高校档案信息化建设
高校档案信息化建设
浅谈高校档案信息化建设摘?要：档案信息化是档案工作的发展方向，笔者针对本校档案信息化建设现状，从加强数字资源、基础设施、档案网站和人才队伍建设几个方面提出档案信息化建设的对策。
关键词：高校档案信息化中图分类号：g270 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2012）10（a）-0243-01随着网络的普及和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为未来档案发展的必然趋势，各高校档案部门要结合自身实际情况，把握好数字化所带来的机遇和挑战，加强档案信息化建设，使档案信息成为可有效利用和共享的信息资源，为高校教学、科研、管理提供优质、便捷的档案信息服务。
1 档案信息化的涵义档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享[1]。
档案信息化建设的目的是提高高校档案管理效率和效益，以充分挖掘档案信息，向社会提供更多有价值的信息资源服务，实现资源共享[2]。
2 沈阳医学院及辽宁省高校档案信息化建设现状目前，我校档案信息化建设还处于刚刚起步的阶段，只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，还没有实现档案信息数字化。
数据库建设方面，只有单机版目录数据库，缺乏专题数据库、全文数据库和多媒体数据库，信息网站建设相对滞后，用户对档案的利用率比较低。
笔者同时也对辽宁省高校档案信息化建设情况进行了相关调查，各高校虽然不同程度地进行了档案信息化建设，但绝大部分高校仍处于建设初期。
笔者通过访问各高校档案网站发现，统计中的40所本科高校，只有东北大学、大连理工大学、中国医科大学等9所高校具有数字档案查询系统，用户可以通过输入用户名及密码，进行在线科技档案、教学成果、毕业论文等方面的查询。
大部分高校的档案网站只为用户提供馆藏介绍、规章制度、服务指南、编研成果等方面的信息，不能够满足用户对档案的即时需求。
新时期高校档案的信息化建设途径
新时期高校档案的信息化建设途径近年来，随着信息化技术的快速发展和普及，高校档案的信息化建设已成为当前的热点。
信息化建设有助于高校档案的管理和利用效率提高，为高校教学科研工作提供更好的支持。
高校档案的信息化建设途径可以从以下几个方面进行探讨。
一、构建高校档案信息化平台。
高校档案的信息化建设首先要建立一个完善的信息化平台，以便进行各项档案管理工作。
平台可以采用现有的档案管理系统，也可以根据高校的具体情况进行定制开发。
平台应具备对档案信息的录入、查询、修改和删除等功能，同时还应具备对档案的数字化存储和管理能力。
二、推动高校档案数字化建设。
高校档案数字化是信息化建设的重要环节，它是提高档案管理效率和利用效果的关键。
数字化建设可以从扫描原纸档案开始，将档案纸质文档转换为电子文件，并通过数据库系统进行管理。
数字化档案便于档案的存储和共享，还可以提高档案利用的效率。
三、加强高校档案数据标准化。
档案管理的一项基本原则是标准化，高校档案信息化建设也不例外。
信息化建设应该按照国家和高校相关的档案管理标准进行，制定统一的档案编码规范和元数据标准，以确保档案的规范化和统一化。
标准化的数据可以提高档案管理的效率和准确性。
四、建立高校档案的网络化管理系统。
网络化管理系统可以帮助高校档案在不同地点、不同时间进行远程管理和共享。
高校可以建立档案网络平台，通过互联网建立与其他高校和研究机构的档案信息共享机制。
网络化管理系统也可以方便高校教师和学生进行档案查询和利用。
五、加强高校档案信息安全保护。
信息化建设过程中，高校档案信息的安全是一个重要问题。
高校档案信息在进行数字化和网络化处理时，需要采取相应的安全措施，例如加密和备份措施，以防止档案信息的泄露和损坏。
在实施高校档案信息化建设的过程中，需要高校的高层领导重视，并制定相应的政策和措施来支持和促进。
高校档案信息化的成功与否，还与高校的档案管理人员的专业技术水平和档案管理能力密切相关。
高校档案信息化建设与管理
高校档案信息化建设与管理随着信息化和数字化技术的不断发展，高校档案信息化建设已成为高校管理工作中的一个重要方面。
高校档案信息化建设涉及到档案管理制度的建立和完善、档案数字化处理技术的应用、档案信息系统的建设和管理等内容。
高校档案信息化建设与管理的开展，对促进高校档案工作的现代化、规范化，提高高校档案管理工作的效率和水平，具有重要的意义。
高校档案信息化建设与管理的重要性不言而喻。
随着高校规模的不断扩大、档案量的快速增加，传统的档案管理方式已难以满足高校档案管理的需求。
采用信息化手段进行档案管理，可以大大提高档案管理的效率和水平，更好地服务学校的教学科研和管理工作。
高校档案信息化建设与管理可以提高档案管理的效率。
通过数字化处理技术，可以将纸质档案数字化，便于存储、检索和利用。
在数字化处理的基础上，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。
这样可以减少人力物力资源的浪费，提高档案管理的工作效率和质量。
高校档案信息化建设与管理可以提高档案管理的水平。
利用信息化手段进行档案管理，可以更好地保障档案的完整性和安全性，防止档案的丢失和灭失。
数字化处理技术还可以改善档案的存储环境，延长档案的保存期限，保护档案的长期保存和利用价值。
高校档案信息化建设与管理还可以提高高校档案管理工作对外的公开透明度。
建立档案管理信息系统后，可以将档案信息公开透明，方便社会各界了解高校的档案管理工作，促进高校与社会的沟通和合作。
在高校档案信息化建设与管理过程中，需要做好以下几个方面的工作。
要建立健全高校档案管理制度。
要对档案管理的政策法规、制度规范进行梳理和完善，明确档案管理的责任部门和责任人，规范档案的收集、整理、审查、保存、利用等环节。
要加强档案管理的规范化培训，提高档案管理人员的专业素养和管理水平。
要加强高校档案数字化处理技术的应用。
要借助现代技术手段，对纸质档案进行数字化处理，建立档案数字化管理系统。
要做好档案数字化处理技术的研究和推广，提高档案数字化处理技术的水平和应用效果。
高校档案信息化建设的
• 定期进行安全检查和评估 ，及时发现和解决安全问 题。
03
高校档案信息化建设的策略与 方法
策略制定
明确建设目标
高校档案信息化建设应明确目标 ，以提升档案管理效率、促进档 案信息资源共享、服务学校发展
为核心目标。
制定建设规划
根据学校实际情况和发展需求，制 定档案信息化建设的长期规划，明 确建设步骤和时间节点。
制定档案管理规范和标准
明确档案管理的基本原则、标准 和流程，为档案信息化提供制度 保障。
提高服务质量
不断优化档案管理系统，提高信 息查询和利用的效率，为高校师 生提供更优质的服务。
实施步骤与计划
1. 制定档案管理规范 和标准
• 调研高校档案管理 现状和需求，确定 档案管理原则和标 准。
• 成立档案管理小组 ，明确职责和分工 。
高校应加强档案信息化技术的 研发，提高自主创新能力。
强化数据安全保护
高校应建立完善的数据安全保 护机制，确保档案信息不被泄
露。
提升人员素质
高校应加强对档案工作人员的 培训，提高其信息化技能水平
。
未来发展趋势预测
智能化发展
未来高校档案信息化将更 加注重智能化发展，通过 人工智能等技术提高档案 管理效率。
02
传统档案管理方式效率低下，信息化建设能够提高档案查询、
利用的效率。
促进高校教育教学的改革与发展
03
高校档案信息化建设能够为高校教育教学的改革与发展提供有
力的支持。
国内外发展现状与趋势
国内发展现状
发展趋势
国内高校档案信息化建设起步较晚， 但发展迅速，越来越多的高校开始重 视档案信息化建设。
未来高校档案信息化建设将更加注重 数字化、网络化、智能化等方面的发 展，提高档案管理效率和服务质量。
浅谈高校档案管理信息化建设
浅谈高校档案管理信息化建设随着信息化和数字化的发展，高校档案管理也逐渐迈入了信息化建设的时代。
信息化建设不仅提高了档案管理的效率，还大大提升了档案管理的安全性和可靠性。
本文将就高校档案管理信息化建设进行浅谈。
一、信息化建设的背景随着社会的不断发展，高校的档案管理任务愈加繁重。
传统的纸质档案管理方式效率低下，且易受到天灾人祸的影响，档案的保密性也得不到保障。
为了提高档案管理的效率与安全性，高校档案管理部门开始进行信息化建设。
1. 提高工作效率信息化建设将档案转化为电子格式，使得档案的查找、存储、共享变得更加迅速和便捷。
员工可以通过电脑快速查找所需的档案信息，极大地提高了工作效率。
2. 保障档案的安全传统的纸质档案容易受到灾害、盗窃等因素的侵害，信息化建设能够将档案保存在安全的服务器中，设置不同级别的访问权限，保障档案的安全性和完整性。
3. 便于档案共享电子档案的便捷性和可读性，使得档案共享变得更加容易，不同部门之间可以方便地共享需要的档案信息，提高了工作的协同性。
4. 降低成本信息化建设可以使得档案馆的存储空间得到合理利用，大大减少了纸质档案的存储成本。
电子档案的建立和维护成本也相对较低。
5. 环保信息化建设减少了大量的纸质使用，有利于节约资源，降低环境污染。
1. 档案数字化档案数字化是信息化建设的基础。
将纸质档案转换为电子格式，并建立相应的数据库，实现档案信息的可视化、可检索化、可操作化。
2. 档案管理系统的建设建立完善的档案管理系统，包括档案存储、检索、借阅、归档等功能模块，实现对档案信息全生命周期的管理。
档案管理系统需要具备安全可靠的特性，设置多级权限，保护档案信息的完整性和保密性。
3. 信息安全保障建立信息安全保障体系，采取技术手段和管理手段保护档案信息的安全。
包括网络安全防护、数据备份和恢复、应急预案等措施。
4. 人才培训对档案管理人员进行信息化管理培训，提高员工的信息化应用水平，使他们更好地掌握档案管理信息系统的使用方法，保障系统的正常运行。
浅谈高校档案管理信息化建设
浅谈高校档案管理信息化建设高校档案管理信息化建设是高校管理工作的重要内容，它涉及到高校日常管理、学生教育以及科研成果的管理和保存，对高校的管理工作和学术研究有着重要的意义。
随着信息技术的不断发展和应用，高校档案管理信息化建设已成为高校改革和发展的重要内容之一。
本文将浅谈高校档案管理信息化建设的意义、现状和发展趋势。
1.提高档案管理效率。
传统的档案管理方式需要大量的人力物力投入，而信息化建设可以大大提高档案管理的效率，减少人力资源的浪费。
2.提高档案管理的准确性和安全性。
传统的档案管理方式存在着数据丢失、档案错乱等问题，而信息化建设可以大大提高档案管理的准确性和安全性，保障档案的完整性和可靠性。
3.提升高校管理水平。
信息化建设能够提供更加精确、及时的数据支持，帮助高校管理者更好地了解学校的运行情况，及时做出决策，提升高校管理水平。
4.促进学校教育教学改革。
信息化建设可以为教学管理提供更好的支持，并为学生提供更加便捷的服务，促进学校教育教学的改革和发展。
二、高校档案管理信息化建设的现状1.档案管理系统的建设。
目前，许多高校已经建立了自己的档案管理系统，实现了档案管理的电子化和网络化。
通过这些系统，可以实现档案的在线查询、档案的电子化存储和检索、档案的跟踪管理等功能。
2.学生信息管理系统的建设。
学生信息管理系统是高校档案管理信息化建设的重要组成部分，它不仅可以实现学生档案的电子化管理，还可以实现学生信息的统一管理、学籍管理、成绩管理等功能。
1.信息化建设与数字化建设的深入推进。
随着信息技术的不断发展，信息化建设将与数字化建设相结合，实现档案管理的全面数字化，为高校提供更加便捷的档案管理服务。
2.档案管理系统的智能化发展。
随着人工智能技术的不断发展，档案管理系统将朝着智能化的方向发展，实现智能化的档案检索、智能化的档案管理等功能。
3.档案管理系统与其他系统的整合。
档案管理系统将与学生信息管理系统、科研成果管理系统等其他系统相整合，实现档案管理系统与其他系统的无缝对接，提高系统的整体效益。
高校档案信息化建设思考档案信息化建设方案
高校档案信息化建设思考档案信息化建设方案
随着信息技术的不断进步，高校档案管理信息化已成为当前高校档案管理工作中的一项必然趋势。
高校档案管理信息化，不仅能够大大提高档案管理的效率，减少人工操作，同时还能有效地改善档案存储和查询的工作环境。
因此，从目前高校档案管理的情况出发，本文围绕如何进行高校档案信息化建设，提出以下建议。
一、完善高校档案信息化基础设施
1、建立完善的IT技术平台。
在高校档案管理中，IT技术平台是非常重要的一环。
建立IT技术平台，可以提高档案管理人员的工作效率，实现档案管理信息化自动化。
同时，为了保障档案信息的安全性，IT技术平台的建立必须同时考虑到安全因素。
2、完善高校档案管理软件。
高校档案信息化建设过程中，需要开发和完善专属于高校的档案管理软件。
这样，档案管理人员就可以通过软件集中管理档案信息，实现档案的高效率存储、查询、调取和借阅。
此外，为了保护档案信息，软件需要具备完善的权限控制机制，确保只有授权人员才能查看、操作档案。
二、建立高校档案管理信息化标准
1、建立高校档案管理信息化标准。
为了在高校档案信息化建设中达到统一的档案管理水平，建立高校档案管理信息化标准非常必要。
通过制定明确的标准，可以规范档案信息化建设的目标和实现步骤，以及规范档案管理的各个环节。
高校档案信息化建设与管理
高校档案信息化建设与管理随着信息技术的不断发展，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。
信息化已经成为现代高校档案管理的必然选择，对高校的档案管理进行信息化建设，能够提高档案管理效率和服务水平，保障高校的信息安全和知识产权，同时也能够为高校的发展提供更加便利和准确的数据支持。
本文将从高校档案信息化建设的必要性、关键技术、管理模式以及挑战和机遇等多个方面进行探讨。
一、高校档案信息化建设的必要性1. 信息化助力高校档案管理现代化：传统的高校档案管理采用纸质档案，档案数量大、分布广、获取困难，管理效率低下。
而信息化建设可以将纸质档案数字化，实现档案管理的智能化、网络化、便捷化，将信息技术应用于档案管理的各个环节，提高档案管理的现代化水平。
2. 提高档案管理效率和服务水平：信息化档案管理处理数据的速度和效率比传统的纸质档案管理快很多，这对提高高校档案管理的效率非常有益。
信息化建设也能够提高档案管理的服务水平，用户可以通过网络查询和浏览自己的档案信息，减少了前来查询的人员数量，大大提高了工作效率。
3. 保障信息安全和知识产权：高校的档案信息包含了学生的个人信息、科研成果、教学成果等重要数据，信息化建设可以提高这些数据的安全性和保密性，有效防范数据泄露和泄密的风险，保护高校的信息安全和知识产权。
4. 提供数据支持：信息化档案管理系统能够提供大量的档案数据支持，为高校的科研、教学、学生管理等方面的工作提供了便利和准确的数据支持。
1. 数据采集和数字化处理技术：对于传统的纸质档案，需要进行数据采集和数字化处理，包括扫描、录入、索引等步骤，将纸质档案转换为电子档案。
2. 数据存储和管理技术：大量的电子档案需要进行有效的存储和管理，包括数据备份、数据恢复、数据同步、数据加密等技术。
3. 检索和浏览技术：信息化档案管理系统需要提供快速、准确的检索和浏览功能，用户能够方便地查询和浏览自己需要的档案信息。
4. 安全防护技术：信息化档案管理系统需要进行安全防护，包括用户认证、权限管理、数据加密等技术，保障档案信息的安全性和保密性。
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浅谈高校档案信息化建设
摘要：计算机技术和网络技术在档案工作中的应用日趋广泛，信息社会化进程的不断加快以及高等教育的迅猛发展,使高校档案工作迎来前所未有的挑战。
高校档案信息化建设是高校档案工作的必然趋势。
本文结合高校档案工作实际阐述了高校档案信息化建设的含义、必要性、主要问题及提出建议。
关键词：高校档案；信息化；含义；必要性；问题；建议
中图分类号：g642 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）04-0147-01
一、高校档案信息化的含义
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。
与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。
智能化生产工具与过去生产力中的生产工具有所不同，它不是孤立分散的某一件东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。
高校档案信息化，就是要建设以数据库和网络为中心主体，把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息变成数字信息存储在磁介质等载体之中，通过计算机网络和客户终端实现档案信息资源的有效利用、管理和共享，为各部门提供更为便捷、丰富的档案信息服务。
二、高校开展档案信息化建设的必要性
高校档案一般是纸质文档保存在档案管理部门，查找检索起来费时费力，在检索过程中有些档案很容易受到破损，影响到档案的凭
证价值。
采用信息化的高校档案，是把纸质文档通过扫描、整理、录入等工作，把档案信息采集到计算机数据库中，这样对于档案信息的管理和使用都十分便利。
（一）有利于档案管理和使用。
随着高校的合并和扩招，高校档案部门的馆藏量剧增，各类各式档案杂陈于档案管理部门，对于高校尤其重要的学生学籍档案，数量多且时间跨度大，管理起来难度很大。
因此迫切需要加快推进档案信息化建设步伐，利用现代化的科学手段对档案进行管理，从而提高档案作用，更好地为高校的改革发展服务。
（二）有利于提高档案服务质量和水平。
在传统文件管理时代，档案管理内容和管理方式主要是“接收—保管—查阅—回收”这样的基本模式，且“重藏轻用”或是“只藏不用”。
有些人想查阅档案资料，但因程序繁琐或审批麻烦，或难以理出头绪而不得不放弃。
随着信息化档案投入使用，利用计算机和档案管理软件对档案进行收发、归档、查询、销毁等综合管理，使整个过程更加准确、快捷，既节省了人力物力，又提高了工作效率。
就高校而言，档案信息化平台建成后，学校各部门可通过校园网、局域网及时准确地获取信息，从而大大提高档案的服务质量和水平。
三、高校档案信息化建设中存在的主要问题
（一）档案信息化建设软、硬件配备不到位。
信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。
不具备应有的条件，档案信息化建设只能是纸上谈兵。
硬件设备主要包括
服务器、计算机、扫描设备、交换机、网路设备等，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。
据了解，我国多数高校档案管理部门不仅缺乏档案信息化建设的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。
这不仅仅存在于高校一个行业之中，全国各个系统皆是如此。
（二）档案信息化建设步伐缓慢。
把原始馆藏的纸质档案变成信息化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础性工作。
众所周知，对现在日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件而言数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年来积累的全部的纸质档案进行信息化处理，使之成为磁介质存储的信息，则需要大量的人力物力。
目前，在这方面各高校情况基本相似，工作进展缓慢。
（三）档案信息化建设缺乏统一标准。
要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准体系。
这个体系中既要包含有高校档案管理信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，高校档案数据库与国家和地方档案馆数据资源库互联的工作标准
等也需要统一。
（四）档案信息化建设缺乏专业人才。
当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。
就目前各个高校档案人员的实际情况来看，全日制专科或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的很少，既熟悉档案业务，又精通现代信息技术的人员
更是难得一见。
四、对高校档案信息化建设的几点建议
（一）引进和培养高素质人才。
在人才建设方面应采取引进和培养并举的原则。
高校要为档案部门配备计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，此外，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务；同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。
（二）加大资金投入力度。
目前高校的资金投入重点放在学校的重点实验室、重点学科、教学楼、学生活动设施等教学及科研方面。
对于高校的档案信息建设而言，虽然已经具备了计算机和网络等基础设备，但是仍需要投入大量的资金、设备。
比如设备更新、配置高技术设备等方面学校的资金投入还犹显不足。
要进一步加大对档案信息化建设的投入，及时更新设备和采购各种相应的配套设施及软件，从而保障档案信息化建设顺利进行。
（三）加强信息安全和管理。
档案信息化建设中网络发挥着至关重要的作用。
但是网络在给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着隐患。
档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等一些信息存在被窃取的可能。
因此要坚持利用和保密并重的原则，既要提供档案网络化利用，又要增强网络安全防范意识。
只有坚持科学规范的操作规程，才能确保档案信息的合理利用及安全，从而最大限度的利用好档案信息化建设的成果，为高校服务。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设实务[m].北京：中国档案出版社2003.
[2]彭荣.档案信息化建设的几点思考[j].中国学通讯，2004（1）.
[3]陈希琳.浅谈高校档案信息化建设[j].科教文汇：下旬
刊,2009(7).
[4]马志波.高校档案管理信息化探索[j].卫生职业教
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