采购及报销流程规定
采购及报销流程规定(3篇)
采购及报销流程规定一、总则为规范和优化公司内部采购及报销工作，提高效率和管理水平，特制定本流程规定。
所有公司员工应严格遵守本规定，确保采购及报销工作的合规性和规范性。
二、采购流程1. 采购需求提出1.1. 采购需求由申请部门提出，需明确采购物品的名称、规格、数量等信息，并注明采购的原因和用途。
1.2. 申请部门需将采购需求提交至采购部门进行审批。
2. 采购计划编制2.1. 采购部门收到采购需求后，进行初步审核，并根据需求编制采购计划。
2.2. 采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量以及预算等信息，并注明计划的执行时间和采购方式。
3. 采购方式确定3.1. 采购部门根据采购计划确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、询价比较等。
3.2. 采购方式的选择应参考公司内部采购规定，同时考虑价格、质量、供应能力等因素。
4. 采购文件准备4.1. 采购部门根据采购计划和采购方式准备相应的采购文件，包括招标文件、询价函等。
4.2. 采购文件应包括采购物品的详细描述、要求、评标标准、时间要求等信息。
5. 采购过程5.1. 采购部门根据采购文件进行采购过程的组织和管理，包括发布招标公告、向供应商发送招标文件、组织评标等。
5.2. 采购过程应公正、透明，并遵循公司内部采购规定和相关法律法规。
6. 采购合同签订6.1. 采购部门根据评标结果，与中标供应商进行合同谈判和签订。
6.2. 采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交付时间、验收标准等内容，并注明双方的权利和义务。
7. 采购物品验收7.1. 申请部门根据采购合同，对采购物品进行验收，确保其符合合同要求。
7.2. 验收过程中如发现问题或存在纠纷，应及时与供应商协商解决，同时报告采购部门。
8. 采购记录及归档8.1. 采购部门应对采购过程进行记录，包括采购需求、采购计划、采购文件、合同、验收记录等。
8.2. 采购记录应按照规定的期限进行归档，以备查阅和审计。
采购申报及报销规章制度
采购申报及报销规章制度第一章总则为规范公司内部采购及报销流程，维护公司财务安全，提高采购效率，制定本规章制度。
第二章采购申报规定1.1 采购申报范围：公司所有采购行为必须按照规定的采购申报程序进行，包括但不限于日常办公用品、设备设施、劳保用品等。
1.2 采购申报流程：员工在进行采购前，需填写采购申请单，并由部门负责人审批。
审批通过后，方可进行采购。
1.3 采购申报内容：采购申请单应详细填写采购物品名称、规格、数量、单价等信息，并注明采购用途及预算金额。
第三章报销规定2.1 报销范围：员工在工作过程中产生的合理费用可申请报销，包括但不限于差旅费、餐费、交通费、办公用品费用等。
2.2 报销流程：员工在发生费用后，需填写报销单，并附上相关的票据或发票。
报销单需由部门负责人审批后，方可报销。
2.3 报销内容：报销单应详细填写费用类别、发生时间、金额、用途等信息，并按照公司规定的标准提供相关票据或发票。
第四章管理制度3.1 采购管理：公司设立采购管理部门，负责制定公司采购计划、审核采购合同、跟踪采购进度等工作，保障公司采购的合法性和合理性。
3.2 报销管理：公司设立财务部门，负责审核报销单，核对票据，及时核销费用，在规定的时间内进行报销处理。
3.3 监督检查：公司领导及相关部门要定期对采购及报销流程进行监督检查，发现问题及时整改，确保规章制度的执行。
第五章处罚措施4.1 对于违反采购及报销规章制度的员工，将依照公司内部管理制度给予相应的处罚，包括但不限于责令退费、停止使用报销权限、调整工作岗位等。
4.2 对于涉嫌违法违规的采购与报销行为，公司将主动配合相关部门展开调查，并保留追究法律责任的权利。
第六章附则5.1 本规章制度由公司财务部门负责解释，并定期进行修订完善。
5.2 员工应严格遵守本规章制度，如有违反，将承担相应的责任。
以上为公司采购申报及报销规章制度内容，希望全体员工能够认真遵守，并与公司共同维护良好的管理秩序，提高工作效率，谢谢！（以上内容为虚构，仅供参考）。
采购及报销流程规定范本（2篇）
采购及报销流程规定范本一、流程简介本采购及报销流程规定旨在规范和管理公司内的采购与报销活动，确保资源的合理利用和财务管理的准确性和透明性。
本流程适用于公司所有部门、人员和相关外部供应商。
二、采购流程1. 需求提出a. 部门负责人或相关人员提出采购需求，并填写《采购需求申请表》；b. 采购需求申请表中需包含采购物品名称、规格、数量、质量要求、预算等相关信息；c. 申请表需经部门负责人审核并签字确认。
2. 采购计划编制a. 采购部门根据需求提出的采购需求，编制《采购计划表》；b. 采购计划表中需包含采购物品的详细信息、预算、供应商选择标准等；c. 采购计划表需经相关部门负责人审核并签字确认。
3. 供应商选择a. 采购部门根据采购计划表中的供应商选择标准，向相关供应商发出询价函或招标公告；b. 采购部门审核供应商的报价和资质，并编制《供应商评估表》；c. 供应商评估表需经相关部门负责人审核并签字确认。
4. 采购合同签订a. 采购部门与选定的供应商进行谈判，达成采购合同；b. 采购部门编制《采购合同》并与供应商签订；c. 采购合同需经公司法务部门审查并签字确认。
5. 采购执行和验收a. 采购部门负责跟进采购物品的交货进度，并监督供应商按照合同要求履行供货义务；b. 部门接收采购物品后，进行验收，并填写《采购验收单》；c. 采购验收单需经部门负责人审核并签字确认。
6. 采购结算a. 采购部门将采购物品的相关费用填写到《采购结算单》；b. 采购结算单需经供应商确认并签字盖章；c. 采购结算单需经公司财务部门审核并支付相关费用。
三、报销流程1. 报销申请a. 员工填写《报销申请单》并详细列明报销的费用明细，包括日期、项目、金额等；b. 报销申请单需经直接上级审核并签字确认。
2. 报销凭证收集a. 员工收集相关费用的原始凭证，如发票、收据等；b. 员工将原始凭证与报销申请单一并交给财务部门。
3. 财务审核a. 财务部门核对报销申请单和原始凭证的一致性和完整性；b. 财务部门填写《报销审批表》并进行金额核算；c. 报销审批表需经财务部门负责人审核并签字确认。
采购月底和零星报销流程制度
采购月底和零星报销流程制度
采购月底和零星报销流程制度
一、目的
为了规范公司采购及零星报销行为，加强财务管理，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内部采购及零星报销的各个环节。
三、职责权限
采购部门：负责汇总采购计划、组织采购、签订合同、跟踪到货、验收等；
财务部门：负责审核采购及零星报销单据的合法性、合规性，并进行账务处理。
四、采购流程
采购计划：各部门根据实际需求提出采购计划，经审批后交采购部门汇总；
供应商选择：采购部门根据市场调查和供应商评估，选择合适的供应商；
合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确货物品名、规格、数量、价格、交货期等；
到货跟踪：采购部门负责跟踪到货情况，确保按时到货；
验收：物资到货后，由使用部门组织验收，填写验收单据，并交财务部门进行账务处理。
五、零星报销流程
报销申请：员工因公务需要自行垫付的费用，需填写报销申请单，经部门负责人审批；
单据审核：财务部门对报销单据的合法性、合规性进行审核，如发票、收据等是否齐全，是否符合公司规定；
报销支付：财务部门根据审核结果进行报销支付，并记录账务。
六、其他规定
严禁未经审批私自采购或报销行为；
各部门应严格按照本制度规定履行职责，不得推诿扯皮；
本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，由公司另行通知。
采购费用报销制度及流程
采购费用报销制度及流程一、引言采购费用报销制度是企业为了规范和管理采购费用报销流程而制定的一套规章制度。
良好的采购费用报销制度可以帮助企业提高效率、控制成本，并确保资金使用合理、透明。
本文将对采购费用报销制度及其流程进行详细介绍。
二、制度内容1. 定义与范围:定义了采购费用的范围和涵盖的内容，明确了适用对象和适用条件。
2. 报销标准:规定了各项采购费用的报销标准，包括出差费、交通费、住宿费、餐饮费等，以及各项费用报销的限额和审批权限。
3. 报销流程:（1）费用申请：员工在发生采购费用之前需提前填写采购费用申请表，并经过主管审批同意后方可发生费用。
（2）费用报销申请：费用发生后，员工需将相关费用票据和费用报销申请表一并提交给财务部门。
（3）费用审核与审批：财务部门对收到的报销申请进行审核，确保费用的真实性和合规性，然后将报销申请转交给相关部门主管进行审批，最后由财务主管进行最终审批。
（4）费用支付：审批通过后，财务部门安排资金支付给员工或供应商，并及时记录到企业的财务系统中。
4. 注意事项:提供了一些特殊情况下的处理方式和注意事项，如临时采购费用的报销、外地出差费用的报销等。
5. 违规处理:定义了一些违规行为及相应的处理措施，以保证采购费用报销过程的透明度和公正性。
三、流程说明1. 提交申请员工在发生采购费用之前，需填写采购费用申请表，并经过主管审批同意后方可发生费用。
2. 提交报销申请费用发生后，员工将费用票据和费用报销申请表一并提交给财务部门。
3. 费用审核与审批财务部门对收到的报销申请进行审核，确保费用的真实性和合规性，然后将报销申请转交给相关部门主管进行审批，最后由财务主管进行最终审批。
4. 费用支付审批通过后，财务部门安排资金支付给员工或供应商，并及时记录到企业的财务系统中。
四、经验分享制定和执行采购费用报销制度需要注意以下几点：1. 明确制度的适用范围和条件，避免纠纷和误解。
2. 设计合理的报销标准和限额，确保费用合理性和有效控制。
公司采购报销管理制度
公司采购报销管理制度一、总则为规范公司采购报销管理，加强对公司资金的监督和管理，保证公司财务数据的真实性和准确性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司的所有采购报销行为，包括但不限于采购物品、设备、服务等的报销。
三、采购流程1. 采购申请：员工需提前填写采购申请单，注明采购的物品、数量、用途以及预估费用，并报经部门主管审批。
2. 采购比价：公司要求在采购物品时进行比价，选择性价比较高的供应商。
3. 采购付款：公司鼓励采用支付宝、微信等电子支付方式进行付款，提倡不使用现金支付。
对于需要使用现金支付的情况，需提供有效的发票和收据。
4. 报销申请：员工需将采购的物品和相关费用以及付款凭证进行登记，填写报销申请单，并报经部门主管审批。
5. 报销审核：财务部门会对报销单进行审核，核对相关凭证和发票是否齐全、准确，并是否符合公司政策。
6. 报销付款：经过审核后，财务部门会安排付款，将报销额转入员工指定的银行账户。
四、报销凭证1. 发票与收据：公司要求所有采购报销必须附上有效的发票和收据，确保报销的真实性和合规性。
2. 付款凭证：员工需要提供与采购物品对应的付款凭证，包括支付宝、微信等电子支付的截图以及银行转账凭证等。
3. 其他证明材料：在特殊情况下（如无法提供发票的情况），员工需提供其他相关的证明材料并经过审批才可报销。
五、管理措施1. 严格管理：公司要求各部门严格执行采购报销管理制度，对违规行为进行处理。
2. 健全制度：公司将不定期对采购报销管理制度进行检查和修订，确保制度的适用性和完善性。
3. 审计监督：公司会定期对采购报销流程进行审计，对不合规行为进行发现和纠正。
六、违规处理对于违反公司采购报销管理制度的员工，公司将根据情节轻重采取相应的处理措施，包括但不限于停止报销资格、扣除报销款项、追究法律责任等。
七、附则1. 本制度自发布之日起正式实施，如有后续修改或补充，公司将另行发布通知。
2. 本制度解释权归公司所有，如有任何疑问或问题，请及时与公司相关部门联系。
采购费用报销制度及流程
采购费用报销制度及流程一、制度简介本制度的目的是为了规范公司采购费用的报销流程，保障公司成本的合理控制，同时也方便员工报销采购费用，提高工作效率。
本制度适用于公司全部员工，包括全职员工、兼职员工和劳务派遣人员。
二、报销范围1. 办公用品类办公用品类指的是公司日常办公所需的各种文具、办公耗材、清洁用品等。
2. 办公设备类办公设备类指的是公司日常办公所使用的电脑、打印机、复印机等办公设备。
3. 差旅费类差旅费类指的是踏勘、外勤、出差等所产生的差旅费用，包括交通费、住宿费、餐费等。
4. 餐费类餐费类指的是公司员工在加班、会议等工作场合所产生的用餐费用。
5. 其他费用其他费用指的是公司员工在工作中产生的其他必要的费用。
三、报销流程1. 报销申请员工需要将采购费用报销申请单填写完整，包括费用发生日期、用途、金额、开票单位等信息。
2. 申请审核报销申请单需要由所在部门主管审核后签字确认，确认后将申请单上交给财务部门。
3. 申请报销财务部门对报销单进行审核，确认无误后，会将申请单上的金额报销到员工的个人账户中。
4. 收据保存公司要求员工在报销采购费用时务必保存好所有支出的收据或发票，以备核对报销标准和审核使用。
四、报销标准1. 办公用品类全部采购费用均可报销，报销标准为实际发生费用。
2. 办公设备类全部采购费用均可报销，但需提供购买设备的明细及报价，报销标准为实际发生费用。
3. 差旅费类交通费：公交车报销标准为实际发生费用，如需乘坐出租车，报销标准为市区最低价。
住宿费：报销标准为实际发生费用，每人每天不得超过400元。
餐费：报销标准为实际发生费用，每人每天不得超过150元。
4. 餐费类报销标准为实际发生费用，每人每天不得超过50元。
5. 其他费用报销标准为实际发生费用。
五、注意事项1.采购费用报销须经过所在部门主管和财务部门的审核确认后，方能报销；2.所有采购费用报销申请单必须保存好支出的发票或收据；3.差旅费用申请报销须提供出差行程、住宿、餐费等相关资料；4.如需重复项报销的费用，则需提供发票复印件；5.如有违反报销规定、产生重大费用或其他严重情况，一经发现将追究相应责任人的责任。
采购费用报销制度及流程
采购费用报销制度及流程一、制度概述1.目的：确保采购费用能够按照公司规定及时报销，规范采购流程，提高采购效率。
2.适用范围：适用于公司内部各部门和员工的采购活动及费用报销。
二、费用报销流程1.申请阶段：a.采购人员根据公司采购政策和流程提出采购申请；b.申请人将采购申请填写完整，并附上相关的采购文件，如采购合同、发票等；c.采购申请经过上级主管审核并批准后，进入采购阶段。
2.采购阶段：a.采购人员根据采购申请，选择供应商进行报价；b.采购人员与供应商进行商务洽谈，达成最终采购合同；c.确认采购合同后，采购人员与供应商签订正式合同。
3.采购费用核销：a.在采购费用发生后，采购人员填写费用报销单，并附上相关的采购费用凭证，如发票、费用明细表等；b.费用报销单由申请人本人或经办人员审核，确保费用凭证的真实性和合法性；c.经费审批人员审核费用报销单，并根据企业的费用报销政策进行审批；d.费用审批通过后，财务人员进行费用核销，并将费用核销记录到企业的财务系统中。
4.财务结算：a.采购费用核销后，财务人员根据企业的财务管理规定，进行费用冲销或发放；b.借贷记账处理。
5.报销记录和归档：a.完成费用报销后，将相关的费用报销单、凭证及一切相关文件整理归档；b.归档后的文件应妥善保管，并依据企业的档案管理规定进行管理。
三、制度执行及监督1.行政部门负责制度的执行和监督，定期检查各部门的费用报销情况，对违反制度的行为进行纠正和处理；2.公司内部可以设立审计部门，对费用报销进行随机检查，确保费用报销的合规性；3.建立相应的奖惩机制，奖励按时合规报销费用的部门和个人，对违反制度的行为进行相应处罚。
四、制度修订及调整1.采购费用报销制度应与企业其他相关制度配套，随着企业发展及经营环境的变化，进行适时修订和调整；2.在制度修订及调整过程中，应经过有关部门的评估和审核，并征求各部门的意见和建议。
以上是一个示例的采购费用报销制度及流程，企业可以根据自身的实际情况进行修改和调整。
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采购及报销流程规定
上海xxx有限公司
采购及报销流程规定
生效时间：
一、目的为了加强公司采购及报销业务工作的管理，做到有章可循，预防采购及报销过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购及报销业务的质量和效率，特制定本规定。
二、范围本规定适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用品、节日慰问品等）或劳务（技术、服务等）的采购。
三、职责各部门对办公用品或劳务需求应根据需求物品或劳务的性质和权属，定期由部门提交《采购申请单》（附件一）于行政部，行政部每月定期汇总各部门的申购内容，提交一份《x年x月采购需求申请总表》（附件二）由公司决策层进行批复；对于已批准的申购内容，财务部根据申购需求拨款或提供采购金额预算，行政部进行协调及完成采购。
行政部在处理采购内容时应以资源最优化和成本合理化为原则，通过合适的渠道完成采购任务，如遇特殊情况或任务，需其他部门或人员参与采购，可于《x年x月采购需求申请总表》（附件二）内标注。
各部门负责人应遵从勤俭节约的原则，妥善处理部门内提交的采购需求，对公司财产的使用和保存做好监督工作；各位员工有义务妥善保管办公用品及合理使用消耗类办公品，避免挥霍与浪费。
董事长有权对生产经营采购、固定资产购置、维修等计划做最终批复和调整。
采购经办人在采购过程中需负责发票的收集和办理结算，并对发票的真实性进行严格把关；所有票据齐全后于公司规定期限内向财务部提交审核和报销。
行政部负责按照本制度第二条所涉及的内容对所有公司财产及物品做好登记备案，以及协调完成对各类固定资产的日常维护和定期检修。
四、采购作业操作流程物资采购的申请与审批各部门根据工作计划、实际需要以及库存情况于每月20日前上报次月的采购计划，填写《采购申请单》（附件一），由部门负责人签字后交由行政部汇总。
经行政部初审后，由行政部填写《x年x月采购需求申请总表》（附件二），将月度采购计划提交公司决策层核准后执行。
未列入当月采购计划或超出计划的临时采购申请需先向行政部确认库存为零，且对实际工作产生即时影响的情况下，可根据实际情况填写《特殊情况采购申请单》（附件三），由部门负责人签字并与行政部沟通后，提交公司决策层审批，批复后告知行政部执行采买。
除不可预计的特殊用途外，原则上不受理普通办公用品的临时申请。
采购比价行政部在采购前须对所需采购物品的渠道进行了解和多方选择，根据《x年x月采购需求申请总表》（附件二）中注明预算，对预采购物品提供至少2家或以上的供应商报价和联系方式，如有需要可联系供应商进行实地考察。
所有采购及报销业务应经财务部物价审查后方可报公司决策层签批，后方可进行采购和报销。
采购实施及物资验收公司的采购及报销业务统一由行政部负责办理，其他部门或人员不得在未经批准的情况下自行采购。
采购物资运到本公司时，先由行政部对照核对采购计划，经确认无误后进行质量检验，检验合格的物资由行政部登记入库，检验不合格的物资不得办理入库。
物资分配采购物资分配以收到当月各部门申请的先后顺序，并根据实际采购物资数量进行合理分配。
由各部门申请人签字领取。
领取记录由行政部门负责留存备查。
对库存物资应及时更新清点，不出现重复购买或因分配不均而导致的重复支出。
对分配的固定资产需由部门负责人签字验收，行政部门应及时完成公司固定资产的登记备案。
五、报销
采购发票按规定能够取得增值税发票的，必须索取增值税发票；不能取得的，应向供应商索取普通发票。
行政部应避免向不
能提供发票的供应商进行采购，如遇特殊情况，应向供应商索要收据并附带有供应商名称的付款凭证截图。
在报销时需由行政部提交《x年x月采购入库单》（附件四），连同有关凭证报经财务部审核，并经公司决策层批准后，出纳人员方可予以报销。
财务部在对采购物品报销时，应当认真审核采购清单及相关票据，对账目结算不清、不符合本制度规定以及不符合税务制度规定的报销凭证财务部不得办理相关报销手续。
六、责任不按规定程序及未经审批采购的，由行政部或请购部门人员自行负责处理；已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由相关人员承担全部责任及赔偿。
经审批的采购计划和申请，行政部应在采购期限内采购到位，因非人为原因未能采购到位的部分应及时与需求部门沟通解决方案。
经查实为未经比价导致采购价格明显高于正常采购渠道价格的情况（除有正当理由解释外），价格高出部分由采购人员自行承担。
提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；经查实后由采购人员承担相应损失并接受公司处分。
物品使用部门必须依据实际需要，填写《采购申请单》（附件一）。
因填写不规范，导致无法确认请购物资必要信息的，行政部有权拒绝采购。
采购计划及申请必须由请购部门指定专人提交行政部审批。
对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资
金使用浪费的，依照采购物品实际价值的两倍标准对有关责任人处以罚款。
财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向公司决策层汇报
采购有关事实，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
行政部必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。
若发现品质不符时，必须及时报告公司决策层进行处理。
严禁品质不符的外购物品入库。
因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
行政部对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。
若发现数量不符时，应当及时向公司决策层报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。
对库存管理工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
七、本规定自生效之日起执行，原制度（“办公用品采购及发放管理制度”）即行废止。
八、本规定经公司股东会议通过并经董事长签批之日起生效。