项目档案管理流程样本
工程项目部档案规章制度
工程项目部档案规章制度第一章总则第一条为规范工程项目部的档案管理工作，落实档案管理的相关法律法规，提高档案管理工作的质量和效率，制定本规章制度。
第二条工程项目部档案管理工作应遵循“依法管理、分类管理、全程管理、全面管理、规范管理”的原则。
第三条工程项目部档案管理工作应遵守国家有关法律法规和规章制度，确保档案管理工作合法、规范和有效。
第四条工程项目部档案管理工作应强化保密意识，确保档案信息的安全和保密，严禁泄露和外传档案信息。
第五条工程项目部领导班子应高度重视档案管理工作，明确档案管理工作的重要性和紧迫性，加强对档案工作的组织领导。
第六条工程项目部档案管理工作应树立正确的档案观念，推动档案管理工作向纵深发展，提高档案管理水平。
第七条工程项目部档案管理工作应定期开展档案管理培训和交流活动，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。
第八条工程项目部档案管理工作应加强档案信息化建设，推动档案管理工作向信息化、智能化发展，提高档案管理工作效率和质量。
第九条工程项目部档案管理工作应认真总结工作经验和做法，不断改进和完善档案管理工作制度和方法。
第十条工程项目部档案管理人员应履行职责，忠实尽职，严格执行档案管理规章制度，确保档案管理工作的正常进行。
第二章档案管理职责第十一条工程项目部档案管理工作由档案管理员负责，具体工作由档案管理人员配合完成。
第十二条档案管理员是工程项目部档案管理工作的主要负责人，主要职责包括：（一）制定档案管理工作计划和年度计划，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的分类、整理、鉴定、归档和销毁工作，确保档案的完整性和真实性；（三）负责档案信息的检索、借阅和复制工作，提供档案服务；（四）负责档案管理规章制度的制定和执行，保障档案管理工作的顺利进行；（五）负责档案管理工作的督导和检查，及时发现和解决问题。
第十三条档案管理人员是工程项目部档案管理工作的执行人员，主要职责包括：（一）配合档案管理员制定档案管理工作计划和年度计划，执行档案管理工作；（二）负责档案的整理、装订、归档和借阅工作，保证档案的及时、准确、完整；（三）协助档案管理员开展档案信息的查询、检索和复制工作，提供档案服务；（四）遵守档案管理规章制度，维护档案管理秩序，确保档案管理工作的有序进行；（五）积极参加档案管理培训和交流活动，提高档案管理工作水平。
项目工程档案管理制度
项目工程档案管理制度第一章总则第一条为规范项目工程档案管理工作，提高工程项目管理水平，保障项目工程档案的完整性、真实性、准确性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有工程项目档案管理工作。
第三条项目工程档案管理的目标是确保项目工程档案的安全保存，便于查阅和利用，促进项目成果的维护和传承。
第四条项目工程档案管理工作必须遵守国家有关法律法规和政策规定，严格执行工程建设相关规范标准。
第五条项目工程档案管理实行“责任明确、分级管理、全员参与、监督有力”的原则。
第二章档案管理机构第六条项目工程档案管理机构设立档案管理办公室，负责项目工程档案的管理工作。
第七条档案管理办公室设立档案管理人员岗位，明确档案管理人员的职责和权限。
第八条档案管理人员要具备相关专业知识和技能，具备一定的工程实务经验和管理经验。
第九条档案管理办公室负责制定和修订档案管理制度、规章制度，监督和指导项目工程档案管理工作。
第十条档案管理员要做好档案管理工作的日常监督和检查，及时发现问题并进行整改。
第三章档案的分类和归档第十一条项目工程档案根据内容和形式的不同，分为设计文件档案、施工文件档案、质量检验档案、工程变更档案、竣工验收档案等类别，进行分类管理。
第十二条档案管理人员要严格按照规定的流程和标准进行档案的整理、装订、登记和归档工作。
第十三条档案管理办公室要定期清理、整理和更新档案，确保档案的及时性和准确性。
第四章档案的保存和保管第十四条档案管理办公室要制定档案保存和保管制度，明确档案的保存期限和保存地点。
第十五条档案保存期限根据档案的不同内容和形式而定，要按照规定的时间进行归档和盘点工作。
第十六条档案的保管要采取物理保管和电子保管相结合的方式，确保档案的安全性和完整性。
第十七条档案管理人员要做好档案的防火、防水、防震等安全保管工作，防止档案损坏和丢失。
第五章档案的利用和传承第十八条档案管理办公室要制定档案利用和传承制度，便于工程项目相关人员进行查阅和利用。
工程项目档案管理制度范文
工程项目档案管理制度范文一、引言本工程项目档案管理制度旨在规范工程项目过程中的档案管理工作，确保项目档案的完整性、准确性和可靠性，提高档案管理效率，保护项目信息的安全和机密性。
该制度适用于本公司的所有工程项目，涉及到所有与项目相关的档案材料的管理工作。
二、档案管理职责1. 项目负责人项目负责人负责制定和实施项目档案管理制度，并监督项目团队按照制度要求进行档案管理工作。
2. 项目档案管理员项目档案管理员负责具体执行项目档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档和存储等。
3. 项目团队成员项目团队成员应积极配合项目档案管理工作，按照制度要求及时提供相关档案材料，并及时向项目档案管理员反馈项目进展情况。
三、档案管理流程1. 档案收集项目团队成员根据项目进展情况，及时将相关档案纸质材料和电子文件整理完善，并提交给项目档案管理员。
2. 档案整理项目档案管理员负责对收集到的档案材料进行整理归类，确保档案的完整性和准确性。
对于纸质档案，应按照一定的分类标准进行归档；对于电子档案，应进行文件命名和文件夹分类管理。
3. 档案归档经过整理的档案材料应按照制度要求进行归档，纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存放在网络服务器或云存储中。
4. 档案借阅项目团队成员需要查阅档案材料的，应向项目档案管理员提交申请，并经过批准后进行借阅。
借阅期限一般不超过7个工作日，过期需要重新申请。
5. 档案销毁档案管理负责人应定期对长时间未使用的档案进行审核，确认是否需要销毁。
对于需要销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，并记录销毁情况。
四、档案管理规定1. 档案材料的分类标准应明确，以方便后续的查阅和管理。
2. 对于重要的档案材料，应采取多重备份的方式进行存储，以防止意外丢失。
3. 项目档案管理员应保证档案的安全性和机密性，不得私自泄露档案信息。
4. 项目档案管理员应定期对已归档的档案进行盘点和整理，确保档案的完整性。
五、档案管理评估公司应定期进行档案管理评估，对各个工程项目的档案管理情况进行评估，及时发现问题并加以解决。
工程档案管理流程
工程档案管理流程工程档案管理是指对工程项目过程中产生的各类文件、资料进行组织、整理、保存和利用的一系列工作。
它是工程项目管理的重要组成部分，对于保障工程质量、提高工程管理水平具有重要意义。
下面将介绍工程档案管理的流程及相关注意事项。
一、档案归档。
1. 首先，对于工程项目中产生的各类文件、合同、图纸等资料，需要建立档案目录清单，明确每一份档案的名称、编号、存放位置等信息。
2. 其次，对于已经完成的工程项目，需要进行档案整理工作，将相关文件按照目录清单进行分类、整理，并进行编号、装订、封存等工作。
3. 最后，对于档案的存放位置，需要做好标识和保管工作，确保档案的安全性和易查性。
二、档案利用。
1. 在工程项目管理过程中，需要根据需要对档案进行及时的查阅和利用，为工程决策提供依据和支持。
2. 对于已经完成的工程项目，需要对档案进行定期的归档整理工作，确保档案的完整性和准确性。
3. 同时，对于档案的利用，需要建立相关的审批流程和管理制度，避免档案被滥用或泄露。
三、档案保管。
1. 对于工程档案的保管，需要建立完善的保管制度和管理规定，明确责任人和管理权限。
2. 对于档案的保管环境，需要做好防火、防水、防盗等安全措施，确保档案的安全性。
3. 同时，对于档案的保管期限，需要根据相关法律法规和工程项目的实际情况进行合理确定，对于过期的档案需要进行鉴定和处理。
四、档案整理。
1. 在工程项目完成后，需要对档案进行定期的整理工作，包括档案的分类、整理、装订、封存等工作。
2. 对于档案的整理工作，需要做到有条不紊，确保档案的顺利整理和归档。
3. 同时，对于档案的整理过程中，需要做好记录和备份工作，防止档案遗失或损坏。
以上就是工程档案管理的流程及相关注意事项，希望能对工程项目管理人员提供一定的参考和帮助。
工程档案管理是一项细致而重要的工作，需要各相关人员的共同努力和配合，以确保工程档案的完整性和可利用性。
项目档案相关规章制度简洁
项目档案相关规章制度简洁一、总则为规范项目管理工作，加强项目档案管理，提高项目管理效率，根据有关法律法规和国家标准，制定本规章制度。
二、项目档案管理单位1. 项目档案管理单位负责项目档案的整理、归档、借阅和销毁工作。
2. 项目档案管理单位应当建立健全档案管理制度，明确档案管理工作职责、权限和工作流程。
三、项目档案的组成1. 项目档案包括项目建设规划、设计方案、施工图纸、施工合同、施工日志、验收报告、结算文件等相关文件。
2. 项目档案应当按照文件类型和时间顺序进行分类和整理，保证档案的完整性和真实性。
四、项目档案的整理1. 项目档案管理单位应当按照规定的档案管理制度，对项目档案进行整理工作。
2. 整理过程中应当注意保护档案的完整性和安全性，防止档案遗失或损坏。
五、项目档案的归档1. 项目档案管理单位应当按照规定的档案分类标准，对项目档案进行归档工作。
2. 归档的项目档案应当按照文件类型和时间顺序进行分类，保证档案的存取方便和利用价值。
六、项目档案的借阅1. 项目档案管理单位应当按照规定的程序和权限，对外单位或个人提供项目档案借阅服务。
2. 借阅项目档案的单位或个人应当遵守相关规定，不得擅自篡改档案内容或私自复制档案文件。
七、项目档案的销毁1. 项目档案管理单位应当按照规定的档案保管期限，对超过保管期限的项目档案进行销毁工作。
2. 销毁项目档案应当按照规定的程序和权限进行，确保档案的安全性和保密性。
八、项目档案的保密1. 项目档案中涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的，应当按照相关法律法规和保密制度进行管理。
2. 项目档案管理单位应当建立健全保密措施，加强对项目档案保密工作的监督和检查。
九、项目档案的使用1. 项目档案管理单位应当根据有关部门和单位的要求，提供项目档案的查询和使用服务。
2. 使用项目档案的单位或个人应当遵守相关规定，不得擅自修改、复制或传播档案内容。
十、其他规定1. 项目档案管理单位应当定期对项目档案进行检查和整理工作，确保档案的完整性和准确性。
档案管理流程(精选10篇)
档案管理流程档案管理流程是一种管理企业信息资产的方法。
根据档案馆藏品的不同，档案管理流程可分为分类管理流程和数字化管理流程。
本文将重点讨论分类管理流程。
档案分类管理是一项优化企业内部信息传递与实践活动，提高信息服务效率的重要基础工作。
档案管理融合了文化、历史、自然和人类智慧等多重元素，为保障信息的可靠性、准确性和完整性，在档案管理中要强调前瞻性规划和系统化思考，按照科学的档案分级标准予以归档。
档案管理流程包括：采集、加工、整理、存放、利用和保护。
下面我们一一阐述：1、采集采集是档案管理的开始，它由多种途径进行，例如收集企业内部文件、员工标本资料、客户投诉及建议、企业发展计划等等。
采集时需要注意多方面的影响因素，例如秉持中立原则，避免样本呈现出一定偏差；另外在采集档案时需要及时登记档案名称、资源出处、时间和地点等信息，重要的档案内容可能会进行复核，确保所有内容完整可靠。
2、加工加工是把有些文件压缩、整合或将其文件变成数字流，是建立独立信息单元，增加档案管理效率的关键一步。
加工也是档案管理流程中的一个关键步骤，可以利用相关工具或系统实现加工操作，这样可以提高制作效率、申请信息和管理数据等方面的便利性。
在加工文件时，要对文件名、路径和内容进行细致慎重的检查，以最大程度保证准确性和可靠性。
3、整理档案整理是为了使档案更加清晰、系统和可读。
整理档案时，需要按照一定的分类、编号方式来处理。
文件编号必须按照规定的格式进行，并适时更新文件目录，这样能够方便查找和使用，同时通过将文件进行重排，提高了档案的可读性，以方便管理人员更好地利用档案。
4、存放存放是档案管理中最重要的一环，它与档案的安全性、保存期限及档案的使用意义密切相关。
存放是一个不可逆的步骤，必须在档案整理后对文件进一步处理，确定档案的安全位置和标准化档案存储和使用规则，并使档案根据自身设定的期限和业务需求进行存放，做到及时归档，定期备份，避免档案受到损坏或丢失。
档案管理办法(模板)
档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强档案管理工作，提高档案管理的科学化水平，充分发挥档案的作用，更好地为公司各项工作服务，结合我公司的具体情况，制订本办法。
第二条本办法所指的档案是指对公司有保管和利用价值的文件材料，与公司业务无关的文件不属于公司档案，不在归档范围。
本办法所称档案包括公司的文书档案、工程建设档案、招投标档案、合同档案、审计档案、特殊载体档案、权证档案、专题档案、标准化档案、实物档案、会计档案等。
凡是在工作中形成的，反映本公司主要职能活动的具有查考利用价值的文字材料、图表、声像材料等都属归档范围。
第三条本办法适用于公司各部门和下属各单位。
第四条档案工作是公司基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
档案管理部门要做好档案收集和整理工作，各相关部门需支持和配合。
第二章档案管理部门及职责第五条公司档案实行统一管理、集中保存的原则。
综合部是公司的档案归口管理部门，负责集中、统一保管公司属于归档范围内的所有档案。
档案资料不得由承办部门或个人分散保存。
第六条各部门应根据实际情况配备兼职档案管理员，各兼职档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密。
第七条综合部作为公司档案管理部门，主要职责如下：（一）贯彻执行公司档案管理有关规定，负责本公司档案管理规章制度及措施落实。
（二）负责对各部门档案工作进行监督、检查和业务指导工作。
（三）收集、整理、分类、鉴定并保管本公司的档案，方便档案查询和使用。
（四）负责组织对接收的各类档案的鉴定和销毁工作。
第八条各部门兼职档案员职责（一）负责本部门各类档案的收集、整理工作，并按时向综合部归档。
（二）对本部门归档文件的真实性、准确性和合法性负责，确保归档文件的法律效力。
（三）积极支持和配合综合部档案工作的开展，参加业务培训，提高业务能力。
（四）配合本部门的档案查阅工作。
第九条各部门要根据本管理办法，将档案工作列入工作计划，并纳入兼职档案管理人员的岗位责任制。
工程档案管理流程
工程档案管理流程工程档案管理是指对工程项目过程中产生的各类文件、资料和信息进行有效管理和归档，以便于后续的查阅、利用和保管。
良好的工程档案管理流程，对于保障工程质量、提高工作效率、保障工程安全具有重要的意义。
下面将介绍一套有效的工程档案管理流程。
第一步，文件归档。
在工程项目进行的过程中，会产生大量的文件和资料，包括设计文件、施工图纸、合同协议、技术规范等。
这些文件需要及时进行归档，确保不会遗漏任何重要的信息。
在进行文件归档时，需要对文件进行分类整理，建立清晰的档案目录结构，确保每个文件都能够被准确地归档到相应的位置。
第二步，档案管理。
在文件归档完成后，需要建立起一套完善的档案管理制度。
这包括对档案的存储、检索、借阅、复制等方面的管理。
在存储方面，需要选择合适的存储设施，确保档案的安全性和完整性。
在检索方面，需要建立起一套快速、准确的检索系统，以便于随时查阅需要的档案信息。
在借阅和复制方面，需要建立相应的审批机制，确保档案的安全使用。
第三步，档案保管。
档案的保管是工程档案管理的重要环节。
在档案保管过程中，需要对档案进行定期的检查和整理，确保档案的完整性和可用性。
同时，还需要对档案进行定期的防火、防潮、防虫等工作，确保档案的长期保存。
第四步，档案利用。
工程档案的管理不仅仅是为了归档和保管，更重要的是为了档案的有效利用。
在工程项目的后期，可能会有需要查阅过去的工程档案，这时就需要对档案进行有效的利用。
因此，在档案管理流程中，需要建立起一套档案利用的机制，确保档案信息能够得到充分的利用。
第五步，档案销毁。
在一定的时间后，一些档案可能会因为失去了利用价值而需要进行销毁。
在进行档案销毁时，需要建立起一套严格的销毁程序，确保档案的销毁是合理合法的。
同时，还需要对销毁的档案进行记录和备份，以便于日后的查证和追溯。
总结。
工程档案管理流程是一个系统工程，需要各个环节的有机组合和协调配合。
只有建立起一套完善的工程档案管理流程，才能够有效地保障工程项目的质量和安全，提高工程管理的效率和水平。
工程项目档案管理制度模版
工程项目档案管理制度模版一、总则1. 为加强对工程项目的档案管理，保障工程项目数据的准确性和完整性，制定本工程项目档案管理制度。
2. 本制度适用于本单位所有工程项目的档案管理工作。
3. 工程项目档案是指与工程项目相关的一切文件、资料以及电子档案等信息载体。
本制度所称工程项目档案仅指该工程项目的相关档案。
二、档案管理责任及权限1. 工程项目负责人负责组织实施档案管理工作，并确保工程项目档案的完整性、真实性、准确性。
2. 项目部档案管理人员应具备档案管理相关专业知识，并负责工程项目档案管理的具体实施。
3. 档案管理人员有权对工程项目档案进行收集、整理、归档等操作，并确保对档案材料的保密性和安全性。
4. 所有参与工程项目的人员都应依法、按规定提供和使用工程项目档案信息，并对其内容保密。
三、档案管理流程1. 档案收集阶段1.1 工程项目负责人及时向档案管理人员提供工程项目相关文件和资料。
1.2 档案管理人员对收到的文件和资料进行登记、分类、编号，并建立档案目录。
1.3 所有文件和资料应按照工程项目的顺序编排并摆放在专用文件柜中。
2. 档案整理阶段2.1 档案管理人员根据档案目录，对收集到的文件和资料进行整理和分类。
2.2 档案管理人员应确保各类文件和资料的完整性，如有遗漏或损坏应及时处理。
2.3 所有文件和资料的整理顺序应与档案目录一致。
3. 档案归档阶段3.1 经过整理和分类的文件和资料，按照档案编号和目录，放在专用的档案柜中。
3.2 档案柜应设有防火、防潮等基本防护设施，并定期进行清理和检查。
3.3 所有档案柜均应划定存放区域，做好分区管理，禁止私自调动和带离档案。
四、档案查询和利用1. 在工程项目进行过程中，相关人员有权查阅与工程项目相关的档案信息，但需填写查询申请表并经过审批。
2. 档案管理人员应提供便利，指导查询人员正确使用档案，并确保查询记录的真实、准确。
3. 查询人员对查询到的档案信息有义务保密，不得私自复制、传递档案信息。
生物样本库项目管理流程的规范化
生物样本库项目管理流程的规范化生物样本库项目管理是为了保证生物样本的收集、储存、管理和使用的规范化进行，以确保生物样本的质量和可靠性。
以下是生物样本库项目管理流程的规范化步骤：1. 项目立项：确定生物样本库的建设目标、规模和时间计划，并制定项目管理计划。
包括确定项目的负责人和团队成员，明确各成员的责任和任务。
2. 需求分析：明确生物样本库所需收集的样本类型、数量和品质要求。
确定样本采集的时间、地点和方式，并制定相应的标准操作规程。
3. 样本采集：按照标准操作规程进行样本采集，包括样本标识、采集工具的选择和消毒等。
4. 样本分类和分装：按照样本的类型和用途进行分类，确保样本的混淆和交叉污染。
对每个样本进行标识，包括样本编号、采集日期和采集者等信息。
5. 样本储存：选择适当的储存方式和条件，包括温度、湿度和光照等。
建立样本储存记录，包括样本的位置、数量和储存条件等信息。
6. 样本管理：建立样本档案，记录样本的基本信息和存放位置。
制定样本的使用和借阅程序，确保样本的安全和可追溯性。
7. 质量控制：制定质量控制措施和标准操作规程，对样本进行质量检测和质量评估。
对不符合质量要求的样本进行处理，包括修复、淘汰或报废等。
8. 安全管理：建立安全管理制度，包括样本的防火、防盗、防震和防湿等措施。
对样本进行定期巡检和维护，确保样本的安全和完整性。
9. 数据管理：建立数据管理系统，记录样本的相关信息，包括样本的来源、特征和使用记录等。
保密敏感信息，并确保数据的完整性和可查询性。
10. 项目评估和改进：定期对生物样本库项目进行评估，包括项目进展、质量和效果等方面。
根据评估结果，制定改进措施和调整项目管理计划。
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项目档案管理流程
1.1 项目档案的基本范围
1.1.1 业务档案: 指公司担保项目操作流程过程中形成的包括但不限于客户基础材料、尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会会议纪要及评审结果通知、审批表格、合同、协议和保后监管资料等贯穿项目始终的纸质文件、电子文档等全部资料。
同时包括业务合作项目等文书档案、经济档案、客户档案等;
1.1.2 反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证等。
1.2 项目档案的责任人:
1.2.1项目档案归档责任人: 担保业务部、个人业务部等各担保业务部门;
1.2.2业务档案的立档责任人、保管责任人、管理责任人: 风险管理部;
1.2.3分公司的所有业务档案统一由所属公司风险管理部进行管理; 分公司筹建期间发生担保业务形成的业务档案和取得的反担保标的物权利证书暂时由北京公司风险管理部代为管理, 分公司风险管理部成立后办理移交;
1.2.4反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证统一由所属公司风险管理部进行管理。
1.3 业务档案的归档要求:
1.3.1 各担保项目的业务档案必须在担保合同签订生效后的十个工作日内完成归档手续, 并交风险管理部立档保管;
1.3.2 对于在担保合同签订生效后的十个工作日内档案资料不齐全的, 仍必须将已有资料先行归档, 对缺项资料应列入《缺项资料清单》( 见附件1) , 并注明缺项的原因, 交风险管理部审核。
档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。
对于业务部门归档的资料, 风险管理部不得拒收, 如因拒收造成担保项目存在风险隐患的由档案管理员和风险管理部领导负责;
1.3.3 归档资料的要求;
➢在首次归档时必须具备的资料;
( 1) 确立业务关系的经济合同类资料:
·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等;
·与客户签订的协议, 如委托担保合同等;
( 2) 反担保措施类资料:
· 在签订《保证合同》前应已办理的各项反担保措施文件, 如抵押协议、质押协议、第三方连带责任保证反担保合同、自然人无限责任承诺函等;
· 与反担保措施相关的其它重要文件, 如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等;
( 3) 担保公司内部文件资料;
( 4) 客户基本资料;
( 5) 其它资料。
➢可后续归档的资料;
( 1) 在申请签订《保证合同》时暂未完成的相关资料;
( 2) 在正常操作情况下, 后续发生与业务相关的资料:
① 保后监管报告;
② 保后监管过程中获得的资料;
③ 所取得的物权凭证的复印件;
④ 担保过程中同意用款审批表;
⑤ 同意用款通知书复印件;
⑥ 其它应归档的资料。
· 公司和分公司风险管理部对担保业务后续发生的与业务相关
的资料的归档, 须积极督促项目经理归档, 并定期检查档案, 确保
每一个业务档案的完整性;
1.3.4 一笔业务的档案应按照”一般档案”和”要件档案”分
两个档案夹分别进行归档;
➢”要件档案”包括所有与本公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同, 如立项审批表、担保项目审批表、业务工
作会表决票、表决意见、业务工作会和专家评审会会议纪要、
评审结果通知、担保意向书、委托担保合同、董事会决议、
各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同等等;
➢”一般档案”包括与同一业务相关的全套资料( 包括要件档案的复印件及存放于风险管理部的反担保标的物权证的复印
件) 。
”一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行:
A类: 内部操作和审批资料;
B类: 客户基本资料;
C类: 反担保措施的相关资料;
D类: 保后监管资料;
E类: 其它相关资料。
1.3.5 档案内的文件资料要去掉金属物; 对破损的文件资料应进行修补, 字迹已扩散的应复印并与原件一并存档; 纸页小的文件材料应加贴在A4纸上, 纸页宽大的应折叠整齐、压平;
1.3.6 归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有”经核对与原件相符”章, 并由核对人签名确认对原件复核的责任;
1.3.7 档案内文件要逐页按A、 B、 C、 D、 E等类别进行编号;
1、档案内资料清单不用编号;
2、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字, 均应一面编写一个页号;
1.3.8归档资料由归档责任人按”一般档案”和”要件档案”逐件填写一式三份《担保资料清单》, 连同档案和《缺项资料清单》移
交风险管理部, 并履行移交手续。
风险管理部综合管理员负责审核所交档案资料与《担保资料清单》是否吻合、齐全; 再由该业务的原项目评审员作为监交人审核应上交资料的齐备性;
1.3.9《担保资料清单》归档责任人、监交人各存一份, 档案夹里一份;
1.3.10 凡归档资料, 都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰, 宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写, 禁用铅笔书写, 以利长期保存。
1.3.11 任何部门或个人都不允许私自保存、损毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。
1.4 物权凭证的归档要求:
各担保项目的反担保标的物权利凭证原则上必须在《同意放款通知书》向银行出具前完成归档手续, 并交风险管理部立档保管; 对于递件后可出具《同意放款通知书》的项目, 反担保标的物权利凭证必须在《同意放款通知书》出具后的一个月内及时完成归档手续, 如超过一个半月, 经办人必须书面向风险管理部、首席风险官和总裁作出说明; 过渡监管的物权凭证需由风险管理部按过程控制的进度办理归档、领取等手续。
1.5 项目档案的立档和保管:
1.5.1 立档责任人和归档责任人对移交、接收的档案必须分别
进行纸面和电脑登记; 电脑登记的内容按项目简称为文件夹名按不同内容分别保存在公司担保业务部和风险管理部”共享”中;
”电子档案”包括项目尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会的会议纪要、评审结果通知、委托担保合同及相关反担保合同、决议等合同类文件。
电子档案随项目进度由立档责任人逐步归集, 并保存于单独的共享文件夹中, 该文件夹密码由风险管理部档案管理员持有。
在归档责任人移交纸质档案后, 立档责任人应同时检查该项目电子档案是否齐备并予以补充。
1.5.2 ”要件档案”单独存放, 立档、借阅等由风险管理部管理, 钥匙由综合管理部保存; ”反担保标的物权利证书”实行风险管理部和综合管理部双人双锁控制进行管理, 并建立登记薄对整个存、取、阅、释放过程进行完整记录;
1.5.3 立档责任人对所接收的档案要进行审核、分类、编号、整理等立档工作;
1.5.4 各项档案案卷排列按照年度、办理完毕的时间顺序、业务部门( 担保业务部代码为D1, 个人担保部代码为D2, 分支公司代码以其开头的拼音字母组成) 、业务品种及业务发生的顺序进行编排。
档案号的编排按照以下方法进行: 公司代码 + 年份 + 部门代码+ 业务类型 + 序列号。
例如: 天津分公司担保业务部关于承兑汇票担保业务第一号应编为: TJ- -D1-CD-001, 依此类推;
1.5.5 在保项目和已解除担保责任项目的档案应分开存放管理;
1.5.6 公司总裁、首席风险官应定期( 至少每半年一次) 对档
案保管的状态进行检查, 发现问题及时解决, 以保证档案的完整与安全。
1.5.7 罚则:
➢所有未按规定要求进行归档的项目, 将被直接定级为关注;
➢每一个项目超过十个工作日未归档的或缺项资料拟归档期限超过一个月仍未归档的, 将上报公司总裁对相关责任人发出
警告通知, 二个月仍未归档的上报公司董事长进行处理。
1.6 项目档案的鉴定销毁和移交:
1.6.1 项目档案的保存期限一般为: 担保责任解除后两年;
1.6.2 超过保存期限的项目档案, 必须经风险管理部进行鉴定, 对确无保存价值的档案进行登记造册, 报总裁签字批准后销毁;
1.6.3 销毁档案时, 应由综合管理部、风险管理部分别指定两人负责监销, 防止档案遗失或泄密, 销毁完毕, 监销人员要在销毁清册上签字, 并将销毁册存档;
1.6.4 档案工作人员因工作需要调动时, 应在离职前办好档案交接手续。
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