广州石化OA合同会签审批系统需求分析报告

中国石油化工股份有限公司

广州分公司

OA合同会签审批系统

需求分析报告

广州市百成科技有限公司

顾问咨询中心

2007年3月

1引言

1.1 编写目的

广州石化分公司在ERP实施的过程中，利用OA系统在文件审批方面的优势，于2006年初成功在OA系统中实现了ERP系统中的采购合同和销售合同审批操作,基本上解决了合同会签、审批界面不直观，审批意见不能很好反应，合同会签通知不及时等问题，收到了良好的效果，达到提升整个企业管理水平的目的。

随着合同会签审批系统的深入应用，在实践过程中也逐渐暴露了系统存在的一些问题，各业务部门根据实际应用需要，也纷纷对系统提出了的一些修改意见，此外随着应用的不断深入和数据的不断积累，目前系统运行效率也出现了下降的情况，为此，对系统进行优化升级已经非常迫切。针对这种情况，广州石化分公司对原有的合同会签审批系统提出了优化升级的需求，为了有效地指导合同会签审批系统优化升级项目的设计和实施，对实施的过程进行有效的监督，故编写本需求分析报告。

1.2 项目背景

a.广州石化销售采购合同网上会签系统。

b.本项目由中国石油化工股份有限公司广州分公司提出，由广州百成科技公司

进行系统开发和实施，使用用户为中国石化股份有限公司运销中心、物共中心、生产调度部、计划部、机械动力部、财务部、法律部、公司经理等。c.广州石化销售采购合同网上会签系统与广石化实施的ERP系统通过相应的接

口程序进行数据的交互。

d.广州石化销售采购合同网上会签系统用户短信消息的发送，通过通过广州石

化短信网关进行。

1.3 定义

ERP：是英文Enterprise Resourse Planning的缩写，中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。

SAP：是一家通过业务工程成功地集成信息技术的公司，SAP（System,

Applications, and Products in Data Processing,数据处理的系统、应用和产品）。

OA：是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。

合同：是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。

2现有业务流程概述

2.1 目标

为了配合广州分公司的ERP项目实施，把ERP中的销售合同和采购合同放在OA中进行会签审批，按照分公司的内控流程的规定需要相关部门和领导进行审批，审批通过后进入ERP系统释放合同，产生销售订单和采购订单。

公司领导、财务部、法律事务室等相关部门有权限查看系统里所有的合同。系统通过邮件和手机短信的方式提示审批人进行审批。

2.2 业务描述

广州石化分公司实施合同网上会签系统的部门包括运销中心、物供中心及其他会签部门，合同可以分为销售和采购合同两种。

2.2.1采购合同业务流程描述

a.在SAP系统：采购员录入采购合同信息；

b.SAP系统通过API接口程序把采购合同信息传给OA系统，OA系统成生

一个采购合同会签单；

c.在OA系统：采购员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行

审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心合同室，有修改

意见退回采购员；

d.在OA系统：中心合同室在合同会签单上签署意见，完成后根据合同内

容提交到中心领导审批，有修改意见退回采购员；

e.在OA系统：中心领导在合同会签单上签署意见，完成后中心授权范围

内的合同会签流转结束，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

f.在OA系统：中心领导根据合同内容选择计划财务部或财务部进行下一

步审批；计划财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到财务部，

有修改意见退回业务人员重新修改审批；财务部在合同会签单上签署意

见，完成后提交到法律事务室，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

g.在OA系统：法律事务室在合同会签单上签署意见，合同会签单和合同

传送给公司分管领导，有修改意见退回业务人员重新修改审批；

h.在OA系统：公司分管领导按照有关内控文件1、在内控授权范围内，在

合同会签单上签署意见完成审批过程。2、超出授权范围内，在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到公司领导；

i.在OA系统：公司领导在合同会签单上签署意见，审批结束；

j.在SAP系统：合同会签结束，合同管理员释放合同。

2.2.2销售合同业务流程描述

a.在SAP系统：销售员录入销售合同信息；

b.SAP系统通过API接口程序把销售合同信息传给OA系统，OA系统成生

一个销售合同会签单；

c.在OA系统：销售员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行

审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心分管领导，有修改意见退回业务人员；

d.在OA系统：中心领导在合同会签单上签署意见，如果需要公司分管领

导批示转送公司分管领导，否则完成后提交到合同管理员，有修改意见退回采购员重新修改审批；

e.在OA系统：在中心授权范围内的合同会签流转结束；合同管理员根据

合同内容选择相关部门，并发送给相关部门对合同进行会签；根据合同内容所有需要会签的相关部门意见签署结束的合同，合同管理员选择并将会签单和合同传送给法律事务室进行会签或根据会签意见将合同退回采购员重新修改；

f.在OA系统：法律事务室在合同会签单上签署意见后，会签单和合同发

送给公司分管领导，对合同有修改意见的返回给合同管理员；

g.在OA系统：公司分管领导在合同会签单上签署意见通过审批，对合同

有修改意见的返回给合同管理员；如果需要传送到公司经理批示的，发送给公司经理；

h.在OA系统：公司领导在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到合

同管理员；

i.在OA系统：流程结束；