长文档排版技巧

长文档排版技巧
1.样式是一连串格式的集合。

2.Office xp以下的版本不支持跳选（即“选择格式相似的文本”），可以使用“查找与替换”
功能，但是“查找与替换”功能不是很好用，比如说查找的内容是“黑体，二号字”，替换为红色，但是替换后字变成了“黑体，二号字，红色”，再比如说查找内容为“一号”，替换为“标题1”，替换结果为“一号字+标题1”。

另外，“不限定格式”可以清除查找替换对话框中的格式。

3.修改样式有两种方法：（1）单击样式中的下拉箭头，选择“修改”，完成后，所有应用
该样式样段落都会自动应用新设置的样式；（2）随便选择一段要修改的样字的文字，然后按照常规方法将其设为目标格式，然后在该样式中单击下拉箭头，选择“更新以匹配选择”，如果“修改样式”对话框中的“自动更新”已经勾选，那么，设置格式后，无需“更新以匹配选择”。

注意有些样式不能“更新以匹配选择”的，例如“正文”样式，但正文样式是可以修改的，这时，只能用“修改”的方法。

另外，需要注意的是，在“显示”栏中选中的是“有效格式”还是“有效样式”，如果是“有效格式”中格式的则下拉箭头显示的不是“修改”，而是“修改样式”，而且“更新以匹配选择”也是不可用的。

要想新建一种样式，可以先将目标文字调成目标格式，然后在“所选文字的格式”框中的下拉箭头选择“新建样式”，新建样式后，目标文字并没有应用该样式，这时还应选中文字，然后单击新建的样式。

新建样式后，即使是基于某种样式的（比如正文样式），这时在正文样式的字体上选择“选择格式相似的文本”也不会选中应用新建样式的文本，因为其应用的是另一种样式了。

4.默认样式有：标题1到标题9，正文是默认样式，不能删除。

特别要注意的是正文样式，
如果某段文字是基于正文样式的，但是设置了其他的样式，如设置了“二号”字，那么该段文字的格式为“正文+二号”，如果这时在“正文”样式的字体中右击选择“选择格式相似的文本”，那么，“正文+二号”字的这段文字也会被选中，因为这段文字是基于“正文”样式的。

如果将“正文+二号”新建为新样式，比如说“样式1”，那么，这时在“正文”样式的字体中右击选择“选择格式相似的文本”时，“正文+二号”字的这段文字不会被选中，因为“正文+二号”已经是一个独立的样式了。

5.样式的快捷键：“格式”——“快捷键”，比如为了方便记忆，可将标题1样式的快捷键
指定为Alt+1，快捷键的设置默认保存在Normal.dot模板中。

6.正文首行缩进：左缩进为0，首行缩进为1；正文首行缩进2：正文左缩进2，首行缩进
也为2；正文缩进：左缩进为0，首行缩进为2，一般用的是正文缩进及正文首行缩进2。

7.快速增大字体：Ctrl+]；快速减小字体：Ctrl+[。

8.设置居中等对齐方式时要注意是否有左缩进或首行缩进。

9.不同的节可以有不同的页面设置，比如说：纸张方向（横向、纵向），可以设置不同的
页眉页脚。

10.常用的分节符：下一页，连续。

一般在需要分节的文档中，不需要插入分页符强行分页，
可以插入分页符中的下一页，下一页不仅可以分页还可以分节。

插入分节符时，应该在下一节的首行位置插入分节符，而不应该在这一节的末尾（这会会导致在下一节的开始位置前多出一个空行）。

11.手动分页符(即Ctrl+Enter)：^m；分节符（包括下一页，连续）：^b。

12.论文往往有封面，有目录，有正文等，这时，可以将封面、目录、正文等分别分成不同
的节，然后就可以对不同的节进行不同的页眉页脚设置。

在分节之前，最好先在页眉页脚中进行“设置页码格式”操作，比如说，想要论文的每一节都需要“页码编排”中的“起始页码”，而不是“续前节”，如果先分节再设置页码格式，那么，设置的页码格式也只作用于当前节，而其中的节依然是默认的“续前节”。

论文的正文部分通常使用“插入自动图文集”的“第X页共Y页”，但“共Y页”想要计算的只是正文的总页数，这时需要更改，可用“域”中“编号”中的“sectionpages”（即这节中的总页数）13.双面打印的要求：
（1）如果书或杂志比较厚，每页的左侧会留出一些空白，用来装订，但默认的页面设置是没有装订线的；
（2）每一章的首页总是位于奇数页，空白页总是位于偶数页；
（3）奇偶页的页眉、页脚一般不同，奇数页的页眉为本章标题，偶数页为文章或书名；
（4）每一章的首页没有页眉；
（5）目录与正文的页码格式不同，目录一般采用罗马数字，正文用阿阿伯数字。

（6）奇数页的页码一般在书的右手边，偶数页的页码在左手边。

方法：
（1）设好装订线位置后，在“页码范围”中选择“对称页边距”，然后应用于整篇文档；
（2）可以设置三种页眉页脚：奇数页页眉页脚，偶数页页眉页脚，首页页眉页脚；
（3）首页不同：不是文章的第一页不同，而是每一节的首页与其他页的页眉页脚不同；
（4）节的起始位置：如果插入的分节符是“连续”，那么就是“接续本页”，如果分节符是“下一页”，则是“新建页”，在双面打印时，应选择“奇数页”。

（5）在为奇数页页眉添加本章标题时，可以手动添加，但更好的办法是让电脑自动完成，“插入”——“域”，选择“链接和引用”中的“StyleRef”，然后再选择该章标题所引用的样式。

也可以直接写代码，如引用的样式为“标题1”，则可以这样写：{StyleRef "标题1" \* MergeFormat}。

注意，“标题”与“1”之间有个半角空格。

（6）页码的对齐选择“外侧”，并且首页一般不显示页码，设置首页是否显示页码需在“插入”——“页码”中进行设置。

14.页眉中的水平线：有时页眉中没输入东西，但有一个回车符，这时若在页眉中输入内容，
页眉是没有水平线的。

若想删除掉回车符，可定位到页眉中，然后按Delete键，这时，页眉中出现一条水平线，如不输入内容，则页眉中什么内容也没有，若输入内容，将出现水平线。

删除水平线的方法：
（1）定位到页眉中，单击“样式和格式”中的“清除格式”；
（2）定位到页眉中，“格式”——“边框和底纹”，将“应用于”改为“段落”，然后将下边框去掉却可。

方法（1）将清除页眉中的格式，而方法（2）只去除水平线，不改变页眉中格式。

15.页眉页脚的显示下一项：显示下一项指的是定位到下一个可以设置不同页眉页脚的页眉
或页脚。

比如一个文档有3页，但是没有没有分节，即只有1节，那么，“显示下一项”
将毫无意义。

一个文档有3节，刚开始时定位到第1节，“显示下一项”将定位到2节。

又如一个文档设置了“首页不同”和“奇偶页不同”，开始时定位到第一节的开始位置的页眉，即首页页眉位置，按一次“显示下一次”将不会定位第2节，而是定位到这一节的“偶数页页眉”，再按一次将定位到“奇数页页眉”，再按一次“显示下一项”才能定位第2节的“首页页眉”位置。