会议室预约流程

会议组织流程__流程图

会议组织流程图相关负责人办公室参会人员确定会议主题安排议事日程确定参加发布会议信息安排会议场所准备参会材料确定参会人选信息存档形成决议整理会议记录主持会议审批下发会议纪要执行

一、公司级会议的组织工作会议分为：大、中、小大型会议一般较少，以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多，以领导班子会议为代表如何组织大型的会议呢？绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备： 1.1 会前通知：有2大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有：书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）如果通知做不好，那就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料：设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） 1.2 会议的日程：中型以上会议： 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁？ 4、发奖人是谁？一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、

会议流程和服务安排详细版

会议流程和服务安排详细版文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

会议流程及服务安排一、会前准备（一）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。（二）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。（三）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。（四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： 1.仪容仪表 (1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 (2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。 (3)坐站姿势规范端庄，不翘腿。 2.语言 (1)语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 (2)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、 “谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

(3)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。 3.态度（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。（4）解释问题有礼有节。 4.纪律（1）会议服务前不吃异味食品。（2）不在会议期间使用电话。（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。（4）严格遵守职业道德。（五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。（六）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。（七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

会议制度制订细则参考模板

会议管理规定一、目的：为加强公司会议管理，规范会议流程，提高会议效率，特制定本规定。二、适用范围：本制度适用于公司各类会议。三、职责 3．1 会议的主持部门负责会议资料的准备、会议的召集和实施以及制定会议的保密等级。 3．2 会议主持人委派记录人负责会议记录。 3. 4 人事行政部负责会议出席、列席情况及会场纪律的管理。四、会议管理要求 5．1 会议一般要求 5．1．1 会议召集 1 )需要召开会议的部门，由该会议的主持人确定会议出席和列席人员名单，并委派会议记录人。 2 )会议主持人根据会议的性质明确会议的保密等级，并在会议记录表中作明确标识。 3 )会议召集部门负责人负责通知会议出席和列席人员。 4) 会议召集部门应在会议召开前一天将相关资料发至出席和列席人员手中，如为技术原型或产品发布，需提前一周提供给相关与会人员试用。 5．1．2 会议主持 1) 宣布会议开始，要明确、准时。 2) 主持人提出议题。 3) 主讲人就会议主题进行陈述。 4 ) 与会者发表意见。 5) 主持人下结论。 6) 所有议题讨论完毕后，或主持人认为必要时宣布会议结束。

5．1．3 会议记录。会议记录人负责进行会议记录，会议记录内容包括：会议名称：会议时间：会议地点：会议召集部门和主持人：会议记录员：出席人员（注明出勤情况：迟到、早退、缺席）：列席人员（注明出勤情况：迟到、早退、缺席）：会议内容：会议决议： 5．1．4 会议记录确认 1）会议记录人负责对会议记录进行整理，必要时编写会议纪要。 2）会议记录整理后由会议主持人负责对其确认。 3）会议主持人要明确给出会议纪要下发到哪些部门。 5．1．5 会议结果处理 1 ）会议保密等级见《保密制度》。 2 ）会议文件下发：所有会议文件下发都必须由总裁办统一下发。3）会议文件管理：所有会议文件视同公司正常文件进行管理。 4）会议用PPT应在会议结束后一天内交总裁办归档。 5）会议出席情况登记表应在会议结束后一天内交人力资源部备案。5．2 会议形式及规定5．2．1 专题会的管理 5．2．1．1 申报 1）只涉及部门内的专题会无需申报。 2）涉及其它部门或公司领导的需向公司主管领导申报。（见‘专题会申请表'） 3）涉及非公司人员的则需要提出会议议程并向主管领导申报，经总裁审批方可实行。5．2．1．2 专题会的其他管理按照本制度第5．1 条执行。 5．2．2 例会的管理 5．2．2．1 部门经理（含）以上人员每个月举行一次例会，具体时间由总裁办负责通知。这类例会要求总结上个月工作并制定下个月的工作计划，同时部门之间进行相互评议。 5．2．2．2 公司领导每周例会一次，主要就公司近期内已发生的重大事项进行交流和总结，并就本周工作进行协调。 5．2．2．3 部门内要求在部门经理的安排下，每周进行一次例会，主要是传达上级部门的工作安排以及有关精神，同时总结上周工作并布置本周工作。 5．2．2．4 例会上要总结上次会议决议的执行情况。例会的其他管理按照本制度第5．1 条执行。 6 责任与奖罚 6．1 会议主持部门要事先做好会议召开的各项准备工作，倘若因主持部门的失职等原因而造成会议不能正常或延迟举行的，对主持部门应视其情节给与相当处罚。6．2 会议主持人要准时宣布开会，

国际会议的餐饮安排流程及注意事项

国际会议的餐饮活动工作步骤第一步：制定举办餐饮活动的工作方案。第二步：在日期、时间和人数确定后，选择餐饮活动场地。第三步：与活动场地洽谈后签订合同。洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格和人数调整的最后时限。第四步：预定车辆、安排交通。第一，不在会议场地举办的大型餐饮活动要尽早预订车辆。第二，必要时要和交通管理部门联系，共同做好交通管理。第五步：联系演出公司，确定演出节目。第六步：制定宴会请柬，发给相关人员。第七步：按最后时限调整就餐人数。第八步：管理餐饮活动现场。

第九步：结算。特力别提示大型餐饮活动时间一旦确定，就需要尽快确定活动场所。国际会议的代表来自各个国家，要注意为“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。国际会议最后一天的餐饮活动，贯彻“宁少勿多”的原则，以免造成浪费。 1招待会招待会通常都是会议第一个餐饮活动，因此也称为欢迎招待会 (1)招待会时间的选择像安排开幕式一样，招待会是安排在会议正式开始前一天的晚上，还是安排在会议正式开始的第一天晚上，由会议组织者确定。若是安排在会议正式开始前一天的晚上，为了能使更多的代表赶上参加，招待会的开始时间可以稍晚一点，如安排在19:00,甚至是20:00。即使这样，还可能会有1/3的会议代表不能如期参加。招待会的持续时间一般不会超过两个小时。 (2)招待会场地的选择招待会应该安排在会议场地内或者附近，尽量避免动用接待车辆，特别是那些安排在会议正式开始前一天晚上的招待会要特别注意这一点，否则就会有许多会议代表无缘参加。例如，1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时，开幕式和招待会均安排在北京人民大会堂。会前已经预先注册的会议代表有5000名，当天下午4: 30只有不到3000人乘车前往?因为此时许多代表还在前往会议的路上。由此可见，在会议注册日当天举办的招待会使用的活动场地的面积可小很多。如果季节合适，如北京的五六月和九十月，也可考虑将招待会安排在室外，这样效果也会很好。 (3)招待会的形式招待会通常选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数的多少布置取菜台和饮料台。有的招待会还摆设数量不多的桌椅，为年龄比较大的代表进餐提供方便。有的会议还安排主桌，桌上摆放鲜花和桌签，供出席会议的领导人使用，还要安排专门的服务员为主桌的贵宾分餐。有些招待会还安排讲话和小型文娱演出。

会议室预定管理系统

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会议室预定管理系统 Meeting 系统方案 www。mediadisp 。cn 2013-6-23

目录一、系统概述 (5) 1.1 什么是会议预约管理 (5) 1.2 会议管理趋势 (6) 二、系统功能 (7) 2.1 功能特点 (7) 2.2 系统优势 (8) 2.3 系统界面 (9) 三、系统部署 (12) 3.1 安装示意图 (12) 3.2 安装实景图 (13) 四、会议显示 (14) 五、应用行业 (15) 5.1 教育行业 (15) 5.2 法律行业 (15) 5.3 医疗保健 (15) 5.4 企业 (15)

一、系统概述为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。 1.1 什么是会议预约管理 ●会议预约管理线下型管理：这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。线上型管理：这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。 ●会议室管理粗放型管理这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传

会议室管理规定

会议室使用管理规定一、目的: 为合理、有序地使用公司会议室，并保持会议室的整洁及各类设备的完好，特制定本管理规定。二、适用范围： 1、本制度适用于公司会议室的管理与使用。 2、本规定的会议室包括行政办公大楼一楼会议室、二楼小会议室、二楼大会议室、三楼小会议室、三楼大会议室、四楼会议室、公寓B孵化中心——党团活动室等7间会议室。三、各会议室主要用途：会议室适用范围开放程度负责人一楼会议室公司高级会议室，仅用于公司贵宾和重要对外会议接待用一般不对各部门开放申请前台二楼大会议室适用于部门例会、生产/营销周例会、重要面试、行政接待室、座谈室、新员工入职培训等各部门均可申请使用前台二楼小会议室适用于部门例会、一般面试、各部门均可申请使用前台

四、申请流程： 1. 为了统一管理，因会议组织、来客洽谈、招聘面谈、培训等需要使用会议室的，均须相关部门及人员至少提前1天到会议室负责人处做预约申请登记，以减少冲突，并由行政部统一安排会议室的使用。 2.申请部门及人员在填写会议使用时间时必须准确。 3.若会议室使用有冲突的情况，按照“谁先预约谁先使用”的原则进行使用。五、使用注意事项： 1.会议室内一切公共设备（会议台、投影设备、会议凳、讲台、音响设备、移动白板等），未经行政部许可，不得私自搬离会议室。行政接待、座谈等三楼大会议室适用于月度和季度生产/营销例会、大型会议、专题讲座、专题培训等各部门均可申请使用行政专员三楼小会议室适用于生产/ 营销较多人例会、重要专题会议、重要专题培训等各部门均可申请使用行政专员四楼会议室公司高级会议室，仅用于公司重要贵宾接待、高管重要会议等一般不对各部门开放申请董事办专员党团活动室适用于部门例会、小型培训、远程教育讲座等各部门均可申请使用行政专员

会议组织流程流程图

会议组织流程图相关负责人综合部参会人员确定会议主题安排议事日程确定参加发布会议信息安排会议场所准备参会材料确定参会人选信息存档形成决议整理会议记录主持会议审批下发会议纪要执行

一、公司级会议的组织工作会议分为：大、中、小大型会议一般较少，以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多，以领导班子会议为代表如何组织大型的会议呢？绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备： 1.1 会前通知：有2大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有：书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） ???注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料：设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） 1.2 会议的日程：中型以上会议： 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁？ 4、发奖人是谁？一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！ 1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、 1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会

关于会议室使用的通知

关于“会议室使用预约”通知各位领导、同事；为进一步加强会议室管理、充分利用会议室的功能，提高使用率，给公司同仁创造一个良好的工作环境，现结合本公司的实际情况，发布以下通知：用途：会议室主要用于召开会议、培训、招聘面试、洽谈等，未经允许不得挪借他用。一、管理职责： 1、人力行政部对公司的会议室（二层的两个会议室）统一负责登记管理（我们将按照预约登记先后顺序为大家安排）。 2、信息部负责会议室投影仪等电子设备的调试工作。 3、各部门负责会议室的预约、协调工作，使用后的清扫工作以及取消会议的告知职责。二、使用流程： 1、各部门需要使用会议室时，需提前2天在前台处预约并填写《会议室使用预约登记表》； 2、临时性使用会议室，需确认没有其他会议预约，可在登记后使用会议室；遇冲突情况时，在使用部门自行相互之间协商后可以调整使用顺序，协调未果时我们将为大家安排茶歇间、空办公室等位置，尽量解决各部门需求，若协调未请后申请部门谅解。 3、遇公司高层的紧急及重要的会议，可能会占用提前预约的会议时间，请大家谅解；

4、部门及员工应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，本次会议室使用的登记预约将作废； 5、部门及员工应按预约的时间内使用完毕，如无后续登记预约的会议，可适当延长会议室使用。如后续有登记预约的会议，如需延长使用，请及时通知后续登记预约的部门或员工进行协商。三、其他注意事项： 1、任何部门或员工在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备； 2、会议室使用期间如需使用投影仪或其他设备自行联系信息部调试； 3、会议室使用期间，使用部门或员工需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不文明的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调；做好卫生清洁。 4、如部门或员工临时取消登记预约的需要及时通知前台，再使用时需重新登记预约。人力行政部 2017-2-28

会议室使用管理规定

会议室使用管理规定一、目的为了进一步加强会议室管理，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。二、适用范围适用于公司内部各大小会议室的使用。三、会议室使用规定 1、会议室均由总经办统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。 2、部门或个人需要使用会议室时，需提前至少半天向总经办提出申请，填写在《会议室使用登记簿》上，经办公室准许后方可使用。 3、负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门，需要使用音响、投影设备的，提前安装调试。 4、使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。没有经过申请的部门或个人临时需使用，可以使用（仍须至前台申请后使用），但如有冲突，必须先礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序（总经办不负责协商，由使用者自己协商）。 5、遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。 6、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开始使用，超过30分钟未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用权另作安排。 7、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知总经办，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。 8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。用后应及时整理，保持会议室整洁：按6S标准（包括白板檫干

会议组织流程__流程图

会议组织流程__流程图会议组织流程图相关负责人综合部参会人员确定会议主题安排议事日程确定参会人选安排会议场所发布会议信息确定参加准备参会材料主持会议整理会议记录形成决议执行下发会议纪要审批信息存档一、公司级会议的组织工作会议分为:大、中、小大型会议一般较少，以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多，以领导班子会议为代表如何组织大型的会议呢, 绝大多数是在会前的工作:会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备: 1.1 会前通知: 有2大工作:一是通知，二是反馈

1.1.2 先说通知，方式有: 书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议; 口头:小型的、小范围的会议。内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等) ???注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底) 如果通知作不好，哪就是公司的大事了(哦，是某某部门没有通知到呀～)) 所以，下通知一定要下到人～这要切记～另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头～” 1.1.3 准备会议需要的资料: 设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 会议日程安排表铅笔和纸(或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表) 签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅(会议的题目，大约提前3-5天制作) 1.2 会议的日程:中型以上会议: 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁, 4、发奖人是谁, 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求)，也可以委托讲话人:总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

会议室使用管理制度三篇

会议室使用管理制度三篇篇一：会议室使用管理制度第一章总则为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第三章会议的类型及使用原则第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条会议室使用原则：一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》；

三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排；五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。第四章会议准备第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：一、应于会议前10分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、

会议室使用管理制度58377

会议室使用管理制度第一章总则为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第三章会议的类型及使用原则第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。第四条会议室使用原则：一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》；三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；

四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排；五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。第四章会议准备第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：一、应于会议前10分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作；二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。

会议组织流程流程图

会议组织流程流程图集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

会议组织流程图

所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料：设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）会议的日程：中型以上会议： 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁 4、发奖人是谁？一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

会议室使用须知

《会议室使用须知》会议室使用须知（一）: 1、持续会议室室内整洁，严禁在会议室内用餐及食用多汁果品：严禁在会议室内吸烟匚 2＞借用会议室使用的，任会议完毕后，及时通知行政部办公室，作会场检查工作，验收无误后方可淸场锁门? 3、人为主观因素造成会议室设施损坏的，部门或相关人员应予以赔偿。 4、参会人员进入会议室后，要讲究卫生.不得随地吐痰乱丢纸俏，不得堕哗不得在桌椅墙上刻画涂写，不得损坏公物。 5、自觉遵守当次会议提岀的其他要求及规立。 6、会议结束后，人员离场时须将随身物品及垃圾携带出场，并将桌椅摆放整齐物归原位关好门窗关掉电源，以方便下次会议使用。 7、禁止携带易燃易爆等危险物品进入会议室，淸除火灾隐患，并做好防盗工作，确保会议室的安全。 8、凡进入会议室的人员，务必衣冠整齐，穿厂服戴胸牌，不得穿拖鞋光膀子打赤脚披散发说脏话粗口。

9、会议过程中，自觉持续会场安静，不得交头接耳，手机处于关机或无声状态；不得在会场接听电话和使用信息收发功能：除录音功能外，不得使用MPMP手机收音机等电子产品的其它各项功能。 10、进入会议室的人员应自觉服从现场工作人员的管理，布置会场时，不得随意张贴装饰, 不能随意移动拆卸室内设施。会议室使用须知（二）： 1、本会议室由设备部档案员负责管理; 2、如需使用会议室请预约，并填写《会议室使用登记表》； 3、本着先申请.后使用的原则。如未预约而临时使用.在没有冲突的状况下?能够使用, 如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人： 4、会议期间使用的物品请使用部门自行准备（比如白板笔、插排、投影仪、电脑等）； 5、使用完毕请自觉将白板清理干净：所有移动过的桌子.椅子等?恢复原状、摆放整齐; 保证会议室桌面、地面干净整洁，不留任何纸张文件或英他物品；请自觉关掉照明，空调等用电设备，并随手关门； 6、会议室内的所有设施、设备，未经允许，不可随意带出会议室;有何问题请及时反应给设备部档案员：谢谢合作!

会议室预约管理系统方案书

会议预约管理系统系统方案

目录一、系统概述 (4) 1.1 什么是会议预约管理 (4) 1.2 会议管理趋势 (5) 二、系统功能 (6) 2.1 功能特点 (6) 2.2 系统优势 (7) 2.3 系统界面 (8) 三、系统部署 (11) 3.1 安装示意图 (12) 3.2 安装实景图 (12) 四、会议显示 (14) 五、应用行业 (15) 5.1 教育行业 (15) 5.2 法律行业 (15) 5.3 医疗保健 (15) 5.4 企业 (16)

会议室管理办法

1 目的为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。 2 管理办法 2.1 会议室是专门用于召开会议、研讨工作、迎接宾客的地方。会议室由人事行政部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护、会议室内产品资料摆放及卫生整理，并每周五清洁打扫一次。 2.2 会议室使用采取预约登记管理办法，各部门使用前须到人事行政部处填写《会议室使用登记表》进行登记，人事行政部统计登记表信息，各部门按预约时间进行会议。 2.3 会议室信息由人事行政部统一输入，其他部门人员不得擅自更改，如需修改信息可告之人事行政部，由人事行政部登记后修改。 2.4 临时使用和未在人事行政部登记自行使用会议室的人员，如无冲突，可使用会议室直至下个已预约会议时间，如遇其他部门已登记预约使用会议室，需主动离开，将会议室整理好并交给已登记的部门使用。 2.5 预约会议室人员须到前台处填写《会议室使用登记表》（见附件1），请需要预约的同事自行到人事行政部处填写登记表，如遇会议时间冲突，人事行政部将以登记表上先登记的时间为准。 2.6 填写《会议室使用登记表》时，需写明会议相关情况。明确会议起止时间、参会人数、会议主题等，有需要人事行政部协办的事项需提前注明，如茶水、桌牌、迎宾词等，以便人事行政部提前做好协调安排。 2.7 如有外来参观的领导或客人来我公司，需提前一天通知人事行政部，

以备整理会议室。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。 2.8 会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知人事行政部负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。 2.9 部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。无法在预约时间内召开会议时需通知取消预约，人事行政部可视情况安排其他会议，提高会议室的使用率。若长时间未到，也未通知人事行政部取消预约，人事行政部可与预约人沟通了解情况，根据实际情况将会议室使用权另行安排。 2.10 部门临时取消申请后，再需使用时，须重新申请。参会人员须注意会议时间，应在预约使用时间内结束会议，会议超出预约时间，若后续时间无其他安排，可继续使用，但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。 2.11 各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。 2.12 会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，随手清理纸杯、纸屑等垃圾，保持会议室干净整洁，便于后续会议进行。如到下班时间，请把门和电关上，如发现设备故障和公物损坏应及时告知人事行政部，以便及时修理。 2.13 未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到人事行政部负责人许可，并办理借用登记。借用完毕后，需及时归还。 3 本办法自颁布之日起实施。附件会议室使用登记表

共享会议室使用规则定稿版

共享会议室使用规则 HUA system office room 【HUA16H-TTMS2A-HUAS8Q8-HUAH1688】

共享会议室使用须知及注意事项为进一步加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效的使用，充分发挥其作用，提高空间利用率。魔办空间现对会议室的使用作如下规定：一、使用须知第一条：共享会议专门用于召开会议，接待来宾，培训员工以及举办活动的场所。会议室由魔办空间运营中心统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。第二条：会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，各公司使用会议室，需提前1天通知魔办空间运营中心，重要活动需提前一周预约。临时召开的紧急会议需使用会议室时，应及时向魔办空间提出申请并在会后进行补办相关登记。钥匙在魔办空间运营中心处领取。请各位在登记处留意所需借用的时间段是否已经被借用，以免造成不必要的麻烦。在各公司借用时间发生冲突时，原则上以登记表上登记顺序判定，或由各公司之间协商解决。第三条：会议室在使用时请保持内部的整洁，在使用完毕后对会议室进行必要的清扫，复位桌椅，关闭电灯，不允许在使用会议室后有脏乱的情况的发生。一经发现，取消该借用公司（借用人）使用会议室的权利一个月。第四条：申请使用会议室时，需填写《会议室使用申请单》，说明会议相关情况。比如明确使用时间、参加会议人数等，如有需要魔办空间运营中心协助办理的事项需提前注明，以便运营中心根据情况做好相关协调安排。具体请参考附件1。二、注意事项第一条：应在所预约时间达到会议室，并开始使用，若长时间未到，则会议室使用权由运营中心另作安排。

会议流程细节安排Word版

一、事前准备工作（一）收到会议通知，首先需问清楚会议要求，确定会议主题、名称、时间、地址、参加人员、会议议程、会议整体安排。确定后迅速向领导汇报，经领导批准后制作会议预算，安排会务人员，然后将具体事项转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作。（二）通知参会人员、确定参会人员性别、民族、姓名拼写、单位、职务、联系方式。打印会议材料、会议流程、会议台标、座位名牌、横幅或电子屏、胸牌或会议入场证。（三）准备文件袋、学习本、水笔等学习用品，并联系酒店安排住宿、根据参会人数和会议流程合理安排会议室，做好食宿安排（如有少数民族还要注意其饮食习惯）、会务登记，如会场和住宿地较远还要安排交通工具，促进会议的顺利进行。二、事中进行（一）会议当天准备指引牌，签到桌、签到本，签到后当场发放会议文件及学习用品。会场招待的水果及饮品采购在前一天按照与会人员的数量及会议规格进行购买。（二）事前调试好会议室需用的电脑、投影、有线及无线话筒、饮水机、空调等电器设备，确保无故障。会场的座次安排分清主次，特别是有上级领导及贵宾参加会议的情况

下。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留

一排椅子。按照会议议程逐步进行，做好会议记录，照相及摄像工作，存档备查。做好后勤保障，会议进行途中时刻关注意外状况，随时向领导汇报。会议中间休息时，尽快整理会场，补充和更换各种用品。三、事后收尾及总结（一）如会议结束后有安排宴会的要求，应请示领导后确定宴会时间，选好宴请场所，确定菜单；提早预订酒水。（二）统计需使用交通工具的人数，事先联系好返程交通工具，确保会议快结束时交通工具会场外等候待命。（三）事后清理会场，将现场遗忘的文件袋及学习用品全部回收。统计会议花费费用，上报领导等待报销。（四）利用拍摄照片及录像制作简报及信息，上报上级机关使用，宣传本部门工作。（五）下发通知，督促各部门上报学习措施，落实会议精神。（六）总结本次会议进行过程中的经验与不足，向领导汇报，不断进行修正和改进。

会议室管理制度范文模板

会议室管理制度第一条、目的为实现对公司各类会议、会议室进行有序的组织与管理，确保会议召开的质量和效率，特制订本制度。第二条、会议的组织 1.会议遵循谁组织，谁准备，谁通知，谁记录，谁跟进的原则。 2.公司各部门在召开会议之前，应事先告知行政部，电话预约会议室，原则上遵循：谁先预定谁使用，发起部门根据工作需要和会议内容，组织，通知会议时间及与会人员，并及时进行准备、记录和跟进，如需调置电脑、投影等设备，可提前通知行政部工作人员进行协助。 3.公司召开的公司级会议及接待，会场服务及会后卫生统一由行政部负责。部门召开的部门级会议及接待，会场服务及会后卫生统一由各部门管理员负责。第三条、会议的管理 1.会前准备 1.1合理设置会议议题，会议集中讨论或决议事项的摘要或题目由会议发起部门确定。 1.2会议组织人确定会议议程，并拟定出具体的日程、时间、顺序，可随会议通知事先派发至与会人员。 1.3确定会议时间、地点以及与会人员。 1.4会议场地可根据会议的性质和与会人数来调整。 1.5除座位安排外，还应根据会议的议题准备相应的资料及设备如

电脑、投影仪、激光笔、白板笔、音响等。 2.会议通知会议通知的内容包括：会议主题、会议时间、与会人员、会议议程、准备资料等内容。 3.会场过程服务 3.1会议签到，会议召开前要进行会议签到，并准确统计会议人数。 3.2会场服务 3.2.1 分发会议文件和材料。 3.2.2 内外联系、传递信息。 3.2.3 维持会场秩序。 3.2.4 处理临时交办事项。 3.3会议记录 3.3.1 公司会议由组织部门负责记录，在会议结束后24小时内整理完毕。 3.3.2 主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录人员； 3.3.3 安排会议拍照、摄像，由会议主办部门协调行政部或派专人负责进行拍摄。 4.会议跟进公司重要会议决议、决策事项须会后跟进的，由会议组织部门负责落实、督查、反馈，如有重要事项，需及时向公司领导汇报会议跟