公司各部门各种档案管理工作办法

公司各部门各种档案管理工作办法第1章总则

第1条为加强和规范**公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《x档案法》、《x档案法实行办法》、《x会计法》《会计档案管理办法》、《贵州省档案管理条例》、《会计档案案卷与格式》、《**档案管理工作制度》等有关法律法规、标准、主管单位的相干规定，制定本办法。

第2条本办法所指档案包括：管理性文件档案、文书档案、资质保护（使用）档案、人事档案、财务及会计档案、招投标文件、合同文件、工程项目的预算与结算文件、技术资料档案等。

第2章档案工作职责

第3条公司档案工作实行统1领导、综合管理、分部门负责的原则。总经理对档案工作负总责,副总经理及总工程师负责指点分管各职能部门档案归口管理、保密安排部署，批准档案内部借阅，对需外部借出的档案进行审核并签署审核意见；对各职能部门提出的档案鉴定及烧毁建议进行审核。

第4条公司各部门档案工作职责

（1）党委办公室：负责党委管理性文件档案、文书档案、工会关联文件的归口管理及保密；党委办公室主任对需内部借阅、外部借出的党委管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及烧毁建议。

（2）综合办公室：负责主持培训公司各部门档案业务工作；负责行政管理性文件档案、文书档案、资质保护资料的归口管理及保密；综合办公室主任对需内部借阅、外部借出的行政管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及烧毁建议。

（3）人事科：负责人事档案及关联文件的归口管理及保密；人事科主任对需内部借阅、外部借出的人事档案进行审核并签署审核意见，并报分管领导批准后方可办理。提出人事档案鉴定及烧毁建议。

（4）财务科：负责公司财务及会计档案的归口管理及保密；财务科主任对需内部借阅、外部借出的财务及会计档案进行审核并签署审核意见，提出账务档案鉴定及烧毁建议。

（5）市场发展部：负责公司招投标文件、合同文件、资质证书和人员证书使用文件（电子版）、工程项目的预算与结算文件的归口管理及保密；市场发展部主任对需内部借阅、外部借出的招投标文件文件、合同文件、资质使用文件（人员资质）、工程项目的预算与结算文件进行审核并签署审核意见，提出相干文件鉴定及烧毁建议。

（6）总工办：负责公司技术资料档案的归口管理及保密；总工办主任对需内部借阅、外部借出的工程项目的技术成果及进程记录档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及烧毁建议。对档案工作进行创新，不断完善档案管理制度。

（7）各生产部门：负责本部门各类技术资料向所归口管理职能部门进行汇交归档；负责本部门内部各类技术资料（档案）的管理及保密；各生产部门主任对需本部门内部借阅的各类技术资料（档案）进行审核并签署审核意见，无权审核及批准向外部借出任何技术资料（档案）。

（8）各部门负责人对本部门资料管理工作负领导责任，应指定1名专职档案管理人员，具体负责相干资料的搜集归档工作。

（9）认真贯彻履行党和国家和上级主管部门关于档案工作的有关法律、法令、法规、条例。

（10）档案管理条理化、排放规格化、卫生制度化；定期检查档案保管情况，做到无过失、无丢失、无霉烂、无虫蛀、无破坏；保证档案的齐全和完全。

（101）严格贯彻党和国家保密制度，确保单位档案的完全与安全。

第5条档案员职责

（1）贯彻、履行、宣扬国家的有关法律、法规和方针政策，兼顾计划单位档案工作，落实履行资料归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度，档案管理科学、规范、标准。集中统1管理公司公务活动中构成的各种门类和载体的档案，为公司各项工作活动服务。

（2）严格履行党和国家的保密规定及档案管理工作制度。认真实行职责、忠于职守，具有档案专业知识和业务水平。对集中统1管理的档案，不得私自借出和带到其他场所，控制浏览范围的档案不得向个人提供利用。严守工作纪律，对借出的档案及时催还，凡不符合借阅档案的人员应予谢绝。做到档案材料不丢失、不泄密，确保档案的完全和安全。

（3）接受上级档案管理部门对我公司档案工作的监督、指点，完成上级档案管理部门安排的各项档案工作任务。

（4）负责对部门（各生产单位）在各项工作中，文件材料的构成、积累、整理及归档等工作进行监督和指点。

（5）保持档案室内的透风、干燥，做好档案防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温高湿、防光、防尘、防污染（微生物）、防有害气体等工作。

（6）按规定负责将要汇（移）交的档案，向相干的上级部

门汇（移）交档案。

第3章档案归档规定

第6条文书档案（资料）由公司党办、综合办根据《**档案管理工作制度》、及国家相干规定进行鉴定分类立卷归档；人事档案由人事部按《干部人事档案工作条例》及国家相干规定，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理办法》及相干规定，由市场发展部进行归档；技术档案（资料）由各生产部门进行分类汇总，交总工办立卷归档；会计档案按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷与格式》的相干规定履行，由财务部进行分类立卷。

第7条声相档案、实物档案，由承办人整理后两周内移交综合办公室归档。

第8条归档数量和要求

（1）1般文件1式1份；重要文件和技术资料1式2份；电子文件最少1式2套，1套封存保管、不外借，1套供查阅利用。

（2）档案移交和接收必须实行移交手续。移交者应将需归档文件登记造册，1式2份，接收人应按册核实内容、数量、质量合格后，办理交接签收，1式2份，各存1份。

（3）档案的接收、移出、借阅和烧毁，必须严格履行审批制度、保密制度，并认真做好有关记录。

（4）各种门类载体的档案，按不同要求进行搜集整理、立卷，保证档案的齐全完全、系统、准确、科学。

（5）保管期限应划分准确，便于查找。

（6）电子文件应进行检验，无划痕、清洁、无病毒，检验合格率应达100%。

第9条公司在公务活动中构成应归为档案的文件材料（含微