档案 编制要求及管理办法

档案资料编制要求及管理办法
为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。

一、纸质文件归档要求
（一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。

（二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。

（三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。

1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。

2.盖章：必须是中标单位公章。

（四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。

（五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

（六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料必须质量优良，耐久性强。

（七）归档的竣工图必须为新蓝图。

（八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。

（九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。

二、归档文件字体与页边距要求
（一）归档文件字体、字号要求
（二）表格页边距要求
纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。

（表格页边距已经调整好）
（三）签名
必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。

三、工程变更依据性文件质量要求
（一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议，所有设计变更文件必须经勘测(设计)单位、监理单位和建设单位签字认可。

（二）设计变更通知单、技术核定单、工程会议纪要等设计变更依据性文件应注明其原始编号或日期。

（三）在设计变更依据性文件中，应包含被修改图的图号等内容。

（四）对工程设计变更依据性文件进行汇总，汇总表应有施工单位盖章和技术负责人签字、监理单位盖章和总监理工程师签字确认。

四、竣工图编制要求
（一）竣工图绘制应符合专业制图标准，图面整洁、图形清晰、字迹工整、标示准确，不得有破损。

项目竣工图应由施工单位负责编制、签字（手签）确认、监理单位负责逐张予以审核签字（手签）确认。

（二）所有竣工图必须加盖竣工图章。

盖章必须盖在竣工图图标上方空白位置，字迹清晰、外框完整。

如图标上方确无空白位置，应盖在图纸的其它空白位置。

（三）施工图有变更的
1. 设计单位重新绘制变更部分的施工图纸，由施工单位在重新绘制的图纸上加盖竣工图章后作为竣工图。

2. 由施工单位依据经确认的变更文件及实际施工情况，在原施工图上进行修改补充，并在修改部分附近注明变更依据，加盖竣工图章后作为竣工图。

（四）在原施工图上进行修改补充后作为竣工图的，注记说明和绘制图形等应统一使用黑色耐久性书写材料。

（五）对结构形式、平面、工艺布置等有重大改变，或图纸变更面积超过1/3，或不宜在原施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的图纸，加
盖竣工图章后作为竣工图。

（六）如虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更图纸排后。

（七）施工图因故被取消或现场未予以施工的，不需要编制竣工图。

但应在原图纸目录对应的备注栏中注明“取消”或“未施工”，并标注取消依据或未施工原因。

（八）竣工图图纸目录应与竣工图一致。

施工单位在编制竣工图时，必须把原图封面和目录一并归档（整册图纸作废的除外）。

（九）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

（十）图纸折叠成A4幅面，横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向折叠,折叠后图标露在右下角。

（贵阳市城市轨道交通有限公司62号文后附有图纸折叠方法）
（十一）施工单位、监理单位必须对竣工图的完整、准确、清晰、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况负责。

若竣工图不完整，施工单位、监理单位把关不严，审核签名不负责的，将视情节作经济处罚。

四、声像档案要求
归档的声像档案应为原件，内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

照片图像应清晰，同一拍摄对象应提供不同角度、景别、阶段的照片。

数码图像的分辨率不小于3000×2000像素，宜使用RAW格式拍摄。

视频文件格式要求MPEG2、WMV格式，音频文件格式要求为WAV、MP3格式。

轨道工程专题录像片应当结构完整，片长一般为15-30分钟，解说词长度不少
于3000字。

一、声像档案的报送要求（照片的数量要求60号文里有）
（一）、开工前原址、原貌
1、重要建筑物、街区等照片、录像。

2、反映拆迁情况的照片、录像。

3、重要的纪念物：纪念碑、塔、亭等文物及古建筑的照片、录像。

（二）基础工程
建筑物基础类型及施工过程，主要拍摄±0.00以下的隐蔽工程每一步骤的具体施工情况。

（桩基、基础钢筋、防水、砼用料等）
（三）、主体工程
1、主体全景、近景及主要部位的特写。

2、主体结构布局、大型构件安装等现场照片、录像。

3、主要隐蔽工程(包括梁、板、柱、顶板砼浇注等）的照片、录像。

4、钢筋制作、布局情况的照片、录像。

5、砌体工程的拉结筋布局、砼灌注的照片、录像。

6、防水、保温、防腐工程工艺现场照片、录像。

7、采用新材料、新技术、新工艺的照片、录像。

8、质量事故及处理情况的照片、录像。

（四）、其它方面
1、开工仪式及施工中重要活动、重大事件照片、录像。

2、施工过程中工程质量检查情况的照片、录像。

3、正式竣工验收情况的照片、录像。

五、档案资料管理办法
（一）、由于轨道公司下发了统一的资料编制表格，所以根据施工工法及施工工序把表格按每个分项进行了分类并建立了文件夹，各分项所需要的表格均在该文件夹内。

归档的文件资料由资料员负责核查，对于不符合要求的资料要返工重新整改，本着谁做的资料谁整改的原则。

如果前期分部分项表格严格按轨道公司要求填写均合格并通过每个分部分项验收后，就可直接装盒作为竣工资料来用，这样就避免了工程竣工资料返工的情况，因此务必请做资料的相关人员认真、负责。

（二）、原材料进场、施工试验等见证记录表格，轨道公司要求按照单位工程来做，原材料进场等资料应按照分部分项划分清楚，尤其材料的使用部位要填写清楚，并跟施工资料相对应。

材料及设备等出厂合格证小于A4幅面的，应用无粮浆糊（轨道公司指定浆糊），不重叠地粘贴在A4纸上，托裱时文件材料左边距留2.5cm装订线。

双面有文字又需要托裱的，可只粘贴好左边或者上边，在一张A4白纸上可裱一张或几张小幅面的文字材料。

如合格证等，要求排列整齐，注意装订时不可进行切割，损坏纸张。

竖向文字头向上，横向文字头向左。

施工材料相关的资料可由试验室、物资部自行收集归档，最后汇总到资料员处。

（三）、施工监控量测及施工测量的相关资料参见《贵阳市城市轨道交通有限公司管理制度》（土建工程部）第8项及第12项，施工测量资料的编制也应按照分部分项工程划分的填写编制。

（四）、资料收集时间
施工资料每周五周例会开会的时候，各工点技术员应把本周所有资料打
印并签字（技术负责人、专业监理工程师由资料员整理后统一签署）归到资料员处，资料员按分部分项整理报监理后归档。

声像资料以及电子版资料，每周五开会前传至资料员处，由资料员统一整理归类并建立台账目录，以备检查。

以上根据轨道公司下发的相关文件及现场实际情况对档案资料做出的相关要求，有需要补充的地方还希望大家多提意见。