办公室事务-秘书接待工作
秘书接待流程
秘书接待流程
7. 结束接待：当会议或访问结束时，秘书会向来访者道别，并提供必要的文件副本本的秘书接待流程，可以根据具体情况进行调整和补充。在整个接待过程中， 秘书需要保持专业、友好和高效的态度，以确保来访者的满意度和公司形象的体现。
秘书接待流程
秘书接待流程可以根据具体的组织和公司的需求有所不同，但通常包括以下几个基本步骤：
1. 预约安排：秘书根据来访者的预约信息，确认访问时间和目的，并与来访者进行沟通确认。
2. 来访登记：来访者到达公司后，秘书会进行来访登记。这包括记录来访者的姓名、公司、联 系方式和来访目的等信息。可以使用电子登记系统或纸质登记表格。
3. 等候安排：秘书会引导来访者到指定的等候区域，并告知预计的等候时间。如果需要等待较 长时间，可以提供饮料或其他待客设施。
秘书接待流程
4. 通知被访人员：秘书会及时通知被访人员有来访，并告知来访者的基本信息和目的。如 果被访人员不在办公室，秘书会与其联系并安排合适的时间。
5. 接待引导：当被访人员准备好后，秘书会引导来访者到被访人员的办公室或会议室。在 引导过程中，秘书可以提供相关信息或回答来访者的基本问题。
秘书接待工作程序
秘书接待工作程序一、迎接礼仪迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。
尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。
给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。
迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。
(一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。
若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
(二)主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。
客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
(三)接到客人后，应首先问候"一路辛苦了"、"欢迎您来到我们这个美丽的城市"、"欢迎您来到我们公司"等等。
然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。
注意送名片的礼仪:1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句"请多关照"。
你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说:"如果您方便的话，能否留张名片给我?"2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。
(四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
(五)主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
(六)将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。
办公室秘书的工作职责
办公室秘书的工作职责办公室秘书是一家公司或组织中不可或缺的重要角色，担负着多项职责和任务。
他们负责处理和协调办公室的日常事务，以确保公司的高效运作。
以下是办公室秘书的主要工作职责：1. 接待和处理来访者：办公室秘书是公司的门面，负责接待来访者并提供必要的信息和帮助。
他们需要友善地对待来访者，解答他们的问题，并引导他们到正确的部门或人员处。
2. 管理日程和会议安排：办公室秘书需要管理高级管理人员的日程安排，并确保会议的顺利进行。
他们负责安排会议室、发送会议通知、记录会议纪要以及跟进会议决议。
3. 组织和维护文件和记录：办公室秘书需要负责组织和维护公司的文件和记录。
他们需要妥善分类、存档和保管文件，以确保易于查找和使用。
此外，他们还需要处理公司的信件和邮件，及时转交给相关人员。
4. 协助行政工作：办公室秘书需要协助公司管理层进行日常行政工作。
他们可能需要处理办公用品的采购、安排员工的差旅和酒店预订，以及处理其他行政任务。
5. 处理电话和电子邮件：办公室秘书需要接听和处理公司的电话以及答复电子邮件。
他们需要迅速和专业地回答来电者的问题，并转达重要信息给相关人员。
6. 协助人力资源管理：办公室秘书可能需要协助人力资源部门进行员工入职和离职手续。
他们可能需要帮助新员工填写表格、领取办公用品，并向他们介绍公司的规章制度和办公室设施。
7. 维护办公环境：办公室秘书负责维护办公室的整洁和有序。
他们需要确保办公室设备的正常运作，并及时处理设备故障。
此外，他们还需要协调清洁人员，确保办公室的卫生状况良好。
8. 支持公司活动和活动策划：办公室秘书可能需要协助公司进行各类活动的策划和组织工作。
他们需要与供应商、场地管理方和参与者进行沟通，并确保活动的顺利进行。
9. 保持机密性和保密性：作为公司的秘书，他们需要处理许多敏感信息和文件。
办公室秘书需要保持机密性和保密性，确保公司的信息不被泄露。
10. 处理其他临时任务：办公室秘书可能需要处理一些临时任务，例如制作报告、处理文件归档、安排员工培训等。
秘书工作岗位职责
千里之行，始于足下。
秘书工作岗位职责秘书工作是现代办公室中不可或缺的一部分，秘书在公司中扮演着重要的角色，负责协调和组织各种事务。
以下是秘书工作岗位的一般职责：1. 管理日常办公室事务：秘书负责管理办公室的日常事务，包括接待客户、接听电话、处理邮件、安排会议等。
他们还需要协助员工处理一些常见的日常工作，如打印文件、整理档案等。
2. 安排和组织会议：秘书需要负责安排和组织内部和外部会议。
他们需要预订会议室、发送会议通知、准备会议材料以及记录会议纪要等。
3. 协调和安排出差和会议：秘书需要负责协调和安排员工的出差和参加各种会议。
他们需要预订机票、酒店和会议场地，安排交通和餐饮等。
4. 组织行政支持工作：秘书需要提供行政支持，包括制定和实施办公室政策和流程、管理供应商和承包商、维护办公设备和供应品等。
5. 管理文件和记录：秘书需要负责管理公司的文件和记录，包括归档重要文件、更新和维护公司数据库、处理和分发公司文件等。
6. 协助安排与公司合作伙伴和客户的沟通和会议：秘书需要协助领导人和员工与公司的合作伙伴和客户进行沟通和会议安排。
他们需要确保沟通和会议的顺利进行。
7. 处理员工事务：秘书需要处理员工的各种事务，如请假申请、培训申请、费用报销等。
第1页/共2页锲而不舍，金石可镂。
8. 维护办公室秩序和文化：秘书需要负责维护办公室的秩序和文化，包括组织员工活动、管理办公室设施、处理员工投诉等。
9. 提供行政支持和建议：秘书需要提供行政支持和建议给领导人和员工。
他们需要了解公司的需求和目标，为公司的决策提供支持和建议。
10. 处理紧急事务：秘书需要处理紧急事务，包括解决突发问题、协调紧急会议等。
以上只是秘书工作岗位的一些基本职责，实际上，不同公司和行业的秘书工作可能会有所不同。
但总的来说，秘书是一个组织者和协调者的角色，他们需要在各种情况下保持高效和灵活，为公司的顺利运作提供支持。
办公室秘书工作职责
文秘(Secretary)是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行* 写作、文学编辑和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人材。
下面是小编整理的办公室秘书的工作职责。
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案采集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议记要。
5. 负责公司公文，信件，邮件，报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13.社会保险的投保、申领。
14 .统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 .管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他暂时工作。
如何当好办公室文秘要做一位领导秘书，首先要明确什么是领导秘书。
笔者认为，领导秘书就是具有政治家的视野，活动家的谈吐，文学家的功笔，思想家的卓识，担当领导摆布手，从事幕后工作的人。
作为一个优秀的领导秘书，要时时准备当“多面手”，处处留心做“万金油”，关键时刻还要能挑重担，善解难题，力克难关，甚至往往需要转换角色，“客串”一把领导，诸如此类的工作，没有过硬的本领和才华，丰富的知识和阅历，充沛的精力和高度的自信，是很难胜任的。
对于刚刚走上工作岗位的秘书来说，要想胜任秘书工作，在这份事业上干出一番成绩，必须要从以下三个方面下一番苦功。
一、优秀领导秘书，就是要在出谋划策上“参”出高度在古代，优秀的谋士用他们的智慧，在历史上留下了浓墨重彩的一笔。
秘书接待工作概述
秘书接待工作概述秘书接待工作概述秘书接待是现代企业中非常重要的一个岗位，秘书作为公司的门面和对外窗口，负责接待来访客人、接听电话、处理文件和安排会议等工作，承担着协调各部门工作的重要职责。
下面将就秘书接待工作的主要内容进行概述。
一、接待来访客人秘书接待的主要工作之一是接待来访客人。
当有来访客人到企业时，秘书需要提前了解来访者的身份和来访目的，并安排好接待地点和时间。
在接待时，秘书需要礼貌热情地迎接客人，并主动引导其到达指定地点。
在接待过程中，秘书需要根据来访者的需求提供相应的帮助，并及时做好记录和反馈。
二、接听电话在现代企业中，电话是联系外部与内部的重要工具，秘书接待需要接听和处理来电。
秘书需要掌握公司各个部门的情况和主要业务，以便能够迅速有效地处理来电。
在接听电话时，秘书需要有良好的语言表达能力和聆听能力，及时准确地向来电者提供相关信息或帮助，并能够处理好与各个部门之间的沟通问题。
三、处理文件秘书接待还需要处理各种文件和资料，包括来函、发文、传真等。
秘书需要及时分类、整理和归档这些文件，并且能够快速找到所需要的文件。
处理文件时，秘书需要认真仔细地审阅和处理，确保文件的准确性和完整性。
同时，秘书还需要与各个部门进行沟通和协调，以保证文件的处理和流转的顺利进行。
四、安排会议秘书接待需要负责安排和组织各类会议。
秘书需要根据会议主题和时间安排会议的地点、参会人员和议程，并发送会议通知。
在会议期间，秘书需要做好会议记录，并准确表达与会人员的意见和要求。
会议结束后，秘书需要及时整理会议文件和资料，并将会议纪要和相关决议进行归档和传达。
五、协调工作秘书接待是企业内部协调工作的重要角色。
秘书需要与各个部门之间建立良好的沟通和协调机制，及时了解各个部门的工作情况和需求，并进行统筹安排。
秘书还需要与外部单位或个人建立良好的合作关系，处理好与合作伙伴之间的各种事务。
在协调工作中，秘书需要具备较强的沟通能力和组织协调能力，并能够快速准确地解决各种问题和难题。
办公室秘书接待工作
学习行业知识与技能，提高专业素养
行业知识的学习
• 了解行业发展趋势和动态 • 学习行业知识和技能，提高自己的竞争力 • 关注行业新闻，了解行业前沿信息
专业技能的提升
• 学习接待工作的专业技能和技巧 • 提高自己的沟通能力和组织协调能力 • 学习办公软件和接待管理工具的使用
定期自我评估与反思，实现持续进步
信息沟通渠道的建立
• 了解公司内部的信息沟通渠道 • 建立与其他部门和同事的信息沟通渠道 • 保持信息沟通渠道的畅通，提高工作效率
信息沟通渠道的维护
• 定期更新信息沟通渠道，确保信息准确及时 • 遵守信息沟通渠道的规范，避免泄露公司机密 • 关注信息沟通渠道的反馈，改进工作方法
办04公室秘书接待工作的问题解 决与应对策略
处理电话与邮件的沟通技巧
处理电话的技巧
• 铃响三声内接听电话，保持电话畅通 • 自报姓名和部门，避免让客人等待 • 结束时礼貌道别，表示尊重
邮件沟通的规范
• 邮件标题简洁明了，方便收件人阅读 • 正文内容清晰，避免使用过于随意的语言 • 注意邮件格式和字体，保持专业形象
协助安排会议与活动的组织与协调
办公软件的选择
• 根据公司需求选择合适的办公软件 • 熟悉办公软件的基本功能，提高工作效率 • 学会使用办公软件的快捷键，节省时间
办公软件的应用
• 使用办公软件进行文件管理和编辑 • 利用办公软件进行日程安排和提醒 • 使用办公软件进行数据分析和报告制作
运用接待管理工具优化接待流程
接待管理工具的选择
纠纷的处理
• 了解纠纷的起因，分析问题 • 与相关人员沟通，寻求解决方案 • 采取果断措施，避免纠纷升级
提升服务质量与满意度的持续改进
秘书日常事务工作接待工作
⑷接待形式。指接待活动进行的形式，如个别会谈或集体
会谈或现场参观等。
⑸接待责任。指各项接待活动的责任部门或人员的具体职
责。
• 落实接待责任时应将其分解，实行专人或项目负责制。 ⑹接待经费。接待方案中应该对接待经费的来源和支出做
具体的说明。
⑺其他事宜。
秘书学·安志放
㈡迎送
迎来送往，是接待工作的一项重要礼节。这里的 迎送既指有关的接待人员到机场、码头、车站等 交通场所迎接送别来宾，也包括在接待过程的每 一项接待活动中，接待人员在活动的举办地迎送 来宾。
秘书学·安志放
㈣其他相关接待要领
1.交换名片 随着社交方式的不断
发展，交换名片已成 为人们初次见面作自 我介绍时的一种重要 方式和常用的交往手 段。
秘书学·安志放
⑴名片交换的礼仪
递送名片时，一般是来宾或地位较低的人或晚辈先行递出； 递送时起立，上身稍微前倾以示尊敬，用双手的拇指和食 指轻握名片的前端，文字正向朝向对方。
⑶活动材料。日程安排、旅游参观点的介绍材料。
秘书学·安志放
4.方案准备
⑴接待方针。即接待的指导思想。 ⑵接待规格。接待规格实际上就是宾所受到的礼遇，它
体现出接待方对来宾的重视程度和欢迎程度。 • 接待规格的高低，往往根据接待的目的、性质、方针以及
来宾的身份、地位、影响、宾主双方的关系等实际因素来 综合确定。 • 一般来说，对组织价值大的重要接待，可采用高规格接待， 但通常情况下，接待基本上是采用对等接待；偶尔由于一 些特殊的原因，可采用低规格接待，但选用时要特别慎重。
2.热情待客
对依约前来的客人，秘书应立即停下手头上的工作，礼貌 而热情地起身招呼客人。
如果来宾进入办公室时，秘书正在接打电话，这时，秘书 也应先以目光或手势向来宾示意，然后迅速结束电话，招 待来宾。
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接待礼仪及注意事项
（五）保持良好的仪表形象
良好的仪表形象是做好接待工作的基础和开始，在接待工作中 要始终坚持做到以下几点：
精神饱满自然，态度和蔼端庄 仪表着装要干净整洁 说话客气，注意身份 公共场所要安静有序 与人交往要礼貌守约 尊重个人隐私
接待礼仪及注意事项
（六）乘车座位
乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座，其次是正后方 如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾驶）为上座 乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他
怎样做好接待工作
做好接待工作应从三个方面入手
第一，坚持高起点，达到优质化 第二，坚持高标准，实现规范化 第三，坚持高效率，力求科学化
做好“四个知道”
知道客人的基本情况 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具 知道客人的活动日程、意见和要求 知道我方的接待指导思想和接待规格
将客人介绍给主人 将地位低者介绍给地位高者 将资历浅的介绍给资历深的 先将年轻者介绍给年长者 将非官方人士介绍给官方人士 将女士介绍给男士 将公司同事介绍给客人
介绍时动作：手心向上，介绍时一般应站立
接待礼仪及注意事项
（三）握手
伸手次序
由尊者决定，公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女性先伸手
基本原则
在观念层面，要充分认识接待工作作为接待型公共 关系工作的性质和特点。在操作层面，要处理好服务保 障与公关工作的关系，从公关角度筹划接待活动，从而 保障有力落实接待工作。所以要坚持的原则是：
➢ 更新观念，塑造形象 ➢ 精心策划，突出特色 ➢ 规范运作，保障有力 ➢ 关注细节，注重实效 ➢ 不断创新，追求卓越
握手动作
双目注视对方，面带微笑，避免上下过分地摇动
握手的注意事项
必须用右手，与异性握手不可用双手 握手前要先脱帽、摘墨镜、摘手套，女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，
否则也应摘下手套 握手时眼睛注视对方，不要做其他事情或与他人交谈 不宜交叉握手 不宜坐着与人握手 不在握手时长篇大论，或点头哈腰过分热情 涉外场合需要照相时，握着的手则不要很快松开
接待的类别
接待工作的类型
内宾接待（日常接待） 外宾接待（重要来宾接待） 有约接待 无约接待
接待工作的作用
接待工作的四个作用：
服务保障作用 交际结缘作用 形象展示作用 促进工作开展的作用
作用的意义，主要体现在以下三个方面：
一、有利于增进单位部门之间的了解，为领导和员工开展工作提供便利 二、有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发展 三、有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度
接待工作
案例导入
某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术 学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知 很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9 点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管 理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开 始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。 原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司 接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们 的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、 高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富， 10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑， 结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。展销会预期的目的 没达到，而且给与会人员留下很不好的印象，同时也影 响了公司的形象。
接待礼仪及注意事项
（四）引领
怎样引领
引领时，接待人员走在前面，应走在 客人左前方约1.5米处，并用手势示意。 如领导并排行进时，引领者走在外侧。单 行行进时，引导者应走在前。出入房门时， 引领者主动开门、关门。
引导的规范手势
手臂自然伸出，腕关节伸直，手心向 上，四指并拢，手与前臂形成直线，以肘 关节为轴，弯曲140度左右为宜，手掌与地 面基本上形成45度角。
目录
➢ 什么是接待 ➢ 接待工作的类别、作用和基本原则 ➢ 怎样做好接待工作 ➢ 接待礼仪及注意事项
什么是接待
接待，是一定的社会组织对公务活动 中的来访者所进行的迎接、接洽和招待活 动，是社会组织间人员相互交往的方式。
接待是一项展示单位形象、体现水平、 彰显实力的工作。接待水平从一定程度上 反映办公ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ整体工作水平。
怎样做好接待工作
➢ 客人离去（后）的有关工作
客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档 ✓ 核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机
（火车）停靠的情况 ✓ 按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪 ✓ 为表隆重，参加接待服务的人员在客人住地列队欢送 ✓ 欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回
位置，前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高
•
1、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。20.8. 2520.8. 25Tues day, August 25, 2020
怎样做好接待工作
了解接待的有关程序
客人抵达前的准备（受领任务、制定方案、组织配置资源、检查 落实） 完成接待任务，制定好方案，必须有一定的物质基础做保证， 筹划和运用好人力、物力等劳务保障，通过做好接待调度，组织、 配置和整合各种资源，才能保证接待工作的顺利进行。
怎样做好接待工作
➢ 客人抵达后的接待服务（迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、 合影、参观） 一、客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客人、会见、会谈、 宴请、会议、合影、娱乐、参观等 二、在接待的过程中，特别是负责人，一定要掌握全局，整合 好各方面的力量 三、在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌握到达和离开的 时间、确定迎送规格
接待礼仪及注意事项
（一）称呼
称呼的方式
泛尊称：女士、先生、小姐 职务称：主任、书记、阁下 职称称：高工、专家、教授 职业称：老师、律师、医生
称呼用语要求
举止文雅 表达恰当 言简意赅 表情自然 声音优美
接待礼仪及注意事项
（二）介绍
介绍分为：自我介绍和相互介绍、介绍顺序、采用尊者居后的原则 介绍方式