文件记录控制程序
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
文件记录控制程序
文件记录控制程序引言概述：文件记录控制程序是一种用于管理和维护组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织实现文件记录的有效管理和控制，提高工作效率和数据安全性。
本文将探讨文件记录控制程序的定义、功能和优势，并分析其在组织中的应用。
正文内容：一、定义和特点1.1定义：文件记录控制程序是一种用于管理和控制组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织对文件进行分类、标记和归档，实现对文件记录的有效管理。
1.2特点：1.2.1自动化管理：文件记录控制程序通过自动化的方式管理文件记录，提高了工作效率和准确性。
它可以根据预设的规则和流程对文件进行分类和归档，减少人工处理的时间和错误率。
1.2.2数据安全性：文件记录控制程序可以通过设置权限和加密等方式，提高文件记录的安全性。
它可以限制用户对文件的访问权限，并保护文件记录不被未经授权的人员访问和篡改。
1.2.3协作和共享：文件记录控制程序提供了协作和共享功能，可以方便不同部门和团队之间的文件共享和协作。
它可以实现多人同时对文件进行编辑和审批，提高工作效率和团队合作能力。
二、功能和应用2.1文件分类和标记2.1.1对文件进行分类：文件记录控制程序可以根据文件的属性和内容进行分类，方便用户对文件进行管理和查找。
它可以根据文件类型、日期、作者等信息进行分类。
2.1.2文件标记和检索：文件记录控制程序支持对文件进行标记和检索，用户可以为文件添加标签和关键字，方便后续的查找和管理。
2.2文件归档和存储2.2.1文件归档：文件记录控制程序可以将文件归档到统一的存储系统中，实现对文件的长期保存和备份。
它可以将文件压缩和加密，节省存储空间并保护文件的安全性。
2.2.2文件存储管理：文件记录控制程序可以管理组织的文件存储系统，包括空间分配、存储策略和备份等。
它可以监控存储空间的使用情况，并提供报警和优化建议，保证文件存储的可靠性和可用性。
2.3文件审批和流程管理2.3.1文件审批流程：文件记录控制程序可以定义文件的审批流程和权限，实现文件的在线审批和签批。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：发行日期：2022年7月1 日版本： G0ABC XX QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号9.1.2程序文件编码规则为：QP 0803程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XX / QP XXXX XXX各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：XX / QPR XXXX － XXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“QM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头ABC集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号： QP0701（宋体5号）页数： 5/7（宋体5号）发行日期：2022年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。
文件记录控制程序.
文件记录控制程序【摘要】文件记录是组织中重要的信息资产，确保文件的安全、准确和可访问性对于组织的日常运营至关重要。
为了有效地管理和控制文件记录，一个高效的文件记录控制程序是必不可少的。
本文将介绍文件记录控制程序的定义、目标、重要性以及如何建立和维护一个有效的文件记录控制程序。
【定义】文件记录控制程序是指为了确保文件记录的安全和准确性而制定的一系列规定、流程和控制措施的集合。
它涵盖了文件记录的创建、存储、访问、保护和销毁等方面，以确保文件记录的完整性、可用性和保密性。
【目标】文件记录控制程序的主要目标是确保文件记录的完整性、准确性和可用性，同时保护文件记录的机密性。
具体包括以下几个方面：1. 创建准确的文件记录：通过制定文件记录的规范和标准，确保文件记录的质量和准确性，避免错误或冗余的文件记录的产生。
2. 安全存储文件记录：建立安全的存储设施，包括电子存储和纸质存储，以确保文件记录不会遭到破坏、丢失或被未授权人员访问。
3. 确保文件记录的可访问性：建立适当的访问控制措施，确保合适的人员能够在需要时快速地访问到文件记录，同时避免未授权的访问。
4. 文件记录的保护和备份：制定文件记录的保护措施，包括加密、防病毒扫描和定期备份等，以应对安全威胁和灾难。
5. 文件记录的销毁：建立合规的文件记录销毁程序，确保不再需要的文件记录能够在适当的时候被安全地销毁，以防止未经授权的访问和泄露。
【重要性】文件记录控制程序的重要性不可忽视，以下是几个方面的重要性：1. 合规性要求：许多行业都有相关的合规性要求，要求组织必须建立有效的文件记录控制程序来确保合规性。
例如，金融行业要求建立良好的文件记录控制程序，以符合监管机构的要求。
2. 信息安全保护：文件记录中可能包含组织的重要信息和机密信息，如客户数据、财务记录等。
有效的文件记录控制程序可以保护这些信息不被未授权的人员访问，降低信息泄露的风险。
3. 高效的工作流程：一个良好的文件记录控制程序可以帮助组织建立高效的工作流程。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。
它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。
一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。
二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。
三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。
（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。
确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。
四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。
（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。
编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。
五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。
（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。
避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。
（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。
六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。
（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适合范围文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
文件及记录控制程序
修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。
二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。
四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
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1目的
规范公司记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行的持续性、适宜性和有效性，确保其符合标准要求。
2范围
适用于本公司质量管理体系所要求的所有记录的管理和控制。
3职责
行政部负责记录的统一编号、发放和管理，建立《记录管理一览表》。
品质部负责产品检验记录的管理。
各部门负责各自相关联记录的管理。
4流程图
见附件
5内容
记录的分类
凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
5.1.1 与质量管理体系管理有关的记录主要有：
管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录等等。
5.1.2与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：
产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的应用记录、顾客投诉及服务记录等等。
5.1.3 记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。
文件记录表格的设计、审批、印制和领用。
5.2.1 各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制。
5.2.2 印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。
文件记录的填写
文件记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下：
5.3.1 正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随意涂改。
需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。
5.3.2 及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。
5.3.3 完整、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”。
不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。
文件记录的管理
5.4.1 文件记录的编号
各种记录表格也是管理体系文件的一部分，其编号与对应的体系文件章节相关联。
质量记录的编号结构如下：
编号含义：
1）公司代号: 超众电器 (SME)
2）体系文件章节号：
章节名称章节号
管理体系 4
管理职责 5
资源管理 6
产品实现7
测量、分析和改进8
3）表格代号 :（FOR）
4）顺序号: 为表格序列号，以数字编号，数字取值范围是“01~99”
5）版本号: 为文件版本号，以字母编号，取值范围是“A、B、C…”
6）修改次: 为表格修改次数号,以数字编号,取值范围是“0-9”
5.4.2记录的收集、归档、储存和保管
a）记录按照统一集中、分级管理相结合的原则进行收集、归档、储存和保管，并做到易于查找。
行政部负责建立公司《文件记录清单》。
b）负责收集、归档质量记录的部门，对每种记录应按月装订，并加上封面和标识按月编写目录，建立台帐，以便检索和查阅。
c）记录的储存与保管，必须防火、防潮、防霉、防虫蛀，经常检查，避免丢失。
d）各类记录的保存期根据使用情况确定，并在《文件记录清单》中标识清楚，。
5.4.3 文件记录的查阅、借阅和复制
a）查阅文件记录，原则上在保管文件记录的部门进行，不得外借，不得涂改、加批和撕页，并严格遵守公司保密制度的相关规定，如果确实需要外借，要按《文件管理程序》办理相关手续。
b）其他人员需借阅或复制质量记录的，应经相应部门负责人批准。
文件记录的处理
过期的及被代替的记录，应经总经理批准后，在有监控的情况下予以销毁。
本程序涉及的相关记录由各责任部门整理归档并保存。
6相关文件
《文件控制程序》
7记录
文件记录清单
8附件。