培训。7、 不定期到各子公司检查日常工作并进行现场的指导和修正。8、 每月定期向集团领导汇报各子公司配件部的月经营情况。9、 开发除主机厂配件外的其它产品，统一采购，统一管理。10、 明确集团在配件经营上的业务发展方向和业务范围；11、 对子公司配件部的外采零件进行抽查性的价格对比。12、 完成集团领导安排的其它任务。l 子公司配件经理1、负责完成集团公司下达的配件销售和利润指标以及主机厂下达的配件任务。2、合理控制配件库存，加快资金周转速度，减少库存积压，不断提高配件经营水平。3、监督和管理好配件的供应及订购工作。4、负责内外部关系的协调和沟通。5、根据配件经营的实际需要，合理申请人力资源的增减；6、协调采购、内勤、工具管理员和库管各岗位之间的工作关系，明确工作流程，保证各环节工作的畅通，不断提高配件供应的满足率、准确率、完好率。7、协调同其它业务部门的关系，确保维修业务及其它配件销售业务的正常开展。负责处理由于配件质量引起的投诉事宜。8、配合集团参与激励制度的制定，并负责配件从业人员的业绩考核及业务培训。9、定期组织召开周例会，总结成绩，克服不足；10、制定当年的预计周转资金，预计库存周转率等。11、抽查外采零件的价格是否有异常。12、完成集团公司交办的其他工作。

l 配件专员1、配合部门经理完成厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件销售任务及利润指标。2、配件专员应与厂家保持良好供求关系，了解掌握市场信息。3、掌握配件的现有库存和保险储备量，适时作出配件的采购计划和呆滞配件的处理方案，熟悉维修业务对配件的需求，确保业务的正常开展。4、为前台提供零件的查询，估价单的导入，零件的价格查询。5、零件V、S单订购、订单的存档，零件到货的通知。6、对外精品的销售。7、完成部门经理安排的其它任务。l 子公司配件内勤1、 主机厂系统和浪潮系统的出库入库。2、 监督采购人员外采零件的价格审核，以及异常处理。3、 负责供货商应付帐款帐目。负责保管全部进货明细单、提货单、入库单并归类存；临时管理进货发票及运单。负责同财务、业务往来单位的帐务核对。4、负责对当天出入库的数量及金额进行核对。5、负责配件相关的财务核算及统计工作。6、 完成部门经理交办的其他工作。l 配件采购员1、以低成本高品质为目标，积极开发辅料及其它车型的供应商，降低采购费用，提高采购效率。2、建立采购供应的业务档案，掌握不同运输方式的运输天数、费用等，进行定量分析，确定最佳采购方案。3、用量大的外采辅料，要实行“货比三家”的原则，作到质优价廉，并通过分析比较，制定出最佳定货单。保证不断挡，无积压。4、 采购过程中，要强化验货工作，对品牌、规格、数量等都要做到准确无误，认真完成配件的第一次检验工作。5、 入库验收工作中，采购员要协同库管员作好外采配件的第二次检验工作，对配件质量 、品牌、规格、价格等问题作合理解释。6、 负责外采件质量、数量的异常处理，及时做好索赔、退货及退换。7、对其它车型急件、零星采购件，采购员要进行充分的询价、比价、议价，并按采购程序优先办理。8、完成部门经理交办的其他工作。l 配件库库管员1、 入库前要整理库房，为新到配件的摆放提供空间。2、 货物入库验收的工作中，库房管理员要认真清点货物的数量，检查质量，核实无误后签字确认。对于有质量问题的货物，仓管员有权拒收。3、 仓管员负责配件上架，按号就座，合理有序的进行配件的排放。4、 仓管员负责根据核对好的入库单，认真DMS入库，货位号的修改，售价的修改，做到帐物相符。所有的工作应在当天完成。5、 配件出库，仓管员必须严格履行出库手续，根据SA签字确认的出库申请单提取配件，严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。出库以时间较长的先出，包装破损的先出为原则。6、 确保库存准确，保证帐、物相符。仓管员随时对有出入库的配件进行复查。做好配件的动态、月度和季度盘点工作。7、 因量质问题退换回的配件，要另建帐单独管理，DMS上需要将其调整到退货库，保正库存配件的准确、完好，督促配件经理尽快作出异常处理。8、适时向配件专员提出配件库存调整（短缺、积压）的书面报告。10、保管全部与配件的业务单据、入库清单、出库清单并归类存档。11、完成部门经理交办的其他工作。三、工作流程及细则l 库房管理细则库房管理包括配件自入库至出库为止的全部过程。在此期间，必须严格执行配件的验收、保管、发放、盘点和旧件回收等制度。㈠验收入库1、仓管员负责保管到厂的全部进货明细单；临时管理进货发票及运单。2、入库前仓管员要整理库房，为新到商品的摆放提供空间。3、配件到货后，仓管员进行验货，清点数量，检查质量，完成配件的第一次验收。4、仓管员对于送货上门、临时采购的入库后打印出入库单，核实无误后由仓管员以及采购员（或配件经理）双方签字；对于有质量问题的货物，仓管员有权拒收。5、仓管员凭进货清单打印入库单，数量以实收为准（如有价格变动应及时调整）。入库单一式三份，仓管员一份，内勤二份（其中一份附进货发票及帐单转交财务部门，如票据未到的，应作好登记以备查询）。6、内勤统计本批货物的缺件、坏件、劣质件以及价高件，并反馈给部门经理。采购进行异常处理。7、仓管员负责配件上架，并根据核对好的入库单据，进行DMS入库，做到帐实相符。8、内勤进行浪潮系统的入库，并对仓管员的DMS系统入库金额进行核对。㈡配件的保管保证库存配件的准确，节约仓位，便于操作，配件的保管应科学、合理、安全。1、分区分类：根据配件的类别（常用件，中速流动件，慢速流动件，防盗件，有温度要求的零件，油品及易燃易爆件），合理规划配件的摆放区域。2、配件摆放：根据配件的性质，形状，将配件沿货架的一边摆放，所有的标签向外，使其摆放整齐，便于过目成数，便于盘点与发放。3、四号定位：按库号 、楼层号、货架号、位号对配件实行统一架位号，并与配件的编号一一对应，以便迅速查帐和及时准确发货。4、系统操作：对已定位和编制架位号的配件建立库存卡片。并根据每次的到货调整也随之做出调整。5、凡出入库的配件，应当天进行系统的出入库，结出库存数，以便当晚的动态盘点。6、库存配件要采取措施进行维护保养，做好防锈，防水，防尘等工作，防止和减少自然损耗。有包装的尽量不要拆除包装。7、因质量问题退换回的配件，要在系统将配件转移动退货库，保正库存配件的准确、完好。㈢配件的发放配件的发放，必须严格执行出库手续。1、配件发放由SA以及车间主任签发出库申请单进行出库。2、仓管员按SA及车间主任签字的配件出库申请单提取配件（可根据库存或提货人的要求做临时调整），打印出库单，领用人签字确认。严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。3、配件出库，如客户自提（或需要发往外地配件），仓管员按配件专员填写的配件出库早单进行发货，仓管员和配件专员一同清点货物，并负责将货物进行适当包装交于客户；如需物流发送，配件专员应协助仓管员和物流人员一同清点货物，打印出库单，由物流人员进行包装发运，核实无误后，三方签字认可。4、仓管员根据发运方式的不同，轻重件易损件要合理进行包装，提高包装质量，避免运输过程中损坏配件。5、出库单一式三份，仓管员、车间、财务各一份。6、仓管员及内勤必须每日对帐，保证库存的准确无误后，填写日报表，抄送配件经理。7、配件发出时必须当面点货验货（某些不能拆包产品售货员要讲明）。对于某些特殊商品，如电子产品、昂贵电器产品等，出库不能退换。领用双方认可，签字确认，以避免纠纷。8、领用后的零件如未安装或是零件质量问题需要退换货的，需要车间技师填写零件退换申请单，由配件经理签字确认后方可退库，并打印退货单。㈣盘点库存配件的流动性很大，为及时掌握库存的变化情况避免短缺丢失和超储积压，保持帐、物相符，必须进行定期和不定期的盘点工作。1、库管员应随时对有出入库记录的配件进行复查。2、每天下午4点开始对当天有流动的零件进行动态盘点，每月对全部配件库存进行一次盘点。