党政机关公文的格式区别及常见错误

2008年全省党委系统公文培训班发言材料党政机关公文的格式区别及常见错误河南省审计厅简忠山一、党政机关公文种类和格式的区别（以下简称•条例‣）党的机关依照•中国共产党公文处理条例‣和•公文主题词表‣，国家行政机关依照•国家行政机关公文处理办法‣（以下简称•办法‣）和•国家行政机关公文格式‣（GB/T9704—1999，以下简称•国标‣）和•国务院公文主题词表‣进行公文处理工作。

•条例‣和•办法‣、•国标‣的内容既有一致的规定，又根据各自工作的特点，作了许多不同的规定，基层行政机关的部门和企事业单位既要与当地政府发生行文关系，其党委（组）又要和当地党委发生行文关系，为解决基层行政机关部门和企事业单位的文秘人员对党政机关公文的文种、格式和行文关系的区别不甚了解、公文常常出现错误、严重影响公文质量和工作效果的问题，经过对党的机关公文和行政机关公文的文种、格式和行文关系的比较研究，发现两者存在21项主要区别。

（一）文种的区别。

党的机关有14个主要文种，行政机关只有13个文种，其中“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等9个文种相同，党的机关有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个独特文种，行政机关有“命令、公告、通告、议案”等4个独特文种（注1）。

“意见”和“会议纪要”等文种使用的区别。

一般情况下，行政机关公文独立使用“意见”和“会议纪要”文种，党的机关公文有时独立使用“意见”和“会议纪要”，有时将其文种与“通知”文种合并使用（注2）。

（二）秘密等级标识位置的区别。

•办法‣规定：秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，•条例‣规定：公文序号顶格标识在版心左上角第1行，公文秘密等级顶格标识在公文序号下方（版心左上角第2行）。

两者所处的位臵截然不同。

（注3）。

（三）紧急程度级别的区别。

对紧急公文的标识，•条例‣规定应当分别标明“特急”、“加急”，而•办法‣规定应当分别标明“特急”、“急件”，略有区别；对紧急电报的标识，•条例‣规定应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，而•办法‣规定应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的紧急程度无“特提”级别（注4）。

（四）版头和发文机关标识称谓和格式的区别。

公文的红色反线以上部分，党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”。

•条例‣规定党的机关及其组成部门的公文版头格式，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的规定与•办法‣的规定基本一致；•条例‣中规定的•中国共产党x x委员会（x x）‣版头格式，用括号内打印文种名称代替“文件”二字，例如“中国共产党河南省委员会文件”、“中国共产党x x厅党组（报告）”，而行政机关的公文无此规定和用法。

党政机关及其组成部门的上行文版头（发文机关标识）尺寸的区别：党的机关及其组成部门的上行文与下（平）行文版头尺寸完全一致；行政机关的上行文和下（平）行文的版面尺寸不一致，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm，下（平）行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm（注5）。

（五）签发人姓名排列位置的区别。

两个党的机关联合上报的公文，签发人姓名位居一行，主办机关的签发人姓名居前，协办机关的签发人姓名居后，三个及其以上党的机关联合上报公文的签发人姓名的排列顺序是先左右、后上下；两个以上行政机关联合上报的公文，签发人姓名各占一行，上下排列，主办机关的签发人姓名居第1行，协办机关的签发人姓名从第2行起在主办机关签发人之下按照发文机关依次排列（注7）。

（六）红色版线的区别。

党的机关公文的红色版线中间印制一颗红色五角星，而行政机关公文的红色版线是一条红色直线（注8）。

（七）公文标题的区别。

党的机关印发规章类公文时，公文的标题中经常使用书名号等标点符号，•办法‣规定：行政机关公文标题中除法规、规章和书籍名称加书名号外，一般不用标点符号（注9）。

（八）转发公文的格式区别。

党的机关及其办公室转发下级或其他机关公文时，时常将其他机关的公文标题全文照转，外加书名号，放臵公文的标题之中，将被转发公文的机关名称作为标题内容，居公文标题之首或其中，用二号宋体字，被转发公文发文日期的数字用阿拉伯数码，居标题之下的括号内，居中排列或居正文之后；行政机关及其办公室转发下级机关或其他机关或部门的公文时，要求将其标题内容择要作为公文标题的事由，被转发公文的机关和部门的名称不作为标题内容，将其放臵标题之下一行，用三号仿宋体字，居中排列；发文单位名称与其发文日期位居之标题之下一行，外加圆括号，居中排列（注10）。

（九）印制主送机关名称的区别。

党的机关公文“决定”和“意见”等文种不印制主送机关名称；行政机关公文的“决定”和“意见”文种有的印制主送机关名称（注11）。

（十）正文格式的区别。

党的机关使用表彰决定和表彰通报文种时，习惯将被表彰的单位名称和个人名单作为附件处理，行政机关则将其作为正文处理（注12）。

（十一）结构层次序号排列顺序格式的区别。

•办法‣规定：公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1. ”、第四层为“（1）”；党的机关公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1、”、第四层为“（1）”，第三层的序号“1”后的标点符号用“、”号，与行政机关的规定不一致。

另外，党的机关公文“意见”和“决定”等文种的结构层次序号中第一层平行排列，与行政公文的结构层次序号一致，有的第二层次前后序号连续排列，例如：“一、1. ”、“二、5. ”、“三、9. ”（注13）。

（十二）附件说明和附件使用数字的区别。

党的机关公文的附件说明和附件的数字有时用汉字标识，例如“附件一”，而行政机关公文的附件说明和附件的数字用阿拉伯数字标识，例如“附件1”。

（十三）发文机关署名的区别。

•条例‣规定党的公文一般都应当印制发文机关名称，两个以上党的机关联合印发公文，发文机关名称居右，上下依次排印，而•国标‣规定，单一发文机关或两个行政机关联合印发公文不署发文机关名称；三个以上行政机关联合印发公文的机关名称（可用简称），居中平行排印（注14）。

（十四）成文日期的使用数字和位置的区别。

党政机关公文成文日期的数字、位臵均不相同。

党的机关公文的成文日期的数字使用阿拉伯数码，居右空2字，例如：“2003年10月26日”；行政机关公文的成文日期的数字必须使用汉字，居右空4字，例如：“二○○三年十月二十六日”（注15）。

（十五）印章位置和使用方式的区别。

•条例‣规定：印制有特定版头的党的机关普发性公文无须盖章；而•办法‣规定：行政机关公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。

（注16）。

（十六）附注内容的区别。

党的机关公文的附注内容一般用于注明公文的印发和传达范围，而行政机关公文的请示文种使用附注，其内容一般用于注明发文机关经办人的姓名及联系电话（注17）。

（十七）关于公文空白页面处理的区别。

党的机关公文遇到无正文的页面习惯标注“此页无正文”，而•国标‣规定：公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决（注18）。

（十八）主题词体系结构和标引方法的异同。

党政机关公文主题词体系结构完全不同，但是标引原则有些是相似的。

其区别主要有5处：一是体系结构不同，行政机关公文的主题词表由类别词、类属词和附表组成，党的机关公文主题词表由范畴表、字顺表、附表组成。

二是词量差别大，使用的难易程度不同，国务院公文主题词表‣仅收录1049个词，且标注方法简单，且易于掌握；党的机关•公文主题词表‣收录的词多达5116条词，还分为范畴表、字顺表，体系结构及词间关系十分复杂，标引难度大。

三是党政机关要求1件公文的主题词数量不同，行政机关公文的主题词除类别词外一般不超过5个，党的机关公文的主题词数量一般不超过10个。

四是党的公文标引自由词时应同时标引相应的上位主题词，单个主题词不能反映公文主题概念时，优先选用最密切、最邻近的两个或几个主题词进行交叉组配、限定组配、不能越级组配，而行政机关公文主题词直接选用最恰当、最接近主题概念的主题词即可。

标引公文主题词时，表现公文内容的词在前，表现公文形式的词在后；反映公文中心主题的词在前，反映公文各部分内容的词在后，自由词排在反映内容的词之后。

上述规定与行政机关公文主题词标引方法比较接近。

党政机关公文主题词的附表，均是组织机构和地区词，内容基本相同（注19）。

（十九）公文用纸幅面规格的区别。

党的机关规定，公文用纸幅面规格可采用16开型，每页20行，每行25字；也可采用国际标准A4型；•办法‣规定行政机关公文用纸幅面规格一般使用A4型，每页22行，每行28字（使用16开、B5型纸，每页20行，每行25字），两者的用纸幅面规格和版面设臵的要求不同。

（注20）。

（二十）公文使用字体、字号的区别。

党的机关公文，发文字号及签发人姓名、抄送单位、印发机关名称和印发日期、印发份数等内容多用小三号仿宋或楷体字，正文的一级标题用黑体字，二级标题用楷体字。

行政机关公文的签发人的姓名用3号楷体字，一级标题用黑体字，二级标题及上述其他内容均用仿宋体字。

（二十一）行文关系的区别。

《条例》规定：除办公厅（室）以外的党委其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。

《中共x x部文件》、《中共x x部（**）》用于发布本部门职权范围内的事项、向上级机关报告、请示工作；而•办法‣规定：除办公厅（室）以外的政府部门未经同级政府同意不能对下级政府行文，两者存在明显区别（注6）。

（二十二）纸质公文与电子公文的区别。

有的部委的电子公文格式与纸质公文格式不完全相同；省政府的电子公文格式与纸质公文格式完全相同（版记必须放臵双页）。

（二十三）行政公文与业务的区别1. 行政公文与业务语气的区别。

对同一件事提出建议，如果行政公文是上行文，业务公文是下行文，语气要有区别，不能照抄照搬。

2. 行政公文与业务公文主题词的区别。

受双重领导的单位应当注意：上级业务主管机关规定的业务文书的主题词与本级政府党政机关的主题词均有区别，避免混同。

（二十四）不同的业务公文引文标注条款的区别1. 征求意见类、告知类、移送处理类的审计业务文书的引文，不仅应标注条款项目，还要标注具体内容。

2. 结论性业务文书的引文，仅标注条款项目即可（二十五）党政机关公文文种和格式区别的注释注1：参见•条例‣第七条和•办法‣第九条的内容。

注2：参见豫办…2003‟17号文件。

注3：参见•条例‣第八条第（四）、（五）项和•国标‣8. 1. 2项的内容。

注4：参见•条例‣第八条第（四）项和•办法‣第十条第（二）项的内容。

注5：参见•条例‣第十条第（一）、（二）项和•国标‣8. 1. 4项的内容。