档案登记备份程序及要求
2024年档案登记备份管理规定
2024年档案登记备份管理规定第一章总则第一条为了规范档案登记备份管理工作，保护档案信息的完整性和安全性，提高档案管理的效率和水平，根据有关法律法规，制定本管理规定。
第二条本规定适用于所有机关、事业单位、企事业单位以及其他组织和个人在档案登记备份管理活动中的行为。
第三条本规定所称档案登记备份管理，是指对档案进行登记和备份工作的全过程管理活动。
第四条档案登记备份管理应当遵循的原则有：保护原始档案的完整性和真实性；保护档案信息的机密性和安全性；合理利用科技手段提高档案管理的效率和便捷性；加强档案管理的信息化建设。
第五条所有涉及档案登记备份管理的机关、事业单位、企事业单位和其他组织，应当建立健全档案登记备份管理制度，明确各自的职责和义务。
第六条档案登记备份管理应当根据实际需要，科学合理地确定登记备份的范围和内容，不得过多或者不足。
第二章档案登记管理第七条档案登记是指将档案纳入档案管理系统，并对其进行统一编号、分类、描述和存档的工作。
第八条档案登记应当包括以下内容：档案名称、档案编号、档案分类、档案日期、产生单位、档案保管期限、档案状态等。
第九条档案登记应当根据一定的规范和标准进行，确保档案信息的准确性和完整性。
第十条档案登记工作应当由专业的档案管理人员进行，他们应当具备相应的资质和能力。
第十一条档案登记工作应当及时进行，确保档案信息的及时性和有效性。
第三章档案备份管理第十二条档案备份是指将档案进行复制和保存的工作，以备份档案原件遭受损坏或丢失时的恢复和补救。
第十三条档案备份应当在档案登记完成后立即进行，按照一定的规范和标准进行。
第十四条档案备份应当保证备份的真实性和完整性，并采取适当的措施进行保护和管理。
第十五条档案备份应当设置多个备份存储点，以确保备份信息的安全性和可靠性。
第十六条机关、事业单位、企事业单位和其他组织应当制定档案备份和恢复的应急预案，以应对档案信息丢失或损坏的紧急情况。
第十七条档案备份应当定期更新，保持备份信息与原始档案的同步。
档案登记备份业务规范及系统功能要求要点
登记业务规范
登记的工作要求
登记是档案行政管理部门实施常态化、制度化、 动态化行政监管的重要方式。 它不同于电子文件管理业务环节中的登记概念， 也不同于房产登记、婚姻登记等行政确权登记 行为，档案与电子文件经过登记后不发生权属 转移。
登记业务规范
登记工作流程
登记上报
每年定期向同级档案行政管理部门进行档案与电子文件 登记，并填写《档案与电子文件登记表》《电子业务数 据及系统情况登记表》等有关材料。
意义
档案登记备份，作为一种制度设计： 加强档案行政监管，确保档案电子文件安全。档案行政管理 部门对经济社会各领域的档案与电子文件，特别是对涉及重 大公共利益、民生权益的各类业务档案与电子业务数据，实 现主动化、常态化、动态化、全方位安全监管。 实行证据保全，提供档案原始性真实性的第三方鉴证，降 低社会交易成本。档案部门作为非利益相关的权威部门，在 单位或个人发生档案真实性争议时出具档案登记证明或提供 原始备份数据，强化档案与电子文件的证据效力，提供档案 真实性、可靠性监证服务。 整合社会档案资源，促进档案信息化建设，便于信息资源 有效利用。客观上使各形成单位的重要档案资源，特别是各 类涉及公共利益、民生权益的专业档案与电子业务数据，通 过数字拷贝、电子备份的方式提前向国家综合档案馆集聚， 起到了促进资源整合的作用。 同时，通过开展档案与电子 文件登记备份工作，促使各单位改善档案安全保障条件，推 动各单位的纸质档案数字化扫描、电子文件归档管理等信息 化基础工作。
重点领域
法定进馆单位
民营企业、 其他社会组 织、个人….
重点对象
必须登记
自愿登记
原则、范围、形式
各单位应登记及备份的范围：
档案登记备份管理规定范本
档案登记备份管理规定范本第一章总则第一条、为了规范档案登记备份管理工作，加强档案信息的保存和利用，提高工作效率，保障档案资料的安全可靠性，特制定本管理规定。
第二条、本规定适用于本单位。
对于涉及国家秘密级档案登记备份管理工作的，还需按照有关国家机密法律法规的规定执行。
第三条、档案登记备份管理旨在确保档案信息的完整性、准确性和安全性，保障档案数据的正常使用和维护。
第四条、各级单位应建立健全档案登记备份管理制度，明确工作职责，配备专业人员，保障档案管理工作的顺利进行。
第五条、档案登记备份管理工作应遵循民主、科学、规范、便捷的原则，以提高工作效率和信息化水平为目标。
第二章档案登记备份管理流程第六条、档案登记备份管理工作应按照以下流程进行：档案登记-档案整理-档案备份-档案存储-档案更新。
第七条、档案登记应包括档案基本信息的录入，如档案编号、档案名称、档案类别、档案责任人、档案存放位置等。
第八条、档案整理应按照规定的步骤和标准进行，确保档案信息的准确性和完整性。
第九条、档案备份应采取多种方式，如电子存储、纸质备份等，以确保档案信息的安全性和可靠性。
第十条、档案存储应选择安全、稳定、易于管理的地点，配备相应的设备和硬件设施。
第十一条、档案更新应及时跟进相关信息的变动，保持档案资料的最新性和完整性。
第三章档案登记备份管理职责第十二条、档案登记备份管理委员会负责制定和修订档案登记备份管理制度，并监督和检查各单位的执行情况。
第十三条、档案登记备份管理员负责具体执行档案登记备份管理工作，在规定的范围内收集、整理、备份、存储和更新档案信息。
第十四条、档案登记备份管理员应接受相关培训，提高自身素质和业务水平，熟悉档案管理法规和规章制度。
第十五条、档案登记备份管理员应签署保密协议，严守保密工作纪律，保障档案信息的安全性。
第十六条、档案登记备份管理员应定期进行档案数据的检查和备份，确保档案信息的正常运行和安全保存。
第四章档案登记备份管理制度第十七条、各单位应制定档案登记备份管理制度，明确工作流程、业务规范和责任分工。
档案登记备份管理规定
档案登记备份管理规定本办法所称的档案，包括文字、图表、声像、数码等各种形式的历史记录。
单位的具体范围，由县级以上人民政府档案行政管理部门根据国家和省的相关规定确定。
第一条为了加强档案管理，保障档案信息的真实、完整、有效，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内档案登记备份的实施及监督管理，适用本办法。
第三条本办法所称的档案登记备份，是指档案行政管理部门定期记录机关、人民团体、有关企业事业单位和有关重点建设项目的建设单位(以下统称单位)的档案管理情况并在此基础上对单位重要档案组织实施电子备份的活动第四条县级以上人民政府应当加强档案登记备份工作的领导，保障经费投入，协调解决工作中的重大问题。
县级以上人民政府其他有关部门应当按照职责做好档案登记备份相关工作。
第五条单位应当每年向本级档案行政管理部门报送本单位的档案管理情况，由档案行政管理部门对下列事项进行登记：(一)档案类别、总量，数据库名称及容量;(二)当年整理、归档的情况;(三)有否自行采取的档案备份措施;(四)其他事项。
第六条档案行政管理部门应当对单位报送的档案管理情况予以核实，并根据单位档案的价值和国家档案灾害防治要求，提出实施档案备份的意见和档案安全管理的相关建议。
第七条属于下列范围之一的单位档案应当进行备份，国家另有规定的，从其规定：(一)依法应当保管30年以上的档案;(二)列入国家基本专业档案目录的档案;(三)由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案;(四)其他应当进行备份的重要档案。
前款所列档案，单位有专门档案馆等设施，已按相关标准规定的安全保障要求进行管理的，经办理档案登记的档案行政管理部门同意，可以不再备份。
档案备份的周期，由办理档案登记的档案行政管理部门根据档案的价值和安全性、数据容量和变化频率、相关标准以及备份成本等因素确定。
省档案行政管理部门应当按照安全、必要、效益的原则，制定档案备份范围和周期的具体规定。
档案登记备份管理规定范文
档案登记备份管理规定范文第一章总则第一条为了规范档案登记备份管理工作，提高档案保管、利用效率，确保档案的安全、完整与可靠，制定本规定。
第二条本规定适用于我单位所有部门、单位、科室的档案登记备份工作。
第三条档案登记备份工作应当遵循科学、系统、规范、严谨的原则，确保档案的真实、全面、准确和隐私权的保护。
第四条本规定中的档案登记备份是指对档案材料进行登记、备份和归档的管理工作。
第五条凡涉及本规定中的相关名词，应严格按照国家相关法律法规的定义解释。
第二章档案登记备份管理的职责第六条档案登记备份工作是档案管理工作的重要组成部分，属于档案员的职责范围。
第七条档案员应严格按照国家相关法律法规和本规定的规定，负责组织和管理本单位的档案登记备份工作。
第八条档案员应当具备较好的业务素质和职业操守，熟悉档案登记备份工作的相关要求，确保档案登记备份工作的质量和效率。
第九条档案员应当定期组织档案登记备份工作的培训和考核，提高档案员的专业能力和工作质量。
第十条本单位各部门的负责人应当配合档案员的工作，确保档案的及时、准确登记备份，并按时提供相关资料和文件。
第三章档案登记备份工作的程序要求第十一条档案登记备份工作应当按照以下程序进行：（一）档案编号的确定：根据档案种类和文件特点，确定档案编号的规则和方法。
（二）档案登记的录入：将档案编号、档案名称、档案所属部门、归档日期等相关信息录入档案登记系统。
（三）档案备份的制定：根据档案的重要性和保密性要求，制定相应的档案备份方案。
（四）档案备份的执行：按照备份方案的要求，组织档案备份工作，确保档案备份的及时、准确完整。
（五）档案备份的归档：将备份的档案材料按照一定的顺序和位置归档，保证档案的方便查找和保管。
（六）档案备份的管理：对档案备份的材料进行分类、整理和保管，确保档案备份的安全和完整。
第十二条档案的备份应当按照保密要求和文件存储的特点，选择相应的备份介质和设备。
第十三条档案备份的周期应当根据档案的重要性和更新情况进行合理的确定，一般不超过一个月。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度1.引言一个全面、规范的档案管理制度对于任何组织或机构都至关重要。
良好的档案管理制度可以确保档案的安全和可靠性，保护机密信息，提高办公效率，为组织的决策提供准确的信息基础。
本文将介绍一个完整的档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度，帮助组织或机构建立高效的档案管理体系。
2.档案归档档案归档是指将文件按照一定的规则和程序进行分类、整理和存放。
正确的档案归档可以确保档案的易查性和可靠性。
以下是档案归档的基本原则和步骤：2.1.原则（1）按类别分类：将档案按照不同的类别进行分类，如部门、项目、时间等。
（2）按编号编排：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。
（3）按时间顺序排列：按照档案产生的时间顺序进行排列，方便查阅。
2.2.步骤（1）文件收集：将机构或组织产生的所有文件进行整理和归档。
（2）文件鉴定：对文件进行鉴定，确定哪些文件是需要保留的，并进行归档。
（3）文件整理：对文件进行分类、整理和编目。
（4）文件存储：将整理好的文件放入相应的文件柜、文件夹或存储设备中，并进行标识和编号。
3.档案保管档案保管是指对归档好的文件进行安全和有效的保管。
以下是档案保管的基本原则和措施：3.1.原则（1）安全性原则：确保档案的安全和保密，防止损毁、丢失或泄露。
（2）易查性原则：确保档案的易查性，方便及时查阅和使用。
（3）独立性原则：确保档案保管人员的独立性，避免滥用权限。
3.2.措施（1）存储设备：使用特定的文件柜、文件夹或存储设备来存放档案。
（2）存储环境：保持档案室的适宜温湿度，防止档案变质或受潮。
（3）鉴定保管人员：确定专门负责档案保管的人员，并对其进行培训和管理。
4.档案借阅档案借阅是指组织或个人向档案保管单位申请查阅或使用档案的过程。
以下是档案借阅的基本过程和注意事项：4.1.过程（1）申请：组织或个人向档案保管单位提交借阅申请。
（2）审核：档案保管单位对借阅申请进行审核，并判断是否应该放行。
档案与电子文件登记备份工作制度及措施
档案与电子文件登记备份工作制度及措施档案与电子文件登记备份是全省档案信息化建设的战略目标，为了加强此项工作的管理，更好地实现相关工作的科学、标准、规范，特制定档案与电子文件登记备份工作制度。
一、登记备份中心机房管理制度1、登记备份中心由专人进行管理。
2、所有设备均需安放在整齐，严格按照软硬件架构进行规划与连接，保持机房整体布局效果，便于维护。
在用电正常情况下，保持每天24小时开机。
定期检查设备的各个指示灯和设备线缆的正常连接，发现问题及时解决。
3、保持机房清洁，非机房管理人员不得擅自进入机房。
禁止将食物和危险物品带入机房，禁止在机房内做任何违反正常工作的行为。
4、网络设备与服务器必须在配备稳压电源和UPS的电网环境中运行，主机运行过程中不得振动、拖动或碰撞主机。
严禁其他人员操作使用服务器和网络硬件设备，技术服务人员需要进行操作，需由登记备份中心管理人员的配合下进行。
5、外来人员参观机房，须有上级部门公函和领导的陪同；外单位人员因工作需要进入机房时，需征得主管领导同意并进行相关手续登记。
6、机房设备不得随意拆卸。
日常操作必须严格遵守操作规程和安全保密规定。
严格执行登记备份安全保密规定和各级公安部门发布的有关管理规定，禁止任何登记备份数据上传网络。
7、不得私接电源和随意迁拉线路，严禁乱动电闸和消防器材，严禁使用明火。
8、登记备份机房配备工作日志登记簿。
机房工作人员必须记录当天工作情况，定期将日志登记薄交主管领导审阅并备案。
对重大故障和疑难事件要做详细记录和备案，包括故障现象、发生原因、处理过程、参加人员、处理结果等。
9、UPS要有良好的接地系统，接地电阻应该小于5Ω。
温度要求保持在0℃-40℃之间；环境温度要求55%±10%；严禁在UPS输出端连接感性设备和大电流设备。
按照正常的顺序开机、关机。
二、登记备份中心安全保密工作制度1、严格遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国互联网管理办法》等相关的法律、法规、条例及其各项规定、制度。
档案登记备份管理规定模版
档案登记备份管理规定模版一、目的与范围本规定的目的是为了确保档案登记备份工作的规范性和效率性，提高档案管理的质量和水平。
适用范围包括所有部门和单位的档案登记备份工作。
二、基本原则1. 法律依据：档案登记备份工作必须遵守国家和地方有关档案管理的法律法规。
2. 主动性原则：各部门和单位应主动组织档案登记备份工作，确保档案登记备份的及时性。
3. 统一管理原则：所有档案登记备份工作必须按照统一的管理制度进行，确保档案纪录的完整性和可靠性。
4. 保密原则：档案登记备份工作涉及到机密信息的，必须严格遵守保密要求，确保档案的安全性。
三、档案登记备份程序1. 登记备份要求：每个部门和单位应根据实际情况，确定档案登记备份的要求和标准。
2. 登记备份方式：档案登记备份可以采用电子方式或纸质方式进行，具体操作方式由各部门和单位自行决定。
3. 登记备份内容：档案登记备份应包括档案的基本信息、归档日期、归档人员等内容，并详细记录档案的存放位置。
4. 登记备份流程：档案登记备份应按照固定的流程进行，包括申请备份、备份操作、审核确认等环节。
四、档案登记备份管理1. 管理责任：各部门和单位应明确档案登记备份的管理责任人，并划分档案登记备份的具体职责和权限。
2. 基础建设：各部门和单位应为档案登记备份工作提供必要的硬件和软件设备，并确保设备的正常运作。
3. 培训教育：各部门和单位应定期组织档案登记备份人员进行培训和教育，提高他们的技能和素质。
4. 监督检查：上级部门和单位应对下级部门和单位的档案登记备份工作进行监督和检查，确保其合规性。
五、档案登记备份存储与保护1. 存储要求：电子档案登记备份应存储在专门的服务器或存储设备上，并设有相应的后台备份，确保数据的安全和完整性。
2. 备份周期：各部门和单位应根据实际情况确定档案登记备份的周期，一般不得超过一个月。
3. 灾备计划：各部门和单位应制定档案登记备份的灾备计划，确保档案的安全性和可恢复性。
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扫描方式选择：
根据档案幅面大小，选择相应规格扫描仪。
大幅面扫描：可采用大幅面数码平台扫描、小幅面拼接 扫描。
纸张状况差的，采用平板扫描方式。
扫描色彩模式选择：
规范原则
“在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录”、数字化工作流程及工作 要求、技术要求规范
（四）纸质档案数字化工作流程
档案整理
图像处理 数据挂接 成果管理
目录建库
图 像存储 数据验收
档案扫描
数据质检 数据备份
（五）档案整理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件
“按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件 区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以 不扫描原稿。”
档案登记备份程序及要求
义乌市档案局
提纲
档案登记备份概述 档案登记备份程序和要求
概念
市委办[2010]77号文件 电子文件和数字档案登记备份工作是指由 市档案局对全市范围内形成的对国家和社会具 有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登 记认证，并由市档案馆对经过认证的电子文件 和数字档案进行数据备份。
工作对象—纸质档案(包括照片) 工作方式---模拟信号转成数字信号 所用工具---计算机\扫描仪\数码相机 工作成果---数字图象(包括数字文本) 存储载体---磁带\磁盘\光盘
（三）纸质档案数字化基本原则
“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求 的纸质档案文献才能进行数字化。”
牵头登记备份工作的部门 档案数据的形成部门 技术支持部门 数据审核及检查部门（人员）
3、确定登记备份的时间要求*
电子业务数据。 可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确 定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变 动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份， 但每年至少备份一次以上。 电子公文。 每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完 成前一年度形成的电子公文的登记备份。 档案数字化成果。 每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完 成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。
总体功能定位
强化档案行政监管，具体体现在：
安全保障---提供数据容灾和恢复服务***** 证据保全---提供档案可靠性监证服务*****
档案登记备份的三种数据形式
电子业务数据 电子公文 档案数字化成果
程序和要求
（一）前期准备工作 （二）登记备份的具体程序和要求
（一）前期准备工作
受理和审核
材料审核 技术检测
反馈
市档案登记备份中心根据审核结果，将《义乌 市档案备份数据移交、接收检验表》反馈给报 送单位。如不符合要求的，报送单位应重新移 交、报送。
档案数字化
义乌市档案局
纸质档案数字化
（一）纸质档案数字化重要意义 （二）纸质档案数字化基本内涵 （三）纸质档案数字化基本原则 （四）纸质档案数字化工作流程 （五）档案整理 （六）技术要求 （七）数据成果管理
具体程序和要求
填写材料 生成备份载体（包） 报送与移交 受理和审核 反馈
填写材料
《义乌市电子文件和数字档案备份表》
单位审核盖章后自留1份，报送2份。
《义乌市档案备份数据移交、接收检验表》
单位审核盖章后报送3份（登记备份完成后档案局 将书面反馈1份）。
* 首次申报前还需书面报送《义乌市各单位档 案管理登记表》，一般一年一报 。
4、生成备份载体（包）
数据导出（备份） 数据整理（针对数字档案和电子公文） 封装打包（使用专门工具）
电子业务数据---打包寄存方式 传统档案---刻录光盘 电子公文---按规定整理（数据包、光盘）
生成备份载体（包）工作流程示意图
书面材料 档案 数据 导出 备份数据 封装打包 备份包 申 请 登 记 备 份
登 记 打 包
1、形成文件包（ZIP等）或光盘数据包（ISO）； 2、计算档案数据包的数字摘要（MD5、SHA1）； 3、登记 “档案备份载体/包”信息； 4、刻录光盘或在线移交“档案备份载体/包”。
报送与移交
各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将 档案登记备份载体（包）按规定时间报送给市 档案登记备份中心（设在市档案局内），同时 报送相关书面材料。
4、页面修整 根据证据保全的要求，在数字化时采取整卷 （件）扫描的方式（即不剔除案卷或归档文件 中的文件处理单、原稿等页面）。 永久、长期（30年及以上）保存的文书档案， 重要的业务档案
（六）技术要求
1、扫描方式 2、扫描色彩模式 3、扫描分辨率 4、图象数据格式 5、图象文件的命名 6、图象处理的质量标准
调查摸底 组织领导
确定责任部门和人员
确定登记备份的时间要求
1、调查摸底
各业务处室的电子业务系统运行情况
数据库及重要性（凭证价值、是否涉及民生） 自身安全备份情况
传统档案及数字化情况 电子公文情况
2、组织领导
单位内建立登记备份领导（协调）小组 明确分管领导，以及相关责任部门和人员
（一）纸质档案数字化重要意义
1、档案信息化建设的基础 2、档案信息资源的共享利用 3、保护档案原件,保存历史记忆（文化遗产）
（二）纸质档案数字化基本内涵
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工， 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别 的数字图像或数字文本的处理过程。
共享原则
“纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可 以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。”
价值原则
“属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加 工的范围。”
安全原则
“应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档 案信息的安全”“应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全完整和长期 可用”