关于高校档案信息化建设的几点思考(精)
高校档案工作信息化建设思考
高校档案工作信息化建设思考随着信息技术的飞速发展，高校档案工作也面临着信息化建设的时代要求。
信息化建设可以为高校档案工作提供更加便捷、高效、准确的服务，也可以提高高校档案工作的质量和效益。
本文将探讨高校档案工作信息化建设的思考。
一、信息化建设的现状当前，高校档案工作信息化建设进展较慢。
大部分高校档案馆仍然采用传统的手写档案管理方式，档案资源无法有效地共享和利用。
同时，传统的档案管理方式还存在某些弊端，比如数据易丢失、管理效率低等，严重制约了高校档案工作的发展。
到目前为止，一些高校已开始积极推进信息化建设。
一些高校档案馆已建立了自己的信息化管理系统，取得了一定的成绩。
然而，与其他行业相比，高校档案工作的信息化进程还显得较为滞后。
在信息时代，信息已成为一种重要的生产要素。
信息化建设可以为高校档案工作提供更加有效的管理服务。
首先，信息化建设可以实现档案管理的科学化、规范化、标准化和自动化，为高校档案工作提供更加准确、可靠的服务。
其次，信息化建设可以提高高校档案工作的效率，将大部分的时间和资源用于档案信息的管理和查询，而不是单调重复的劳动工作。
最后，信息化建设可以促进档案资源的共享和利用，为高校档案工作提供更加便捷的查询手段，提高高校档案馆的服务能力和社会影响力。
为了推进高校档案工作信息化建设，需要采取以下措施：1.明确信息化建设目标。
高校档案馆需要充分了解本身的需求和现状，制定出符合高校档案管理的信息化发展规划。
2.统一数据格式。
高校档案馆应该建立一套统一的数据格式和标准，使得高校的档案数据可以互通有无。
3.加强数据安全保护。
在信息化建设过程中，数据是最重要的资产之一，高校档案馆必须建立安全保护机制，保证档案数据的安全性、完整性和可靠性，防止恶意攻击和数据泄漏。
4.重视人员培训。
高校档案馆应该加强对工作人员的培训，提高他们的信息化水平，增强信息化建设的理解和支持度。
5.推进信息化应用。
高校档案馆应该更多地运用信息化技术，推进档案管理的自动化和智能化，提高档案管理的效率和质量。
高校档案工作信息化建设思考
高校档案工作信息化建设思考随着信息技术的发展和高校教学研究工作的不断深入，高校档案工作也面临着信息化建设的挑战和机遇。
信息化建设对高校档案工作提出了更高的要求，要求高校档案工作实现全面信息化管理，提高工作效率，提升服务质量。
本文将从高校档案工作信息化建设的重要性、当前存在的问题和挑战以及信息化建设的关键内容进行思考，并提出相关建设思路和对策。
1.适应高校档案管理的需求高校档案管理的工作范围广泛，信息量大，传统的纸质档案管理已经无法满足工作的需求。
信息化建设可以实现档案管理工作的高效运转，提高档案管理的效率和质量。
2.提高档案信息的可视化、可检索性和可传递性通过信息化建设，可以更好地实现档案信息的可视化、可检索性和可传递性，为高校档案的管理、利用和传承提供更方便、及时的支持。
3.提高高校档案管理的科学性和规范性信息化建设可以使档案管理的过程更加科学、规范，减少人为因素的干扰，避免档案管理过程中的瑕疵和错误。
4.提高高校档案管理的服务水平信息化建设可以提高档案管理的服务水平，实现高校档案管理的自动化、智能化，提高服务效率和质量。
二、当前存在的问题和挑战1.信息化建设的进度缓慢目前，高校档案工作信息化建设的进度并不快，部分高校档案管理仍然停留在传统的纸质档案管理阶段，信息化水平不高。
2.信息安全问题随着信息化建设的推进，信息的安全性和保密性问题日益突出，高校档案管理面临着信息泄露、数据丢失等风险。
3.档案管理系统的不兼容性由于不同高校使用不同的档案管理系统，档案管理系统的不兼容性和信息孤岛现象导致高校之间的档案信息共享和协同工作存在困难。
4.系统建设、维护和更新的成本较高信息化建设需要投入大量的人力、财力和物力，系统建设、维护和更新的成本较高，给高校档案管理带来了一定的压力。
三、信息化建设的关键内容1.系统集成高校档案管理系统需要实现与其他管理系统的无缝集成，建立统一的数据标准和接口规范，提高管理系统的兼容性和协同性。
对高校档案信息化建设的几点思考
对高校档案信息化建设的几点思考【摘要】高校档案信息化建设是当前重要的议题，虽然取得了一定进展，但仍面临着诸多问题。
为解决这些问题，应当着力强化档案数字化管理，加强数据安全保护，提升信息系统的智能化水平，加强系统集成应用，建立完善管理体系。
高校档案信息化建设的重要性不容忽视，需要加大投入，加快步伐，以实现对高校管理带来的巨大变革。
高校档案信息化建设是当务之急，应当引起广泛重视，以推动高校管理向信息化、智能化方向迈进。
【关键词】高校档案、信息化建设、数字化管理、数据安全、智能化、集成应用、管理体系、投入、变革。
1. 引言1.1 高校档案信息化建设的重要性高校档案信息化建设的重要性在当今社会各个领域都备受重视。
作为高校管理的重要组成部分，档案信息化建设对于高校管理水平的提升、教育教学质量的改进，以及学术研究成果的保存和传承都起着至关重要的作用。
高校档案信息化建设可以大大提高档案管理的效率和准确性。
传统的纸质档案管理方式存在着信息检索困难、存储空间占用大、易丢失损坏等问题，而信息化建设可以通过数字化管理实现档案信息的全面记录、快速检索和长期保存，极大地提升了管理效率。
档案信息化建设可以增强档案数据的安全性。
通过制定完善的数据加密、备份和权限管理制度，可以有效地保护档案信息不受非法侵入和破坏。
最重要的是，高校档案信息化建设能够实现档案信息的共享和利用，促进不同部门之间的信息交流与合作，为高校的管理决策提供更加科学的依据和支持。
高校档案信息化建设对于提升高校管理水平、保障档案数据安全、提高管理效率和促进信息共享具有重要的意义和价值。
1.2 当前高校档案信息化建设存在的问题当前高校档案信息化建设存在的问题主要包括以下几点：一是档案数字化管理水平不高，部分高校档案仍处于纸质化管理阶段，缺乏统一的数字化管理平台，导致档案整理、查询和共享效率较低；二是档案数据安全受到威胁，由于缺乏有效的数据加密和权限控制措施，档案信息容易遭到泄露和篡改；三是档案信息系统智能化水平有待提升，部分高校档案信息系统功能单一，缺乏智能化应用，无法满足各种管理需求；四是档案信息系统集成应用不够充分，各系统之间缺乏有效的数据共享和交流机制，造成信息孤岛现象；五是档案信息化管理体系不够完善，缺乏统一的信息管理标准和规范，难以形成有机的档案信息化管理体系。
关于档案信息化建设的几点思考
关于档案信息化建设的几点思考随着科技的不断进步和信息化的快速发展，档案信息化建设也逐渐成为了社会发展的趋势。
档案信息化建设是指将传统的纸质档案数字化，利用计算机和网络等信息技术手段，将档案转化为电子化的形式，并通过网络进行存储、传输和管理。
下面将对档案信息化建设的几个方面进行思考。
首先，档案信息化建设能够提高档案的管理效率。
传统的纸质档案需要进行手工分类、存储和检索，工作效率较低。
而通过档案信息化建设，可以将档案以电子化的形式存储，通过数字化技术进行分类和索引，大大提高了档案管理的速度和准确性。
其次，档案信息化建设有助于提高档案的安全性。
传统纸质档案容易受到火灾、水灾等自然灾害的影响，也容易遭到人为破坏和偷盗。
而通过档案信息化建设，可以将档案保存在数字化媒体上，通过密码和权限控制等技术手段进行保护，大大提高了档案的安全性和可靠性。
再次，档案信息化建设能够提高档案的利用价值。
传统纸质档案存储和检索过程繁琐，往往难以满足用户的需求。
而通过档案信息化建设，可以实现档案的全文检索、跨库检索等功能，用户可以快速、准确地找到所需的信息，提高了档案的利用价值和便利性。
此外，档案信息化建设也有利于档案的长期保存和传承。
传统纸质档案易受环境因素和时间的影响，容易损坏和丢失。
而通过档案信息化建设，可以将档案保存在数字化媒体上，并进行多重备份和冗余存储，确保档案的长期保存和传承，并方便后代的使用和研究。
最后，档案信息化建设还有助于推动数字经济的发展。
随着数字经济的兴起，大量的数据产生和流动，对于各个领域的发展和决策都产生了深远的影响。
而档案作为重要的历史和文化资源，通过信息化建设可以更好地与数字经济融合，为各行各业提供更全面、准确和可靠的数据支持。
综上所述，档案信息化建设是一个必然的趋势，具有重要的意义和价值。
通过档案信息化建设，能够提高档案的管理效率、提高档案的安全性、提高档案的利用价值、实现档案的长期保存和传承，同时也有利于推动数字经济的发展。
高校档案工作信息化建设思考
高校档案工作信息化建设思考高校档案工作在信息化时代面临着转型升级的压力和机遇。
在这个背景下，高校档案工作的信息化建设成为推动高校档案工作转型升级的重要手段。
然而，在信息化建设方面，高校档案工作仍存在许多问题和挑战。
因此，本文将从高校档案工作的信息化建设现状、问题与挑战以及对策等方面进行探讨。
随着网络技术和信息技术的迅速发展，高校档案工作的信息化建设也取得了一定的进展。
其中，高校档案馆建设、档案数字化、档案管理系统等方面是信息化建设的主要内容。
1.高校档案馆建设高校档案馆建设是信息化建设的重要组成部分。
在档案馆建设方面，许多高校已经开始建设数字化档案馆。
数字化档案馆是指将档案馆的文物、图书、档案等信息数字化，形成一个开放网络平台，供读者在线使用。
数字化档案馆有利于提高高校档案馆的管理水平，使其更加科学、规范、高效。
2.档案数字化档案数字化是指将纸质档案利用数字化技术进行数字化，形成电子档案。
数字化档案不仅方便管理和使用，而且利于长期保护和利用。
在数字化方面，许多高校已经开始进行数字化档案的建设，但是数字化质量和数量仍面临一定挑战。
3.档案管理系统档案管理系统是指用信息技术手段对档案馆的档案资源进行统一管理的系统。
档案管理系统可以实现档案信息的整合、共享和利用，提高档案管理的效率和质量。
在档案管理系统方面，许多高校已经建设了自己的档案管理系统，但是系统的升级和更新以及人员的培训仍需要较大的投入。
在信息化建设方面，高校档案工作依然面临着许多问题和挑战。
其中，最突出的问题和挑战包括以下几个方面。
1.数字化质量和数量不达标高校档案数字化的质量和数量仍然不够理想，这是信息化建设中最突出的问题之一。
许多高校的数字化档案仍然存在信息不完整、质量不高、缺少规范等问题。
此外，数字化档案的数量也存在不足的情况，这导致了档案资源的浪费和利用不足。
2.系统升级和更新困难高校档案管理系统的升级和更新是信息化建设的常见问题。
对高校档案信息化建设的思考与探讨
对高校档案信息化建设的思考与探讨高校档案信息化建设是高校管理现代化的重要组成部分，对于提高高校管理效率、服务质量和信息安全具有重要意义。
随着信息技术的不断发展，高校档案管理也面临着新的机遇和挑战。
本文将从高校档案信息化建设的背景、现状和存在的问题出发，对高校档案信息化建设进行思考与探讨。
一、高校档案信息化建设的背景随着信息技术在教育领域的广泛应用，高校管理模式也在不断变革。
传统的纸质档案管理方式已经不能满足高校管理的需要，信息化建设成为高校管理现代化的必然选择。
高校档案信息化建设的背景主要包括以下几个方面：1.信息技术的发展。
随着互联网、大数据、云计算等技术的广泛应用，高校档案管理也可以借助信息技术手段实现数字化、网络化、智能化管理，大大提高管理效率和服务质量。
2.高校管理需求的变化。
高校管理工作日益繁重，档案管理需要更加精细化、精准化，要求实时获取、查询和共享档案信息，信息化建设可以满足这些需求。
3.政府政策的支持。
随着政府对高校信息化建设的支持力度不断加大，高校档案管理也得到了更多的政策和资金支持，促进了高校档案信息化建设的推进。
在当前，部分高校档案信息化建设已经取得了一定的成效，但整体上仍然存在着一些问题和挑战。
1.档案数字化程度不高。
部分高校档案仍然保持着纸质化管理，数字化程度不高，导致档案信息难以共享、查询和利用，影响了高校档案管理服务水平。
2.管理系统不完善。
部分高校档案信息管理系统还存在着功能单一、操作复杂、不稳定等问题，无法满足日益增长的管理需求。
3.信息安全问题。
随着高校档案信息化建设的推进，信息安全问题也日益凸显，一些高校档案系统存在着信息泄露、数据丢失等安全隐患。
4.缺乏统一标准和规范。
高校档案信息化建设缺乏统一的标准和规范，不利于档案信息的互通共享和资源整合。
针对高校档案信息化建设存在的问题和挑战，可以从以下几个方面进行思考与探讨：1.加强档案数字化建设。
高校应加快档案数字化建设的步伐，将纸质档案转化为电子文件，实现档案信息的全面数字化和网络化管理。
关于档案信息化建设与档案管理的几点思考
关于档案信息化建设与档案管理的几点思考随着社会的发展和科技的进步，档案信息化建设成为了档案管理中不可忽视的一部分。
档案信息化建设可以提高档案管理的效率和质量，并促进档案资源的共享和利用。
在档案信息化建设过程中，需要思考以下几个问题：1. 应用合适的技术手段：档案信息化建设离不开现代化的技术手段，如电子数据管理系统、云计算等。
在选择技术手段时，应考虑到档案的特点和需求，选择合适的技术手段，以实现档案信息化的目标。
2. 强化信息安全意识：随着档案信息化建设的推进，涉及到的档案信息安全问题也日益严峻。
在档案信息化建设中，必须加强对信息安全的意识和保护措施，确保档案信息的安全和可靠性。
3. 加强档案管理人员的培训和能力提升：档案信息化建设需要专业的管理人员来运作和维护系统。
档案管理机构应加强对档案管理人员的培训和能力提升，提高他们的专业素养和技术水平，以适应信息化建设的需求。
4. 推动档案资源的共享与利用：档案信息化建设的最终目标是实现档案资源的共享与利用。
需要制定相关政策和规定，推动档案资源共享的机制建立和档案信息的交流与共享，提高档案资源的利用率和效益。
5. 加强档案信息化建设的监管与评估：档案信息化建设是一个长期而复杂的过程，需要进行定期的监管和评估。
只有在不断监管和评估的基础上，才能发现问题，及时调整和改进工作，确保档案信息化建设的顺利进行和目标的实现。
档案信息化建设是档案管理不可或缺的一部分，也是推动档案管理现代化的重要手段。
只有不断加强思考和探索，提高档案管理的科学性和规范性，才能更好地发挥档案信息化建设的作用，提升档案管理的水平和质量。
对高校档案信息化建设的思考与探讨
对高校档案信息化建设的思考与探讨1. 引言1.1 背景介绍在当今信息化时代，高校档案管理也逐渐迎来了信息化建设的时代。
随着科技的不断发展和高校档案管理工作的不断增加，传统的档案管理方式已经无法满足高校档案管理的需求。
进行高校档案信息化建设已经成为当务之急。
随着高校的规模不断扩大，档案量也在不断增加。
传统的档案管理方式需要大量的人力物力去维护和管理，效率低下且容易出现错误。
而通过信息化建设，可以将大量的档案数字化，便于统一管理和检索，提高办公效率和服务质量。
高校档案信息化建设可以实现档案的长期保存和共享，确保档案完整性和安全性。
学校间的档案共享也将更加便利，为教育教学研究提供更多便利。
高校档案信息化建设已经成为高校管理的重要组成部分，对于提高高校档案管理效率、保障档案安全、促进档案共享具有重要意义。
随着信息化技术的发展，高校档案信息化建设将迎来更广阔的发展空间。
1.2 问题提出高校档案信息化建设在当前社会发展的背景下显得尤为重要，但在实际的实施过程中也存在着各种问题和挑战。
针对这一现状，我们需要深入思考和探讨，寻找出解决问题的有效途径。
本文将重点探讨当前高校档案信息化建设中存在的问题，并提出相应的对策。
通过深入分析和讨论，希望能够为高校档案信息化建设提供更为有效的指导和支持，促进高校档案事业的持续健康发展。
2. 正文2.1 高校档案信息化建设的意义高校档案信息化建设的意义在于提高档案管理效率和质量。
信息化建设可以实现高校档案的电子化管理，实现档案信息的数字化存储、检索和传播，大大减少了传统档案管理的人力和时间成本，提高了工作效率。
信息化建设使得档案信息更加便捷和准确，可以随时随地获取需要的信息，避免了纸质档案易丢失、损坏等问题，保障了档案资料的安全和完整性。
信息化建设还可以提升高校档案的管理水平和服务质量，为学校决策、教学、科研提供支持和参考，促进学校管理的科学化和规范化发展。
高校档案信息化建设的意义在于提高了档案管理效率和质量，推动了学校管理水平和服务质量的提升，为高校的可持续发展提供了重要支持。
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关于高校档案信息化建设的几点思考赵连丰(湖州师范学院档案室,313000摘要: 随着信息技术的快速发展和办公自动化的深化,加快了档案工作走向信息化建设的步伐。
档案管理软件的迅速发展为档案信息化建设提供了技术保障,高校的快速发展状况迫使档案工作走信息化建设这条道路。
结合实际分析高校档案信息化建设的意义及其必要性,提出目前高校档案信息化建设中的问题与策略。
关键词:高校档案; 信息化建设; 档案管理随着计算机技术和网络技术的迅猛发展,信息技术已渗透到人们的生活领域和工作领域。
网上办公也随着校园信息化建设走进人们的视野,档案工作作为高校快速发展的重要组成部分,也必将向数字化管理方向转变。
因此,加快高校档案信息化建设步伐,充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用,是新形势下高校档案部门所面临的重要课题。
一、高校档案信息化的含义及信息化建设的必要性1.高校档案信息化的含义。
高校档案信息化,就是在高校档案管理过程中全面应用现代信息技术,把从高校各部门运行过程中汇聚起来的信息资源充分开发出来,使之成为各部门便于接受和利用的信息产品,并以之为媒介,实现高校档案信息资源共享。
换句话说也就是以数据库及网络为主体,把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中,通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享,为各管理部门提供更为便捷、生动、丰富的档案信息服务。
高校档案信息化概括起来主要有以下内容:一是要实现档案信息的数字化和网络化;二是实现档案信息在接收、传递、存储、浏览、著录、查询等方面的一体化管理;三是实现档案信息数据库资源共享。
2.高校档案信息化建设的必要性。
首先,近几年来高校发展速度快,规模越来越大,形成的档案数量和门类相应增多,档案载体类型由过去单一的纸质档案发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案。
越来越多的纸质档案,不仅整理装订过程中需要大量人力、物力,而且存储起来还要占用很大库房空间。
因此会受存储空间、保管期限等因素的影响,很多档案不可能做到永久保存,到了一定期限就必须销毁,这在某种程度上势必导致信息的流失,所以只有真正实现信息化,才能保证档案信息的完整与安全,提高档案部门的对外服务效率。
另外,高校档案在校史研究、教学评估、科学研究、学历认证等方面也发挥了重要的作用。
其次,高校档案信息数字化、网络化,开展档案信息网上利用,这将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,逐步实现良性循环。
到那时任何一位利用者将不受任何时间、空间的限制,在任何地点、任何时间,只需要有一台联网的电脑,即可进入高校档案管理系统,查询自己需要的档案信息。
这使得编研工作、档案查阅工作变得更为简易、方便、快捷。
这样档案管理人员就有更充足的时间用于档案数据整理、筛选和分析,既保证了档案质量,提高了工作效率,又避免了档案因借阅造成的磨损。
第三,实现档案信息化可以保证档案利用的时效性。
传统的档案归档方法,一来时间拖的很长,往往是今年归去年的档案,所以归档部门要对这些资料保存一年的时间,而各下属学院或部门在资料保管这方面又没有足够的条件,难免会造成资料的损坏或丢失,就无法保证将来档案的完整性;二来利用不方便,当利用者要查询某件档案时,可能会遇到:一方面职能部门未到归档时间,没有将资料移交到档案室,利用者不能满足所急需的档案资料;另一方面,归档部门已经移交到档案室,但档案工作人员因一时案卷数量太多而未输入管理系统,只能靠人工检索查阅档案,这样势必影响查询效率,给工作带来不便。
第三,传统的归档方法,有时会在短时间内给档案工作人员带来很大的工作压力,往往会因为一时间案卷数量积累较多,而影响案卷整理的质量或在输入系统时失误,导致以后在查询某卷档案时出现信息空白的现象。
二、高校档案信息化建设存在的问题和策略1.高校档案信息化建设的宣传力度不够。
在高校中,很多同学甚至一些老师对档案这个概念还都只是一种模糊的认识,还简单地认为只是学生或教师的个人档案,在这样一个认识程度上,档案信息化建设又从何谈起。
所以,高校档案馆首先应做好档案概念、档案法律法规等的宣传工作,让广大师生都能对档案这个概念有一个正确的认识,了解档案在实际工作中所起的作用。
其次,档案馆还应主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作,将应归档的电子文件的具体归档范围公布在校园网或者是档案馆(室的部门网站上,扩大宣传面,提高广大师生对档案信息化的认识。
高校档案馆(室的工作人员要深入到各归档部门进行调研,广泛听取各部门对电子文件形成与归档情况的意见,制定出适合自己学校的电子文件归档范围,以及切实有效的档案信息化建设的法规、政策。
第三,高校档案馆不应该局限于为学校建设、日常教学提供档案材料这一狭隘的服务功能上,而应该更好的发挥它作为一个学校不断发展的历史见证人的功能,成为一个广大师生了解学校过去历史面貌和发展过程的平台,成为一个展示学校优良文化传统和良好学习风气的教育基地,让更多的人感觉到档案信息化建设的重要性和必要性,也可使学校的档案信息化建设能够有更好的发展目标。
2.高校档案信息化建设资金、设备投入不够。
尽管计算机技术普遍应用,但各地区各高校的发展水平并不一致,少数重点院校档案信息网络建设比较超前,已建立了校园局域网,实现了档案数据库资源共享,档案信息管理均实现计算机辅助处理,替代过去手工作业的传统模式。
但是,大部分高校只是配备了计算机、打印机和扫描仪,只做一般的文字处理工作,尽管做到校园网络和档案馆(室相连,却没有网络版的档案信息管理系统软件的支持,输入的数据不能及时的合并入数据库,也就不能快速地实现网络共享查询,再加上没有相关硬件设备的投入,校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。
在这个问题上,一方面,高校可以结合自己的经济能力,从实际出发,充分利用现有设备,按照“合理搭配、逐步发展”的原则购置适当的技术设备,包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等;另一方面,高校档案馆(室也可以根据实际情况,依据相关规定和收费标准,收取一定的档案查询手续费和工本费,在一定程度上做到自主创收,解决部分经费不足问题。
3.高校档案管理人员业务素质不高、技术力量投入不够。
人才是社会进步的决定因素,是高校档案信息化建设的关键,档案人员的素质直接影响着高校档案信息化建设的进程。
这是因为,现代化技术设备需要具有一定科学技术水平的人员去操作和使用,这在业务知识、科学知识和管理能力等方面都对档案工作人员提出了新的、更高的要求,它要求档案室的工作人员既对档案管理工作了如指掌,干起来轻车熟路,又对现代化设备的应用十分了解。
但目前许多高校档案人员整体水平还不能适应信息时代档案事业的发展需要,在知识结构、人才结构和能力结构方面仍存在着问题。
一些高校档案工作人员既懂档案专业知识又能掌握现代化信息技术的人才非常缺乏。
有些高校的档案人员大部分属于兼职的性质,专业不对口,业务不精,综合素质和计算机水平相对偏低,这都严重地阻碍了档案信息化建设的进程。
因此,我们急需培养一批既是档案学、文书学、信息传播学等方面的专才,还能精通计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术,又能熟练地掌握外语的复合型人才,这样的人才可以在档案的软件管理和应用上游刃有余,才正是档案现代化管理所需要的,也只有在我们的档案队伍中不断充实这种掌握档案管理现代化技术的复合型人才,我们的档案事业才能与时俱进。
4.馆藏档案数字化进程缓慢。
要进行信息化建设,就必须利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将馆藏档案信息数字化,建成各种专业性、综台性档案信息库。
但现在很多高校的档案管理部门因为资金短缺、设备和技术力量不够,没有必需的设备,不能做到将全部文书档案、照片、声像档案向数字化转变。
因此,档案馆要根据馆藏情况、服务对象和档案馆的功能类型,有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化。
具体从以下两个方面着手:一是要加快文书档案、专题档案目录的微机录入。
应将文书档案的案卷级、文件级目录全部输入微机。
因为最基本、最常用的检索方法在绝大多数情况下是对案卷标题或文件标题做检索的,这样就必须保证案卷级和文件级标题输入的完整和准确,否则会导致查找搜索的空白;同时要将一些原来还未录入微机的早期档案目录也录入微机,这样在查找早期陈旧档案时就无须靠手工翻阅查找,提高查询的速度和准确率;还要根据利用情况做好专题档案数据库的建设,如:干部任免、机构建撤、奖励表彰、职称晋升等,可以方便快捷地提供利用。
二是要做好声像档案的数字化处理。
利用扫描仪将照片按照有关标准扫描保存到微机里。
对一些馆藏珍贵的纸质字、画档案可用扫描仪扫描保存,破损的、幅面宽的则应用数码相机直接拍摄成像后输入计算机,再经过软件进行处理,修补有瑕疵的地方,以确保照片数字化的质量,既抢救了这些档案,又使其可以作为电子档案进行保管,方便利用。
同时要做好录音、录像等多媒体档案的数字化加工,利用采集设备,将录音、录像带上的材料转换成多种格式,分类别采录电脑,刻录成光盘保存。
总之,高校档案信息化建设是一项长期而艰巨的任务,我们一定要从本单位实际情况出发,认清形势,转变传统的档案管理思想,树立新观念,提高档案工作者的自身素质,优化档案队伍整体结构,逐步实现高校档案馆馆藏档案的信息化管理。
参考文献:[1] 杨公之.《档案信息化建设实务》[M]. 北京:中国档案出版社 2003[2] 彭荣.《档案信息化建设的几点思考》[J].《档案学通讯》2004(1[3] 陈志远.《档案信息化建设的认识与思考》[J].《中国档案》2003(1[4] 何玲.《档案信息化建设相关问题的探讨》[J].《档案学通讯》2004(5[5] 黄志文.《关于档案信息化建设实效性的思考》[J].《档案学研究》2003(4。