高校档案信息资源提供利用主体功能的转变

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高校档案工作利用主体 功能转换 的背景
高校档案工作确切讲应该是起步于八 十年代初期 ，各地纷纷 组建档案室 ， 进而升 级到综合档案室 ， 再到档案馆。档案管理也 由 最初的分散 、 无序 的状态发展 到现在 的规模化 、 规范化 、 现代化 的
像、 实物档案少” 的现象 ， 而这些信息对 于利用者而言 ， 可利用 的资
的提供服务方式 ， 着力开展 编研工作 。信 息作为一种资源 ， 必定会 权 、 监督权方面带来深刻影响。 特别是通过政府查 阅场所的建设及 产生一定 的社会和经济效益 ，而这种效益的体现在当今社会需求 查 阅工作的展开 ，完善 了人 民知情权的形式 。而有些 地区建立 了 中， 也表现得越来越迫切。要突破原有 的编研工作的思维定式 ， 避
分配去 向， 另外 ， 高校档案结构 随着教育改革发展也在逐渐变化 ，
对于基建 、 外事 、 科研成果等有可公开化信息 的大量产生 ， 外界对 此方面的需求也颇为明显 ， 共档案信息网络的产生 ， 为此提 而公 也 供了一个对外开放信息 的平台。 ２ ． 信息作为一种特定的资源 ， 在市场化的状态下 ， 信息所创造 的价值效应越来越明显 ，也促使档案管理部 门迫切需要转换 自己
“ 信息查 阅中心 ”面对公众 ， ， 因其信息来 源的权 威性 、 载体 凭 信息
的普遍认可 。高校也不例外 ， 公众希望在招生 、 就业 、 教学质量 、 学 校发展规划 、 师资力量等方面得到更加透明的信息。 三、 高校档案提供 利用功能转变的方式
我们说 ， 提供主体在开始是被动的转变 ， 么随着人们认识 的 那
挖掘信息， 以制成形式各样 的编研文献。总之 ， 为高校档案服务 作
部 门的前提 ， 应尽量满足本校师生员工的需求 ， 而满足社会各 界 进 方方面面的利用需求 。 以上这些 固态的信息 ， 都需要经过档案管理 者的加工 ， 才能转化成以动态 的可再生的信息资源 ， 从而达到利用
者的需求 目的。
从 不 １ ． 社会及个体需求的促动作用 。高校是一个特定 的组织 ， 高 可能地利用计算机形成各类检索工具 ， 不同的角度 ， 同的层面 在 校档案的组成主要是教学和科研档案 ， 而其提供利用对象 的范围 ，
对 内为高校 内部的各个机构 ， 围绕教学这个 中心工作 的档案资料 ； 对外主要是毕业生及个别学历、 学位认证机构和用人单位 ， 他们需 要核实毕业生的学历文凭等的真实性。现在越来越多的利用者希 望高校为其提供详细的毕业生信息 ， 比如 ： 某班 同学 录 、 学生毕业
动了我 国档案管理工作现代化进程。
藏， 要注重收集与经济建设密切相关 的档案资料 ， 在管好用好传统
征用 、 房地产等类档案。 在收集纸质档案的同时 ， 要注意收集声像 、 实物等特殊载体档案。 在以计算机手段管理档案 的现状下 ， 要极尽
越高 ， 全国 目前共有 ２ 所高校开办本科档案专业 ，７所高校设立 档 案的同时 ， ８ １ 要及时收集一些新兴领域 的档案 ， 如工商登记 、 土地
源太少 ， 加上个人对信息需求意识的浅薄 ， 导致资源长期处于堆积
管理模式。 人员的配置也逐步 由兼职发展到专职管理， 管理手段也 状态 ， 没有得到充分 的利用。因此 ， 我们既要丰富馆藏又要优化馆
由传统 的手工操作发展 到计算机管理 ， 且人员的专业化程度越来
硕士点 ， 所 高校设立博士点 ， ２ 档案专业教育程度显著提高 ， 从而推
摘
要 随着高等教 育改革的 日 益加深， 高校档案管理工作 的主体功能发生变化 ， 高校档案工作发展也 面临着机遇和挑 战， 需求主体的转变推动 了提供主体 的变化， 主体￣． 息需求的 多样化 、 ｆ － ｇ － 丰富性让高校档案管理机 构的职能发 生转 变。
高校档案 利用主体功能
关键词
免关 门造册般的编研 ， “ 与“ 相结合 ， 实行 编” 研” 注重 以高校教学工 ｛ Ｊ 正ｆ 生和查 阅程序规范性 、 知晓信息及时 『 生等独特优势 ， 获得 了公众
作为中心 的编研取材 ， 如 ： 比 浅层次 的学历认证 、 学历证 明、 出具 毕
在笔者认为 ， 档案其保存 的最终 目的是提供利用。 而笔者所言
方式对外提供利用。虽然说 ， 档案工作不是以盈利 为 目的， 但在市 必要 的， 以合理化 、 规范化 的方式收取合理 的费用。从另外 的角度
二、 档案工作利用主体功能转换 的趋势要 求及状态
高校档案利用主体功能， 浅层意思就是利用者 的对象和范围 ； 从深 场化的今天 ， 对信息资源进行再加工的人力 、 物力投资的补偿也是 层含义来讲 ，高校档案利用主体 功能就是其内含深层次的档案信 本文所阐述 的就是这种提供者和利用者需求主体功能延伸的方向 和 目标 。从 以上含义可知 ， 提供主体功能的转变是被动的， 而利用 息资源的再加工利用 ， 实际上就是高校档案资源再利用的延伸 。 而 看 ， 也是档案作为一种信息发展的进步。 １ ． 对信息需求意识的加强 。越来越多的人逐渐认识 到， 信息所
主体的。
一
发挥的作用和所体现 的价值 ，因此对信息的需 求愿望也表现得越
来越强烈 。 高校档案馆保存的 ９ ０年代前 的档案 ， 普遍存在“ 文书档 案多 ， 、 技档案少 ； 经济 科 历史文件多 ， 现行文件少 ； 纸质档案多 ， 声
２ ． 社会及个体对知情权认识的提高 。人们对 知情权认识 的提 高 ： 面源于社会发展 的进步 ； 一方 另一方面是源于社会及个体对 自 身利益保护要求 的加深 ，人们越来越希望能够得到 自己应该得知 的那部分信息 ，因而对 提供利用 的单位提出了更高的要求 。２ ０ ０８ 年 ５ １日，中华人 民共 和国政府信息公开条例》 月 《 的颁布 ， 有力地 推动 了政府信息公开工作 ， 在建设公开透 明的政府 ， 保障公众知情