高校档案信息化建设
高校档案信息化建设
浅谈高校档案信息化建设摘要：计算机技术和网络技术在档案工作中的应用日趋广泛，信息社会化进程的不断加快以及高等教育的迅猛发展,使高校档案工作迎来前所未有的挑战。
高校档案信息化建设是高校档案工作的必然趋势。
本文结合高校档案工作实际阐述了高校档案信息化建设的含义、必要性、主要问题及提出建议。
关键词：高校档案；信息化；含义；必要性；问题；建议中图分类号：g642 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）04-0147-01一、高校档案信息化的含义信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。
与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。
智能化生产工具与过去生产力中的生产工具有所不同，它不是孤立分散的某一件东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。
高校档案信息化，就是要建设以数据库和网络为中心主体，把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息变成数字信息存储在磁介质等载体之中，通过计算机网络和客户终端实现档案信息资源的有效利用、管理和共享，为各部门提供更为便捷、丰富的档案信息服务。
二、高校开展档案信息化建设的必要性高校档案一般是纸质文档保存在档案管理部门，查找检索起来费时费力，在检索过程中有些档案很容易受到破损，影响到档案的凭证价值。
采用信息化的高校档案，是把纸质文档通过扫描、整理、录入等工作，把档案信息采集到计算机数据库中，这样对于档案信息的管理和使用都十分便利。
（一）有利于档案管理和使用。
随着高校的合并和扩招，高校档案部门的馆藏量剧增，各类各式档案杂陈于档案管理部门，对于高校尤其重要的学生学籍档案，数量多且时间跨度大，管理起来难度很大。
因此迫切需要加快推进档案信息化建设步伐，利用现代化的科学手段对档案进行管理，从而提高档案作用，更好地为高校的改革发展服务。
（二）有利于提高档案服务质量和水平。
在传统文件管理时代，档案管理内容和管理方式主要是“接收—保管—查阅—回收”这样的基本模式，且“重藏轻用”或是“只藏不用”。
论高校档案信息化建设
论高校档案信息化建设摘要:随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。
为使高校档案工作与高等教育同步发展,档案信息化建设势在必行。
从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。
关键词:档案管理信息化网络化信息服务体系高等教育飞速发展,作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。
学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。
加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求,高等学校要强化档案信息化意识,积极开展档案数据库建设和网络管理,建立高校档案信息服务体系。
一、高校档案信息化建设现状1.思想意识方面随着高校档案事业的发展,高校档案工作已步入规范化轨道,领导和师生员工的档案意识得到加强,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现,信息化建设有了一定的基础。
但一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的认识,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。
高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专门培训较少,缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能,而对档案管理人员继续教育的措施乏力,直接制约着档案信息化建设进程,严重降低其在社会需求中的作用。
2.技术方面档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。
目前,大多高校档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。
但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限;关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机归档阶段,联网归档检索查阅等还不太成熟,造成在查阅过程中出现文件丢失等现象,加之文件流转过程不规范、办公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件与档案管理相对孤立,没能形成一个有机的整体,档案管理不能很好的达到高效、服务的目的。
高校档案信息化建设与管理
高校档案信息化建设与管理随着信息化和数字化技术的不断发展，高校档案信息化建设已成为高校管理工作中的一个重要方面。
高校档案信息化建设涉及到档案管理制度的建立和完善、档案数字化处理技术的应用、档案信息系统的建设和管理等内容。
高校档案信息化建设与管理的开展，对促进高校档案工作的现代化、规范化，提高高校档案管理工作的效率和水平，具有重要的意义。
高校档案信息化建设与管理的重要性不言而喻。
随着高校规模的不断扩大、档案量的快速增加，传统的档案管理方式已难以满足高校档案管理的需求。
采用信息化手段进行档案管理，可以大大提高档案管理的效率和水平，更好地服务学校的教学科研和管理工作。
高校档案信息化建设与管理可以提高档案管理的效率。
通过数字化处理技术，可以将纸质档案数字化，便于存储、检索和利用。
在数字化处理的基础上，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。
这样可以减少人力物力资源的浪费，提高档案管理的工作效率和质量。
高校档案信息化建设与管理可以提高档案管理的水平。
利用信息化手段进行档案管理，可以更好地保障档案的完整性和安全性，防止档案的丢失和灭失。
数字化处理技术还可以改善档案的存储环境，延长档案的保存期限，保护档案的长期保存和利用价值。
高校档案信息化建设与管理还可以提高高校档案管理工作对外的公开透明度。
建立档案管理信息系统后，可以将档案信息公开透明，方便社会各界了解高校的档案管理工作，促进高校与社会的沟通和合作。
在高校档案信息化建设与管理过程中，需要做好以下几个方面的工作。
要建立健全高校档案管理制度。
要对档案管理的政策法规、制度规范进行梳理和完善，明确档案管理的责任部门和责任人，规范档案的收集、整理、审查、保存、利用等环节。
要加强档案管理的规范化培训，提高档案管理人员的专业素养和管理水平。
要加强高校档案数字化处理技术的应用。
要借助现代技术手段，对纸质档案进行数字化处理，建立档案数字化管理系统。
要做好档案数字化处理技术的研究和推广，提高档案数字化处理技术的水平和应用效果。
对高校档案信息化建设的几点思考
对高校档案信息化建设的几点思考【摘要】高校档案信息化建设是当前重要的议题，虽然取得了一定进展，但仍面临着诸多问题。
为解决这些问题，应当着力强化档案数字化管理，加强数据安全保护，提升信息系统的智能化水平，加强系统集成应用，建立完善管理体系。
高校档案信息化建设的重要性不容忽视，需要加大投入，加快步伐，以实现对高校管理带来的巨大变革。
高校档案信息化建设是当务之急，应当引起广泛重视，以推动高校管理向信息化、智能化方向迈进。
【关键词】高校档案、信息化建设、数字化管理、数据安全、智能化、集成应用、管理体系、投入、变革。
1. 引言1.1 高校档案信息化建设的重要性高校档案信息化建设的重要性在当今社会各个领域都备受重视。
作为高校管理的重要组成部分，档案信息化建设对于高校管理水平的提升、教育教学质量的改进，以及学术研究成果的保存和传承都起着至关重要的作用。
高校档案信息化建设可以大大提高档案管理的效率和准确性。
传统的纸质档案管理方式存在着信息检索困难、存储空间占用大、易丢失损坏等问题，而信息化建设可以通过数字化管理实现档案信息的全面记录、快速检索和长期保存，极大地提升了管理效率。
档案信息化建设可以增强档案数据的安全性。
通过制定完善的数据加密、备份和权限管理制度，可以有效地保护档案信息不受非法侵入和破坏。
最重要的是，高校档案信息化建设能够实现档案信息的共享和利用，促进不同部门之间的信息交流与合作，为高校的管理决策提供更加科学的依据和支持。
高校档案信息化建设对于提升高校管理水平、保障档案数据安全、提高管理效率和促进信息共享具有重要的意义和价值。
1.2 当前高校档案信息化建设存在的问题当前高校档案信息化建设存在的问题主要包括以下几点：一是档案数字化管理水平不高，部分高校档案仍处于纸质化管理阶段，缺乏统一的数字化管理平台，导致档案整理、查询和共享效率较低；二是档案数据安全受到威胁，由于缺乏有效的数据加密和权限控制措施，档案信息容易遭到泄露和篡改；三是档案信息系统智能化水平有待提升，部分高校档案信息系统功能单一，缺乏智能化应用，无法满足各种管理需求；四是档案信息系统集成应用不够充分，各系统之间缺乏有效的数据共享和交流机制，造成信息孤岛现象；五是档案信息化管理体系不够完善，缺乏统一的信息管理标准和规范，难以形成有机的档案信息化管理体系。
高校档案信息化建设的
• 定期进行安全检查和评估 ，及时发现和解决安全问 题。
03
高校档案信息化建设的策略与 方法
策略制定
明确建设目标
高校档案信息化建设应明确目标 ，以提升档案管理效率、促进档 案信息资源共享、服务学校发展
为核心目标。
制定建设规划
根据学校实际情况和发展需求，制 定档案信息化建设的长期规划，明 确建设步骤和时间节点。
制定档案管理规范和标准
明确档案管理的基本原则、标准 和流程，为档案信息化提供制度 保障。
提高服务质量
不断优化档案管理系统，提高信 息查询和利用的效率，为高校师 生提供更优质的服务。
实施步骤与计划
1. 制定档案管理规范 和标准
• 调研高校档案管理 现状和需求，确定 档案管理原则和标 准。
• 成立档案管理小组 ，明确职责和分工 。
高校应加强档案信息化技术的 研发，提高自主创新能力。
强化数据安全保护
高校应建立完善的数据安全保 护机制，确保档案信息不被泄
露。
提升人员素质
高校应加强对档案工作人员的 培训，提高其信息化技能水平
。
未来发展趋势预测
智能化发展
未来高校档案信息化将更 加注重智能化发展，通过 人工智能等技术提高档案 管理效率。
02
传统档案管理方式效率低下，信息化建设能够提高档案查询、
利用的效率。
促进高校教育教学的改革与发展
03
高校档案信息化建设能够为高校教育教学的改革与发展提供有
力的支持。
国内外发展现状与趋势
国内发展现状
发展趋势
国内高校档案信息化建设起步较晚， 但发展迅速，越来越多的高校开始重 视档案信息化建设。
未来高校档案信息化建设将更加注重 数字化、网络化、智能化等方面的发 展，提高档案管理效率和服务质量。
浅析高校档案信息化建设
、
高校档案信息化建设现状
１ 想 意 识 ． 思
随着档案事业 的发展 ，高校 档案工作 已步 入规 范化 轨道 ， 员工 的档 案 意 识 得 到 加 强 ，档 案在 高 校 教 学 、 科 研 中 的 重 要 作 用逐 步显现 ，信息化建设有 了一 定的基础 。但一 些高校 对档案 工作的重视还不够 ，在普遍经 费不足 的情况下 ，没 有将 档案信 息化建设列入议事 日程 ，没 有给予档案部 门必 要的资金、物力 和人才的支持 ，没有建立现代化档案管理队伍 。
浅析高校档 案信 息化建设
７ ０ ６ 西安 外 国语 大 学 闰轶 梅 １０ １
【 摘
要】 为使 高校档案 工作 与高等教 育同步发展 ，档案信息化建设势在必行。推动 高校档案信息化建设 ，档案管理 者应树立 信 息化 建设
档 案信 息化 意 识 。档 案 信 息 资 源 建 设 是 信 息 化 建 设 的 基 础 和核 心 。
２ 工作 技 术 手段 变化 的 需要 ．
必 须提 高档 案 管理者 的安 全 防范意识 。高校档 案管 理者 要严格规 范个人行为 ，以免给档案信 息安全带来隐患 。档案管 理者要 学 习系统维护知识 ，及 时对 日常使用的杀毒软件、 防火
墙 进行更新 和维护 ，最大 限度地避 免恶意病 毒 的攻 击。 加强 网络档 案信息的安全 ，对 网上公 布的信息要严格审查 ，避免不 当的信 息和保密 内容上 网。要保 护上 网信息 的安全 ，从进 口、 传 输、使用三方面采取 安全保密 措施 。按照公开信息 、内部信
２ 术应用 ． 技
档案信息 的多样化 、 巨量化 ，为新技 术的应用提供 了广 阔 的天地 。 目前 ，大 多高校档 案部 门都建有 自己的局域 网，有 的 还上 了因特 网，但 是档 案的收集、存储 、传输 、发布、检索 和 利用 的手段等还 处于原始的手工操作 与单机归档阶段 ，联 网归 档、检索查阅等还不太成熟 ，文件与档案管理相对孤立 ，没能形 成一个有机 的整体，档案管理不能很好的达到高效服务的 目的。 ３档 案 信 息 资 源 ． 目前 高校 档案馆或部 门档 案建成的数据库类型 单一 ，规模 小、功能 少、标准化程度低 ，数据 不完整 ，共享性差 。高校 档 案馆 目录信 息资源 多，所建 的数 据库大多为条 目数据库 ，全文 档案信 息所 占的 比例很低 。现 有 电子档案信息 资源 大多数是 目 录级信 息 ，这些 目录 中的数据 也还只是停 留在 案卷 级的检索层 次，无法实现更具体的相关信息的检索、阅览 。
浅谈高校档案管理信息化建设
浅谈高校档案管理信息化建设随着信息化和数字化的发展，高校档案管理也逐渐迈入了信息化建设的时代。
信息化建设不仅提高了档案管理的效率，还大大提升了档案管理的安全性和可靠性。
本文将就高校档案管理信息化建设进行浅谈。
一、信息化建设的背景随着社会的不断发展，高校的档案管理任务愈加繁重。
传统的纸质档案管理方式效率低下，且易受到天灾人祸的影响，档案的保密性也得不到保障。
为了提高档案管理的效率与安全性，高校档案管理部门开始进行信息化建设。
1. 提高工作效率信息化建设将档案转化为电子格式，使得档案的查找、存储、共享变得更加迅速和便捷。
员工可以通过电脑快速查找所需的档案信息，极大地提高了工作效率。
2. 保障档案的安全传统的纸质档案容易受到灾害、盗窃等因素的侵害，信息化建设能够将档案保存在安全的服务器中，设置不同级别的访问权限，保障档案的安全性和完整性。
3. 便于档案共享电子档案的便捷性和可读性，使得档案共享变得更加容易，不同部门之间可以方便地共享需要的档案信息，提高了工作的协同性。
4. 降低成本信息化建设可以使得档案馆的存储空间得到合理利用，大大减少了纸质档案的存储成本。
电子档案的建立和维护成本也相对较低。
5. 环保信息化建设减少了大量的纸质使用，有利于节约资源，降低环境污染。
1. 档案数字化档案数字化是信息化建设的基础。
将纸质档案转换为电子格式，并建立相应的数据库，实现档案信息的可视化、可检索化、可操作化。
2. 档案管理系统的建设建立完善的档案管理系统，包括档案存储、检索、借阅、归档等功能模块，实现对档案信息全生命周期的管理。
档案管理系统需要具备安全可靠的特性，设置多级权限，保护档案信息的完整性和保密性。
3. 信息安全保障建立信息安全保障体系，采取技术手段和管理手段保护档案信息的安全。
包括网络安全防护、数据备份和恢复、应急预案等措施。
4. 人才培训对档案管理人员进行信息化管理培训，提高员工的信息化应用水平，使他们更好地掌握档案管理信息系统的使用方法，保障系统的正常运行。
高校档案信息化建设与管理
高校档案信息化建设与管理随着信息技术的不断发展，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。
信息化已经成为现代高校档案管理的必然选择，对高校的档案管理进行信息化建设，能够提高档案管理效率和服务水平，保障高校的信息安全和知识产权，同时也能够为高校的发展提供更加便利和准确的数据支持。
本文将从高校档案信息化建设的必要性、关键技术、管理模式以及挑战和机遇等多个方面进行探讨。
一、高校档案信息化建设的必要性1. 信息化助力高校档案管理现代化：传统的高校档案管理采用纸质档案，档案数量大、分布广、获取困难，管理效率低下。
而信息化建设可以将纸质档案数字化，实现档案管理的智能化、网络化、便捷化，将信息技术应用于档案管理的各个环节，提高档案管理的现代化水平。
2. 提高档案管理效率和服务水平：信息化档案管理处理数据的速度和效率比传统的纸质档案管理快很多，这对提高高校档案管理的效率非常有益。
信息化建设也能够提高档案管理的服务水平，用户可以通过网络查询和浏览自己的档案信息，减少了前来查询的人员数量，大大提高了工作效率。
3. 保障信息安全和知识产权：高校的档案信息包含了学生的个人信息、科研成果、教学成果等重要数据，信息化建设可以提高这些数据的安全性和保密性，有效防范数据泄露和泄密的风险，保护高校的信息安全和知识产权。
4. 提供数据支持：信息化档案管理系统能够提供大量的档案数据支持，为高校的科研、教学、学生管理等方面的工作提供了便利和准确的数据支持。
1. 数据采集和数字化处理技术：对于传统的纸质档案，需要进行数据采集和数字化处理，包括扫描、录入、索引等步骤，将纸质档案转换为电子档案。
2. 数据存储和管理技术：大量的电子档案需要进行有效的存储和管理，包括数据备份、数据恢复、数据同步、数据加密等技术。
3. 检索和浏览技术：信息化档案管理系统需要提供快速、准确的检索和浏览功能，用户能够方便地查询和浏览自己需要的档案信息。
4. 安全防护技术：信息化档案管理系统需要进行安全防护，包括用户认证、权限管理、数据加密等技术，保障档案信息的安全性和保密性。
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浅谈高校档案信息化建设
摘?要：档案信息化是档案工作的发展方向，笔者针对本校档案信息化建设现状，从加强数字资源、基础设施、档案网站和人才队伍建设几个方面提出档案信息化建设的对策。
关键词：高校档案信息化
中图分类号：g270 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2012）10（a）-0243-01
随着网络的普及和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为未来档案发展的必然趋势，各高校档案部门要结合自身实际情况，把握好数字化所带来的机遇和挑战，加强档案信息化建设，使档案信息成为可有效利用和共享的信息资源，为高校教学、科研、管理提供优质、便捷的档案信息服务。
1 档案信息化的涵义
档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，以档案信息资源化为主导，以计算机技术为条件，以信息网络为平台，以档案信息法规、标准为保障，实现档案资源的合理共享[1]。
档案信息化建设的目的是提高高校档案管理效率和效益，以充分挖掘档案信息，向社会提供更多有价值的信息资源服务，实现资源共享[2]。
2 沈阳医学院及辽宁省高校档案信息化建设现状
目前，我校档案信息化建设还处于刚刚起步的阶段，只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，还没
有实现档案信息数字化。
数据库建设方面，只有单机版目录数据库，缺乏专题数据库、全文数据库和多媒体数据库，信息网站建设相对滞后，用户对档案的利用率比较低。
笔者同时也对辽宁省高校档案信息化建设情况进行了相关调查，各高校虽然不同程度地进行了档案信息化建设，但绝大部分高校仍处于建设初期。
笔者通过访问各高校档案网站发现，统计中的40
所本科高校，只有东北大学、大连理工大学、中国医科大学等9所高校具有数字档案查询系统，用户可以通过输入用户名及密码，进行在线科技档案、教学成果、毕业论文等方面的查询。
大部分高校的档案网站只为用户提供馆藏介绍、规章制度、服务指南、编研成果等方面的信息，不能够满足用户对档案的即时需求。
3 档案信息化建设的对策
3.1 加强数字资源建设
电子档案是档案信息化建设的基础，做好电子文件的收集归档工作是建设数字档案馆的前提。
随着教育信息化的深入，各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理，为实现馆藏资源数字化，我校档案室可建立面向各归档部门的远程归档工作平台，建立各类数字信息资源库，如数字化的科研资料库、教学资源库、文件材料库等，通过信息采集平台按信息采集标准和相关规范完成网上归档工作。
此外，档案室可对馆藏纸质档案进行数字化加工，这是现阶段数字档案的重要来源。
对于现有馆藏档案，可按其保存期限和利用情
况有重点、有计划地进行数字化处理，对数字资源进行必要的著录标引，以便能够方便地进行检索和利用。
3.2 夯实基础设施建设
档案信息化建设离不开完善的信息化系统，加强硬件、软件建设是实现档案信息化管理的必然要求。
目前，我校档案室信息化基础设施还不够完备。
在硬件方面，电脑、打印机、复印机、扫描仪等设备一应俱全，但尚未能满足未来数字化建设的需求，还需增添服务器等存储设备，为日益增长的数字化档案资源提供载体。
在软件方面，档案室只拥有单机版的操作软件，只能提供简单的目录检索服务，远未达到资源共享的目标，为此我们应重视档案管理软件的引进、开发与利用，建立一套包括信息采集、信息管理、信息利用服务等在内的自动化系统，实现文档一体化管理。
3.3 完善档案网站建设
在信息化时代，档案网站是档案部门和用户之间沟通的桥梁，用户可不受时间、空间的限制，通过档案网站了解档案资源，查询、利用所需信息，档案网站建设完善与否是档案信息化程度的重要标志。
目前，我校档案室网站建设还不够完善，只有馆藏介绍、规章制度、服务指南等专栏，用户通过浏览网站只能掌握馆藏概况以及如何查询、利用档案等基本信息，而不能直接地查询及获取信息资源，这是各高校档案网站普遍存在的问题。
为此，档案部门要不断完善
网站建设，根据档案密级程度，设置用户访问权限，逐步开发现有资源，积极构建档案资源共享平台，实现数字化自助服务模式。
3.4 强化人才队伍建设
档案信息化建设与发展离不开高素质的人才队伍，各高校档案管理人员大多具备档案学基础知识，但对信息技术的掌握却十分有限。
为适应档案信息化发展的需求，档案部门应重视对人员的教育和培训，不断更新其知识结构，提高其业务水平，使档案人员成为既具备档案管理专业知识，又熟练掌握现代化信息技术的复合型人才。
此外，档案人员还需转变服务模式，变被动服务为主动服务，将信息服务转变为知识服务，不断提高档案信息的组织和加工水平，满足用户对档案信息的多元需求。
总之，档案信息化是档案管理工作的发展方向，档案部门应明确目标，有计划有步骤地逐步推进信息化建设进程，使档案管理工作逐步走向完善。
参考文献
[1] 李福琴.浅议高校档案信息化建设[j].湖北档案，2011（12）：30.
[2] 刘瑛.网络环境下高校档案信息化进程中的问题与对策探析[j].中国教育信息化：高教职教，2012（3）：4.。