高校档案信息化管理浅谈
浅谈档案信息化建设的意义
浅谈档案信息化建设的意义档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。
档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。
人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。
因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。
一、档案管理的信息化、网络化对管理人员的意义（一）档案管理不再费时费力1.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。
档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。
具体表现为：数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。
2.各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。
自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。
（二）检索查询更为方便1.传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。
档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
2.提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。
3.提供网上查询手段：单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。
高校档案信息化管理安全策略探讨
高校档案信息化管理安全策略探讨随着信息技术的发展，高校档案管理工作也在逐渐向信息化迈进。
高校档案信息化管理的安全性是一个非常重要的问题，对于保障学生和学校的利益有着重要意义。
本文将从高校档案信息化管理的定义、存在的安全问题、安全策略等方面展开讨论。
一、高校档案信息化管理的定义及发展状况高校档案信息化管理是指通过信息技术手段对高校档案进行数字化、网络化、智能化处理和管理的过程。
它包括档案的数字化仓库、数字档案检索系统、数字档案管理系统、数字档案传输系统等。
当前，高校档案信息化管理已经取得了一定的成绩。
各大高校相继建立了数字化档案库，并实施了数字化档案管理系统，大大提高了档案管理的效率和准确性。
其中存在着一系列的安全问题，给档案的保护和管理带来了一定的隐患。
1. 系统安全问题：高校档案信息化管理系统中存在着系统漏洞、软件安全问题等风险，这些问题可能导致系统被黑客攻击、病毒侵袭，从而导致档案数据的泄露、损毁或篡改。
2. 网络安全问题：高校档案信息化管理涉及到互联网的应用，其网络安全问题尤为突出。
高校档案信息化管理系统的数据传输过程中，数据可能会被截获、篡改或窃取，造成档案信息的泄露和损失。
3. 学生隐私保护问题：高校档案中包含了学生的个人隐私信息，如家庭住址、联系方式等。
在信息化管理过程中，如果没有合理的安全策略和措施，这些隐私信息很容易被非法获取和利用，给学生带来潜在的安全风险。
4. 人为因素造成的安全问题：高校档案信息化管理过程中，人为因素也是安全问题的重要原因。
不法分子可能通过盗窃、诈骗等手段获取档案系统的访问权限，从而获取档案信息。
为了保障高校档案信息化管理的安全性，需要采取一系列的安全策略和措施。
以下是几项重要的安全策略：1. 加强系统安全防护：建立健全的系统安全策略、安全运维体系，及时修补各类系统漏洞，加强系统访问控制，设置权限管理，保证只有授权人员才能访问档案系统。
2. 加密与身份验证技术：采用数据加密技术保护档案数据的传输过程，确保数据在传输过程中不会被截获、篡改或窃取。
浅谈高校教学档案管理的信息化
各类高校 教学 管理、教学活动、教学安排过程 中，教学档 信息量 的不断递增 ，如何利用信息技术提高教学档案管理 工作 案周期层次明显 ， 在收集、 整理、 归档、 保管时， 一般周期按学年、 效率 ，创新高校档案管理模 式，是高校档案管理工作 者应 当关
学档案管理是各高校实现教 学档案信息化、科 学化管理的重要标志。 关键 词 ：高校 ；教学档案 ； 档案管理 ； 信息技 术
作者简介 ：张金来 （ ５－ ，男，河北保定人 ，天津电子信息职业技术学院教务处，助理馆 主要研究方向： １ ８） ９ 教学档案管理。（ 天津
３ ０； ） ０ １２ ５
保 障 高 校 档 案 信息 化 建 设 与 数 字 化 校 园建 设 同步 进 行 。高 校 档 管 理 的 独特 之 处 。 案 管 理 工 作 是高 等 学 校 重要 的基 础性 工作 ，教 学 档 案管 理 是各
二 高校教学档 案管理信息化的意义
教学档案是教学过程 中形成的重要的信息资源，是真实地 学 校和社 会提供 档案信息服务。传统 的教学档 案管理 手段 ，已 远 远不能适 应高校教育事业发展的需要。架构高校教学档案管
高校教学 档案的载体是多种多样的，除以传统 的纸质档 案 为载体外，还有形式各 异的档案纪录材料。随着现代信息技 术 的发展，档案形式也向多样性变化发展 ，如 电子版的文档材料、 照片、图表、音像 、视频等。
４ 独具各 异的周期 性 ．
供 更好的服务方 式，进一 步提高档 案的利用价值，为高校的教
２ 多种学科 的专业性 ． ５ 适 应 时代 和 科 技 发展 的 需要 ．
时代进 步与科 技的快 速 发展，促使 高等学 校教育教 学改
浅论高校档案管理信息化建设
降低 了档 案信 息 的重 复率 ， 从 而使 得档 案 管理 工作 更 加轻 松 ， 适应 了现代 化 高校档案 管理 工作 的需 求 ， 也适 应 了档案信 息使 用者 的要 目前大 多高 校对档 案管 理工 作的重 要性 认识不 足 ， 认为 其不是 求 。 经 济 指标 ， 不 能带来 经 济效 益 ， 所以 认 为档案 管 理工 作是 一项 附 属 四、 高校 档案管理信 息化 的建设 的途径 工 作 。由于 领导 者 在行 动上 安 于现 状 的工作 态 度 以及档 案 管理 意 建 设信 息 化的 高校 档 案对 高校 档案 管 理适 应现 代 化 的管 理 要 识淡薄， 使 得 高校档 案 管理 工 作松 散和 档案 的严 重 流失 ， 以 及各 种 求有 着非 常重要 的作 用 ， 以 下是建 设信 息化 高校档 案管理 的一 些 主 与 档案有 关的基 础材料缺 失 ， 造 成统计数据 失 真失准等 各种弊端 。 要途径 ： ２ 、 高校档案 管理没 有对各 类档案进 行科 学的分类 １ 、 提 高领 导 者 的思 想意 识 ， 培 养 专业 化 、 技 术化 的档 案 管理 人 高校中的各类档案都是放在一起的。教学档案、 设备档案与科 才 队伍 研 档 案放 一起 ： 师 生档 案放 一 起等 等 。档案 的档 号 管理 也不 规 范 ， 信 息 技术 的发 展脚 步 快于 领导 者 思想 意识 的转变 ， 因此 ， 及 时 没 有 目录号 ， 一档 多卷 等现 象较为 普遍 。如在 实行 部 门立 卷 归档 过 提 高领 导者 对 信息 化认 识对 建设 信 息化 高校 档 案管 理工 作有 着 十 程中， 有 的部 门将 立 卷 归档 视 为额 外 负担 ， 所 以 由于立 卷 归档不 及 分 重要 的作用 。当然 ， 高效 的档案 管理 工作 仅仅有 领导 的支 持并 不 时造成 了档 案积 压 ， 有 些档案 会 因保管 不善而 残 缺不全 。有 很多 的 够 ， 还 需要 有专 业化 、 技 术化 的档 案 管理 人才 队 伍 。坚 持 高校 档 案 档 案有正 件无 附件 ， 有 批复缺请 示 ， 还有 的档 案重复 收集等 。 管理 工作 人员 的进修 制度 ， 把档 案管理 信息 化建设 相关 的数 字化 技 ３ 、 高校 档案 管理技 术手段 落后 术 知识 、 计算机 应 用基础 知识 、 现 代管 理技 术知识 等列 入培训Ｉ 计划 ； 过 去大多 高 等院校 由于 缺乏 建设资 金 ， 档 案管 理工作 的信 息化 加 强对档 案管 理业务 人员 使用 新技术 、 新 方法 、 新 设备 的培训 ， 提 高 建设 一直 没有 受到重 视 。虽然随 着社会 的发 展 ， 信 息化技 术得 到 了 档 案业务 人员掌握现 代技 术的技 能。 广泛 的推 广 与应 用 ， 高校 办 学条件 也有 很大 的提升 ， 所以 很多 高校 ２ 、 实现 高校档 案信 息的科 学合 理分 类和规 范 管理 ， 建立全 校统 的 数 据 库 系 统 在档 案管 理工作 中配 备 了信 息化 管理设 备 ， 并安装 了先 进的档 案 管 理软 件 ， 实 现 了档 案 的信 息化管 理 。但 由于 我国 高校信 息化 档案 管 将 高校 档 案 分 为教 学 档 案 、 党 政 管理 档 案 、 设 备档 案 、 科 研 档 理起 步较 晚 ， 不 少高校 只是 将信 息化 管理 系统的功 能 目标 和 运行机 案 、 财 会档 案 、 人力 资源 档 案 、 学 生档 案 等 几大 类 。各个 学 院 、 各 个 制确 立为对 各自档 案馆 内部文件级 和案卷 级的 目录编制 。 部 门都 使用 同一档 案管 理 系统 。充 分利 用 同一 档案 号和 目录 号 ， 实 三、 高校 档案管 理信息化 建设 的意义 现一一 对应 的管理方 法 。增 加技术 投资 ， 添加新 型的档 案管理 系统 高校档 案管 理信 息化 的建设 不仅 能规 范高校档 案 管理 、 科学合 或软件 ， 建立 和完 善档案 信 息管理 系统 ， 加快 高校档 案管 理的 信息 理的 分类档 案信 息 、 提 高档 案信 息的利 用率 和降低 档案 信息 的重合 化建设 。 率与 丢 失率 ， 还 能 节约 物力 、 人 力与 财力 等 资源 等 。具体 表现 在 以 ３ 、 保证 高校档案信 息的安 全 下 几个方面 ： 信 息技术 在高校 档案管理 中 的普遍应 用 ， 安全性 问题成 了档案 １ 、 节 约资 源， 提 高档 案信息利 用率 管理 工作的 重中之 重 。档案 具有一 定的保 密性 ， 存在使 用权 限的 问 在倡 导绿 色 社会 、 和谐 社 会 的今 天 ， 人与 自然 和 谐相 处 是当 前 题 ， 但网络 容 易发 生安 全性 问题 ， 因此 ， 为 了保 证档 案信 息的 安全 重 要 的课 题 。加强 高校 档 案管 理信 息化 得 建设 不仅 能够 降 低与 纸 性 ， 建立完善的信息防御系统非常重要。如杀毒软件系统、 防火墙 张 相关 的各项 资源 ， 还 能提高 档案 管理 的工作 效率 。档案 管理信 息 技 术、 网络 安全 检测 、 数据 加密 技术 、 电子身 份认 证系统 等展 开综合 化 不仅 能够 实现无 纸化 管理 ， 还能 通过信 息技 术及 时迅速 的查询 所 利 用 ， 以保证 档案信 息的安 全使用 。 需 的档 案信 息 ， 实现档 案的 实时化 管理 。档案 管理信 息化 能够 实现 信 息技 术不 断发 展 ， 高校档 案 信 息化 的建 设 （ 下转第 １ １ ８页 １
高校档案信息化管理与数字档案馆建设探讨
高校档案信息化管理与数字档案馆建设探讨随着信息化时代的到来，高校档案管理也发生了巨大的变革。
传统的纸质档案管理已经迈入了数字化时代，高校档案信息化管理与数字档案馆建设成为了当下重要的课题。
本文将从高校档案信息化管理的意义、存在的问题和解决之道、数字档案馆的建设以及未来展望进行探讨。
一、高校档案信息化管理的意义高校档案是学校的记忆，是学校文化的载体，是学校历史的见证。
高校档案信息化管理的意义在于，通过将纸质档案数字化，可以更加便捷地管理和利用档案信息；降低因档案管理不善而可能带来的安全风险；为学校决策提供更加准确、全面的数据支持；保护和传承学校的历史文化，提升学校的软实力。
在信息化管理过程中，也会面临一些问题。
纸质档案的数字化成本较高，需要投入大量的人力、物力和财力；档案管理的标准化和规范化程度有待提高；信息安全的隐患增加；遗漏和错误的可能性增加等。
要解决这些问题，可以从以下方面着手：1. 加强管理力量和技术支持。
引进专业的团队和技术设备，提高数字档案管理的水平和效率。
2. 加强档案管理标准化和规范化。
建立和完善档案管理的各项规章制度，提高档案管理的质量和效率。
3. 健全信息安全管理措施。
加强对档案信息的保护和安全控制，防止信息泄露和损坏。
4. 强化员工培训和意识提升。
加强档案管理人员的培训和意识教育，提高他们的专业水平和责任意识。
三、数字档案馆的建设数字档案馆是高校档案信息化管理的重要载体和平台，旨在为教学、科研、管理和社会服务提供数字化档案资源。
数字档案馆的建设可从以下方面着手：1. 建立数字化档案馆平台。
搭建一个方便、高效的数字档案管理平台，实现数字档案的统一管理和利用。
2. 发展数字化档案资源。
将原有的纸质档案数字化，并录入到数字档案馆平台中，建立起完整的数字档案资源库。
3. 拓展数字化档案利用途径。
利用互联网、移动终端等现代化信息技术手段，提供数字化档案资源的在线浏览和检索服务。
4. 提高数字档案利用效益。
高校档案信息化管理与数字档案馆建设探讨
高校档案信息化管理与数字档案馆建设探讨随着信息技术的迅速发展，数字化档案管理在各行各业得到了广泛的应用，高校档案管理也不例外。
在传统的纸质档案管理模式逐渐被数字化取代的今天，高校档案信息化管理与数字档案馆建设成为了当下亟待解决的问题。
本文将探讨高校档案信息化管理与数字档案馆建设的现状与问题，并提出相应的解决方案。
一、高校档案信息化管理的现状及问题1. 纸质档案管理存在的问题传统的纸质档案管理模式存在着诸多问题，例如档案检索不便捷、档案容易丢失、档案保管空间大等。
由于高校的档案量大、种类繁多，传统的纸质档案管理模式已经很难满足高校日益增长的档案管理需求。
2. 档案信息化管理的需求随着高校信息化建设的不断推进，对档案信息化管理的需求也在逐渐增加。
校园内的各类电子档案信息需要被统一管理和归档，以便于高效地管理和利用。
高校档案信息化管理的需求已经越来越迫切。
1. 建立档案数字化平台针对高校档案信息化管理的需求，可以建立一个档案数字化平台，将校园内各个部门的电子档案信息进行整合，并建立统一的档案管理系统。
通过该平台，可以实现对电子档案信息的统一管理、共享和利用。
对于高校的纸质档案，可以进行数字化处理，并将其存储在档案数字化平台上。
通过数字化处理，可以解决纸质档案管理存在的诸多问题，提高档案管理的效率和便捷性。
3. 加强档案信息安全保护在建立档案数字化平台的需要加强对档案信息的安全保护。
可以采取多种手段，如加密技术、权限管理等，确保档案信息的安全性和完整性。
三、数字档案馆建设的意义与实施数字档案馆是数字化档案管理的载体，是高校档案信息化管理的重要组成部分。
数字档案馆可以实现对档案信息的统一存储、检索和展示，为高校师生提供便捷的档案资源服务。
在实施数字档案馆建设时，需要考虑以下几点：（1）技术支持：数字档案馆的建设需要依托于先进的信息技术，包括网络技术、数据库技术、图像处理技术等，因此需要有强大的技术支持。
（2）资源整合：高校内部的各类档案信息需要进行整合，建立数字档案馆的资源库。
浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考
浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考在数字化时代的浪潮下，档案管理工作也不可避免地面临着新的考验和挑战，需要跟上时代步伐，不断创新和改进，以更好地满足信息化和数字化时代的需求。
以下几点是针对新形势下做好档案管理工作的几点思考。
一、加强数字化建设数字化建设已成为当前档案管理工作的重要方向。
在数字化建设过程中，要进行各种档案的数字化处理，实现档案数字化、网络化管理，实现档案的统一存储、索引、检索与利用。
同时还要注重数据备份与安全性，确保数字化档案不会因为意外情况而丢失或受损。
数字化建设可以大大提高档案管理效率和管理水平，使档案管理工作更加科学、规范和便捷。
二、加强档案的分类和整理档案管理的核心就是档案整理和归档，只有将各类档案按照相关规定进行分类、整理和归档，才能更好地实现档案管理和利用。
随着科技和社会的发展，各类档案逐渐丰富，档案的分类和整理工作也更加繁琐。
因此，将档案按照类别、时间、地点、主题等进行分类归档，以便于日后工作的查阅和利用，同时也可以提高工作的效率和归档的质量。
三、加强档案信息化管理档案信息化管理已成为了现代档案管理的趋势。
通过信息化技术手段，可以将档案信息进行数据库化、网络化、电子化管理，通过电子文献、电子文件等方式进行档案传递、查询、检索和利用。
档案信息化管理可以让档案得以更好地组织、管理和利用，大大节约了人力、物力和财务支出，同时增加了管理和利用的效率和便捷性。
四、强化档案保密措施档案保密工作是档案管理工作中不可忽视的一部分。
随着信息化的不断发展，各类档案的危害性也越来越大，社会对档案保密的要求也越来越严格。
要加强档案保密主体责任、档案安全保障、档案传递管理等环节的管理和监督，确保档案管理中贯彻保密政策，防范和制止泄密和丢失等风险。
总之，面对新形势下的档案管理工作，必须始终密切关注新技术的发展和创新，加强档案管理的数字化、信息化和网络化建设，提高档案管理的综合效益，为国家文化建设和社会经济发展做出自身应有的贡献。
高校档案信息化管理安全策略探讨
高校档案信息化管理安全策略探讨随着信息化技术的发展，高校档案管理也逐渐迈入了信息化时代。
信息化管理大大提高了档案管理的效率和便捷性，但同时也带来了一系列安全问题。
高校档案信息化管理安全策略的探讨变得尤为重要。
本文将从安全意识、技术安全、组织安全等方面展开讨论，旨在为高校档案信息化管理的安全提供一些思路和建议。
一、安全意识安全意识是高校档案信息化管理安全的首要保障。
高校档案管理人员应增强信息安全意识，提高对档案信息价值和安全保护的认识。
在信息技术飞速发展的今天，信息泄露、数据篡改等风险随时可能发生，高校档案管理人员必须提高对各种安全威胁的警惕性，做到随时警惕、时刻维护。
高校档案信息化管理安全宣传教育工作也需要加强。
通过开展安全宣传教育活动，提高全体教职工和学生对信息安全的重视程度，使他们能够正确理解和适应信息安全管理制度。
只有大家齐心协力，才能形成一股强大的保护力量，共同维护高校档案信息化管理的安全。
二、技术安全在高校档案信息化管理中，技术安全是至关重要的一环。
高校需要建立完善的信息化管理系统，确保档案信息的存储、传输和处理安全可控。
通过采用先进的网络安全技术和加密算法，确保档案信息安全可靠。
应加强对信息系统的监控和审计工作，及时发现并处理系统漏洞和安全隐患。
高校档案管理部门可以通过引入第三方安全审计公司对信息系统进行全面检测，为信息化管理提供技术支持和保障。
高校档案信息化管理应建立定期备份制度，确保档案信息的安全性和可靠性。
三、组织安全高校档案信息化管理的组织安全策略包括人员管理、权限控制、风险评估等方面。
高校档案管理部门需建立严格的权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问和修改相关档案信息。
对档案信息的安全管理工作要从制度建设、人员培训等方面全面规范，确保每个档案管理人员严格按照规定进行操作，杜绝一切安全隐患。
高校需要建立起一支专业的安全管理团队，负责制定、实施和维护档案信息的安全政策。
这个团队应具备较强的专业技能和经验，能够及时处理各种信息安全事件，并不断提升安全管理水平和能力。
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高校档案信息化管理浅谈
【摘要】在网络高速发展的今天，高校档案作为学校发展和学生成长的见证，它的信息化管理建设已成为历史的必然。
各高校档案管理部门既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性，又要认真面对它的复杂性和系统性。
各高校应该积极主动地创造条件，提高对档案工作的重视程度，提高档案管理人员的素质，加大对档案工作信息化的投入力度，不断研究和探索新的安全防护技术，不增强安全意识，完善档案保密制度，逐步推进档案信息化的管理工作。
【关键词】高校；档案工作；信息化管理；措施
【中图分类号】F320 【文献标识码】B
随着计算机的普及，现在已经进入到了信息时代，网络无处不在。
对于高校而言，传统的文字档案管理工作必须要跟得上时代的步伐，这不仅仅是一个与时俱进的问题，而是信息化的档案更能被长期保存和更好地被利用。
高校档案工作涉及的部门多、范围广，是一项非常重要的文化事业，它真实记载着学校每个发展阶段的历程，特别是像我们这种两校合并的高校，它的价值不言而喻，它不但保存了原来两校在各个时期、各个方面的发展史料，而且为现在的学院提供了坚实的基础保证。
高校档案作为学校发展的见证，长期被保存和频繁被利用的重要工作，在学校整个事业发展过程中起着极为重要的作用，那么如何做好高校档案的信息化工作，使之能为学校各项工作提供更高效、更便捷的服务，笔者结合自己所在学院谈谈几点经验。
一、积极争取学院领导对档案工作的重视
首先，档案工作是一项服务性很强的工作，我们从一开始就树立了工作就是服务的观念，爱岗敬业，在平时做好档案工作的时候，把为全校师生提供全面、及时有效的服务始终放在首位，这种持之以恒的优质服务得到了大家的好评。
其次，校史和校史馆也是我们档案馆的一部分。
为全面、客观、真实、准确记载学院的创业、奋斗和发展史，学院成立了校史编纂办公室、专门抽调四名教工集体办公，校史的正式出版为学院的档案建设丰富了内容。
校史馆的馆内展览以史实和史料为依据，用照片文字与实物相结合的形式，按时间顺序真实详细地介绍了学院几十年的发展轨迹，展现了学院的精神与内涵，校史馆的开放和利用，大大丰富了档案的信息资源，得到了学院领导和广大师生的一致肯定。
另外，省、市档案局对学院档案工作的多次检查、评估和验收等，引起了学院领导对档案工作的高度重视，成立了以院长为组长，各分管副院长和各党政部门主要负责人共同参与管理和落实工作任务的档案工作领导小组。
学院档案工作领导小组下面设立了综合档案管理办公室，设专职人员两名，由院长办公室统一管理。
学院各党政管理机构、教学机构、教辅机构分别指定一名工作人员为兼职
档案员，负责本部门档案的收集、整理工作，把需要存档的资料文件通过档案网络管理系统传输到档案管理系统数据库中，随时归档，数据录入后，管理人员可通过分类查询等方式，在档案库中检索出需要的档案信息。
档案的查询借阅工作效率得以提高。
这样既保证了有足够的人力精力对档案进行归档、建档，又能保证学院综合档案管理体系的形成和完善，为进一步争取学院对档案馆的投入，积极改善档案馆的条件，搞好档案工作打下了坚实的组织基础，从而推动了档案工作的发展。
二、加强提高档案管理人员的素质
高校档案工作是一项专业性极强的工作，它要求从事档案的工作人员必须具备扎实的档案学基本理论知识和业务技能。
除此之外，要想适应不断更新着的新时期档案工作的需要，档案工作人员还必须注重专业知识的更新，认真学习和掌握有关新政策，不断加强专业技能的掌握和训练，努力提高自身的工作能力，不断提高档案工作的水平，运用新理论、新技术来指导和改进档案工作，以确保入库档案的质量。
我们学院坚持从三个渠道对档案人员进行培训。
一是每年组织专兼职档案人员参加省市档案局组织的所有培训，让档案人员不断获取新的档案工作相关信息，不断更新自己的观念。
二是结合学院的实际，制定一系列学习计划，定期组织档案人员学习，先后学习了《学院文件归档工作流程》、《学院档案分类表》、《归档文件整理规则》以及《学院电子文件归档及管理办法》等等，通过这些培训，提高了所有档案人员的专业知识水平，保证了入库档案的质量。
三是积极鼓励和组织档案人员参加地区片的档案协作组活动，及时交流心得体会，不断提高档案管理员的素质与水平。
在日常的工作中，我们所有的专兼职档案人员都能够以大局出发，本着对学院负责、对他人负责和对自己负责的态度，时刻注意加强自身职业道德修养，不断增强对档案工作的责任感和法制观念，在繁忙的本职工作的同时，积极配合学校的整体档案工作，严格按照学院的档案工作计划，及时送交归档材料，积极认真，一丝不苟，为学院各部门、为全校师生员工提供全面、及时、有效的服务。
三、加大对档案工作信息化的投入
在学院数字化校园建设的同时，学院也大力加强档案信息化的建设，要求各立卷部门在移交纸质档案的同时移交电子文件或电子档案，通过校园网和电子档案管理系统，逐步实现电子文件的自动归档。
另外，给所有专兼职档案人员配备多功能一体机，力求每份纸质文件都有匹配的电子稿，利用0A协同办公平台实现无纸化办公，既保证了纸质文件归档的及时完整性和因借阅文件造成的磨损，又实现了档案存贮的数字化、档案管理的信息化和档案提供利用的网络化，全面推进了档案管理的现代化进程。
为了满足档案管理系统网络化、电子文件归档和电子档案管理等业务的需要，学院多次组织档案人员进行计算机应用能力提高的培训，让我们档案工作人
员紧跟信息时代的发展步伐，在做好日常档案工作的基础上，发挥主观能动性，主动挖掘、整合档案文件中的信息成份，更系统完整地做好文件的收集、整理、归档和利用，不断补充新信息，保持较高的档案信息更新率和利用率。
让我们的档案工作实现了数字化管理，实现了电子档案网上查阅、登记等等，提高了档案工作的规范化、制度化、科学化水平，推进了档案信息化的建设。
四、完善制度，注意保密
随着校园网的公开、0A系统的开发利用，高校信息网络化不断深入发展，我们档案工作者必须牢固树立档案工作的安全意识，加强对档案工作中各个环节的安全防范，以确保档案信息的安全。
那么我们在做好日常工作和提高业务水平的同时，该如何做好档案信息化的安全问题，而且档案是具有一定的保密性和存在使用权限的问题，在互联网上容易受到黑客、病毒等多种因素的影响，因此，档案信息的安全问题不容忽视。
我们档案管理人员已经认识到档案信息化带来的这一系列问题，因此，为了保证档案信息的安全，我们学院根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，再结合自己的办学实践以及参照兄弟院校的先进经验，形成了一套档案管理工作方面的规章、制度和方法，汇编成学院《档案管理工作制度汇编》。
同时，根据制度汇编制定考核细则，把档案工作考核纳入到学院年度考核体系当中，责成各部门档案管理人员做好本部门的档案收集、整理、归档工作，定期移交给学院档案室，实行集中统一管理。
另外，我们学院还建立了完善的信息系统防御软件，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等等，平时严格审查网上公布的信息，避免不当信息和涉密内容上网，切实保护上网信息的安全，防止失密、泄密等事件的发生。
尽管如此我们还是不能掉以轻心，还要不断研究和探索新的安全防护技术，不断增强安全意识。
在网络高速发展的今天，高校档案作为学校发展和学生成长的见证，它的信息化管理建设成为历史的必然。
因此，我们既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性，又要认真面对它的复杂性和系统性。
我们高校应该积极主动地创造条件，采取有力措施逐步推进档案信息化的管理工作，紧跟时代发展的潮流。