公司全面管理系统采购申请流程说明
采购管理系统操作手册操作手册
采购管理系统操作手册文档控制文档更新记录目录1.整体流程图21。
1。
采购管理流程图22.功能23。
公共部分说明24。
采购管理44.1单位信息维护44。
2产地信息维护54。
3核算码信息维护64。
4制造商信息维护64。
5供应商类别维护74。
6供应商信息维护84。
7物资类别维护94。
8物资信息维护104。
9审批流程模板维护124。
10审批流程模板核准134。
11采购申请单维护144。
12采购申请单审批154。
13采购订单维护184。
14采购订单审批194.15采购物资到货信息194.16采购订单转入库201.整体流程图1.1.采购管理流程图2.功能采购管理:创建采购物资审批流程模板，模板审核通过后，可维护采购申请单，审批通过后，形成采购订单,订单经过审核通过后，可对物资做到货和转入库操作.3.公共部分说明公共说明：●本系统使用浏览器主要针对浏览器为IE8、IE9.●“邮件管理”、“文件管理”、“任务管理"三个模块选择的用户为“用户管理”中的用户信息，其他模块均为“组织人员分配"中的用户信息。
●查询时文本查询条件支持模糊查询.●必填项：在追加、修改页面中必填项，控件左上方用“”进行标注。
●失效：对失效的数据只能进行查看，不能进行其它操作。
●分页：分页在页面最下方进行显示,如下图：合计：显示检索数据的总共记录数、总共页数,每页总记录数，当前位于的页数.首页：点击，页面显示第一页信息.尾页：点击，页面显示最后一页信息.上一页：点击,页面显示当前页面的上一页信息。
下一页：点击，页面显示当前页面的下一页信息.跳转:在中输入要跳转页面的数字，点击按钮,页面跳转到输入数字的页面,同时在中输入的数字清空。
输入的数字为0或为空或数字大于尾页，页面不进行跳转。
按钮说明:4.采购管理1.1单位信息维护程序名称：单位信息维护功能概要：维护物资的单位信息关联程序:物资信息维护操作说明:●打开程序：点击左侧树状列表的“单位信息维护”,如下图。
采购业务流程介绍
目录采购管理 (2)1.1 采购标准业务流程 (2)1.2 采购暂估业务流程 (17)1.3 采购退货业务流程 (28)采购管理采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。
1.1 采购标准业务流程采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。
采购业务基本流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：采购申请单进入路径界面（2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：采购申请单编辑界面（3）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息，1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据，如图所示：采购合同编辑界面（4）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示：采购合同下推订单界面（5）调出采购订单编辑界面，合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】。
如图所示：采购订单编辑界面提示录入采购订单有三种方式，一种是下推关联方式，如上例所示；第二种是上拉关联方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头的“选单类型”处选择“合同（应付）”，再在“选单号”处按【F7】调出合同界面，将对应的合同选中双击，此时合同信息将回填采购订单相关字段，此方式实质上与第一种是同一种方式，只是操作方法不同；第三种是手工新增方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入所有信息。
采购管理制度及采购流程
采购管理制度及采购流程一、目的：保障公司采购系统更趋完善，也为公司各部门提供清晰的采购规则、责任、标准、指引及流程。
通过体系及各部门的配合，本制度流程将有效地指引各部门根据标准进行工作，确保体现公司品牌形象、保证产品品质以及维护顾客的核心需求，不断提升公司竞争力。
二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同签订—付款申请—交货验收—质检—入库。
（三）采购流程图如下（分预付款和后付款）：四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：由需求部门填写，按照公司规定的申请单格式清楚的填写采购申请单各项数据（重点要素见细则要求），填写后提交OA系统由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，同意后提交上一级主管领导同意后，通知采购部进行采购采购部收到批准通过的采购申请单，要对请购单的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：•请购的部门；•请购物品所属项目；•请购的用途；•请购的物品名；•请购的物品数量；•请购的物品规格；•请购物品的样品、图纸或技术资料等；•请购物品的需求时间；•请购如有特殊需要请备注；4、请购单及其提请规定•请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后通知采购部门。
•涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交。
•遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，流程后补。
•如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出备注说明。
采购管理制度及操作流程
采购管理制度及操作流程第一章总则第一条为规范公司的采购活动，保证采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率和物资利用率，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等的采购。
第三条采购工作应遵循以下原则：合法性原则：遵守国家法律法规，确保采购活动的合法性。
经济性原则：以合理的价格采购物资，降低成本。
效率性原则：提高采购效率，缩短采购周期。
质量性原则：确保采购物资的质量，满足公司生产和经营的需要。
第二章组织机构与职责第四条公司设立采购部门，负责日常的采购工作。
第五条采购部门的主要职责包括：制定采购计划和预算。
组织实施市场调研，确定供应商。
审核采购需求，组织实施采购活动。
对采购物资进行验收和质量控制。
维护供应商关系，定期评估供应商的供货能力。
第六条采购部门应设立以下岗位：采购经理：负责采购部门的全面工作。
采购专员：负责具体的采购业务执行。
质量检验员：负责采购物资的质量检验。
第三章采购计划与预算第七条采购计划应根据公司的生产和经营计划制定，确保采购物资的及时性和合理性。
第八条采购预算应根据市场行情和公司财务状况合理确定，避免超预算采购。
第九条采购计划和预算应经过公司相关部门的审核和批准。
第四章供应商管理第十条供应商的选择应通过公开招标、询价、竞争性谈判等方式进行。
第十一条供应商应具备以下条件：合法经营，具备相应的资质和许可。
具有良好的商业信誉和供货能力。
能够提供符合公司要求的物资。
第十二条采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史和评估结果。
第十三条定期对供应商进行评估，根据评估结果调整供应商名单。
第五章采购流程第十四条采购流程包括以下步骤：需求确认：由需求部门提出采购需求，并填写采购申请表。
需求审核：由采购部门对采购需求进行审核，确保需求的合理性。
市场调研：对市场进行调研，了解物资的价格、质量等信息。
选择供应商：根据市场调研结果，选择合适的供应商。
公司采购流程及管理制度
公司采购流程及管理制度一、公司采购流程1.需求确认阶段：a)内部部门填写需求单，并明确需求物品或服务的规格、数量、质量要求等；b)需求单提交给采购部门进行审批；c)采购部门根据需求单进行初步的需求确认，并与相关部门进行沟通和协调。
2.供应商选择阶段：a)采购部门根据需求确认结果制定供应商筛选标准和评估指标；b)采购部门通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择供应商；c)采购部门对供应商进行评估和比较，选定合适的供应商。
3.合同签订阶段：a)采购部门与选定的供应商进行合同谈判，并达成一致；b)签订正式采购合同，并确保合同内容明确、合法有效。
4.采购执行阶段：a)供应商按合同要求提供采购物品或服务；b)采购部门验收采购物品或服务的质量和数量；c)收到供应商发票后，进行核对和付款。
5.采购记录与分析阶段：a)采购部门将采购过程的相关信息记录，包括采购物品或服务的类型、数量、价格、供应商等；b)对采购数据进行分析，评估供应商绩效和采购成本效益，为以后的采购决策提供参考。
6.问题解决和改进阶段：a)出现采购纠纷或质量问题时，由采购部门负责与供应商进行沟通和解决；b)在采购过程中发现的问题和不足，及时进行反馈和改进。
二、公司采购管理制度1.采购申请和审批：a)内部部门填写采购申请单，包括需求物品或服务的明细、数量、预算等信息；b)采购部门对采购申请进行审批，并评估采购需求的合理性和紧急程度。
2.供应商选择与评估：a)采购部门建立供应商库，并定期对供应商进行评估和筛选；b)根据评估结果，制定供应商采购优先级。
3.合同管理：a)签订采购合同前，进行合同谈判和审查；b)采购合同需明确双方的权利和义务、物品或服务的规格和质量要求、交付时间、价格和付款方式等。
4.采购执行监控：a)采购部门对采购过程进行监控，确保按合同要求进行采购；b)监控供应商的交付时间和质量，及时解决问题和纠纷。
5.采购记录和分析：a)采购部门对采购过程进行记录，在ERP系统或采购管理软件中建立采购档案；b)对采购数据进行分析，评估供应商的绩效和采购成本效益。
采购申请的流程及相关管理指南
采购申请的流程及相关管理指南1. 概述本文档旨在介绍采购申请的流程，以及相关的管理指南。
采购申请是一个重要的流程，用于获取组织所需的物品或服务。
正确的采购申请流程能够确保采购活动的透明度和效率，避免潜在的风险和误解。
2. 采购申请流程以下是一般的采购申请流程，具体步骤可能因组织而异。
2.1 填写采购申请表采购申请的第一步是填写采购申请表。
此表格应包括以下信息：- 申请人姓名及联系方式- 申请日期- 采购物品或服务的详细描述- 采购数量及规格要求- 预期交付日期- 预算估计和计划用途2.2 审批采购申请填写完采购申请表后，需要按照组织的审批流程进行审批。
审批流程可能包括以下环节：- 部门经理审批- 财务部门审批- 高层管理层审批2.3 采购评估和选择供应商一旦采购申请获得了最终的批准，组织需要进行采购评估，并选择合适的供应商。
这个过程可能包括以下步骤：- 制定采购评估标准和指标- 发布招标通知（如果需要）- 收集供应商的报价和相关信息- 对供应商进行评估和筛选- 与最终选择的供应商进行谈判和签订合同2.4 订单确认和采购执行在选择供应商之后，组织需要与供应商确认订单细节，并进行采购执行。
这个过程包括以下步骤：- 确认订单细节，如交付日期和付款方式- 监控供应商的交付进度- 接收和验收交付的物品或服务- 进行付款3. 相关管理指南以下是一些与采购申请相关的管理指南，可以帮助组织更好地管理采购流程：3.1 制定清晰的采购政策和流程组织应该制定清晰的采购政策和流程，并将其传达给所有相关人员。
这有助于确保每个人都遵循相同的步骤和规定，减少混乱和错误。
3.2 建立供应商管理系统建立一个供应商管理系统，可以帮助组织跟踪和评估供应商的表现，并及时识别潜在的问题和风险。
3.3 做好预算和成本控制在采购申请过程中，组织应该合理预算，并在整个采购过程中控制成本。
这包括与供应商协商价格，进行合理的谈判和比较，以及确保采购的物品或服务符合预期的质量和性能标准。
采购管理系统业务处理流程
采购管理系统业务处理流程一、采购管理系统业务处理流程1. 采购申请流程：（1）采购部门根据采购需求及采购人才状况，确定采购的单据、物料等类别，进行采购申请；（2）用户填写采购申请单据；（3）用户点击提交采购申请，采购提交系统检查和处理，生成采购申请流程，审核人选择，采购申请系统自动发送采购申请流程，流程分发给审核人；（4）审核人对采购申请进行审核，审核结果提交到采购系统管理；（5）系统根据审核结果，自动根据审核结果进行下一步操作；（6）采购系统负责人收到审核结果后，对结果进行确认，形成采购申请。
2. 采购计划流程：（1）采购系统根据采购申请，建立采购计划；（2）采购人员根据采购计划，把采购合同、发票等管理起来；（3）采购计划审核，采购人员向审批人提交采购计划；（4）审核人审核采购计划，审核通过后，采购计划即可生效；（5）采购计划生效，采购人员把采购合同、发票等细节报送采购系统管理；（6）采购系统管理收到采购合同、发票等细节后，对采购计划进行结算，完成采购计划流程。
3. 采购执行流程：（1）采购系统收到采购计划后，负责采购执行；（2）采购人员根据采购计划，进行采购采购活动，包括采购合同、采购发票等；（3）采购执行结束后，采购人员把采购合同、发票等细节报送采购系统管理；（4）采购系统管理根据采购合同、发票等细节，对采购执行进行审核；（5）采购系统管理根据审核结果，对采购执行进行结算，完成采购执行流程。
4. 采购结算流程：（1）采购系统管理根据采购执行结果，制定采购结算单；（2）采购系统管理将采购结算单提交给供应商；（3）供应商核实采购结算单，按照采购结算单结算采购货款；（4）采购人员收到供应商结算货款后，把收费单提交采购系统管理；（5）采购系统管理收到采购收费单后，对采购结算单进行审核；（6）采购系统管理根据审核结果，对采购结算单进行结算，完成采购结算流程。
公司请购流程
公司请购流程一、申请阶段。
1. 填写请购单。
员工在需要购买公司物品或服务时，首先需要填写请购单。
请购单需要包括物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息，并由申请人签字确认。
2. 部门主管审批。
填写完请购单后，申请人需要将请购单提交给所在部门的主管进行审批。
主管需要根据公司的采购政策和预算情况进行审批，确保申请合理并符合公司规定。
3. 采购部门审核。
经过部门主管审批后，请购单将被送至采购部门进行审核。
采购部门将对请购单中的物品或服务进行评估，确认是否符合公司的采购标准和供应商合作情况。
二、采购阶段。
1. 供应商选择。
采购部门根据请购单中的物品或服务需求，开始寻找合适的供应商。
他们将根据供应商的信誉、价格、交货时间等因素进行评估，选择最合适的供应商。
2. 报价比较。
采购部门将从多个供应商那里获取报价，并进行比较。
他们将根据报价、质量、服务等因素进行综合评估，选择最有利于公司的供应商。
3. 签订合同。
经过报价比较后，采购部门将与选定的供应商进行谈判，确定合同细则并签订合同。
合同中将包括物品或服务的具体规格、数量、价格、交货时间、付款方式等内容。
三、采购执行阶段。
1. 采购订单下达。
采购部门将根据签订的合同，向供应商下达采购订单。
采购订单中将包括物品或服务的具体信息，以及交货时间等要求。
2. 物品或服务交付。
供应商根据采购订单要求，按时交付物品或提供服务。
采购部门将对交付的物品或服务进行验收，确保符合合同要求。
3. 财务付款。
经过验收合格后，采购部门将通知财务部门进行付款。
财务部门将根据合同约定的付款方式，及时将款项支付给供应商。
四、归档阶段。
1. 请购单归档。
完成采购流程后，采购部门将请购单及相关合同、采购订单等文件进行归档。
归档文件将被保存并备查，以备将来审计或查询。
2. 采购流程总结。
采购部门将对本次采购流程进行总结，包括供应商的表现、采购过程中的问题及解决方案等。
总结报告将被提交给公司管理层，为未来的采购工作提供参考。
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金晖兆丰水泥分公司全面管理系统采购申请流程说明
流程概述
系统中采购申请流程分为两个阶段：
部门采购申请：各部门提交物资采购申请并由相关人员审批。
采购计划单：相关负责人汇总各部门所提交的申请并提交领导审批最终提交到公司供应部。
每个阶段根据采购物资类型是生产性和非生产性，分别选择不同的审批流程。
各个审批流程下边分别进行详述。
流程说明
(一).部门生产采购申请
【发起人】进入《协同办公OA系统》的【业务办理】功能模块，选择【业务申请】功能。
打开流程选择页面。
在【业务申请】页面中点击【部门生产采购申请】打开申请页面。
此表单的大部分基本信息已经自动提取。
其中计划类型、物资类型、年度-月度、描述信息可自行修改。
点击<保存>按钮进行基本信息的保存，此时采购物品列表<添加采购物品>和<删除采购物品> 按钮呈现为可用状态
点击<添加采购物品>按钮打开【请购物品详细】窗口进行请购物品的添加。
输入物资名称、型号、计划数量、单位、建议厂家、期望交货期之后，点击<保存>按钮进行请购明细的保存，采购物品列表中就增加一条记录，依照此方法可以添加多条明细记录。
点击<查看>按钮可以对该记录进行修改，点选记录前的<复选框>并点击<删除采购物品>按钮可以删除相应的采购明细。
待完成申购表单填写之后，可以点击<提交>按钮将申请提交给下一审批人。
如果需要删除此申请，此时可点击<取消>按钮取消此业务，此申请将被取消，填写的表单信息将被删除。
如果点击<提交>按钮会弹出提示是否要批转到下一阶段。
如果选‘是’则将弹出【工作批转操作】对话框以供选择想要批转到的下一阶段审批人。
如图，下一阶段为【部门领导审批】。
选择本部门领导点击<确认>按钮。
会提示操作成功，关闭提示框则此申请会流转到下一审批阶段。
（此后申请人将不可修改已提交的内容）。
本例假设提交给卢盛明。
则卢盛明如果登录系统则会受到相关提醒信息。
他可以点击提示信息文字打开审批处理页面，亦可进入【协同办公OA系统】打开【业务办理】功能点击相应申请事务信息进行审批办理。
打开该申请审批处理页面，对【申请人】填写的申请内容进行查阅审核。
如果有不合理之处，则可点击<拒签>按钮并填写原因，点击<提交>按钮将此申请打回上一个阶段。
上一阶段操作人收到相应消息提示后根据【审批人】反馈的信息进行申购内容的相应调整并再次提交。
如果内容通过当前【审批人】审核，则【审批人】点击<签收>按钮进行【签收操作】，此时表单的相应输入框和按钮变为可用状态，【审批人】在相应的签字档内(黄底)进行签字确认。
并点击表单中的<保存>按钮进行整个审批信息的保存。
再点击<批转>按钮将审批流程批转到下一阶段。
整个审批流程即是重复进行以上过程直至进行到最后的审批阶段。
直到流程批转到最后一个【审批人】。
此【审批人】将此申请批转到【结束】，整个流程则最终完成，代表此采购申请得到最终同意，系统会向【申请者】发送消息提示申请已通过。
提示：在整个流程批转过程中，【流程参与者】可以点击右上角的按钮进行相关信息的查询和操作，<业务附件>：申请人可以上传与此申请有关的附件，之后的审批人均可下载查看；<流转信息>：【流程参与者】可以查看此流程的批转信息；<发送消息>可以向相关人员发送与审批有关的消息。
(二).部门非生产采购申请
具体操作流程与【部门生产采购流程】类似，区别仅为具体审批阶段不同，故不再赘述。
其中【汇总核库】阶段为综合部仓库库管。
(三).生产采购计划单
此流程为机电主管汇总各生产部门提交并已通过审批的生产性采购申请，并提交相关领导审批，最后提交公司供应部。
【发起人】进入《协同办公OA系统》的【业务办理】功能模块，选择【业务申请】功能。
打开流程选择页面。
在【业务申请】页面中点击【生产采购计划单】打开申请页面。
系统会自动生成计划单编号，自动提取相关信息，【申请者】可自行修改计划类型、物资类型等信息。
点击<保存>按钮保存【生产采购计划单】基本信息。
此时采购物品列表<添加采购物品>和<删除采购物品> 按钮呈现为可用状态。
【发起人】点选<从部门采购申请中导入>按钮可以将各部门提交并通过审批的【部门生产采购申请】导入到此采购计划单明细中以进行汇总，点击<添加采购物品>按钮可以自行添加，
点选【采购物品列表】前的复选框并点击<删除采购物品>按钮可以删除所选物品。
在弹出【导入部门采购申请到计划单】窗口中可以查看到各部门提交并已经通过审批的采购申请，点击采购描述可以查看该采购具体信息，选择复选框并点击<导入所选>按钮可以将所选择的采购申请明细信息导入到当前【生产采购计划单】中。
已经导入过的【部门采购申请】将被标记为【已导入】状态。
提交>按钮
下一审批阶段为【汇总核库】，点击<确定>按钮将本【生产采购计划单】提交到生产库管。
生产库管打开【业务办理】，打开机电主管提交的【生产采购计划单】，进行签收，点击具体采购明细信息，分别填写实际库存、安全库存，并根据计划采购数量自动计算出实购量并保存。
待所有明细的上述数据都填写完毕，确认无误后，进行签名、保存、提交流转到下一阶段。
生产副总接到消息提示，到【业务办理】打开需要审批的【生产采购计划单】对采购信息进行审核，如通过审核则签收并提交给下一审批人机电副总，否则点击<拒签>按钮打回上一阶段，上一阶段审批人重新调整内容并重新提交，直至通过审批。
机电副总、常务副总、继续进行上述审核流程，最后审批流程流转到总经理。
总经理打开【业务办理】，打开流转过来的【生产采购计划单】申请，进行签收，点击具体采购明细信息，填写最终审批数量并保存。
待所有明细的上述数据都填写完毕，确认无误后，进行签名、保存、提交流转到下一阶段公司供应部。
公司供应部相关负责人打开【业务办理】，打开流转过来的【生产采购计划单】申请，进行签收，点击具体采购明细信息，填写单价、金额、计划到货期、备注信息并保存。
待将所有明细的上述数据都填写完毕，确认无误后，进行签名、保存、提交流转到结束，至此整个【生产采购计划单】审批流程结束，此申请通过审批并同时上报公司供应部，可以进入采购流程。
(四).非生产采购计划单
此流程为【综合部库管】汇总各部门提交并通过审批的非生产性采购申请，提交相关领导审批最终提交公司供应部。
此流程的批转使用方法同【生产采购计划单】审批过程相同，区别主要在于，审批节点的差异和【汇总核库】办理人不同，其最终审批结果也是提交到公司供应部进入采购流程。