关于加强工程档案资料管理的通知
工程竣工资料整理归档管理办法
关于加强竣工资料归档管理的通知各项目监理部：为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。
在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。
附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》银川夯实工程咨询有限公司二0一三年一月八日工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。
为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》（DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。
一、工程监理文件的收集整理和归档1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。
2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。
3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。
4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。
各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。
关于加强工程项目资料归档工作的通知
关于加强工程项目资料归档工作的通知各位同事：为加强工程项目资料归档工作，提高档案管理水平，确保项目资料的安全性和完整性，现通知如下：一、归档责任1.1 各部门项目经理负责监督和贯彻项目资料归档工作，确保资料按规定及时归档。
1.2 项目经理应指派专人负责每个工程项目的档案管理，确保档案文件有序整理、归类、管理。
二、归档操作规范2.1 档案文件应按照项目名称、日期和文件类别进行归档，使用字母或数字标记文件编号。
2.2 每个文件夹内应有清晰可辨识的标签，标注文件名称、存放位置和归档年份。
2.3 档案文件应分类存放于专用柜内，并标明存放位置和范围。
三、资料归档范围3.1 工程项目的初步设计文件、施工图纸、技术规范等相关资料。
3.2 工程项目的合同协议、验收报告、检测证书等法律和质量文件。
3.3 工程项目的相关沟通记录、会议纪要、工程变更通知等管理文件。
3.4 工程项目的成本预算、费用清单、供应商合同等财务和采购文件。
四、归档存档期限4.1 按照国家有关规定，工程项目资料归档存档期限为十年。
4.2 存档期满后，根据归档文件的重要性和实际需求，可进行适当筛选和销毁。
五、档案管理安全5.1 严禁私自调取、查阅和携出档案文件，必须经责任人同意方可操作。
5.2 每个文件柜应设置密码锁，并定期更换密码，加强档案室的出入管理。
5.3 档案文件应存放在干燥、无尘、通风良好的场所，避免高温、潮湿或日晒。
六、定期检查与整理6.1 每个季度进行一次档案文件的检查与整理，确保文件的有序性和完整性。
6.2 发现文件的损坏或缺失情况，应及时采取补救措施，并做好相应记录。
七、督促与考核7.1 各部门应建立档案管理的考核制度，对项目资料归档工作进行督促与评估。
7.2 归档工作情况应纳入绩效考核范围，表现优秀者应予以嘉奖和提拔。
请各位同事认真遵守本通知，切实加强工程项目资料归档工作。
档案管理是项目工作的重要环节，关系到项目的安全与持续发展。
监理文件档案资料整编及管理细则
监理文件档案资料整编及管理细则陕西鼎科建设监理咨询二○一四年三月关于进一步加强工程建设档案资料规范化的通知公司各项目监理部：编制《监理文件档案资料整编、治理细则》是为了进一步提高公司建设工程监理文件治理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，现制定《监理文件档案资料整编、治理细则》，要求各项目部按照“细则”认真执行。
1、项目部监理文件治理，实行总监理工程师负责制，项目总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作，对本项目的工程档案资料全面全责。
专业监理工程师及监理员负责编制、收集、整理本专业相应资料。
资料员负责资料归档、保管工作。
公司定期对监理部资料进行检查，并纳入监理部监理人员的工作考核。
2、监理资料要分类组卷、存档。
资料填写要规范性、严密性、全面性、一致性、闭合性、可追溯性。
严禁显现资料有通知、无回复、时刻矛盾、无负责人签字、有因无果、内容有误，不分类组卷，无法查找，资料纷乱现象。
3、所监理工程项目竣工资料归档要求：向业主及建设项目所在地档案馆归档文件，请按建设工程文件归档整理规范（GB／T50328-2001）的要求向各级部门归档。
在工程开工以后，监理部要同业主、当地质安站、档案馆进行联系、沟通对工程项目竣工资料归档要求（包括份数、施工及监理竣工资料名目及内容），从而为工程竣工资料向业主、档案馆的移交制造条件，对竣工资料有专门要求的上报公司工程部备批。
向监理公司归档的资料，请按照公司监理文件档案资料整编细则要求，整编归档。
①、归档文件容、组卷方式见《监理文件档案资料整编细则》附录一；②、归档卷案样式见《监理文件档案资料整编细则》附录二、三、四。
③、移交时刻及份数：在工程竣工验收后一月内向业主及档案馆移交资料各一份，同时向公司档案部门移交一份竣工资料。
④、向建设单位及档案馆移交资料后，监理部必须办理竣工资料书面移交手续。
４、监理月报、监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结，请按《监理文件档案资料整编细则》附录六要求的内容和样式编写、上报审批。
国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知
国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知文章属性•【制定机关】国家档案局,国家计划生育委员会(已更名)•【公布日期】1988.03.27•【文号】国档发[1988]4号•【施行日期】1988.03.27•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知（国档发［1988］4号）各省、自治区、直辖市及计划单列市计委（计经委、建委、建设厅）、档案局，国务院有关部门：现将《基本建设项目档案资料管理暂行规定》印发给你们，请结合具体情况，认真贯彻执行。
国家档案局国家计委一九八八年三月二十七日基本建设项目档案资料管理暂行规定（1988年3月17日国家档案局、国家计委发布）第一章总则第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。
第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
第二章档案资料的管理第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。
档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。
重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、地方档案行政管理部门参加验收。
第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。
工程档案资料管理办法
关于工程档案资料管理的规定为了加强档案管理工作的科学性、系统性，逐步实现档案管理规范化，不断提高档案管理水平，更好地为各职能部门提供档案查询服务，根据ERP流程和各岗位的工作职能的要求，结合目前工程项目管理工作的实际情况，制定本管理办法。
一、档案资料管理归档范围凡是反映本公司工程项目管理活动和进度面貌的具有查考利用价值的文件、表单、图纸、会议材料、照片、电子文件等均属管理范围。
一、工程项目管理档案资料种类第一类工程前期档案档案编码档案名称1.1 中标通知书1.2 招标文件1.3 招标图纸1.4 询标纪要1.5 招标答疑1.6 投标文件（经济标、商务标及相关说明等）1.7 施工合同或协议第二类工程立项阶段档案档案编码档案名称2.1 开工报告（开工令）2.2 项目备案书及开工许可证、安全许可证2.3 施工蓝图(需有设计单位或监理盖章签字)2.4 施工组织设计（监理方盖章签字）第三类工程实施阶段档案档案编码档案名称3.1 项目部召开的工程例会会议纪要3.2 我方接受的工程联系单（或指令单等文件，且签字盖章）3.3 我方发出的工程联系单（包含针对业主口头指令，我方提交的书面确认函） 3.4 工期延期报告（主要设计变更、其他单位拖延等，我方提出的工期延误，无论是否被签字认可，都要有详细的记录、或者签收单）3.5 设计变更单（设计变更书面文件；设计变更图纸；材料变更图片等） 3.6 材料价格签证单3.7 零星项目签证单3.8 材料报验资料3.9 增补协议或增补合同3.10 技术核定单第四类工程安全文明施工管理档案档案编码档案名称4.1 三级安全教育卡4.2 安全、文明施工协议4.3 临时用电方案4.4 消防与安全防护管理方案4.5 项目应急预案4.6 工程现场安全管理、文明施工检查记录第五类项目过程控制档案档案编码档案名称5.1 材料采购合同或劳务协议5.2 材料采购战略合作协议5.3 劳务协议第六类工程竣工阶段档案档案编码档案名称6.1 隐蔽验收记录及分部分项验收记录6.2 竣工验收记录或报告6.3 省、市级文明工地评定报告6.4 国家、省、市级项目获奖或个人获奖证书 6.5 完整竣工图6.6 工程决算书6.7 决算审计报告审定单第七类项目财务管理档案7.1 工程发票底联7.2 外出经营许可证7.3 工程进度申报表二、档案资料的整理原则及要求1)档案资料在形成阶段，有关责任人必须对资料的有效性严格把关、对于缺少有效签字或签章的文件必须补齐，方可收存。
水利部关于加强水利工程档案工作的通知
水利部关于加强水利工程档案工作的通知文章属性•【制定机关】水利部•【公布日期】2009.03.17•【文号】水办[2009]164号•【施行日期】2009.03.17•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】水利综合规定正文水利部关于加强水利工程档案工作的通知（水办[2009]164号）部直属各单位，各省、自治区、直辖市水利（水务）厅（局），各计划单列市水利（水务）局，新疆生产建设兵团水利局：党中央、国务院高度重视水利基础设施建设，水利投资呈大幅增长趋势，一大批水利工程项目将要开工建设，新一转水利建设高潮已经开始。
为进一步做好水利工程建设项目档案（以下简称工程档案）管理工作，实现在完成工程建设的同时形成“完整、准确、系统”工程档案的目标，根据国家有关法规政策和《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）的要求，现就工程档案工作有关事项通知如下：一、提高认识，加强领导要高度重视工程档案工作。
各级水行政主管部门要明确一名领导分管工程档案工作，明确相关业务主管部门对工程档案工作的监管责任，形成领导层面有人负责，具体工作有人抓、有人管，相关部门通力配合，共同促进工程档案工作开展的良好工作局面。
项目法人是工程档案工作的责任主体，法人代表要充分认识自己的责任，加强对工程档案工作的领导，重点解决好工程档案工作机构、管理人员、工作经费、设备设施与安全管理等基本问题，为保障工程档案工作的依法开展创造条件。
二、明确要求，同步管理要认真落实工程档案与工程项目建设的同步管理要求。
各职能部门要将工程档案纳入项目管理工作程序，严格要求，同步管理。
在研究布置项目工作时，要同步研究布置档案工作；在签订项目有关合同、协议时，要对工程档案的收集、整理与移交、归档工作提出明确要求；在检查项目进度、安全与施工质量时，要同步检查档案收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和重要阶段或竣工验收时，要同时审查、验收档案的质量。
湖北省住房和城乡建设厅办公室关于切实加强城建档案安全管理工作的通知
湖北省住房和城乡建设厅办公室关于切实加强城建档案安全管理工作的通知文章属性•【制定机关】湖北省住房和城乡建设厅办公室•【公布日期】2021.06.22•【字号】鄂建办头〔2021〕145号•【施行日期】2021.06.22•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文湖北省住房和城乡建设厅办公室关于切实加强城建档案安全管理工作的通知鄂建办头〔2021〕145号各市、州、直管市、神农架林区住（城）建局：根据《省住建厅关于加强全省住建领域安全管理工作的紧急通知》和《省档案局关于加强档案安全工作的通知》要求，为贯彻落实省住建厅和省档案局通知精神，加强城建档案安全管理工作，保障城建档案安全，现就相关工作通知如下：一、高度重视城建档案安全各地住建主管部门要充分认识到加强城建档案安全工作的重要性和紧迫性，以高度的政治责任感和使命感，强化对本地及所属市县（区）城建档案安全业务指导。
按照“谁主管、谁负责”的原则，担负起城建档案安全主体责任和工作责任，认真开展隐患排查，确保将城建档案安全工作纳入主要领导、分管领导、城建档案人员的岗位职责，明确安全责任。
进一步完善各项规章制度，建立健全城建档案安全责任、风险防控和保障等工作机制，有效防范各种城建档案安全风险。
二、提高城建档案安全应急处置能力建立洪涝、地震等自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制定城建档案安全应急管理制度和预案。
积极开展城建档案安全风险防控和治理，定期研究影响城建档案安全工作的重大问题，及时发现风险、管控风险、化解风险，确保城建档案安全受到威胁时得到优先抢救和妥善处置。
三、切实保障城建档案实体安全（一）严格按照《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》改造或新建、扩建城建档案库房，提高城建档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全技术和设备改善城建档案保管条件。
城建档案库房要配备齐全防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等设施设备，安装监控和门禁设施，并保障各种设施设备完好及正常运行，避免出现设施设备配备不全等问题，影响城建档案安全。
茂名市人民政府办公室关于加强重大建设项目档案管理工作的通知
茂名市人民政府办公室关于加强重大建设项目档案管理工作的通知文章属性•【制定机关】茂名市人民政府办公室•【公布日期】2009.11.12•【字号】茂府办〔2009〕77号•【施行日期】2009.11.12•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】城乡建设正文茂名市人民政府办公室关于加强重大建设项目档案管理工作的通知茂府办〔2009〕77号各县（市、区）人民政府，市府直属副处以上单位：为进一步加强重大建设项目档案管理，规范建设项目档案专项验收工作，根据国家档案局、国家发改委联合制发的《重大建设项目档案验收办法》，结合我市实际，现就做好重大建设项目档案管理工作有关事项通知如下：一、提高对重大建设项目档案管理工作重要性的认识重大建设项目是指国家或本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的工程以及由市级以上地方人民政府及其投资主管部门批准的重大建设项目，包括重大基本建设项目和重大技术改造项目。
重大建设项目档案是指在工程建设全过程中形成的与建设工程各项活动有关，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
这些档案是建设项目现阶段利用和再建设阶段维修、管理的重要依据。
重大建设项目档案管理工作是我市档案管理工作的重要组成部分，是一项重要的基础性工作。
各重大建设项目建设单位和建设主管部门要充分认识重大建设项目档案管理的重要性，切实加强领导和管理，建立与项目档案工作相适应的管理机构，明确分管档案工作的领导，配备专职或兼职档案管理人员，负责项目档案的收集、积累、整理归档以及向本单位综合档案室移交等工作；要制订档案管理制度，把档案工作纳入部门领导、相关人员的岗位职责和考核内容，保证重大建设项目档案有制度、有人管、有检查、有考核。
二、加强重大建设项目档案的收集、归档工作，明确档案的归属与流向各重大建设项目建设单位要根据重大建设项目档案归档范围，做好档案材料的收集和归档工作，所有重大建设项目开工之后，应填写项目档案登记表送市档案局登记，保证重大建设项目档案齐全、完整。
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关于加强工程档案资料管理的通知
根据工程档案资料管理的要求，为进一步加强工程资料的规范性，请各设计、施工、监理单位按以下要求制作相关资料：
一、设计文件和竣工资料的所有页面必须按顺序编制页码，对不能机打的页码使用页码机在右下角按顺序往下编制.
二、决算资料请在审计完成后进行编制，施工单位在签订审计认定书时使用页码机从审计认定书开始编制页码，对于决算中的工程领料单同样需要编制页码。
三、决算资料必须要有施工委托书、合同、验收证书、交接书的复印件，专业主管在工程送审时将设计合同、监理合同以及采购合同的复印件加到决算资料中，以便于统一编制页码。
四、监理周报：纳入档案管理的监理周报，每周由监理公司报送的监理周报取消纸质资料，改由加盖电子章的电子档周报，在工程完工后，监理公司统一出版该工程的监理周报，装订成册并编制页码，与决算资料一并送专业主管，以便于档案归档，每周报送领导的监理报表按原要求执行。
五、竣工资料按工程档案管理要求，请各施工单位提交竣工资料的电子光盘1张，并粘贴工程项目名称标签。
六、本通知从下文之日起开始执行，请监理公司审核资
料时严格把关，对不合格资料坚决予以退回，由此产生的后果由各责任单位自行承担。
特此通知。