对高校二级学院档案管理现状的思考
高校二级学院档案管理现状分析及对策
高校二级学院档案管理现状分析及对策作者：张冬晴来源：《新教育·综合版》 2018年第12期为顺应时代发展的大趋势,提升办学内涵,提高竞争实力,许多高校实行了校、院两级管理体制。
可是在二级学院的管理中,涉及到一些专业技术管理的业务,管理成效不容乐观,尤其是档案管理方面更是缺乏系统和规范,使档案的收集、整理显得杂乱无序,基本无章可循。
一、高校二级学院档案管理现状以海南省高校和海南师范大学为例,二级学院档案的制度建设、库房建设、归档范围、操作规范、管理人员等方面不容乐观,可谓前景堪忧。
普遍存在以下几种现象:1.档案管理的认识问题。
对档案的重要性认识不足。
二级学院里,上至院长领导层,下至普通教职工们,普遍对档案管理的意识比较模糊,档案工作没有引起足够的重视,甚至包括从事管理工作的行政人员,对档案工作也只是简单的收集材料。
(1)档案意识淡薄。
由于高校工作的特殊性,学院领导基本都是学校里教学和科研的中坚力量,学院一般只重视教学和科研工作,视档案工作为可有可无,最多只是按照档案馆里明确划定的归档范围按对口单位的要求去整理归档材料,对自身单位的档案工作却没有明确要求,也没有建章立制,更没有作为日常性的工作纳入年度工作计划之中。
(2)档案员身兼数职,压力巨大。
学院里没有专门指定的档案工作人员,都是行政人员临时兼任,而行政人员往往身兼数职,工作中难免顾此失彼,不能面面俱到,加之学院领导的忽视,所以往往对本该归档的材料没能及时收集归档或者组织力度不够,档案的管理质量基本上算是一盘散沙。
(3)认识偏差,抵触归档。
有部分教师和工作人员对档案归档有抵触情绪,有些部门为了今后工作使用方便,将自己部门经手的文件材料据为己有,不愿及时上交归档;而有些教师则认为教学、科研成果是自己的,属于私有财产,不愿意移交归档。
2.档案管理的业务问题。
管理不规范,制度不健全。
根据国家《档案法》的要求,学校建立了档案工作领导机构并配备了相应的专职档案管理队伍,但是在基层二级学院,基本没有专人负责档案工作,大多是临时安排分管对口工作单位或个人自行收集材料。
高校档案管理存在的问题及对策分析
高校档案管理存在的问题及对策分析随着高校教育事业的不断发展，各项管理工作也日益繁琐。
而档案管理作为高校管理工作中的重要一环，也面临着一系列问题。
本文将就高校档案管理存在的问题进行分析，并提出相应的对策。
一、存在的问题1. 档案管理手段落后随着社会信息化的不断深入，高校档案管理手段相对落后，尤其是一些较为老旧的高校，档案管理还停留在传统的纸质档案管理阶段，而且管理手段单一，无法满足当下的信息化管理需求。
2. 档案安全性不高由于档案管理手段落后，档案的安全性也大大降低。
在传统的纸质档案管理模式下，档案易丢失、易被损坏、易被篡改，存在较大的安全隐患，一旦档案丢失将对高校管理工作产生极大的影响。
3. 档案管理流程不畅在一些高校中，档案管理工作缺乏完善的流程和规范。
档案整理、存档、借阅等流程过于繁琐，档案管理人员工作效率低下，导致档案管理的有效性和及时性无法得到保障。
4. 档案管理人员素质不高档案管理人员素质对高校档案管理质量起着决定性的作用。
一些高校档案管理人员素质不高，对档案管理规范和流程不够了解，导致档案管理工作出现失误和纰漏。
二、对策分析1. 提升档案管理手段高校应该加大对档案管理手段的更新和升级力度，尽快完成由纸质档案向电子档案的转变。
借助信息化技术，建立完善的档案管理系统，实现档案的数字化管理和存储，提高档案管理的效率和安全性。
2. 加强档案安全管理高校应该建立健全的档案安全管理制度，严格规范档案的存储和保管，确保档案的安全性和完整性。
加强对档案管理人员的安全意识培训，提高档案管理人员对档案安全管理的重视程度。
三、总结高校档案管理存在着一系列的问题，需要高校管理部门和档案管理人员共同努力，通过加强管理手段、提高档案安全性、优化管理流程、提高人员素质等措施，不断完善高校档案管理工作，为高校管理工作提供安全、高效的档案管理支撑。
只有这样，才能更好地保障高校档案管理工作的正常运转，为高校的教育教学和管理工作提供有力的支持。
对新时期加强高校二级院系档案管理的思考
２ ５ 实验室档案 ．
主要包 括实验 室管理和 建设文件材 料 、实验 室人 员业 务档案材料 、实验 教学与科研 资料 以及仪器 设备管理材 料
等。
２ ６声像档案 ．
主要包 括二级 院系师生和 社 团在 各项工作和 活动 中直 接 形成 的记 录和 反映工作及 活动过程 ，具有保存和 查考价 值 的各种 声像载体 （ 照片 、光盘 、录 像带 、录 音带等 ）和 配套文字材料 。
２ ４学生管理档 案 ．
主要 包括招 生有关材 料 、学 生各类 有典型意 义的活动 记录及 相关材 料、学 生奖惩 、情 况 自己的教 学、科研工 作特别是成 败经验
或 关键技术 等原始 资料归档后 会被别人 利用 ，归档 时仅提
生退步 与进步 的原 因及对 策分析材 料 、毕业生 的有关材料
３ ＝级院系档案管理现状
３１档案管理意识淡薄 ．
二级 院系主管档 案工作 的领 导对档 案管理 意识普遍 比 较 薄弱 ，没 有从根本 上认识 到二级 院系档 案管理 的重要价 值 ，他们把 档案管 理理解为 简单 的档 案收集和存 放 ，用不 着 高深 的知 识和专业 的技能 。二级 院系档案管理 人员档案 意 识淡薄 ，缺乏必 要的档案 专业基础 知识 ，错误 地认为档 案 管理就是 简单 的收集 、整理 、装订 ，把档案 工作作为 自 己的额外 附加工作 ，应付 了事 。
２ ７实物档案 ．
主要包 括二级 院系及师 生获得省 部级 以上表 彰的各类 荣 誉证书 的原件或 复印件 、过期 印章 、字画 、纪念品等及 其他形成 的实物 。
２ ＝级院系档案管理的主要内容
根据 高校 二级 院系 工作活 动和建档 内容 与工作实 际需 要 ，高校 二级 院系档案 主要包 括教学档 案 、科研 档案 、学 生管 理档 案 、党政管理 档案 、实验室档 案 、声像 档案 、实 物档案和其他工作档案八大 内容。
新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考
新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考摘要:随着教学改革和高校管理体制改革的不断深化，二级院系教学档案管理也面临着新的挑战，本文结合工作实际，针对新时期二级院系教学档案管理工作存在的问题进行探讨，并提出了改进措施。
关键词:高校二级院系教学档案管理近年来，随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益复杂多样，本文针对新时期二级院系教学档案管理工作，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。
一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策，使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万，我国高等教育出现了规模的大发展，成为世界上在学学生规模最大的国家，这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次大跃进”。
由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加，必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增，教学档案管理难度也随之加大，对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。
2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战随着高校优化合并和规模化的发展，很多大学形成“一校多区”的办学格局，二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态，使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。
目前，伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制，学生的自主选择空间日益扩大，更大程度地发挥“因材施教”，引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课，允许学生提前毕业、延期毕业，这也对教学档案管理提出了更高的要求，尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面，面临着更高的要求。
3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性随着高校内部管理体制的改革，高校开始推行院系二级管理，二级院系办学自主权、党政管理权、财政权力等进一步加大，因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化，以笔者所在单位广东药学院为例，一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成，原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理，如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等，因此，二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。
高校档案管理现状及对策探析
高校档案管理现状及对策探析随着高校人才培养规模的不断扩大和信息化技术的快速发展，高校档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。
作为高校重要的管理工作之一，档案管理直接关系到高校教学科研和学生管理工作的顺利开展，对于提高高校管理水平和服务质量具有重要意义。
对于高校档案管理现状进行深入分析，探索有效的对策与措施，对高校档案管理工作的改进和提升具有重要的实践意义。
一、高校档案管理现状1.1 档案管理存在诸多问题当前，许多高校在档案管理工作中存在着一系列问题，主要体现在以下几个方面：第一，档案资源的整理、管理和利用不够合理。
一些高校档案馆的存储空间不足，档案资源整理混乱，有些珍贵档案甚至闲置多年未利用，造成了资源浪费和管理混乱。
第二，档案管理手段和技术设备滞后。
一些高校在档案管理方面采用传统的人工管理方式，缺乏现代化的管理手段和技术设备支持，给档案管理工作带来了一定的困难。
档案管理人员队伍不够专业和稳定。
一些高校档案管理工作人员专业素质不高，档案管理人员流动性大，缺乏稳定的队伍和专业的管理人才。
1.2 档案管理工作的重要性日益凸显随着信息化时代的到来，高校档案管理工作的重要性日益凸显。
高校档案涉及到学生录取、毕业与学位、教职员工任免、科研成果和项目管理等方方面面，对高校的教学科研和人事管理工作起着至关重要的作用。
优秀的档案管理工作可以为高校提供科学的数据支撑和管理决策，有利于高校合理规划资源，提高管理效率和服务质量。
1.3 场馆建设和改革取得一定成效为了适应信息化时代的挑战，许多高校档案馆在场馆建设和改革方面取得了一定的成效。
一些高校通过投入大量资金和人力资源，加强了档案馆的设施建设和装备更新，在档案资源管理和利用方面有了一定的进步。
二、高校档案管理存在的问题及对策探析2.1 提高档案管理的信息化程度针对档案整理、管理和利用不够合理的问题，高校应该加大信息化技术在档案管理工作中的应用力度，建立并健全相关的信息化档案管理系统。
高校二级学院档案管理现状分析及对策
新教育·上旬刊为顺应时代发展的大趋势,提升办学内涵,提高竞争实力,许多高校实行了校、院两级管理体制。
可是在二级学院的管理中,涉及到一些专业技术管理的业务,管理成效不容乐观,尤其是档案管理方面更是缺乏系统和规范,使档案的收集、整理显得杂乱无序,基本无章可循。
一、高校二级学院档案管理现状以海南省高校和海南师范大学为例,二级学院档案的制度建设、库房建设、归档范围、操作规范、管理人员等方面不容乐观,可谓前景堪忧。
普遍存在以下几种现象:1.档案管理的认识问题。
对档案的重要性认识不足。
二级学院里,上至院长领导层,下至普通教职工们,普遍对档案管理的意识比较模糊,档案工作没有引起足够的重视,甚至包括从事管理工作的行政人员,对档案工作也只是简单的收集材料。
(1)档案意识淡薄。
由于高校工作的特殊性,学院领导基本都是学校里教学和科研的中坚力量,学院一般只重视教学和科研工作,视档案工作为可有可无,最多只是按照档案馆里明确划定的归档范围按对口单位的要求去整理归档材料,对自身单位的档案工作却没有明确要求,也没有建章立制,更没有作为日常性的工作纳入年度工作计划之中。
(2)档案员身兼数职,压力巨大。
学院里没有专门指定的档案工作人员,都是行政人员临时兼任,而行政人员往往身兼数职,工作中难免顾此失彼,不能面面俱到,加之学院领导的忽视,所以往往对本该归档的材料没能及时收集归档或者组织力度不够,档案的管理质量基本上算是一盘散沙。
(3)认识偏差,抵触归档。
有部分教师和工作人员对档案归档有抵触情绪,有些部门为了今后工作使用方便,将自己部门经手的文件材料据为己有,不愿及时上交归档;而有些教师则认为教学、科研成果是自己的,属于私有财产,不愿意移交归档。
2.档案管理的业务问题。
管理不规范,制度不健全。
根据国家《档案法》的要求,学校建立了档案工作领导机构并配备了相应的专职档案管理队伍,但是在基层二级学院,基本没有专人负责档案工作,大多是临时安排分管对口工作单位或个人自行收集材料。
高校档案管理工作现状分析及其对策
高校档案管理工作现状分析及其对策【摘要】高校档案管理工作现状分析及其对策是当前高校管理中的重要一环。
文章通过深入分析高校档案管理工作的现状，指出存在的问题，包括档案管理体系不完善、档案管理人员培训不足以及档案管理工作的信息化程度低。
为应对这些问题，提出了建立完善的档案管理体系、加强档案管理人员培训以及利用信息化技术改进档案管理工作等对策。
通过这些对策的实施，可以提高高校档案管理工作的效率和质量，进而推动高校管理水平的提升。
总结了现状及对策建议，并展望了未来高校档案管理工作的发展方向。
通过这篇文章的分析，可以为高校档案管理工作的改进提供参考。
【关键词】高校档案管理工作、现状分析、问题、对策、建立档案管理体系、加强培训、信息化技术、总结、对策建议、未来发展。
1. 引言1.1 背景介绍高校档案管理工作是高校信息管理的重要组成部分，旨在对高校日常运行中产生的各类文件、数据进行有效管理和保存，以便为学校的管理和决策提供支持。
随着高校规模的不断扩大和信息化程度的提高，档案管理工作也面临着越来越大的挑战。
在传统的档案管理模式下，高校档案管理工作通常采用手工操作，存在文件易丢失、难以检索、保密性较差等问题。
高校档案管理对人员素质和专业技术要求较高，人才储备不足也是当前面临的困境之一。
为了解决高校档案管理工作现状存在的问题，需要加强档案管理体系建设，提高档案管理工作人员的专业水平，并利用信息化技术改进档案管理工作。
只有通过综合措施，才能提升高校档案管理工作的效率和水平，更好地为高校的发展和管理提供支持。
1.2 研究目的研究目的旨在深入分析当前高校档案管理工作存在的问题，探讨提高档案管理工作效率和质量的对策措施。
通过对高校档案管理工作现状的认真调查和研究，发现问题的根源所在，为制定科学合理的改进措施提供依据和参考。
通过对比国内外高校档案管理工作的发展现状和特点，借鉴先进经验和做法，不断提升我国高校档案管理水平，推动档案管理工作的现代化发展。
高校二级学院教学档案管理现状与对策
高校二级学院教学档案管理现状与对策随着高校管理体制改革的深化,高校二级学院自我管理在逐步得到完善,二级学院教学档案管理也面临着新的挑战,本文针对当前形势下二级学院教学档案的作用以及管理方面存在的问题进行探讨,并提出了改进措施。
标签：高校二级学院教学档案管理0 引言教学档案是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要标志。
对教学档案材料的收集整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分,是高校档案的主体和核心,在高校档案中占据十分重要的地位。
所谓二级学院教学档案管理是对高校学院一级的教学管理和教学实践活动中形成的、应当归档保存的设计图纸、图表、文字材料、照片、影片、录相、录音带、软盘、光盘等教学文件材料所进行的管理,是对二级学院教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。
然而,长期以来在学院一级的管理工作中,教学档案未能得到应有的重视,在实践中往往存在只重视文书档案,而忽视了对教学档案的收集、整理工作,致使教学档案内容不全,质量不高,管理分散,乃至不能很好地反映教学活动和教学管理工作的全貌。
因此,必须结合高校教学档案工作的实际,采取有效措施,有针对性地做好二级学院教学档案管理工作。
就现实而言,笔者认为应着重从以下几个方面入手:1 充分认识高校教学档案的重要性1.1 教学档案是教学水平的客观记录,是教学研究的依据档案是历史的客观记录。
教学档案是教学活动的,它能客观地反映出教学水平的高低,如对教师教案、讲稿、实习指导书等的研究、比较,可以看出教学水平是提高了还是倒退了;对历年的试卷、考试成绩、毕业论文等的比较能反映出学生学习的情况;对教学管理制度及执行情况的研究能洞察出不同时期教学管理是抓紧还是放松了;对同类学校间教学档案的“横向”比较,能直观地反映出各自教学水平及教学管理水平的高低。
这些都是探求如何加强教学管理、提高教学管理水平的重要依据和条件。
1.2 教学档案是教学水平的客观记录,是教学研究的依据教学档案在教学活动中形成,是教学活动的客观记录,为教学管理提供参考,为教育决策提供咨询,为改进教学、提高教学质量提供第一手信息资料,是事后处理问题、查证和研究教学日常工作的凭证,是自身活动的信息库,是反映教学管理水平高低及教学活动和教学研究的依据。
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档 范 围 内 的 文 件 全 部 归 档 ．另 一 方 面要 特 别 注 意 收 集 日常 分 散 形 成 的账 外 文件 材 料 。三 是 要 加 强 文 件 材 料 的 整 理 与分 类 ， 格 按 照 本 院文 件 材 料 整 理 、 类 方 严 分 案 和工 作 标 准 ，科 学 合 理 地 整 理 各 类 文 件材料 。 加 强 管 理 和 利 用 。 一 是 要 改 善 现 有
档 案 管 理 手段 落后 ． 用 效 率 低 。 利 随
着 科 技 的 进 步 ，计 算 机 及 网 络 技 术 在 高
校 档 案 管 理 中 得 到 广 泛 运 用 ，但 是 有 些 高 校 二 级 学 院 档 案 管 理 还 仍 然 停 留 在 手 工管 理水平 上 ．档案 信息存 储量 小 ． 收
工 作 的 建 议
的管 理 条 件 ， 立 具 备 温 湿 度 仪 、 调 、 建 空
复 印机 、 算机 、 描仪及 防盗 系统 ， 计 扫 符
合防火 、 虫 、 防 防霉 、 光 、 盗 、 尘 “ 防 防 防 六
、
高校 二级 学 院档 案 管 理 现 状
档案管理不集 中、 统一 。 高校 二级 学 院 档 案 管 理 工 作 一 般 归 属 院 办 公 室 负
明确 岗位 职 责 ， 化 责 任 意 识 ， 断 提 高 强 不
档案管理水平 。 加 强 日常 收 集 与 整 理 。一 是 要 编制
一
表 、 像 等不 同形式 、 体 的历史 记录 ． 声 载
是 衡 量 学 院教 学 质 量 和 管 理 水 平 的 一 个
重 要 标 尺 ，对 学 院 的 建 设 发 展 起 着 重 要
一
集 、 理 、 索 难 ． 用 率 低 。此 外 ， 些 整 检 利 一
高 校 管 理 思 想 守 旧 ，对 二 级 学 院 建 立 后
的 档 案 管 理 工 作 监 督 指 导 不 到 位 。缺 少
相 应 的对 策措 施 ．档 案 人 员 计 算 机 及 网 络技术薄弱 ， 自动 化 、 信息 化程 度 不 高 。 二 、对 改 进 高 校 二 级 学 院 档 案 管 理
仅 限 于 文 书 档 案 和 部分 科 技 、会 计 及 实
些 部 门 归 档 文 件 材 料 中 只 有 请 示 ，没 有
批 复 。 归 档 文 件 材 料 的 整 理 、 类 上 缺 在 分 乏 严 格 规 定 和 统 一 标 准 ，造 成 了 档 案 保 管 期 限划 分 不 准 确 、 目录 填 写 不 明 细 、 检
核制 度 ． 期 布 置 、 查 、 结 档 案 工 作 ， 定 检 总
防” 求 的 档 案 专用 库 房 。 要 二是 要 改 进 管
责， 院办 公 室 大 多 成 立 有 专 门 的 档 案 室 、
配 备 有 专 职 档 案 员 ．但 也 有 一 些 至今 还 没 有 成 立 专 门档 案 室 ，甚 至 连 单 独 的 档
加 强 领 导 ， 确 职 责 。 校 要 加 强 对 明 高 二 级 学 院 档 案 管 理 工 作 的领 导 ，建 立 与 二 级 学 院 发 展 规 模 、发 展 状 况 相 适 应 的 综 合 档 案 室 （ ） 选 拔 政 治 素 质 高 、 业 馆 ． 事 心 、 任 感 强 的 同志 担 任 档 案 专 职 干 部 。 责 清 晰 划 分 学 校 、二 级 学 院 两 个 层 次 档 案
些 高 校 ．却 仍 然存 在 着 只 重 视 校 本 部 档 案 管 理 ，而 忽 视 其 二 级 学 院 档 案 管 理 的
现象 ， 成二级学院档案管 理很不规范 ， 造 给 学 院 自身 建 设 造 成 很 大 负 面 影 响 ， 同 时也给高 校的长远发展带来 一些新 问题 。
媒 体 设 施 等 ， 利用 计 算 档 案 管 理 软 件 建
立 目录 数 据 库 ，运 用 ， 提 高 档 案 信 息 的 收 集 、 备 、 索 开 发 、 用 的速 度 和 质量 ， 储 检 利
使 档 案 管 理 工 作 尽 快 步 人 科 学 化 管 理 轨 道 。 三 是 加 强 研 发 利用 ，编 制 《 宗 指 全
理 方 法 。加 大 资 金 投 入 建 立 院 内计 算 机 网络 系 统 ． 置 必 备 的 笔 记 本 电脑 、 像 购 摄
机 、 码照 相机 、 音笔 、 盘刻 录机 、 数 录 光 多
案 库 房 都 没 有 ．所 有 档 案 资 料 都 存 放 在
院 办 公 室 的 铁 皮 柜 里 ， 日常 管 理 和使 用 由 办 公 室 一 名 成 员 兼 职 ．管 理 的范 围 也
索 工 具 不 完 备 等 问题 ，为 日后 档 案 的查
找利用带来 了诸多的困难。
套 切 合 本 院 实 际 的 档 案 整 理 分 类 方 案
和工 作 标 准 。 二 是 开 展 积 极 主 动 、有 目 的 、 意 义 的 收 集 工 作 。 方 面要 确 保 归 有 一
助推作用 。 年来 ． 近 随着 我 国 高 等 教 育 评 估 制 度 、 估 活 动 的实 行 和 开 展 。 高 校 评 各 越 来 越 重 视 档 案 工 作 ．档 案 管 理 条 件 不 断 改 善 ， 理 水 平 不 断 提 高 。 但 是 ， 一 管 在
对高校二级学院档案管理现状的思考
王 萍
（ 阳 医 学 高等 专科 学校 ，７ ０ １ 南 ４３６）
【ｉ要】 捐 针对当前高校二级学院档案管理现状 ， 进行了分析探讨， 提出了几点改进建议。
【 关键词】 档案管理工作； 高校； 二级学院； 思考
高 校 二 级 学 院 档 案 是 高 校 二 级 学 院 在 开 展 教 学 、 研 、 理 等 活 动 中 形 成 的 科 管 对高 校和社 会具 有保存 价值 的文 字 、 图