论高校档案信息化建设
高校档案信息化建设
浅谈高校档案信息化建设摘?要：档案信息化是档案工作的发展方向，笔者针对本校档案信息化建设现状，从加强数字资源、基础设施、档案网站和人才队伍建设几个方面提出档案信息化建设的对策。
关键词：高校档案信息化中图分类号：g270 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2012）10（a）-0243-01随着网络的普及和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为未来档案发展的必然趋势，各高校档案部门要结合自身实际情况，把握好数字化所带来的机遇和挑战，加强档案信息化建设，使档案信息成为可有效利用和共享的信息资源，为高校教学、科研、管理提供优质、便捷的档案信息服务。
1 档案信息化的涵义档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享[1]。
档案信息化建设的目的是提高高校档案管理效率和效益，以充分挖掘档案信息，向社会提供更多有价值的信息资源服务，实现资源共享[2]。
2 沈阳医学院及辽宁省高校档案信息化建设现状目前，我校档案信息化建设还处于刚刚起步的阶段，只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，还没有实现档案信息数字化。
数据库建设方面，只有单机版目录数据库，缺乏专题数据库、全文数据库和多媒体数据库，信息网站建设相对滞后，用户对档案的利用率比较低。
笔者同时也对辽宁省高校档案信息化建设情况进行了相关调查，各高校虽然不同程度地进行了档案信息化建设，但绝大部分高校仍处于建设初期。
笔者通过访问各高校档案网站发现，统计中的40所本科高校，只有东北大学、大连理工大学、中国医科大学等9所高校具有数字档案查询系统，用户可以通过输入用户名及密码，进行在线科技档案、教学成果、毕业论文等方面的查询。
大部分高校的档案网站只为用户提供馆藏介绍、规章制度、服务指南、编研成果等方面的信息，不能够满足用户对档案的即时需求。
论高校档案管理信息化建设
论 高 校 档 案 管 理 信 息 化 建 设
杨 海 波
（ 山东 经 济 学 院 ， 东 济 南 山 ２０１ ） ５０ ４
摘 要 ： 析 了 高 校 档 案 管 理 中 存 在 的 问 题 ， 据 信 息 化 社 会 对 高 校 档 案 管 理 的 新 要 求 ， 出 了 实 分 根 提 现 高校 档 案 管 理 信 息 化 建设 ， 须 实现 “ 个 加 强 ， 个 建 立 ” 措 施 。 必 两 两 的 。 关 键 词 ： 校 ； 案 管 理 ； 息 化 ； 设 高 档 信 建
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第 ｌ ８期 总第 １ ２期 ７
２０ ０ ８年 ９月
内 蒙 古 科 技 与 经 济
Ｉ ｅ ｏ ｇｏｉ ｃｅ ｅ Ｔｅ ｈｎ ｌｇｙ ＆ Ｅｃ ｏ ｙ ｎｎ ｒＭ ｎ ｌ Ｓ ｉｎｃ ｃ ｏｏ ａ ｏｎ ｍ
Ｎｏ １ ，ｔ ｅ １ ２ ｈ ｉｓ ｅ ． ８ ｈ ７ ｔ ｕ ｓ
中 图 分 类 号 ： ７ ． Ｇ４ ２ ４ 文献标识 码 ： Ａ 文 章 编 号 ：０ ７ ６ ２ （ ０ ８ １ ～ ０ ６ 一 Ｏ １０ － ９ １ ２ ０ ）８ ｌ４ ２
档 案 工 作 的 根 本 任 务 和 目的 就 是 科 学 地 开 发 理档 案 ， 供 档案 信 息 为社 会 服务 。高 校档 案 信 提 资 源 是 我 们 国 家 信 息 资 源 的重 要 组 成 部 分 。 如 何 信息社 会适应高 校 改革 的需要 ， 力 做 好综 合 开 大 利用 工作 ， 高校教 学 、 研 、 理 服 务 是 当前 的 为 科 管 项 重 要 任 务 。开 发 利 用 高 校 档 案 信 息 ， 挥 档 案 发 教学 、 研 、 育 改 革工 作 中 的作 用 ， 高校 档 案 科 教 是 作 的 根 本 目的和 中 心 任 务 ， 想 更 好 地 为 学 校 的 要 项工作 服务 ， 校档 案 管理 信 息化 建 设 是档 案 开 高 利用 的关键所 在 。因此 ， 们 必 须对 高 校档 案 管 我 信 息化 进行深入 认 真 的研 究 ， 分 做 好档 案 的综 充 开 发 利 用 。 因此 ， 快 档 案 信 息 化 进 程 ， 发 利 用 加 开 案信息 资源 ， 务 于学 校各 项 工作 是 当 前一 项 重 服 的任务 。 １ 档 案 管 理 信 息 化 的 内 涵 档 案 管理信 息 化是 指在 档 案 管理 过程 中 ， 将 案信息 资料通过 加 工处 理 ， 用数 字 化 原理 和 计 应 机 网络 等信息技 术 ， 档 案 资 源进 行 科 学合 理 的 对
高校档案管理信息化建设探讨
高校档案管理信息化建设探讨兰琴保定学院综合档案室【摘要】档案信息化建设是档案工作适应信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作服务能力不可缺少的手段。
事实证明，数字化、网络化的信息革新从根本上推动了高校档案的发展进程，计算机也日益成为高校档案管理的主要设备，借此，高校档案采用了各种自动化集成系统建立自己内部网络环境和服务平台，呈现出网络化、信息化、智能化和社会化服务的发展趋势和特征，这整个档案工作发展的必然趋势，也是实现档案信息化管理的重要标志。
【关键词】高校档案管理信息化建设随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，高校档案数字信息化的建设成为档案界关注的热点。
高校有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，如何使高校档案信息加速向数字化方面发展。
构建准确及时、经济、安全的档案信息数字化系统，成为当前高校档案管理工作者认真思考和不断探索的问题。
一、目前我国高校档案信息化建设存在的问题１．对档案信息化认识不够。
一是对档案信息资源本身的用途认识不足，认为档案只是用来收藏、保密的；二是对当今社会发展趋势认识不清。
没有认清当今的世界是开放的信息化的世界，我国要发展就必须与世界接轨，那么就必须走信息化的道路；三是对人员投入不重视。
在档案信息化建设中，必须要有高水平的专业化人才，不仅要精通传统的档案业务，还要懂得自动化、网络化技术。
而我国高校档案管理者的整体素质普遍偏低，严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。
２．档案管理手段滞后。
档案管理方法落后，管理制度不完善，仍采用传统的人工管理模式管理档案，基础设施薄弱，档案数字化管理是一片空白，完全适应不了档案信息化管理的要求。
即使有的学校投入资金进行基本建设，也只是重点建设与教学、科研紧密相关的项目，无足够资金投入档案管理的基础设施建设。
经费投入不足已是档案信息化建设最突出的问题，加上管理机制不灵活，用人机制、奖惩机制等均不够完善，直接制约着档案工作人员的主动性、积极性、创造性的发挥。
研究论文：数字化建设在高校档案管理中的应用
157084 档案管理论文数字化建设在高校档案管理中的应用一、高校档案信息数字化的重要意义（一）高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。
一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。
另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。
面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
（二）档案数字化能促进档案管理工作环境的改善、工作效率的提高只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
同时，利用计算机网络技术，建立与高校相适应的档案检索软件，便能轻松查到需要的信息资料，从而大大提高工作效率。
（三）有利于对实体档案的保护档案信息数字化有利于进一步延长档案原件寿命，降低档案原件丢失与损坏的风险，受到损伤的原始档案，其数字拷贝可有补偿原件的作用。
数字化可以用某种方法增强原始档案信息，或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息，还可以解决纸张脆化的档案利用问题。
二、高校档案信息数字化现状2000年，国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中明确规定“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。
在这一方针的知道下，我国很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。
在“十五”期间，高校信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已逐渐普及。
浅论高校档案管理信息化建设
降低 了档 案信 息 的重 复率 ， 从 而使 得档 案 管理 工作 更 加轻 松 ， 适应 了现代 化 高校档案 管理 工作 的需 求 ， 也适 应 了档案信 息使 用者 的要 目前大 多高 校对档 案管 理工 作的重 要性 认识不 足 ， 认为 其不是 求 。 经 济 指标 ， 不 能带来 经 济效 益 ， 所以 认 为档案 管 理工 作是 一项 附 属 四、 高校 档案管理信 息化 的建设 的途径 工 作 。由于 领导 者 在行 动上 安 于现 状 的工作 态 度 以及档 案 管理 意 建 设信 息 化的 高校 档 案对 高校 档案 管 理适 应现 代 化 的管 理 要 识淡薄， 使 得 高校档 案 管理 工 作松 散和 档案 的严 重 流失 ， 以 及各 种 求有 着非 常重要 的作 用 ， 以 下是建 设信 息化 高校档 案管理 的一 些 主 与 档案有 关的基 础材料缺 失 ， 造 成统计数据 失 真失准等 各种弊端 。 要途径 ： ２ 、 高校档案 管理没 有对各 类档案进 行科 学的分类 １ 、 提 高领 导 者 的思 想意 识 ， 培 养 专业 化 、 技 术化 的档 案 管理 人 高校中的各类档案都是放在一起的。教学档案、 设备档案与科 才 队伍 研 档 案放 一起 ： 师 生档 案放 一 起等 等 。档案 的档 号 管理 也不 规 范 ， 信 息 技术 的发 展脚 步 快于 领导 者 思想 意识 的转变 ， 因此 ， 及 时 没 有 目录号 ， 一档 多卷 等现 象较为 普遍 。如在 实行 部 门立 卷 归档 过 提 高领 导者 对 信息 化认 识对 建设 信 息化 高校 档 案管 理工 作有 着 十 程中， 有 的部 门将 立 卷 归档 视 为额 外 负担 ， 所 以 由于立 卷 归档不 及 分 重要 的作用 。当然 ， 高效 的档案 管理 工作 仅仅有 领导 的支 持并 不 时造成 了档 案积 压 ， 有 些档案 会 因保管 不善而 残 缺不全 。有 很多 的 够 ， 还 需要 有专 业化 、 技 术化 的档 案 管理 人才 队 伍 。坚 持 高校 档 案 档 案有正 件无 附件 ， 有 批复缺请 示 ， 还有 的档 案重复 收集等 。 管理 工作 人员 的进修 制度 ， 把档 案管理 信息 化建设 相关 的数 字化 技 ３ 、 高校 档案 管理技 术手段 落后 术 知识 、 计算机 应 用基础 知识 、 现 代管 理技 术知识 等列 入培训Ｉ 计划 ； 过 去大多 高 等院校 由于 缺乏 建设资 金 ， 档 案管 理工作 的信 息化 加 强对档 案管 理业务 人员 使用 新技术 、 新 方法 、 新 设备 的培训 ， 提 高 建设 一直 没有 受到重 视 。虽然随 着社会 的发 展 ， 信 息化技 术得 到 了 档 案业务 人员掌握现 代技 术的技 能。 广泛 的推 广 与应 用 ， 高校 办 学条件 也有 很大 的提升 ， 所以 很多 高校 ２ 、 实现 高校档 案信 息的科 学合 理分 类和规 范 管理 ， 建立全 校统 的 数 据 库 系 统 在档 案管 理工作 中配 备 了信 息化 管理设 备 ， 并安装 了先 进的档 案 管 理软 件 ， 实 现 了档 案 的信 息化管 理 。但 由于 我国 高校信 息化 档案 管 将 高校 档 案 分 为教 学 档 案 、 党 政 管理 档 案 、 设 备档 案 、 科 研 档 理起 步较 晚 ， 不 少高校 只是 将信 息化 管理 系统的功 能 目标 和 运行机 案 、 财 会档 案 、 人力 资源 档 案 、 学 生档 案 等 几大 类 。各个 学 院 、 各 个 制确 立为对 各自档 案馆 内部文件级 和案卷 级的 目录编制 。 部 门都 使用 同一档 案管 理 系统 。充 分利 用 同一 档案 号和 目录 号 ， 实 三、 高校 档案管 理信息化 建设 的意义 现一一 对应 的管理方 法 。增 加技术 投资 ， 添加新 型的档 案管理 系统 高校档 案管 理信 息化 的建设 不仅 能规 范高校档 案 管理 、 科学合 或软件 ， 建立 和完 善档案 信 息管理 系统 ， 加快 高校档 案管 理的 信息 理的 分类档 案信 息 、 提 高档 案信 息的利 用率 和降低 档案 信息 的重合 化建设 。 率与 丢 失率 ， 还 能 节约 物力 、 人 力与 财力 等 资源 等 。具体 表现 在 以 ３ 、 保证 高校档案信 息的安 全 下 几个方面 ： 信 息技术 在高校 档案管理 中 的普遍应 用 ， 安全性 问题成 了档案 １ 、 节 约资 源， 提 高档 案信息利 用率 管理 工作的 重中之 重 。档案 具有一 定的保 密性 ， 存在使 用权 限的 问 在倡 导绿 色 社会 、 和谐 社 会 的今 天 ， 人与 自然 和 谐相 处 是当 前 题 ， 但网络 容 易发 生安 全性 问题 ， 因此 ， 为 了保 证档 案信 息的 安全 重 要 的课 题 。加强 高校 档 案管 理信 息化 得 建设 不仅 能够 降 低与 纸 性 ， 建立完善的信息防御系统非常重要。如杀毒软件系统、 防火墙 张 相关 的各项 资源 ， 还 能提高 档案 管理 的工作 效率 。档案 管理信 息 技 术、 网络 安全 检测 、 数据 加密 技术 、 电子身 份认 证系统 等展 开综合 化 不仅 能够 实现无 纸化 管理 ， 还能 通过信 息技 术及 时迅速 的查询 所 利 用 ， 以保证 档案信 息的安 全使用 。 需 的档 案信 息 ， 实现档 案的 实时化 管理 。档案 管理信 息化 能够 实现 信 息技 术不 断发 展 ， 高校档 案 信 息化 的建 设 （ 下转第 １ １ ８页 １
浅析高校档案信息化建设
、
高校档案信息化建设现状
１ 想 意 识 ． 思
随着档案事业 的发展 ，高校 档案工作 已步 入规 范化 轨道 ， 员工 的档 案 意 识 得 到 加 强 ，档 案在 高 校 教 学 、 科 研 中 的 重 要 作 用逐 步显现 ，信息化建设有 了一 定的基础 。但一 些高校 对档案 工作的重视还不够 ，在普遍经 费不足 的情况下 ，没 有将 档案信 息化建设列入议事 日程 ，没 有给予档案部 门必 要的资金、物力 和人才的支持 ，没有建立现代化档案管理队伍 。
浅析高校档 案信 息化建设
７ ０ ６ 西安 外 国语 大 学 闰轶 梅 １０ １
【 摘
要】 为使 高校档案 工作 与高等教 育同步发展 ，档案信息化建设势在必行。推动 高校档案信息化建设 ，档案管理 者应树立 信 息化 建设
档 案信 息化 意 识 。档 案 信 息 资 源 建 设 是 信 息 化 建 设 的 基 础 和核 心 。
２ 工作 技 术 手段 变化 的 需要 ．
必 须提 高档 案 管理者 的安 全 防范意识 。高校档 案管 理者 要严格规 范个人行为 ，以免给档案信 息安全带来隐患 。档案管 理者要 学 习系统维护知识 ，及 时对 日常使用的杀毒软件、 防火
墙 进行更新 和维护 ，最大 限度地避 免恶意病 毒 的攻 击。 加强 网络档 案信息的安全 ，对 网上公 布的信息要严格审查 ，避免不 当的信 息和保密 内容上 网。要保 护上 网信息 的安全 ，从进 口、 传 输、使用三方面采取 安全保密 措施 。按照公开信息 、内部信
２ 术应用 ． 技
档案信息 的多样化 、 巨量化 ，为新技 术的应用提供 了广 阔 的天地 。 目前 ，大 多高校档 案部 门都建有 自己的局域 网，有 的 还上 了因特 网，但 是档 案的收集、存储 、传输 、发布、检索 和 利用 的手段等还 处于原始的手工操作 与单机归档阶段 ，联 网归 档、检索查阅等还不太成熟 ，文件与档案管理相对孤立 ，没能形 成一个有机 的整体，档案管理不能很好的达到高效服务的 目的。 ３档 案 信 息 资 源 ． 目前 高校 档案馆或部 门档 案建成的数据库类型 单一 ，规模 小、功能 少、标准化程度低 ，数据 不完整 ，共享性差 。高校 档 案馆 目录信 息资源 多，所建 的数 据库大多为条 目数据库 ，全文 档案信 息所 占的 比例很低 。现 有 电子档案信息 资源 大多数是 目 录级信 息 ，这些 目录 中的数据 也还只是停 留在 案卷 级的检索层 次，无法实现更具体的相关信息的检索、阅览 。
试述高校档案工作信息化建设的发展与创新
试述高校档案工作信息化建设的发展与创新21世纪是知识经济的新世纪。
信息化时代已经到来，信息化是当今世界发展的必然趋势。
随着我国高等教育改革的日益深化，高校决策部门对信息的需求量也必然更加迫切，近几年来高校档案发展工作有了一定的进步，但离档案信息化目标还存在距离，与国外先进的档案管理水平和资源开发利用能力也还存在差距，有待于我们进一步提高认识，采取有效措施，推进高校档案信息化，使资源得以充分开发利用，更好地为高校、为社会服务。
本文就高校档案工作信息化现状与面临的问题，有针对性提出对策以及高校档案工作信息化建设发展与创新谈点自己的认识。
一、开展高校档案工作信息化建设的必要性档案信息化是我国现代档案事业发展的新目标。
高校的档案管理工作,还需要从新思想,新方法入手,利用现代先进的科学技术,实现档案管理的信息化、网络化,这不但是提高我国档案信息化管理的手段,还是现代社会档案管理事业发展的必然趋势和走向。
（一）档案信息化的涵义档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化,经过系统加工和网络传输后,实现档案信息资源的合理配置和有效利用,最终实现档案信息资源共享的过程。
其含义有四点:一是档案信息的数字化和网络化;二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化;三是档案信息的高度共享;四是档案管理模式的变革,即从以面向实体保管为重点,向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。
值得注意的是,档案信息化并不等同于档案的数字化、网络化。
档案信息化与数字化、网络化相比,是更为宏观的概念。
可以说,档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。
（二）档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化。
信息社会的关键特征就是信息的不断开发,现代信息不断充实,但不平衡的现象也存在,有的信心十分缺乏,而有的信息却多到爆炸,供求矛盾突出。
由于历史和现实的原因,人们对档案管理一直都缺乏真实深刻的认识,而现代人对信息的需求处在压抑状态,信息量无法满足他们的需求;其次,档案部门无法提供高质量、高数量的信息,因此,高校信息的供求矛盾不断明显,这对在高校资源其实也是一种浪费。
试论大中专院校档案信息化建设存在的问题与对策
TECHNOLOGY AND INFORMATION科学与信息化2023年3月下 193试论大中专院校档案信息化建设存在的问题与对策杨运文烟台幼儿师范高等专科学校 烟台 265600摘 要 档案管理信息化是大中专院校管理工作的重要组成部分，有助于学校优化管理措施，创新工作机制，提高服务水平。
在信息化时代，传统档案管理模式明显不能满足社会发展的需求，因此需要学校档案人员对原有管理模式实施有效转型升级，推动高校档案管理更加规范化、制度化和科学化。
基于此，本文针对高校档案信息化建设问题进行详细阐述，并提出了有针对性的解决措施。
关键词 大中专院校；档案信息化管理；问题；对策Discussion of Problems and Countermeasures in Archives Informatization Construction of Colleges and Universities Yang Yun-wenYantai Preschool Education College, Yantai 265600, Shandong Province, ChinaAbstract The informatization of archive management is an important part of the management work in colleges and universities, which is helpful for colleges and universities to optimize management measures, innovate working mechanisms, and improve service levels. In the information age, the traditional archives management mode obviously cannot meet the needs of social development, so it is necessary for archivists in colleges and universities to implement effective transformation and upgrading of the original management mode, and promote the more standardized, institutionalized and scientific management of archives in colleges and universities. Based on this condition, this paper elaborates on the problem of archives informatization construction in colleges and universities and puts forward targeted solutions.Key words colleges and universities; archives informatization management; problem; countermeasure引言对于大中专院校来说，档案管理工作是一项比较重要的工作，同时也很容易被忽略，这主要源于在传统的管理模式当中，档案管理工作的价值并未被充分发挥出来。
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论高校档案信息化建设
摘要:随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。
为使高校档案工作与高等教育同步发展,档案信息化建设势在必行。
从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。
关键词:档案管理信息化网络化信息服务体系
高等教育飞速发展,作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。
学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。
加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求,高等学校要强化档案信息化意识,积极开展档案数据库建设和网络管理,建立高校档案信息服务体系。
一、高校档案信息化建设现状
1.思想意识方面随着高校档案事业的发展,高校档案工作已步入规范化轨道,领导和师生员工的档案意识得到加强,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现,信息化建设有了一定的基础。
但一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的认识,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。
高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专
门培训较少,缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能,而对档案管理人员继续教育的措施乏力,直接制约着档案信息化建设进程,严重降低其在社会需求中的作用。
2.技术方面档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。
目前,大多高校档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。
但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限;关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机
归档阶段,联网归档检索查阅等还不太成熟,造成在查阅过程中出
现文件丢失等现象,加之文件流转过程不规范、办公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件与档案管理相对孤立,没能形成一个有机的整体,档案管理不能很好的达到高效、服务的目的。
二、高校档案信息化建设的必要性
1.大量数字化档案信息的形成传统型的档案是建立在手工管理
的基础上,其档案信息服务也是以手工服务为主要手段,这种管理
方式及检索利用水平,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求,为此,高校档案
工作必须走信息化建设道路,高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
2.技术手段、服务方式的变化信息的发展,高校网络建设信息化的实现,为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和
崭新的网络环境,使高校档案的中心工作发生了根本性改变。
高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理,档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范,各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,都可以直接录入存盘,有选
择性地在网上发布信息。
高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。
三、高校档案信息化建设的主要内容
1.建设高质量的档案信息数据库建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。
加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级
目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目
录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据
各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
2.实现高校档案管理网络化作为高校信息资源服务中心的档案
管理部门,应该充分利用校园网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设
数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。
使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服
务的良性循环。
3.加强档案信息的安全管理加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。
采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。
同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
4.加强档案队伍建设档案工作者是档案管理的主体,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。
一方面档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案信息化建设的趋势
高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。
因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。
参考文献 :
[1]蒋静.高校档案管理中存在的问题与对策分析[j].黑龙江史志,2007,(12).
[2]方刚.高校档案管理网络化建设初探[j]. 中国科教创新导刊, 2007,(25).
(河北体育学院050041)。