电子档案的安全管理及措施

电子档案的安全管理及措施摘要:随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛的应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。文章从多个角度对比分析了纸质档案管理和电子档案管理的差异，并提出电子档案安全管理的措施及相关问题的解决措施。

关键词:电子档案管理；纸质档案管理；安全管理；措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用,使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效的保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好的应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

1电子档案与纸质档案在保管中的差异

1．1管理观念上的差异

档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去档案管理缺乏专业知识和专业设备，没有对其引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

1．2保存寿命的差异

当档案人员做好纸质文件，纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

1．3保护措施的差异

当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不

利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境

的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的

能力。

电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子

档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

1．4自然保存环境对载体影响的差异

电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的

保存环境要求。

（1）温、湿度影响的差异

电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解-氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进行使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。

光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形,极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案有着不同程度的影响。

（2）灰尘影响的差异

灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸

张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三

个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要

是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使

得记录信息受到损毁。化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见。生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌

孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

外来磁场和机械振动影响的差异

对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性

涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。

磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁

或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读

出效果变差。一个客观事实是，我们生存的环境存在很多电磁干扰，如

变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，当进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能的避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

电子档案管理系统平台

目录第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用第二章系统功能 2.1 功能结构长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　第一章　总　则　第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共有限公司档案管理办法（暂行）》有关和国档案法》、《ＸＸＸＸ规定制定本规定。　第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营业部（以下简称各单位）。　第三条　基本术语解释　（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。　（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。　（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。第二章　管理体制和职责第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

设备设施安全管理制度

设备设施安全管理制度 1.目的为了加强对公司设备设施的管理，防止和减少各类安全事故，保障职工的生命安全和健康及财产、环境不受损失。特制定本制度。 2.总纲 2.1所有设备设施应符合有关法律法规、标准规范要求。 2.2本制度所指的设备设施包括建筑设施、各种管路、线路、机电设备，各种仪表、仪器，生产、生活、办公用设施、器具。 2.3本制度适用于公司所有的从业人员。 2.4有关管理人员及操作人员必须选用热爱本职工作、爱惜设备、责任心强、自觉性高、工作认真扎实，经过培训，熟练掌握相关技术的人员。 3.使用前的注意事项 3.1 制定安全操作规程，做好员工使用前培训。 3.2 有关管理人员必须熟知水、电、热、气等的各种管路、线路、开关、阀门等基础设备的设置情况及作用，具备所操作设备的专业知识。 3.3 操作人员必须熟读设备的说明书，熟悉设备的性能、操作要求、注意事项、保养知识等，对其知识完全掌握后方可操作。 3.4 对设备的运输、装卸、安装要研究切实的防护方案，确保设备的完好无损。 3.5 设备使用前必须做好充分的准备工作，准备不充分不得使用。准备完毕后，操作前要向领导报告准备情况，不经领导批准，不得启动。 4.操作中的注意事项 4.1 使用大小车辆，必须注意运行中不得碰撞任何建筑设施及机械设备，不得挤压管路，挂扯线路。 4.2 操作人员使用设备，必须按规程操作，要精力集中，耳闻眼观，发现异常情况，应立即停止使用，认真进行检查，以免造成设备损坏。 4.3 凡有额定装载量或额定功率的设备，均不得超负荷使用，对于没有规定负荷的，使用时也应考虑其承受能力，合理使用。

4.4 设备损坏应立即修理或更换，绝不允许带病使用，特殊情况须报上级批准，完全确认不会对设备造成进一步的损坏，不会有安全事故发生后，方可使用。 4.5 设备运行中出现有可能导致生产中断或造成严重事故的故障时，必须一面采取应急措施，一面立即向上级汇报，尽量让损失降到最低限度。 4.6 使用器具不得摔磕、碰撞，严禁野蛮使用；非维修所需，不得拆卸各种机械、仪表，杜绝人为损坏。 4.7 下水道、排水沟入口必须设有过滤网，严禁垃圾等各种固体杂物入内。 4.8 设备损坏后应及时写出损坏报告，详细说明原因，并且必须当天上报。 5. 保养 5.1 凡教科书、有关使用规范以及使用说明书中有保养注意事项的，必须按保养要求按时保养，使用说明书没有说明的，使用单位应据其性能自行制定保养办法，以延长设备的使用寿命，严禁超期连续使用。凡超期使用的，设备损坏定为人为损坏。 5.2 防锈蚀。各种金属设备、器具必须做好防锈工作，经常擦拭，防止生锈。动力车间、维修车间、配电室应注意创造通风、干燥的条件。湿度大的环境应强化对设备的防护。设备使用后应采取有效措施，该清洁的清洁，该干燥的干燥，长期不用的器具应涂防锈漆及采取防尘防潮的措施进行保管。可以刷油漆的各种易生锈器具应定期进行油漆，刷油漆前应彻底去锈。 5.3 防止机件松动。应经常检查设备部件有无异常现象，螺丝、螺母有无松动。新使用和经过维修拆装后的设备应特别注意。 5.4 需定期添加润化剂、抗氧化剂、密封填料或需定期更换易损件（如：轴承、垫圈）的设备，应做好使用记录，按时进行添加或更换。 5.5 暂时不用的机械设备，也需清理干净，注意防尘、防潮，并定期进行检查。 5.6 各使用单位在使用设备中发生的故障应做好记录，以备查用。 6. 修理 6.1 维修人员应树立高标准，严要求的质量意识，本着安全、适用、美观、经济的原则。坚决反对图省事，怕麻烦，粗心大意应付了事的作风。

通用档案电子化综合管理解决方案

通用档案电子化综合管理解决方案一、前言随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点：识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。

设备设施安全管理制度

设备和设施安全管理制度设备设施安全管理工作必须坚持“安全第一,预防为主”的方针;必须坚持设备与生产全过程的系统管理方式;必须坚持不断更新改造;提新安全技术水平的原则;能及时有效地消除设备运行过程中的不安全因素，确保公司财产和人身安全。一.设备设施选购 1.必须坚持“安全高于一切”的设备设施选购原则,要求做到设备运行中,在保证自身安全的同时,确保操作工的安全。 2.设备管理人员应根据本企业生产特点，工艺要求广泛搜集信息 (包括:国际、国内本行业的生产技术水平,设备安全可靠程度。价格、售后服务等);经过论证提出初步意见报总经理批准实施。二.设备设施使用前的管理工作 1.制定安全操作规程 2.制定设备维护保养责任制 3.安装安全防护装臵 4.员工培训,内容包括设备原理、操作方法、安全注意事项、维护保养知识等，经考验合格后,方可持证上岗。三.设备设施使用中的管理工作 1.严格执行<<设备安全管理制度>>,由公司主管领导和设备管理人员共同落定。 2.设备操作工人须每天对自己所使用机器做好日常保养工作,生产过程中设备发生故障应及时给予排除。

3.为了便于操作工日常维护保养,有设备管理人员、工程技术人员共同按照技术要求,由部门经理和设备管理人员负责检查实施。 4.预检预修,是确保设备正常运转,避免发生事故的有效措施,设备管理人员根据设备状况和使用寿命,预先制定出安全检修周期和检修内容,落实专人负责实施,将设备质量保持在最好状态,确保设备从本质上的安全性。四.设备设施维护保养制度 1.设备运行与维护坚持“实行专人负责，共同管理”的原则，精心养护,保证设备安全,负责人调离,立即配备新人。 2.操作人员要做好以下工作: 1)自觉爱护设备，严格遵守操作规程，不得违规操作 2)管线，阀门做到不渗不漏 3)做好设备班前、班中、班后按照要求经常性的加注润滑油。防止过度磨损 4)设备要定期更换、强制保养、保持技术状况良好 5)建立设备保养卡片,做好设备的运行、维护、养护记录 6)保持设备设施清洁,场所窗明地净,环境卫生好。五.设备设施检查制度 1.生产部设备维修人员,每两周对生产设备进行检查一次。 2.每半年由使用部门会同维修人员，根据生产需要和设备实际运转状况，制定设备大修计划，设备大修前必须制定修理工时，停歇时间，材料消耗，清洗用油及维修费用。

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案大连恒智科技发展有限公司

目录一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。二、建设目标及内容（一）建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。（二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统二○一六年十月

第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

从电子文件到电子档案

从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。《档案工作基本术语》DA/T1—2000 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背景组成。《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。百度百科二、相关术语定义 1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。 3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。 4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。 5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。 6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。 7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。12、完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

安全设施设备管理制度

安全设施设备管理制度安全设施设备管理制度第一章总则第一条为贯彻“安全第一.预防为主.综合治理“的方针，确保在施工现场生产过程中的人身和财产安全，减少事故的发生，加强施工现场危险作业环境及作业过程中安全防护设施的有效使用和管理，制订本制度。第二条本制度适用于本公司承接的所有施工现场全过程的安全设施管理和控制。第三条施工现场的安全设施必须由工程项目部负责统筹规划，分包单位应结合分包工程的特点，制订相应的安全设施计划并实施，纳入并接受总包方的管理。第四条工程项目部作为工程施工安全管理的责任主体，应按国家有关规定落实施工现场安全设施所需费用，并专款专用。第二章安全设施的内容.范围1)为安全而重新布置或改装的机械和设备;2)电器设备安装的防护性接地或接中性线的装置，以及其他防止触电的设施;3)为安全而设低电压照明设备;4)锅炉.压力容器.压缩机械及各种有爆炸危险的机械设备的保险装置和信号装置(安全阀.自动控制装置.水封安全器.水位表.压力计等);5)升降机和起重机械上各种防护装置及保险装置(如安全卡.安全钩.安全门.过速限制器.门电锁.安全手柄.安全制动器)，桥式起重机设

置固定的着陆平台和梯子;升降机和起重机械为安全而进行的改装;6)各种联动机械和机械之间.工作场所的动力机械之间.建筑工地上为安全而设的信号装置，以及在操作过程为安全而进行联系的各种信号装置;7)在施工生产区域内危险处装置的标志.信号和防护设施;8)在施工人员可能到达的洞.坑.沟.升降口.漏斗等处安设的临时防护装置;9)在施工生产区域内，施工人员经常往来的地点，为安全而设置的通道及便桥;10)在高处作业时，为避免物料坠落伤人而设置的工具箱以及防止人员坠落的防护网.绳;11)在脚手架.井架(龙门架)外围封闭的防护网;12)为防止塌方采取的支护措施;13)高处作业的上下通道及防护措施;14)立体交叉施工作业区域的隔离措施;15)在建工程与周围人行通道及民房的防护隔离设施;16)在建工程的外边缘与外电架空线路的隔离防护设施;17)防火.防毒.防爆.防雷等安全设施。第三章安全设施策划第六条根据工程项目的结构.环境.技术含量和施工风险程度等因素，由项目经理牵头，汇同工程技术负责人.安全专业管理人员.施工负责人实施安全设施策划，策划内容如下:1)确定整个施工过程中应执行的安全技术标准.规范。 2)确定危险部位和过程，对风险较大和专业性较强工程项目进行安全论证。同时采取相适应的安全技术措施，并得到有关部门的认可;

浅谈档案管理电子化服务的建设

浅谈档案管理电子化服务的建设作者：汤惠玲来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期文/广州市商贸职业学校汤惠玲【摘要】随着现代信息技术和计算机的发展与应用，电子档案越来越多，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理中的一种新型模式。保存电子档案的目的是使电子档案能够处于准确、完整、可靠地提供利用状态，起到凭证和查考作用。电子档案如何管理和利用，这是档案管理现代化面临的一个重要问题，推进档案电子化管理成为必然趋势。【关键词】档案管理；电子化服务；建设档案电子化服务是计算机发展的形势下发展起来的一种新型存档方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大量的电子档案。档案电子化服务是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的数字化档案。它是现代网络办公和办公自动环境下的趋势和要求。一、充分发挥电子档案的优势，为社会提供全方位的电子化便捷服务办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。首先其优点很多：可提供多媒体信息；可将文字、声音、图像结合起来；使利用工作更高效方便，可通过多媒体的超文本技术，将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力结合提高检索效率，能够提供超时空、全方位的信息服务。其次，电子化服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子化服务的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。电子档案的利用方式与纸质档案不同，很多情况下是通过网络满足异地利用的需要，而不是集中在档案阅览利用。而且与纸质档案利用相比，电子档案利用更快捷、更方便，也正是这一优点使得电子档案的利用服务被逐渐推广，不过前提是需要一定的技术支持和相应措施才可实现，档案电子化服务是档案利用工作发展的必然趋势。二、合理利用档案部门存储和应用的技术条件和环境，真正实现文档管理一体化电子档案最典型的特征就是非人工直接识读性，因而提供利用前要进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立。电子档案的基础数据包括两部分：一是背景信息，即电子档案形成背景，包括形成的目的，形成时的结构，形成和使用阶段功能与活动以及影响文件的环境；二是元数据，即电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据。这些都是在电子文件形成阶段就得到完整收集的。识别文件是记录在每份电子档案载体上的特殊文档，用于描述存储在载体上电子文件之间的关系。不管是电子档案基础数据还是识别文件的建立，都应根据档案保管部门存储和应用等技术条件和环境来确定其要求，一般是在电子文件的设计阶段就纳入系统设计，使它能自动产生元数据与背景信息。现在随着档案信息化的发展，很多企事业单位的档案管理系统逐渐纳入电子文件管理系统，真正实现了文档管理一体化。

档案电子化管理

档案电子化管理 Modified by JEEP on December 26th, 2020.

一、对于档案（电子化）管理的认识网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

电子文件电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求

设备设施安全管理

设备设施安全管理设备设施安全管理工作必须坚持“安全第一、预防为主”的方针;必须坚持设备与生产全过程的系统管理方式;必须坚持不断更新改造;提高安全技术水平的原则;能及时有效地消除设备运行过程中的不安全因素，确保公司财产和人身安全。一、设备选购 1. 必须坚持“安全高于一切“的设备选购原则，要求做到设备运行中，在能保证自身安全的同时，确保操作工和环境的安全 2. 设备管理人员应根据本企业生产特点、工艺要求广泛搜集信息(包括:国际、国内本行业的生产技术水平，设备安全可靠程度、价格、售后服务等)。经过论证提出初步意见报公司总经理批准实施。 3. 安装、调试、验收、建立档案等。二、设备使用前的安全管理工作 1. 制定安全操作规程 2. 制定设备维护保养责任制 3. 安装安全防护装置三、设备使用中的管理工作 1. 严格执行《设备安全管理制度》，由公司主管领导和设备管理人员负责检查落实。 2. 设备操作工人必须每天对自己所使用的机器做好日常保养工作。生产过程中设备发生故障应及时给予排除。

3. 为了便于操作工日常维护保养，由设备管理人员、工程技术人员共同确定设备“点检” 置和技术要求，由部门经理和设备管理人员负责实施。 4. 预检预修，是确保设备正常运转，避免发生事故的有效措施。设备管理人员根据设备零件的使用寿命，预先制定出安全检修周期和检修内容，落实专人负责实施，将设备故障消灭在萌芽状态，确保设备从本质上的安全性。四、设备维护保养制度 1. 设备运行与维护坚持实行“专人负责，共同管理”的原则，精心养护，保证设备安全，负责人调离应立即配备新人。 2. 操作人员要做好以下工作: 1) 自觉爱护设备，严格遵守操作规程，不得违规操作 2) 管线、阀门做到不渗不漏 3) 做好设备的班前、班中、班后按照要求经常性的加注润滑油，以防止过度磨损 4) 设备要定期更换、强制保养、保持技术状况良好 5) 建立设备保养卡片，做好设备的运行、维护、养护记录 6) 保持设备设施清洁、场所窗明地净，环境卫生良好。五、设备设施检查制度 1. 生产部设备维修人员，每两周对生产设备进行大检查一次 2. 每半年由使用部门会同维修人员根据生产需要和设备实际运转状况，制定设备大修

推行档案电子化管理的几点建议

推行档案电子化管理的几点建议当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。 1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。 2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以部门为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各部门自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。 3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。 4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。吴萍 2012年3月20日

电子档案管理系统解决方案

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1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计如图所示：

电子档案管理规范1

电子文件归档与管理规范（试行）一、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。二、引用标准青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002 三、术语本标准采用下列术语 1、电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2、归档电子文件具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。 3、真实性指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 4、完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 5、有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 6、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 7、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 8、元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。四、管理体制和职责 1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。 4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。五、电子文件的收集 1、收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：（1）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 2电子文件收集要求（1）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。（2）文本文件收集时应统一将其转换为TXT、word、excel、wps等通用格式的文档（3）静态图像文件收集时应统一将其转换为PDF、JPEG、jpg等常用格式，推荐使用JPEG、pdf。（4）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

安全设施设备管理和检修维护制度

安全设施设备管理和检修维护制度 1. 目的作用为了科学地管理好公司的设备，使设备的维护管理工作有组织、有计划、有原则、有标准、有规程地进行，以达到设备的使用寿命长、综合效能高和适应生产发展需要的目的，特制定本制度。 2. 管理职责 2.1 公司设备动部负责对全公司范围内设备维护的归口管理和统一计划安排，要建立设备维护方面的各项制度和章程，协助和配合各部门强化责任意识，使设备的维护和保养能按照公司规范要求得到贯彻执行。 2.2 各设备使用部门主管人员要按照公司关于设备维护保养的方针、政策和本制度的规定要求，对本部门的设备管理进行细化，并在执行过程中从严要求，经常检查，加强考核。 3. 设备维护基本原则 3.1 设备维护工作应贯彻“预防为主”的原则应把设备故障消灭在萌芽状态，其主要任务是防止连接件松动和不正常的磨损，监督操作者按设备使用规程的规定正确使用设备，防止设备事故的发生，延长设备使用寿命和检修周期，保证设备的安全运行，为生产提供最佳状态的生产设备。 3.2 坚持使用和维护相结合原则操作人员在设备日常维护工作中做到“三好”（管好、用好、维护好），“四会”（会使用、会保养、会检查、会排除故障）。3.3 坚持合理规划科学维护的原则设备维护工作重点，体现在提高维修工作质量、减少故障停机时间、提高设备作业率。要做到这些就必须做到合理规划，实现生产修理两不误，同时注意采用科学的维护方法，以达到效率的最大化。 4. 设备维护的要点 4.1 操作工作实行设备维护保养负责制： 4.1.1 单机、独立（如起重行车、运输车辆、金属切削机床、锻压等）通用设备实行操作工人当班检查和维护保养负责制。 4.1.2 连续生产线上集体操作的设备，实行三分之一（或四分之一）区域当班检查和维护保养负责制。 4.1.3 无固定人员操作的公用设备，由设备所在部门设备主任指定专人维护保养负责制。 4.1.4 每台设备都要制订和悬挂维护保养责任牌，要写明维护保养者姓名。 4.2 维护保养责任者有下列职责： 4.2.1 严格按设备使用规程的规定，正确使用好自己操作的设备，不超负荷使用。开车前15分钟要仔细检查设备，连接螺栓松动，要及时紧固和检查按车间规定须维护检查的必检部位，然后空负荷试车，检查各控制开关是否失灵。发现问题和异常现象，要停车检查，自己能处理的马上处理，不能处理的，及时报告检修责任者，立即处理。 4.2.3 正确地按车间制订的润滑表规定，定期添加润滑油或润滑脂，定期换油，保持油路畅通。 4.2.4 操作工在本班下班前15分钟停机，将设备和工作场地擦拭和清扫干净，保持设备内外清洁，无油垢、无脏物，做到“漆见本色铁见光”。 4.2.5 认真执行设备交接班制度，主要设备每台都应有“交接班记录本”，每班人员应认真写清楚，交接双方要在“交接班记录本”上签字，设备在接班后发生问

电子档案的安全管理及措施

电子档案管理系统平台

电子档案管理办法

设备设施安全管理制度

通用档案电子化综合管理解决方案

设备设施安全管理制度

企业电子档案管理平台建设方案

电子档案管理系统技术设计方案

从电子文件到电子档案

安全设施设备管理制度

浅谈档案管理电子化服务的建设

档案电子化管理

电子档案管理系统解决方案设计

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

设备设施安全管理

推行档案电子化管理的几点建议

电子档案管理系统解决方案

电子档案管理规范1

安全设施设备管理和检修维护制度

电子文件电子档案 OA三者之间的区别