工程项目档案管理之我见----杨勤侠

工程项目档案管理之我见
----杨勤侠
摘要：随着市场经济的发展，工程项目建设也愈来愈得到深入发展，如何加强工程档案资料管理是提高工程质量的一项重要的工作。

工程项目档案是企业档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，对企业做好后续发展起着重要的作用。

关键词：工程档案管理
企业的辉煌源于主业的繁荣，随着规模不断扩大，档案逐年增多，如何“收齐、管好、用活”工程项目档案，使项目最终顺利通过竣工验收，以及日后项目档案的有效利用。

结合近年来工程档案管理经验，主要做法和体会如下：
一、充分认识工程项目档案的重要性
工程建设是百年大计，工程项目档案是建设工程的重要组成部分，是项目过程中的真实记录，是建设工程内在质量和工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据,也是落实项目工程质量责任制的重要凭证。

工程项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经建设项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。

由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性。

工程项目档案对建设项目日后的管理、提供利用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响工程项目档案发挥最大效益。

总之工程项目档案在企业承接工程、清收拖欠款、化解风险、编史等方面发挥了重要的作用，创造了可观的经济效益。

二、如何做好工程项目档案管理工作
1、领导重视，健全制度，是做好项目档案管理工作的基础和关键。

我公司从提高各级领导对档案工作的认识入手，通过有关档案法律、法规的宣传贯彻和国家加强对工程项目管理，以及项目档案自身的重要性，引起领导对该项工
作的普遍重视。

近几年我公司把档案工作“三纳入”作为开展工作重要抓手，即将档案管理纳入企业的发展规划和年度工作计划、纳入领导的议事日程、纳入员工的工作职责之中，建立了项目档案管理工作人员网络体系，指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像等文件材料的收集、管理工作，项目制定了明确的岗位责任。

2、建章立制，规范项目档案工作管理体制和工作程序。

俗话说“没有规矩，难成方圆”。

近几年随着企业的规模不断扩大，档案数量逐年增多，工程项目由于规模大、工期长、各地对档案管理的要求不尽统一，形成材料差异，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是无法做好施工档案管理的。

因此，公司在档案管理方面，既遵守国家、行业档案管理的规章、规定，又根据企业特点制定了切实可行的管理办法，规范档案管理，加强档案过程中的控制，使档案管理人员快速掌握在建工程文件材料的编制内容及要求。

近几年，全公司上下在规范档案管理方面很下功夫，特别注重贯彻有关档案工作的标准、规范，不断深化，针对过去公司属各单位档案的管理标准不统一，甚至有的档案收集不及时，有散失的倾向，公司重新制定了《工程项目档案管理办法》。

为提高工程档案的完整率、准确率，公司编制了《在建工程施工文件编制指南》，印发了《工程施工资料管理规定》、《重大项目档案管理办法》，规定了工程项目在开工两个月内应编写《项目管理策划书》，有效地控制了工程项目文件材料的管理。

在档案室的指导下，公司所属各单位也相继制定了有关建设项目档案工作的制度和办法，为加强工程档案过程中的管理，使档案管理人员快速掌握在建工程文件材料的编制内容及要求。

在工程档案收集方面，公司每季度进行基层检查时，对工程档案资料进行同步检查，并督促其工程资料的整理与工程进度同步进行，以确保工程资料的完整性。

针对项目上人员流动频繁，工程文件材料归档没有保障，致使公司工程档案资料管理滞后、收集率偏低，影响了公司的资源共享。

为处理好这项工作，我们的具体做法是：出台了《公司员工工作失职责任追究条例（试行）》，其中特别强调了“工程施工过程中，项目经理应督促本项目人员按照记录管理方案形成必要的工程档案资料”。

将归档材料的形成、积累、整理和归档工作纳入生产经营各项管理程序，并作为考核、检查项目工作的一个重要方面，并明确项目经理为项目档案工作的第一责任人，项目档案的收集整理及移交列入项目承包合同中，并在考核中与奖惩挂钩。

档案室出具的《工
程项目档案归档认可书》作为风险抵押金返还的依据之一，这一制度的执行，使档案的归档率、完整率有了明显提高。

经过几年的努力，已基本形成了较完善的档案管理规章制度体系，这些管理办法为做好项目档案起到了保障作用。

3、坚持执行“四同步”制度。

即：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。

以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

三、积极配合，加强协作，努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境
项目档案工作是企业基础工作的一部分，档案材料来源于部门和项目，因而要想将项目档案管理好，就要寻求领导和各部门的支持，从多渠道入手控制好档案形成的各环节。

本单位项目档案的管理分两个层次，第一层是在项目经理部，由专职档案员在项目进行收集、保管，工程完工交验后移交当地城建档案馆、建设单位、本单位档案室；第二层是公司档案室对其管理。

四、强化对档案的收集
项目档案是项目施工管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料等。

目前各项目在收集声磁档案和竣工图编制上还存在一些问题，还需要强化对档案的收集和编制。

工程照片及音、录像（光盘）材料是工程档案的重要组织部分，对工程形象的、直观的反映，直接体现了所做工程的面貌，工程完后，项目部应及时将工程全貌及构造物照片资料收集齐全，形成一套完整的技术档案资料交档案部门。

档案部门对上交的文件材料要进行认真的审查、鉴定，归档文件材料必须有出处，有形成日期、责任者、有关技术负责人的签字，如发现手续不全或缺项，要通过各种途径找到责任者及时补办或补充，为今后的档案利用做好准备工作。

另外，竣工图应该完整、准确、清晰、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。

竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

五、档案部门必须参加竣工验收
审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。

档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备、原件。

对初验中发现的问题，要求相关部门和项目及时解决。

在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

六、开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息也会促进档案管理工作。

通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。

近几年来实施档案数字化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为工程技术人员提供服务，档案管理人员注重用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。

每当工程技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

总之，工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项认真严肃的技术工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门，贯穿整个施工过程的一项复合性工作，要保证工程竣工资料真实、准确、完整、规范、齐全，真实的记录和反映施工和验收全过程，把工程档案资料整理纳入科学化、规范化的管理轨道，就必须不断加强企业的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程档案资料，从而为建设一流工程项目提供档案方面的保证。

参考文献
[1]李和平《〈企业档案工作规范〉施措指南》：中国档案出版社，2010。