1-11 电子文件管理办法

附件1：

煤炭集团有限公司

电子文件管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强煤炭集团有限公司（以下简称“公司”）电子文件的管理，实现公司本部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统信息资源的共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指通过公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”）及其认可的子系统显示或流转，并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。

第二章基本原则

第三条电子文件处理应遵循以下原则：

（一）最大效用原则。公司系统文件处理采用电子文件方式；

（二）全程管理原则。对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量；

（三）完整性原则。电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何缺损；

（四）可读性原则。电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出；

（五）安全保密原则。电子文件的处理必须采取严格的安全防护技术措施，严格执行国家和公司的有关安全保密规定。

第三章职责

第四条公司总经理工作部负责组织实施本办法。系统各单位的总经理工作部（办公室）是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。

第五条总经理工作部（办公室）职责：

（一）制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度；

（二）征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见；

（三）审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加；

（四）负责使用人员的权限管理。

第六条信息技术部门职责：

（一）负责系统OA的运行维护，确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA 系统安全管理工作，按时备份数据；

（二）根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请；

（三）组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题，制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范；

（四）负责OA系统的使用及技术培训的组织实施工作，OA系统培训纳入公司的培训计划。

第七条使用部门职责：

（一）负责本部门经办的电子文件内容和文字的准确性；

（二）规范、监控和督办部门内电子文件流转；

（三）使用人员权限和公文类型变动时，及时向总经理工作部（办公室）提

出调整意见。

第八条使用人员职责：

（一）熟悉相关管理制度和操作规程，严格按要求规范操作，牢记并适时更换个人注册口令，防止冒名操作；

（二）及时处理文件，确保文件的时效性；

（三）严格遵守国家及公司保密规定，杜绝信息泄密事件的发生。

第四章电子文件的效力及应用范围

第九条电子文件以有权签字人的权限签名为依据，在公司系统内与纸质文件具有同等效力；电子文件的打印件未经有效签批，或未套红头、盖印章的，不得作为对外出具的依据。按照标准格式打印的电子文件，可作为正式文件存档。

第十条公司发送系统各单位的电子文件，除下列情况以纸质文件寄送外，其余不再寄送纸质文件：

（一）涉及国家秘密的文件；

（二）需要对外出具的文件；

（三）与系统外单位联合发文；

（四）其它需要采用纸质处理的文件。

第十一条公司系统外单位的纸质文件需要在OA系统中流转时，除下列情况外，必须由收文部门负责通过扫描设备将其转换为符合规定格式的电子文件：

（一）涉及国家秘密的文件；

（二）只需传阅和周知性的文件；

（三）无法用扫描设备扫描的文件。

第十二条系统各单位向公司报送的文件除涉及国家秘密的文件外，均应为电子文件，且通过OA系统传输发送。

第五章OA系统的使用管理

第十三条电子文件必须严格按照电子文件的规定流程进行流转，非特殊情况，一般不得使用特送功能。

第十四条系统各单位（公司各部门）收发文管理人员及各级公文办理人员应根据文件的紧急程度及时办理，不得延误，各级文件管理员对超过办理时限的电子文件，要及时进行催办。

第十五条系统中设定身份的员工因工作需要离岗时间较长的，需及时实行移动办公或在OA系统中进行代理授权，或委托他人代行职责。回到岗位后，应及时收回委托代办。

第十六条电子文件传输过程中，如出现异常问题，应及时与信息技术部门联系解决。重要、紧急的电子文件，发送方应事先通知接收方，保证及时接收。

第六章OA系统的维护管理

第十七条公司系统OA的技术支持及维护协调工作由公司信息中心牵头管理；系统各单位信息技术部门负责辖内的技术支持工作，定期向公司信息中心报告运行情况。

第十八条系统各单位应设立OA系统管理员，负责本单位OA系统的日常技术支持与保障工作。OA系统管理员应具备良好的政治素质和保密意识，具有较强的计算机应用管理能力，熟练掌握企业网相关技术、OA系统服务器及客户端配置，能够解决OA系统设置、服务器设置等方面的技术问题。

第十九条OA系统管理员在从事OA系统维护工作时，严禁用任何方式更改数据库中的系统文档和核心参数数据；未经审批，不得修改用户文档的内容，不得以任何理由删除用户文档。对因上述行为造成的OA系统破坏、数据混乱、

复制混乱等情况，一经发现，严肃处理，并追究相应责任。

第二十条公司及系统各单位的OA系统服务器应保证24小时运行，并有安全可靠的备份和恢复方案。由于不可预见的意外原因造成数据库中信息损坏时，信息技术部门要及时将备份数据恢复到数据库中，并在第一时间内向公司信息中心汇报情况；遇到信息不一致时，要向公司信息中心说明情况，及时解决问题。

第七章OA系统的安全管理

第二十一条电子文件处理必须符合国家的安全保密规定；在公司系统内部网络未达到国家保密标准前，涉及国家秘密的公文和信息一律不得通过OA 系统传输、处理。

第二十二条必须建立对电子文件处理的参与者的身份识别、访问权限控制制度。严防利用OA系统制造虚假公文和信息，对冒用他人名义操作或制造虚假公文和信息的，一经发现，按有关规定严肃处理。

（一）OA系统采用口令进行身份识别，用户口令最少8位，管理员口令最少10位；口令组成应是大小英文字母、特殊字符中两种以上的复杂、不易猜测的组合体；电子文件处理的参与者须定期更换口令，口令更换周期不得长于3个月；严禁口令外传、外泄。

（二）必须按照最少权限和单独责任原则，将资源的查看、修改、运行等权限分配给实际工作确实需要该权限的用户；一经发现非法访问，必须立即删除；任何人员未经许可，禁止向无权限人员提供OA系统的公文和数据资料，严禁对外提供技术资料和应用软件。

第二十三条OA系统必须设置符合安全要求的详细操作日志，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等信息；操作日志不得错记、漏记，也不得更改、删除或丢失；禁止任何人员在OA系统的服务器及客户端中安装非工作软件。

第二十四条OA系统的运行安全必须得到保障。