08、采购控制程序
采购控制程序
采购控制程序1．目的通过对采购过程及供方进行控制，确保所采购的原材料/配件和外协服务符合规定的采购要求。
2．适用范围：本程序适用于公司选择、评价和重新评价原材料/配件和外协服务供方的控制。
3．定义和术语3.1 供方：是指向本公司提供原材料/配件和外协服务的组织；3.2 A类产品：是指对公司产品质量特性具有重要影响的采购产品。
包括：驱动电动机、驱动器外壳、变压器等；3.3 B类产品：是指对公司产品质量特性影响相对较小的采购产品。
包括：电路板、电源线、弹簧线、电容、二极管等；4.职责：4.1副总经理负责审批A、B类合格供方；负责审批采购计划；4.2采购部负责供方的选择、评价；负责订单的拆分，编制生产用原材料/配件的采购计划，经批准后下达实施采购计划；4.3品保部、生产部根据需要参与对供方的评价。
5.工作内容及管理要求5.1 对供方控制的总要求a）采购部根据供方按公司的要求提供产品的能力评价和选择供方，确保向本公司提供原材料/配件和外协服务符合规定的采购要求。
b）采购部根据所采购产品对公司产品质量特性的影响程度，将所采购的原材料/配件分为A类产品和B类产品进行控制。
C）品保部负责制定《原材料/配件检验标准》并依据标准实施进货检验。
5.2供方的选择、评价及再评价5.2.1对供方的评价应包括如下内容：a〕供方的经营范围及资质；b〕供方的生产许可证及供货能力；c〕供方的检测能力；d〕供方的信誉状况；e〕产品的外观；f〕产品的性能,包括环保要求及职业健康安全要求；g〕原材料/配件质量证明文件；h〕供方的质量管理体系等。
5.2.2供方的评价和选择a）采购部应选择信誉良好、有生产能力并严格运行质量管理体系的生产厂家或商业企业作为拟选择的供方候选范围，不得将违法经营或有制造或经营假冒伪劣产品等不良行为的企业纳入候选范围,采购初次评估供应商填写《供应商稽核查检表》，豪江仅选择稽核达到要求之供应商。
b）对与公司长期合作且所提供产品的质量、价格、供货能力及服务等均能满足要求的供方，采购部采购员填写《供方评价表》，A、B类产品供方报副总经理批准，可直接作为合格供方使用并纳入《合格供方名录》。
采购控制程序
1.目的明确采购过程的控制措施，以保证所采购的物品符合规定要求。
2.范围适用于本公司所有物品的采购。
3.职责a）采购：负责本公司所有物品的采购；负责建立合格供方评定准则；负责对供方进行初次评定和定期评价；负责建立所有合格供方的档案；b）材料仓：负责制定材料的最低库存量，并确认其现有库存量，根据最低库存量的要求提出采购申请；负责确认各部门提出的使用要求，必要时提出各类材料的采购申请；负责对顾客提供的生产原材料进行验收；负责材料验收或抽检后的入库或退货的确认和处理；c）五金仓：负责制定设备零部件的最低库存量，并确认其现有库存量，根据最低库存量的要求提出采购申请；负责确认各部门提出的使用要求，必要时提出设备零部件的采购申请；负责设备零部件验收后的入库或退货的确认和处理；d）技术部：负责量具的申购，提供量具图纸并对采购后的量具进行验收；负责提供工装夹具的设计图纸，并对采购后的工装夹具进行验收；e）品质部：负责制定生产原材料的验收方法、验收标准；负责对采购的生产原材料进行检验；f）设备部：负责设备整机的申购，提供设备的技术要求并对采购后的设备和设备零部件进行验收；g）总务部：负责办公用品的申购；h）财务部：负责采购后物品入库或退货后票据的复核，以及后续的财务、会计业务处理；i）总经理：负责采购申请的审核、批准和审批的授权。
4.程序4.1 合格供方的评定4.1.1采购人员应广泛搜集与本公司产品所需物品相关的供方资料，为选择合格供方进行必要的信息储备。
4.1.2根据对采购物品的要求，采购人员应确定评价供方的准则，并对潜在供方进行必要的调查，调查方式包括：a）对供应商进行考察、访问；b）对供应商进行电话或问卷调查；c）要求供应商提供样品；d）取得供应商的有关资料，如营业执照、许可证或合格证等；e）要求供应商提供产品的检验报告等。
4.1.3根据调查的结果，对照评价的准则，对供方进行评定，评定的结果由总经理确认。
4.1.4经评定合格的供方，由采购人员登记在《合格供方一览表》4.2 采购4.2.1采购人员进行批量采购时，必须从经批准的合格供应商名单中选择供应商，对零星采购或合格供应商处无货供应时，可临时到其他供应商处采购，但只能先作少量采购，经评价合格后方可批量采购，采购过程按《购买支付流程》执行。
采购控制工作程序
采购控制工作程序采购控制是指通过制定一系列的工作程序和规范，对采购过程中的预算控制、供应商选择、合同签订、物流管理等环节进行有效监控，确保采购活动的顺利进行以及最大限度地节约成本和资源。
下面是一个2000字左右的采购控制工作程序的范例：采购控制工作程序一、工作目标1. 实现采购活动的规范化和标准化，确保采购在质量、价格、交货期等方面满足企业的需求。
2. 控制采购预算，最大限度地节约成本和资源。
3. 确保供应商的选择和合同签订符合企业的采购政策和法律法规的要求。
4. 管控采购物流，确保采购物资的及时到达和准确计量。
二、工作流程1. 需求分析在采购前，通过与相关部门沟通，了解采购需求的具体细节和要求，并进行需求分析。
主要包括确定采购物资的种类、数量、质量要求以及交货期限等。
2. 供应商选择根据需求分析的结果，制定供应商选择的标准和程序。
首先，收集供应商的相关信息，包括企业资质、信誉度、价格水平、交货期等。
然后，对供应商进行评估和筛选，选出合适的供应商。
最后，与供应商进行洽谈，明确合作的条件和要求。
3. 出具采购计划根据需求分析和供应商选择的结果，制定采购计划。
采购计划包括采购物资的种类、数量、预算、供应商等信息。
通过采购计划的制定，可以实现对采购预算的控制和对采购活动的统一安排。
4. 编制采购合同根据采购计划和供应商的要求，编制采购合同。
采购合同要包括采购物资的详细规格和数量、价格、交货期限、结算方式等内容。
在签订采购合同之前，应对合同条款进行仔细审查，确保合同的合法性和公平性。
5. 采购执行根据采购计划和采购合同，启动采购执行阶段。
主要包括与供应商的订单确认、物资的验收和付款等环节。
在订单确认时，应与供应商核实物资的具体要求和交货时间。
在物资验收时，应根据合同约定的标准进行检验和测试，确保物资的质量和数量符合要求。
在付款时，应按照合同约定的方式和时间进行结算。
6. 物流管理在采购执行过程中，要加强对物流环节的管理。
控制采购流程
控制采购流程采购流程是指组织或企业在采购物品、设备和服务时所需经过的一系列环节和程序。
合理有效地控制采购流程对于企业的运营和发展至关重要。
本文将探讨如何对采购流程进行控制以提升采购效率和降低采购成本。
一、采购需求确认阶段采购需求确认阶段是指企业内部确定采购需求、明确采购目标的过程。
在这个阶段，企业应确保采购需求的真实性和合理性。
为了控制采购流程，企业应采取以下措施：1.明确采购目标：明确所需采购物品、设备或服务的基本特征和要求，以及采购的数量和预算限制等。
2.制定采购计划：制定详细的采购计划，包括具体的采购时间、采购渠道和采购方式等。
3.审查采购需求：对采购需求进行审查，确保其真实性和合理性，并与相关部门进行充分沟通和协调。
二、供应商选择与评估阶段供应商选择与评估阶段是指企业根据采购需求，对供应商进行筛选、评估和选择的过程。
为了控制采购流程，企业应采取以下措施：1.制定供应商选择标准：明确供应商的要求和标准，包括供应商的资质、信誉度、综合实力等。
2.收集供应商信息：积极收集供应商的相关信息，包括供应商的资质证书、经验、业绩等。
3.供应商评估与筛选：根据供应商的信息，对其进行评估和筛选，并制定相应的评估报告和供应商名单。
三、采购合同签订阶段采购合同签订阶段是指企业与供应商就采购物品、设备或服务的具体细节和条件进行协商，并最终签订采购合同的过程。
为了控制采购流程，企业应采取以下措施：1.明确采购合同的内容：明确采购物品、设备或服务的规格、数量、价格、交付方式和支付方式等具体细节和条件。
2.合同审查与谈判：对采购合同进行审查与谈判，确保采购合同的合法性、合规性和公平性。
3.签订采购合同：达成一致后，正式签订采购合同，并对合同内容进行归档和备案。
四、采购执行与监控阶段采购执行与监控阶段是指企业按照采购合同的约定，履行采购义务，并对采购过程进行监控和管理的过程。
为了控制采购流程，企业应采取以下措施：1.采购执行计划：制定详细的采购执行计划，安排物品、设备或服务的采购、交付和验收等环节。
(QP-08)采购控制程序
文件名称采购控制程序页码1/5修订覆历表NO. 更改章节更改日期更改后版本1234567891011121314151617181920文件名称采购控制程序页码2/51.0目的为了规范采购作业，对供应商进行评估和选择，确保以最适宜的品质、单价、时间、数量提供生产所需之物料，以保证所采购的物资符合规定的采购要求。
2.0适用范围本程序适用于公司所需之原材料、机器、仪器、模具、治具及非生产用物品（消耗品、办公用品）的采购作业及供方的选择、评价和控制。
3.0职责3.1.采购：3.1.1.负责供应商的开发,询价议价等工作。
3.1.2.负责生产物料、辅助物料及机器设备(含仪器)的采购。
3.1.3.与其它单位一起作供应商评估。
3.1.4.负责向供应商跟催原物料的采购进度。
3.1.5.采购单变更协调处理。
3.2.品管3.2.1.负责所有来料的质量验收和供应商送样的确认。
3.2.2.协助采购作供应商评估。
3.2.3.负责进料异常的联络处理。
3.3.仓库3.3.1.负责来料点收及存贮管理。
3.3.2.协助采购处理不良品作业。
3.3.3.配合采购跟催原物料的进度。
3.4.工程部3.4.1.协助品管对物料的特性制定检验方案，对来料品质异常做工程评估。
3.4.2.负责仪器,机器等大型设备的请购工作。
4.0定义无5.0工作程序5.1.供应商分类：采购课按照采购物料对本公司产品实现和最终产品的影响，将本公司采购的物料分为A、B、C、D四类，提供这四类物料的供应商则相应为A、B、C、D类供应商5.1.1.A类：指直接影响本公司产品最终质量和性能的物料（订单原物料）。
文件名称采购控制程序页码3/55.1.2.B类：对产品质量的辅助功能有一定影响，对最终产品质量无直接影响的物料（订单辅料），如包装材料。
5.1.3.C类：因生产出货紧急，而找的临时性供应商；5.1.4.D类：检测仪器、设备等，具体按《监视和测量设备》、《设施设备控制程序》作业。
采购控制程序
4.2对供方的开发导入、调查评价The development of the supplier, import, investigation, assessment
4.2.1对新供应商开发导入首次调查评价，必须确保样件得到批准，试产结论合格的前提下进行调查、评价。总分为100分，调查评价项目如下：
For the first survey and evaluation of new supplier development, it is necessary to ensure that the sample is approved and the survey and evaluation are conducted on the premise that the trial production is qualified. The total score is 100 points, and the survey evaluation items are as follows:
4.1.3 B类：不直接影响产品质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的采购产品，如电线、电缆、硅钢片、有色金属；模压壳体；按钮配件；弹簧；印刷电路板、电阻、电容、二极管、三极管、发光器件等电子元器件；
Class B: not directly affect the quality of the product or even a slight impact, but can take measures to correct the procurement of products such as wires, cables, silicon steel, non-ferrous metals; moldedshell; button accessories; spring; printed circuit boards, Capacitors, diodes, transistors, light-emitting devices and other electronic components;
采购控制程序
采购控制程序采购控制程序，是指企业为规范内部采购流程和管控采购风险而采取的一系列措施。
采购控制程序的实施可以有效保障采购品质、降低采购成本，避免采购风险。
以下是基于企业采购实践的采购控制程序。
1、采购需求确认采购流程起点是采购需求的提出。
企业采购的部门或人员，需要将采购需求落实到明确的采购清单上，并确认采购品种、数量、质量、交货时间等细节。
2、询价与招标根据采购需求清单，采购人员会进行询价和招标。
询价是指通过电话、邮件、短信等方式，向多个供应商咨询商品价格和供货能力，然后进行筛选和比较。
招标是指将商品需要公开招标，进行竞价比较后选择中标供应商。
3、供应商评价供应商评价是为了保障采购的品质。
企业在采购时，需要选择合适的供应商。
评价供应商时，需要考虑供应商的信誉、质量、价格、交货时间等方面。
4、合同签署采购流程中，合同是一份非常重要的文书，它明确双方权益和责任。
合同签订需要确认内容完整、清晰、具备约束力。
5、采购物品验收采购物品的验收，是确保产品达到企业要求的质量水平的重要一环。
通过检查物品的数量和品质，保障采购物品的准确性和合规性，减少因采购物品质量问题带来的风险。
验收时需要有相关人员代表企业进行，避免出现不合格商品的情况。
6、供应商绩效考核对采购后的供应商进行绩效考核，根据战略目标及采购计划执行情况、采购合同履行情况、采购成本控制情况等维度开展考核，并制定相应的应对策略，建立优秀供应商内部管理制度。
7、采购数据分析采购过程中会不断导入ERP系统的采购订单、发票、入库单、库存余量等数据，并进行清除和加工。
通过数据分析，评估采购执行情况、供应商绩效和市场趋势等信息。
8、充分利用采购技术和信息系统运用采购技术和信息系统，可以大大提高采购效率和品质。
技术和信息系统的应用包括自动化、电子化采购平台、电子化签署合同等工作，商业智能(BI)分析等科技手段也能为采购流程执行带来更高效的支持。
总之，采购控制程序的实施将直接影响企业的采购效率和采购品质，为企业管理注入了现代化元素。
采购控制程序
采购控制程序1、目的：1.1严格控制采购材料的质量，确保采购的材料满足规定的要求。
1.2加强公司外协零部件的质量控制。
2、适用范围：适用于公司所有采购与产品有关材料的控制。
3、职责：3.1物料部是本程序的主责部门，负责采购文件的编制和实施，负责原料样品采购及批量原材料采购，组织有关部门对供方进行评价并监控。
3.2各部门负责向物料部提出书面采购申请计划。
3.3质量部负责采购或外协零部件的检验.负责依进料检验标准进行原材料的进料检验与判定,以及协助物料部对供方进行评审。
3.4研发部对所购物品的性能进行检验并协助物料部对供方进行评定。
3.5制造工程部负责采购或外协工艺装备的验收.建立工程标准,并将具体要求体现在工程标准上以便对供方进行相应要求与控制.协助物料部对供方进行评审。
3.6管理者代表负责合格供方名单和采购计划的审核。
4、工作程序：4.2内容4.2.1非生产性材料请购4.2.1.1办公用品实行计划采购（归管理部负责），即由各部门每月底统一提出下月的材料、物资计划用量，由管理部统一汇总交管理者代表审核，总经理审批，集中采购。
4.2.1.2生产辅料采购，需求部门提交[采购申请单]，注明是否有RoHS 要求。
经申请部门主管审批，由物料部主管审核，管理者代表批准后进行采购。
4.2.1.3各部门在提交采购申请时应明确规定要采购物品的规格型号、质量、技术要求。
如有特殊要求或非标物品应提供正确的产品图纸、规范标准或有关资料，明确技术和质量要求。
对于不完善的[采购申请单]，采购员有权要求申请人提供完整。
4.2.2生产用原材料请购4.2.2.1物料部根据研发部提供的材料要求和订单任务编制[物料需求计划]，注明是否有RoHS要求。
需经物料部主管审批，管理者代表批准。
4.2.2.2外协加工物料由制造工程部提供加工要求，经管理者代表或总经理批准后由物料部找合格外包商外发。
4.2.2.3物料部编制采购合同，经管理者代表批准后发放给相关供方，以保证供方能够100%按时按要求交货。
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文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0 1、目的对酒店物资和服务供方采购全过程及进货产品的符合性进行有效控制，确保所购物资和服务供方满足要求。
2、适用范围2.1 本程序适用于对饭店各类物资、外包服务采购全过程的控制。
2.2 对应标准条款：GB/T19001-2008-7.4。
3、职责3.1财务部负责本程序的编制、修订并实施归口管理。
3.2 财务总监负责《采购申请单》、《月采购计划》审批。
3.3 财务部下属采购部。
3.3.1采购部经理a) 负责对各部门提交的《采购申请单》进行审核、确认、汇总，并报财务总监、总经理批准。
b) 负责服务供方的调查、评价和承包方的管理；3.3.2 采购员负责按照《采购申请单》的要求，选择有供应能力的供应商；3.4 财务部下属成本部：收货员、仓库管理员及各部门相关人员负责所购物资的验收、入库。
4、工作程序4.1采购分类4.1.1采购物资分类：酒店应对拟购物资按其在产品服务提供中的重要程度，分为两类：文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0a) 重要物资：指食品原材料(包括食品用原材料水产品、肉类产品、辅料等)、酒水、香烟、一次性客用品、工程物资等；b) 一般物资：指办公用品、餐饮日常用具用品等；4.1.2 酒店的采购文件可包括：《采购申请单》、《申购单（餐饮专用）》、《合格供方名录》、《供方评价表》、《收货记录》、《月采购计划》等。
4.2 对供应商能力进行评价选择4.2.1 供应商的选定条件a) 具有提供所需物资必备的资源、资格；b) 具有持续稳定的合格产品供应渠道；c) 具有良好的商业信誉，能保证及时供货，有良好的服务态度，并能配合酒店做出相应改进；d) 质量稳定，与其它同类产品的质量相比，质量较优；e) 价格要求与其它同类同等质量的产品相比较低；f) 具有环保意识，能提供符合环保要求的产品。
4.2.2采购部负责填写《供应商评价报告》，选出合格供应商，建立《合格供方名录》4.3 有关环境因素控制标准4.3.1厨房用水果蔬菜等原材料要求低污染、低残留，尽量采用绿色食品；4.3.2 餐具清洁剂要求低氯、无毒、符合卫生防疫要求；4.3.3 客房洗涤剂要求无磷、低氯、低毒。
4.4 合格供方的动态管理文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0 4.4.1对供方质量情况应实施动态管理，当出现供货产品不合格时，采购部应及时与供方沟通，进行退、换处理；4.4.2 当供货方连续发生三次以上不合格时，应注销其《合格供方名录》资格。
4.4.3财务部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方评定表》。
4.5 采购实施4.5.1 采购计划4.5.1.1采购计划的制定a) 各部门应根据本月物资的实际使用情况及下月经营情况的预测，编制下月采购计划；b) 各部门在填报月份采购计划时，应满足以下要求：---- 产品的名称、数量、规格或型号以及产品的质量要求；---- 前期已购买过的产品需再购置时，按出库单上的名称、规格或型号填写；---- 第一次购置时，须在采购计划中注明物资使用的要求或价格范围。
4.5.1.2 采购计划的报送、审批和反馈a) 各部门应于每月20日前将下月部门采购计划按要求填写清楚，以电子版的形式发送至采购部；b) 采购部根据库存情况，核实物资的可采购量；c) 采购员收到电子版的月份采购计划后，及时进行物资询价、报价，对没有注明品牌、规格或型号的产品，根据所了解信息或询价的结果进行填报；d) 采购员将填好价格的采购计划电子版发送到各申请部门，申请部门收到文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0 后及时逐项核对，如有异议及时与采购员沟通，待确认后立即发回采购部；e) 采购员将采购计划整理好后，请各申购部门负责人签字(确认品牌、规格或型号、价格)，经采购部审核，报财务总监、总经理批准。
f) 每月各部门申购月计划以内的物资，需经申购部门经理、财务总监批准即可交由采购办理；j) 每月各部门申购除上述月计划以外的物资，需经申购部门负责人、财务总监、总经理批准；4.5.1.3物资采购的实施a) 采购经理接到审批后的月采购计划，根据物资的种类合理安排采购员外出采购，尽量减少外出采购次数，并避免重复采购现象；b) 采购员须坚持比质量、比价格、比供货时间的“三比”原则，实施采购；c) 采购物资应尽可能地按使用部门的时间要求及时购回，如不能按时购回，及时与使用部门沟通；d) 对采购量大的商品或价值较高的商品须遵循公正、合理的采购原则，实行定期公开招标。
4.5.2 零星(临时)采购4.5.2.1部门临时性的《采购申请单》首先请部门负责人审批后送到采购部再次进行核对是否有库存；4.5.2.2采购员接到《采购申请单》后，应及时对所需采购的物资进行询价，填写《采购申请单》并通知申请部门，上报财务总监；4.5.2.3财务总监根据酒店资金使用情况审核、批复，并报请总经理批准；文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0 4.5.2.4零星(临时)采购的实施，同4.5.1.3程序中的“物资采购实施”。
4.5.3紧急采购酒店突然情况下发生的物品（配件）损坏或物资短缺需要立即购买的，称为紧急采购，如：因零配件损坏造成的突然停电、水、跑水等特殊情况。
4.5.3.1 申购部门可直接请部门总监在采购申购单上签批或由总经理口头批准；4.5.3.2 采购员可不按询价程序先行购买；4.5.3.3 如口头批复，使用部门事后须按程序补办采购手续。
4.5.4 餐饮物资（指食品原材料）的采购4.5.4.1餐饮直购物资的采购a) 由于直购的食品酒水原材料的价格季节性较强，一般每半月核定一次(价格浮动大时每10天定价一次)，定价时由成本部、采购部、餐饮部和供应商四方共同确定。
食品价格一经确定，供求双方要严格遵守定价合同，不得随意调整食品单价；b) 个别物资在特殊情况下，核定价格与市场价格差距较大需调整价格时，必须由采购经理、餐饮部经理和供应商共同协商并以书面形式报给成本部；c) 直购食品价格确定后，成本控制主管应将经财务总监批准的《食品酒水原材料市场询价定价表》发送给供应商、收货员、餐饮部各一份；d) 直购食品应由餐饮部各厨房根据经营情况填制的餐饮部《申购单》经餐饮总监或厨师长签字确认后，发送至采购部；e) 采购部接收到餐饮《申购单》后，应按要求及时向供应商订货，签字后将《申购单》发送至收货员处；文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0f) 收货员应会同餐饮部、库管员、供货商按《申购单》的要求进行验货、收货，收货时要对规定食品收缴动物产品检验检疫证明，并于当日收货结束后及时传至采购部，采购员复核无误后填写《动物产品检疫证明登记记录表》；g) 收货员、库管员、餐饮部验收时，若发现供应商所送食品酒水原材料与《申购单》中的品名、规格、数量、价格、质量不符的，应及时通知采购部，采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货及相关手续。
4.5.4.2餐饮入库物资的采购A )采购部、成本部与餐饮部已制定最佳库存量的物资，由成本部根据最佳库存量与实际库存量确定采购数量，并填写《采购申请单》；b) 未制定最佳库存量的物资，由使用部门填写采购申请单；c) 采购员根据《采购申请单》上的要求采购、输机，在电脑系统中制作采购单，转换为订货单并下达至库存系统，库房管理员按电脑单据验收并办理入库手续；d) 物资验收完毕，《收货记录》第一联交成本部核算应付帐款，第二联收货员存根，第三联使用部门存根，第四联供应商存根。
4.5.5 换货、退货4.5.5.1已出库物品换货a) 若换货周期在两天以内(含两天)，采购员需同各部门的退货人员协调是否可以接受，如果可以，则无需办理退库手续，只需把物资放在采购部即可，待供应商换回时由采购员负责通知使用部门领取；b) 如果退货人员不能够接受，则需办理退货手续，由采购员及时通知成本文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0 部，同时请各部门退货人员持仓库领货单存根、退货物品到仓库办理退货手续；c) 若退货周期在两天以上，则需立即办理退货手续，见4.5.5.2。
4.5.5.2采购部的退货a) 酒店所有部门的物品退货均须到成本部办理退货事宜；b) 物资退货时，使用部门退货人员需凭《仓库领货单》及退货物品(大件商品例外)到采购部办理，并向采购员说明退货原因；c) 采购员在接到部门退货物资时，应立即与供应商(或购货处)联系，说明退货原因并同供应商(或购货处)核实退货周期等具体事宜，最终确定是否可办理退货手续；d) 凡是退货的物资，使用部门不需填写《采购申请单》或《申购单》，采购员将根据再订货日期为使用部门办理采购事宜。
4.5.5.3成本部退货a) 成本部接到《仓库领货单（红字冲减）》后，在电脑库存系统中进行退库处理，并打印退库单据，请退货人员、相关库房管理员签字认可；b) 成本部应将退库单据及退货物品交库房管理员进行保管，待供应商提取物品时签字确认，并将退货物品交给供应商；c) 库房管理员应将物品《仓库领货单（红字冲减）》，根据退库单据上的退货日期汇总到当日，然后统一上交会计部。
4.5.6商品询价报价4.5.6.1询报价准备商品采购前要进行询价、报价，采购员在询价前首先须将商品的名称、规文件名称：采购控制程序文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 修订状态：A/0 格或型号、品牌和质量要求准确无误地报给供应商或将样品提供给供应商，使报价能够相对准确。
4.5.6.2 询价报价采购员询价时要遵循同一种商品向三家以上的供应商同时询价的原则，将合理的报价经财务总监、总经理批准后，再提供给使用部门。
4.5.6.3 其他情况需订做、先行设计或商品短缺暂时无法报价的采购商品，使用部门可先按预算向采购部申报采购计划，待商品价格确定后再汇报给财务总监、总经理并请示是否采购。
4.5.7样品(样本)管理4.5.7.1新购物资样品a) 采购员、使用部门同供应商联系洽谈，根据质量、样式等要求制出样品；b) 经双方经理同意按样品规格进行采购，样品交库房管理员处留存，待收货时按样品规格进行验收。
4.5.7.2 印刷品样品a) 由使用部门提出申请，同时提供经使用部门审核的印刷品样本；b) 若不能提供样本且需先设计制作样本，由使用部门签字确认后由采购员按样品采购。