凭证规范

凭证规范【2013年10月】

按照中城卫公司改制要求,特制定中城卫公司财务凭证规范的要求,下列要求从2013年10月1日开始严格执行（自查2013年1月1日至9月30日不符的要修正）：

（一）取得原始凭证的规范要求

1、原始凭证的名称（抬头）；

2、原始凭证的日期（开票日期）；

3、接受原始凭证单位的名称；

4、经济业务事项的内容（项目内容、计算方式、时间截点）；

5、经济业务内容事项完整,包括数量、单位、金额。

6、填制单位的签名、盖章（财务专用章、发票专用章等）、税号、开户行信息、地址、电话等信息；

（二）原始凭证的报销规范要求

1、原始凭证填制的基本要素：真实、内容齐全（包括摘要上具体事项,时间,人员、金额、单据张数）。

2、大写金额和小写金额必须一致。

3、报销凭证必须有报销人签名、部门主管审批、财务主管审核、公司领导批准。

4、报销单所记载的事项内容要完整、不得涂改,若记载的内容有错误,应由经办人重新填制。报销单上的内容必须要和报销原始单据内容保持一致,严禁报销单上内容与原始单据内容不一致。

5、取得发票应与公司营业执照或税务登记证上的名称一致（即,发票抬头必须填写公司全称,不得采用简称）,杜绝收取个人名义或非公司名义的发票。

6、全国已基本实行机打发票。取得的发票一定要验明真伪,杜绝假发票入账。

7、按照权责发生制,收入和成本费用按照项目点配比,所有收入开票结算单必须列明项目案号、名称。如果费用发生要列支配比几个案号的,经办人应该在费用报销单上分割清楚,例如油费几个项目点的在一张报销费用单上的,一定要经办人分割清楚。

8、公司长期合作的供应商,应当签署有效合同或者合约,合同复印件作为财务部备查资料进行保存。比如采购大额办公用品、保安服装装备、网络推广费等必须签署合同或者合约。当经办人员来提请支付的时候,财务要以合同复印件为依据进行审核。财务部门对报备的合同要进行电子汇总、归档,便于以后查阅（内容包括：合同号、合同名称、有效期限、供应商名称、合同价格）。

9、办公用品的费用报销单后边要附有发票、货物清单。

10、公车油费（每部车每次出车要登记出车记录及油耗）：

①油卡加油：油卡充值金额要到公司指定的加油站开取发票。经办人再次申请加油款的时候要提供上一期的发票,同时附上上一期行车记录（公里数和油耗）及公里数和油耗要有相应的项目案号。

②非油卡加油：经办人报销加油费需要提供发票,同时附上出车记录（公里数和油耗）及公里数和油耗相应的项目案号。

11、记账凭证（除月末结转凭证外）都必须附有原始凭证。记账凭证上必须列明附件张数,打印出来的记账凭证上要有制单人、复核人、记账人。

12、收据：取得客户或者个人的收据,必须盖有相关财务专用章或个人私章（或签字）、联系电话。提供给客户或者个人的收据,盖上财务专用章。

13、员工的报销款,大额的（500以上）通过网银支付到该员工的个人账户上。

（三）借款有关注意事项：

1、经办人员因采购（1000元及1000元以下的）、出差等需借款时应填写请款单（借款参加会议的须携带会议通知书）经公司部门领导审批后办理借款手续。

2、购置超过1000元以上的办公用品及低值易耗品等物品,通过公司网银支付。特别是采购保安服装装备等,通过网银支付、杜绝现金支付。

3、出差人员如需大额出差借款,应该提前三天预报,公司按出差标准等规定核定差旅借款,不得多借。

4、前款不清,后款不得再借款。经办人员办理完相关事宜后,必须及时办理结账手续,否则财务不予再次借款。如遇特殊情况,暂时不能结清前款的,应报备公司领导审批,审批了才予再次借款。

5、无正当理由逾期不报账的,经财务催款后仍不办理报销手续者,财务应从下个月起逐月从其个人工资中扣还。

（四）报销的基本程序及注意事项

1、凡借款、请款必须填《付款凭证》、《支付申请》,费用报销必须填《费用报销单》。所列摘要应填写清楚、大小写金额必须一致,不得涂改刮擦。《付款凭证》、《支付申请》、《费用报销单》必须要经办人签名、部门审批、财务审核、领导批准。

2、发票做到当月即报,如有特殊情况,报销时出具理由,年底前的费用也不能超过当年的十二月三十一日,即费用不能跨年报销。

3、出差费用一事一单,不得数次出差合并报销。

4、如果报销费用类别中有办公费,交通费等并且数量较大的,粘贴原始凭证的时候,应该分门别类的粘帖,即办公费用要粘帖到一张粘帖纸,交通费粘帖到一张粘帖纸。

5、粘帖原始凭证应该按照正规的方法,防止中间厚四周薄。

（五）不合理报销的处理

1、对审查出的伪造、涂改或经济业务不合法的原始凭证,会计人员应拒绝受理,并注意扣留其报销单据,及时报告上级领导处理。

2、对超过制度规定标准范围的费用,应及时向报销人提出询问,查明原因,

对合理的部分予以报销,超过的费用由报销人向公司领导说明原因和情况,经领

导批准后,方可给予办理报销；未经批准的一律不给与报销。

3、报销原始凭证要与原借款申请用途、任务相符,凡不符合原规定用途、任

务的报销单据,应予剔除,或作废,或撕毁,不予报销。

4、发票上出现有罚款字样的,要查明原因,个人原因的要个人承担,公司原因

的要报总裁办报批,否则不予报销。

5、严禁白条或者用其他与该项报销内容不相关的发票来财务报账。

6、公司财务在审核单据中发现违规的,应立即通知报销人,按照报销制度执

行。若仍未修正,应及时向公司部门领导汇报,金额较大,事项较大的一定要立即

向总裁办报告。

（六）其他注意事项

1、当月发放的员工奖金要合并计入该员工的工资总额中,当月申报缴纳个税,

严禁用发票来抵账冲销。奖金的账务处理：（1）运营部门的奖金计入“运作费用

-运作人工费用-奖励提成”；（2）管理人员或销售人员的奖金计入“管理费用/

销售费用-管理/销售人工费用-奖励提成”。

2、福利费科目不能随便入账,只有集体福利费才能入账,比如年会费用、拓

展费等。

3、会务费科目的入账必须附有一张清单,清单内容包含：会议名称、会议时

间、会议地点、会议内容、会议人数、预算费用等（证明材料）。这样会务费所

发生的一切费用（租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住

宿费等）可以税前列支。如果无此会议内容,餐费,住宿费就应该列入招待费（即

交际费）。

4、周转材料科目反映公司的在库、在用存货（包括保安服装、装备等）,

新采购的服装装备等必须按照送货单等有效单据及时验收入库,出入库都必

须有出入库单,而且仓库保管员把出入库单的财务联（即记账联）交给财务

部进行报备,以便进行账务处理。

周转材料目前公司采用的五五摊销法,即领用时摊销百分之五十,24个月后

再摊销剩余的百分之五十。（目前暂时未决定记账方法,这是一直沿用的记账方

法）

5、总分公司做账采用的会计政策必须一致,会计科目的入账必须一致。