物业工程档案管理资料
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、引言物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行有效的采集、整理、归档和管理的工作。
良好的物业档案资料管理能够提高物业管理的效率和质量，保证物业管理工作的顺利进行。
本文将详细介绍物业档案资料管理的标准格式和相关要求。
二、档案资料采集1. 采集范围：包括物业管理合同、业主信息、物业费用缴纳记录、维修保养记录、投诉处理记录等相关资料。
2. 采集方式：可以通过纸质形式或者电子形式进行采集。
纸质资料应妥善保管，避免遗失或者损坏。
电子资料应进行备份，并采取安全措施保护资料的安全性。
三、档案资料整理1. 分类归档：根据档案资料的性质和用途，进行分类归档。
常见的分类包括合同档案、人事档案、财务档案等。
每一个分类应设立相应的档案目录，方便查找和管理。
2. 文件编号：为每一个档案文件设立惟一的编号，便于标识和检索。
编号应遵循一定的规则，如按照日期、部门、文件类型等进行命名。
3. 文件标签：在每一个档案文件上粘贴标签，标明文件名称、编号、归档日期等信息，以便于辨识和查找。
四、档案资料归档1. 存储设备：选择适合的存储设备，如文件柜、文件架、电子存储设备等，确保档案资料的安全和完整性。
2. 存储位置：将档案资料按照分类归档的要求放置于相应的存储设备中，并标明存放位置，避免错乱和混乱。
3. 存储期限：根据相关法规和规定，确定档案资料的存储期限。
过期的档案资料可以进行销毁或者转移存储，以节省存储空间。
五、档案资料管理1. 访问权限：对档案资料进行权限管理，确保惟独授权人员才干查阅和修改档案资料，防止信息泄露和篡改。
2. 查阅记录：建立档案资料查阅记录，记录查阅人员、查阅时间和目的，以便追溯和管理。
3. 定期检查：定期对档案资料进行检查，确保档案的完整性和可用性。
如发现损坏或者遗失的档案资料，应及时进行修复或者补充。
六、档案资料保密1. 保密措施：对涉及个人隐私和敏感信息的档案资料，应采取相应的保密措施，如加密、限制访问等。
物业工程部资料管理制度
物业工程部资料管理制度一、总则为规范物业工程部的资料管理行为，提高资料管理工作效率，保障资料的安全保密性，特制定本资料管理制度。
二、管理范围本制度适用于物业工程部的各项资料管理工作，包括但不限于工程施工资料、设备资料、维修保养资料、安全检查资料等。
三、资料的分类1. 工程施工资料：包括施工方案、设计图纸、合同协议等。
2. 设备资料：包括设备清单、设备手册、维修记录等。
3. 维修保养资料：包括维修保养计划、维修记录、维修工单等。
4. 安全检查资料：包括安全检查记录、安全隐患整改方案、安全培训资料等。
四、资料的管理1. 资料的采集：物业工程部在收集资料时，应确保资料的真实性、完整性和准确性，对于重要资料应当进行备份和加密处理。
2. 资料的存储：资料应当按照分类归档存放，每类资料应设立专门的存档柜，并制定存档清单，确保资料的整齐、便于查找。
3. 资料的保密：对于涉及企业机密和个人隐私的资料，应采取严格的保密措施，只有经过授权才能查阅和借阅。
4. 资料的借阅：对于需借阅资料的员工，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，如因特殊情况需要延期借阅，需得到主管领导的批准。
五、资料的销毁1. 对于已经失效或过期的资料，应及时进行销毁处理，确保不会泄露机密信息。
2. 资料的销毁应采取安全有效的方法，避免造成信息泄露的风险。
3. 对于机密性较高的资料，应采取专业的销毁设备进行销毁处理，确保信息的完全销毁。
六、制度执行1. 本制度由物业工程部部门负责人负责监督执行，对于违反制度规定的行为进行处罚。
2. 物业工程部员工应严格遵守本制度的规定，如有违反制度规定的行为，将受到相应的处罚。
七、附则1. 本制度自发布之日起开始执行，如有需要修改的地方，需经部门负责人审批并重新发布。
2. 本制度解释权归物业工程部部门负责人所有。
以上就是物业工程部资料管理制度的主要内容，希望各位员工能认真遵守执行，确保资料管理工作的顺利进行，保障资料的安全性和完整性。
物业工程资料档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业工程资料档案的管理工作，确保工程资料档案的完整、准确、安全，提高物业工程管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有物业工程项目资料档案的管理。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保工程资料档案的完整性，防止遗失、损坏。
2. 准确性原则：保证工程资料档案内容的准确性，确保工程管理的科学性。
3. 安全性原则：加强工程资料档案的安全管理，防止资料泄露和非法使用。
4. 规范性原则：按照国家相关法律法规和行业标准，建立健全工程资料档案管理制度。
第二章职责分工第四条工程资料档案管理工作由工程部负责，具体职责如下：1. 制定、修订和完善工程资料档案管理制度；2. 指导、监督各部门执行工程资料档案管理制度；3. 负责工程资料档案的收集、整理、归档、保管和借阅工作；4. 定期对工程资料档案进行清理、分类、归档和更新；5. 配合有关部门对工程资料档案进行监督检查。
第五条各部门职责如下：1. 设计部门：负责工程图纸、设计变更等资料的编制、审核和提交；2. 施工部门：负责施工过程中产生的各类资料收集、整理和归档；3. 质量部门：负责工程质量检查、验收等资料的收集、整理和归档；4. 安全部门：负责工程安全检查、事故处理等资料的收集、整理和归档；5. 物业管理部门：负责工程竣工验收、移交等资料的收集、整理和归档。
第三章管理流程第六条工程资料档案的收集：1. 工程资料档案的收集应按照工程进度进行，确保资料档案的完整性和准确性；2. 各部门在工程实施过程中产生的资料应及时收集，并按类别、时间顺序整理归档。
第七条工程资料档案的整理：1. 工程资料档案的整理应按照国家相关标准和行业规范进行；2. 档案资料应分类、编目、标注，便于查阅和管理。
第八条工程资料档案的归档：1. 工程资料档案归档前，应进行审核、整理和编号；2. 归档的工程资料档案应按照类别、时间顺序存放，并建立档案目录。
第九条工程资料档案的保管：1. 工程资料档案的保管应按照档案室的要求进行，确保档案安全；2. 工程资料档案的保管期限按照国家相关法律法规和行业标准执行。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、背景介绍物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行分类、整理、保存和利用的工作。
合理有效地管理物业档案资料，对于提高物业管理的效率、保障物业管理的安全和规范运作具有重要意义。
二、档案资料的分类1. 基础档案资料：包括物业项目的规划、设计、建设、验收等相关资料。
2. 合同档案资料：包括物业管理合同、租赁合同、服务合同等相关资料。
3. 人事档案资料：包括员工的招聘、培训、考核、奖惩等相关资料。
4. 财务档案资料：包括物业费收支、财务报表、发票等相关资料。
5. 维修档案资料：包括设备维修记录、维修合同、维修费用等相关资料。
6. 投诉档案资料：包括业主投诉记录、处理过程、处理结果等相关资料。
三、档案资料管理的流程1. 收集：及时收集物业管理过程中产生的各类档案资料，确保资料的完整性和准确性。
2. 分类：根据档案资料的性质和用途，进行分类整理，建立相应的档案分类目录。
3. 编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、日期、责任人等信息，便于查找和管理。
4. 归档：将档案按照分类目录归档存放，确保档案的安全和易于查找。
5. 借阅：对需要借阅档案的人员进行登记和审批，确保档案的安全性和使用的合理性。
6. 维护：定期对档案进行检查和整理，确保档案的完好无损，防止损毁和丢失。
7. 销毁：对于已经过期或无用的档案，按照规定的程序和要求进行销毁处理，确保信息的安全性和保密性。
四、档案资料管理的要求1. 完整性：确保档案资料的完整性，避免遗漏和缺失。
2. 准确性：确保档案资料的准确性，避免错误和失真。
3. 安全性：确保档案资料的安全性，防止丢失、损毁和泄露。
4. 规范性：按照统一的规范和标准进行档案管理，避免混乱和混杂。
5. 可访问性：确保档案资料的易于查找和使用，提高管理效率。
6. 保密性：对于涉及个人隐私和机密信息的档案资料，要进行严格的保密措施。
五、档案资料管理的意义1. 提高管理效率：合理管理档案资料，可以提高信息的获取和利用效率，减少重复劳动。
物业四个档案管理制度
1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。
为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。
2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。
3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。
6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。
为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。
3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。
6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。
为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。
3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。
物业工程档案管理制度
一、目的和意义为了规范物业工程档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高物业服务质量，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 物业工程档案包括：设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修记录、维修保养记录、设备台账、技术资料、合同、协议等。
2. 物业工程档案管理应涵盖物业工程项目的整个生命周期，包括前期筹备、设计、施工、验收、交付、使用、维护等各个阶段。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）档案收集工作由工程部负责，按照档案管理要求，及时、完整地收集各类档案资料。
（2）档案收集应确保档案的准确性、完整性和连续性。
2. 档案整理（1）档案整理应按照档案管理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订。
（2）档案整理应确保档案的清晰、整洁、易于查找。
3. 档案保管（1）档案保管工作由工程部档案管理员负责，负责档案的存放、维护、保养。
（2）档案保管应确保档案的防盗、防潮、防霉、防虫、防火、防磁等。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循档案管理规范，保证档案的完整性和保密性。
（2）档案利用应经档案管理员批准，按规定程序进行。
5. 档案归档（1）档案归档工作由工程部负责，按照档案管理要求，将整理好的档案资料归档。
（2）档案归档应确保档案的完整性和准确性。
6. 档案销毁（1）档案销毁工作由工程部负责，按照档案管理规范，对无保存价值的档案资料进行销毁。
（2）档案销毁应经档案管理员批准，按规定程序进行。
四、档案管理职责1. 工程部负责人负责组织、协调、监督档案管理工作。
2. 工程部档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 工程部其他人员应积极配合档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。
五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的个人和集体，给予批评教育或处分。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由工程部负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。
物业档案管理内容
物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。
2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。
2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。
2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。
2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。
2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。
3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。
3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。
3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。
3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。
3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同期限的不能装在同一盒内。
采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。
3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、引言物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行收集、整理、归档和管理的工作。
良好的物业档案资料管理能够提高工作效率，保障物业管理的正常运行。
本文将详细介绍物业档案资料管理的标准格式。
二、档案资料分类1. 基础档案资料基础档案资料包括物业项目的规划图纸、建设许可证、竣工验收证书、物业权属证明等。
这些资料是物业管理的基础，应当妥善保管，并按照一定的分类和编号进行管理。
2. 合同档案资料合同档案资料包括物业与业主签订的各类合同、协议等文件。
这些资料记录了物业管理与业主之间的权益关系和责任义务，应当按照合同类型、签订日期等进行分类，并建立相应的档案编号。
3. 收支档案资料收支档案资料包括物业管理费用的收入和支出明细、票据、财务报表等。
这些资料是物业财务管理的重要依据，应当按照时间顺序进行归档，并建立相应的档案索引。
4. 工程档案资料工程档案资料包括物业维修、改造、装修等工程项目的相关文件、图纸、验收报告等。
这些资料记录了工程项目的过程和结果，应当按照项目名称、工程类型等进行分类，并建立相应的档案编号。
5. 业主档案资料业主档案资料包括业主的个人信息、住房产权证明、联系方式等。
这些资料是物业管理与业主沟通和服务的基础，应当按照业主姓名、住房单元等进行分类，并建立相应的档案编号。
三、档案资料管理流程1. 收集资料物业管理部门应当及时收集与物业管理相关的各类档案资料，包括基础档案资料、合同档案资料、收支档案资料、工程档案资料和业主档案资料等。
可以通过与相关部门的沟通、业主提供等方式进行资料的收集。
2. 整理归档收集到的档案资料应当进行整理和归档，确保每份资料都能够被准确地分类、编号和归档。
可以根据档案资料分类的标准，将资料按照一定的顺序进行整理，并使用统一的档案编号进行标识。
3. 建立档案索引档案索引是对档案资料进行检索和查询的重要工具。
物业管理部门应当建立档案索引，包括按照档案分类、档案编号、档案名称等进行索引，以便于快速准确地找到需要的档案资料。
物业工程资料管理
物业工程资料管理物业工程资料管理是指对物业管理过程中产生的各类工程资料进行规范化、系统化的管理和存档工作。
良好的物业工程资料管理能够提高工作效率，保障工程质量，提升物业管理水平。
下面将从文件分类、存档管理、资料检索和保密措施四个方面详细介绍物业工程资料管理的标准格式。
一、文件分类1. 工程项目文件：包括工程设计文件、施工图纸、工程合同、工程变更单等。
2. 工程验收文件：包括竣工验收报告、验收图纸、验收证书等。
3. 工程维修文件：包括维修合同、维修记录、维修报告等。
4. 工程档案文件：包括工程项目概况、工程进度计划、工程竣工图纸等。
二、存档管理1. 文件编号：对每个文件进行唯一编号，编号包括项目名称、文件类型、文件编号、版本号等信息。
2. 文件归档：根据文件分类，将文件按照一定的顺序进行整理和归档，确保文件的完整性和易查性。
3. 文件装订：对每个文件进行装订，采用防水、防火、防尘的材料，确保文件的安全性和持久性。
4. 文件保管：建立专门的文件保管室或档案室，配备专人负责文件的保管和管理，定期进行检查和整理。
三、资料检索1. 检索系统：建立完善的资料检索系统，包括纸质档案和电子档案的检索系统，确保资料的快速准确检索。
2. 检索标准：制定统一的检索标准和规范，包括文件名称、文件编号、文件类型、文件日期等，方便用户进行检索。
3. 检索流程：明确资料检索的流程和责任人，确保资料的安全性和准确性。
四、保密措施1. 保密意识：加强员工的保密意识教育，确保员工不泄露任何涉及工程资料的机密信息。
2. 保密管理：建立严格的保密管理制度，对涉密文件进行加密存储和传输，确保资料的保密性。
3. 安全控制：采取物理防护措施和技术手段，确保工程资料的安全，防止文件的丢失、损坏和泄露。
综上所述，物业工程资料管理的标准格式包括文件分类、存档管理、资料检索和保密措施四个方面。
通过合理的文件分类和存档管理，能够提高工作效率和工程质量；通过规范的资料检索，能够方便用户快速准确地查找所需资料；通过严格的保密措施，能够确保工程资料的安全性和保密性。
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工程档案管理
一、工程档案：是指物业本体建设、设施设备安装及物业管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，它是我们实施对物业建筑本体，公用设施设备的检查、维护、管理、使用、改造等工作的原始依据。
二、工程档案包括：工程竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料（安装资料、设备使用说明书及操作手册）以及所管辖区域内设施设备的维修、保养资料等
三、工程档案的分类：
工程档案分为：设备技术资料、系统竣工图、接管验收文件、维修保养资料四大类。
1、设备技术资料：指设备使用说明书，操作手册，维护保养手册，设备安装调试报告等随机资料。
2、系统竣工图：指总平面布置图，总竖向布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图等竣工资料。
3、接管验收文件：指设备台帐/设施设备统计表，配套设施台帐；物业接管验收表即按设施设备系统分类进行接管的物业接管验收表(含资料、实物、遗留问题)，设施设备实物数量移交清单等。
4、维修保养记录：主要指设施设备月、季度、年度维修保养计划，设施设备专项检修、更新改造计划，专项维保记录，重要设备维修统计，设备故障记录。
四、工程档案整理
1、按上述分类要求整理归档，并对各类档案编号。
2、工程档案编号规则：按类别、设施设备系统进行统一编号，方法为：
××（××）-××
档案顺序号
设备系统代号
档案类别代号
（1）档案类别代号：设备技术资料（JS），系统竣工图（TZ），接管验收文件（JG），维修保养记录（JL）
（2）设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头：
.空调（KT），供配电（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL),其它
（QT）．．．．．．
（3）档案顺序号：每个系统从头开始编号。
即01,02,03．．．．．
（4）例：JS（KT）-01
01号
空调系统
设备技术资料
五、归档要求：
1、管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的《设施设备统计表》/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。
2、管理处在设施设备接管验收后一月内，对收集和移交的工程资料按类别、系统分类整理，将技术资料、系统竣工图、接管验收文件及《设施设备技术资料档案目录表》交部处档案保管人归档，并在一周内报《设施设备技术资料档案目录表》于物业部备案。
3、维修保养记录由管理处工程负责人于每年12月31日前，按记录类别分别装订成册后
交档案保管人按年度归档。
六、档案的保管
1、归档资料由项目管理处档案保管人负责立卷、入库，作好标识，并在专门配备的文件柜（箱）里，按类别、系统、分类摆放，层次分明，永久保存。
2、对已立卷的档案资料要采取防盗、防潮、防水等措施，以确保档案的完好无损。
3、每年1月31日前，项目管理处应对上年度工程档案变更和保管情况进行全面核对、
检查，将档案自查情况报分公司、物业管理部备案。
4、建立档案的借阅/复制登记制。
5、建立交接凭证，销毁清单。
七、档案利用
1、查阅档案只限本人工作范围内的资料，超出本人工作范围，须经工程负责人以上领导同意方可查阅。
2、查阅档案资料按规定作好借阅登记记录。
3、（查阅档案资料应在指定地点进行），严禁对查阅的档案资料进行勾画、涂改、抽页、
拆毁、增删和擅自摘抄。
4、离司员工若借用档案资料，应完清归还手续。
5、非本司人员若因业务需要查阅档案资料，必须经项目管理处经理批准方可查阅。
工程档案盒的标识及管理要求
一、工程档案盒须按公司档案管理的统一规范进行如下标识。
二、系统分类：空调系统（KT ），供配电系统（GD ），消防系统（XF ），给排水系统（GP ），电梯系统（DT ），楼宇系统（L Y ），柴发系统（CF ），影音系统（YY ），多媒体（DM ），锅炉(GL)，其它（QT ），维修保养。
三、资料类别：技术资料（JS ）、竣工图（TZ ）、接管资料（JG ）、记录类（JL ）
四、档案盒内须按要求填写卷内目录。
五、专人负责、按时归档、分类存放、建立借阅登记。
设施设备档案保存期限：
一、巡检类记录：二年
二、运行类记录：三年
三、日常维修、值班记录等：二年；
四、设施设备专项维修保养、故障记录、计划、设备台帐等：长期
工程档案中须长期保存的维修类记录：
1、设施设备年/季/月维修保养计划、设施设备专项检修、更新改造计划表
（Q/DZ QED-WY-GC -001/002/003）
2、专项维修保养记录（Q/DZ QED-WY-GC -008）
3、设施设备故障记录（Q/DZ QED-WY-GC -009）
4、重要设施设备维修统计（Q/DZ QED-WY-GC -007）
电梯重要维修统计（Q/DZ QED-WY-GC -007-1）
5、外委项目验收表（Q/DZ QED-WY-GC -027）
管理类记录：
1、设施设备统计表（Q/DZ QED-WY-GC -007-004）
2、设施设备技术资料档案目录（Q/DZ QED-WY-GC -005）
3、物业设施设备接管验收表（含资料、实物、遗留问题）（（Q/DZ QED-WY-GC --006）
4、电梯/扶梯设备台帐统计（Q/DZ QED–DT-008）
5、配套设施台帐。