信息沟通、参与和协商控制程序

信息沟通、参与和协商控制程序
1.0目的
建立和规范内外信息沟通、参与和协商行为，确保及时、准确地收集、传递及反馈有关质量、环境及职业健康安全管理信息，保证EHS管理体系的有效运行。

2.0范围
本程序适用于公司内、外部有关EHS管理体系信息的沟通、参与、协商与信息交流管理。

3.0定义
沟通：为达目的使相关方意见统一的行为。

4.0职责
4.1总经理：负责公司重大沟通事项的组织和审批。

4.2管理者代表：对EHS管理体系和内外部沟通有效性进行负责。

4.3人力资源部：负责沟通环境的优化及资源配置、制度的建立及沟通协调工作。

4.4各部门：负责本部门职能范围内的质量、环境及职业健康安全信息内部沟通及与相关
方进行沟通。

5.0流程图
会议管理流程图
6.0内容
6.1沟通和协商的内容
6.1.1外部协商和沟通的内容包括：
a)向相关方宣传组织的职业健康安全方针；
b)政策法规标准类信息，如与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标准和
来自上级部门的信息等；
c)有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息；
d)接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息；
e)其它需沟通的、与相关方有关的信息。

6.1.2内部协商和沟通的内容包括：
a)EHS管理体系运行信息，包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内外部审核
和管理评审等信息；
b)监测、测量的结果；
c)公司内部有关管理制度，员工提出的有关EHS的建议和沟通的信息；
d)事件、不符合与处理情况；
e)应急准备与响应情况；
f)质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况；
g)各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息；
h)了解谁是员工代表和员工的建议等。

6.2沟通和协商的渠道
6.2.1沟通渠道可分为正式沟通渠道和非正式沟通渠道。

6.2.2正式沟通主要渠道包括：①业务联络书，②看板，③会议（包括决策会、研讨会、业务
会、QC会议等）。

6.2.3非正式沟通渠道包括在岗交谈、随时随地交谈、便条、邮件、公告、OA交流、电话及
各类非正式社交活动等。

6.3沟通和协商的理念和原则
6.3.1公司奉行“沟通创造价值”的理念。

通过适时、适地、适当范围的沟通，消除个人、组
织、相关方之间存在的沟通和信息传递障碍。

6.3.2人力资源部负责创造良好的沟通环境和机制，引导公司建立重视沟通的企业文化。

6.3.3充分利用信息化手段，在做好保密工作的前提下，将相关信息通过信息系统共享，以方
便信息的利用，发挥信息增值效应。

6.4沟通和协商的实施
6.4.1业务联络书沟通、协商
6.4.1.1“业务联络书”指部门的要求或通知通过这种特定的书面形式对所需部门的信
息传递，内容主要是指具体的业务事项，或者信息通知等非长期性的信息。

“业
务联络书”一般不是受控文件，它不能作为系统性，或跨部门的规范文件，也
不适宜作纯技术性的文件。

6.4.1.2通过会议而产生的决议可通过“业务联络书”来传递会议决议。

6.4.1.3各部门发出的业务联络书，执行部门必须立即处理，有技术性内容的联络书必
须在有效期内转换成作业标准或其它指导性文件。

6.4.1.4“业务联络书”须由主管部门编制部长审批,如跨部门操作须经相关的主管经
理审批。

6.4.1.5“业务联络书”一般都有使用期限，主管部门在该文件失效期时可根据需要作
保留或报废处理。

6.4.2看板沟通
6.4.2.1“看板”是指部门在公司指定的、公众流通较大的区域，通过“白板”、“版报”
或“张贴告示”等方法而把部门的信息传递给其它部门的一种手段，其目的在
于通过公告的形式使所需部门得到充分的、带强迫性的认知。

6.4.2.2看板的内容可包括质量信息、技术信息、订单信息、生产信息、物料信息、行
政公告等等，由主管部门在规定的范围内用较正规的、醒目的方式进行信息公
布，信息内容必须真实、简明扼要。

6.4.2.3看板的内容一般有一定的期限，质量信息、技术信息等的保留期一般为7天，
其余信息一般为5天，尚未解决的问题允许继续保留，已经处理完成信息可提
前消除，由主管部门进行版面内容的维护。

6.4.2.4“看板”对每个部门均有信息通知效用，各部门有责任通过“看板”获得知情
权，不得推卸责任，对看板中涉及自身未完成或相关的督促，必须知照并执行。

6.4.2.5看板是目视管理主要活动之一，为了提高工作效率和降低管理成本，公司规定
看板内容与书面文件内容等效，任何部门或个人在没有征得允许下不能擅自涂
改看板内容。

6.4.2.6使用看板沟通部门应将看板作为日常工作，定时或及时更换看板上所示内容（尤
其要注明填写日期），否则被视为工作失职。

6.4.2.7各部门相关人员随时对看板内容进行关注，否则被视为工作失职。

6.4.2.8企业文化或公司时事等把公司现阶段的重要任务告诉员工，并向员工提出配合
任务的行动要求，或表彰好人好事，可用看板形式进行宣传。

6.4.3会议沟通、协商
6.4.3.1会议是内部沟通、协商的重要方法,目的在于需要沟通、协商的部门在一个共同
的现场处理事务,而且通过充分的讨论和协商,使事务的处理效率得以提高。

会
议类型及先关事项参见附件一。

6.4.3.2组织开会负责人确定会议主题及会议安排（包括会议时间、地点、与会人员等）
同时注意不得与会议参加人员的其它会议安排冲突，由部长签名确认，需要副
总或以上参加的会议一般须由组织开会方主管经理批准。

6.4.3.3“会议通知”由组织开会负责人提前1天于公司内部OA系统发出。

会议参与
方会前必须围绕会议主题事前做好准备工作,需要沟通协调的会前先做好。

6.4.3.4一般会议均需要参会者填写“会议签到表”。

6.4.3.5会议召开
a)会议要求主题鲜明，不得混杂，以提高会议的效率，如果会议上须经会后商讨再
定的，则会后再定，以节约时间。

b)所有正式会议必须有明确的会议目的，会议结束后不能没有结果。

c)各类会议的时间原则上不超过2小时，会议主持人应根据会议安排严格控制时间。

d)需要与会方讨论决定的才提到会议议题上，严禁把会议开成“大杂会”。

e)会议方法可利用头脑风暴法和水平对比法进行。

f)会议内容及决议允许写在白板上，然后相关部门主管领导直接在白板上签名确认，
再通过数码相机拍摄形成书面文件后为会议记录，但要求字迹清晰，主题鲜明，
决议明确。

g)会议组织重点工作分解、落实到相关部门或个人，并有专人进行跟进。

h)会议期间，与会人员应严格遵守会议的各项纪律要求。

i)会议结束时，会议主持人必须根据会议议程及结果进行会议总结，对本次会议成
果进行评价、总结会议达成的决议或共识。

6.4.3.6会议记录及审核发放
a)“会议记录”应反映出会议提出的主要问题、针对相关问题的决议、整体目标达
成情况等。

b)由组织开会部门负责作“会议记录”，并把最后得出的决议书面归纳好，交由部门
负责人审批，如果会议决议涉及到跨部门的要求的，须由相关部门的主管经理审
核会签，主管经理批准（必要时总经理批准）才能发放。

c)“会议记录”在会后2个工作日内整理、批准并以OA电子信息或纸质文档发放相
关部门和与会人员。

d)“会议记录”只能作为业务文件使用，不能直接作为受控文件使用，如有需要，
须经过必要的版面调整和内容整理，并按受控文件形式发放。

6.4.4所有员工都可利用合理化建议方式进行沟通、协商，各种建议或意见书以意见的形式经
人力资源部收集，交管理者代表审核后，对可行性意见/建议提交会议讨论，确定其工作方法进行执行。

6.5员工参与
6.5.1公司建立员工参与机制，员工代表组织员工充分参与公司质量、环境和职业建立安全管
理活动，如：合理化建议活动、对公司的管理工作进行评价的活动、自主管理活动等。

6.5.2在环境和职业健康安全管理方面，员工的参与和协商活动应形成具体文件，并使员工和
其他方了解这些文件的规定。

6.5.3员工应：
a)参与环境因素和危险源的辨识，环境和风险评价和控制措施的确定；
b)参与风险管理方针和程序的制定和评审；
c)参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化及可能对环境产生影响的因素；
d)参与职业健康安全和环境事务；
e)了解谁是职业健康安全的安全事务代表和指定的管理者代表。

6.5.4对达到预期的合理化建议，给予完善，提报人按公司之奖惩条例给予嘉奖。

6.6对于沟通、参与和协商中产生的所有记录按照按照《记录控制程序》执行，涉及应采取
改进措施的按照《改进控制程序》执行。

7.0相关文件
7.1LB-QEHP-02《记录控制程序》
7.2LB-QEHP-05《改进控制程序》
8.0记录
8.1“会议记录”
8.2“会议签到表”
8.3“会议通知”
8.4“业务联络书”
9.0附件
9.1附件一。